Inscrire des utilisateurs à des plans de formation
Dernière mise à jour:
Administrators
Power Users
Introduction
Les apprenants peuvent être inscrits aux plans de formation par des Superadmins, des Power Users disposant des droits adéquats, ou peuvent s’inscrire eux-mêmes depuis des catalogues.
Cet article explique comment les Superadmins et les Power Users peuvent inscrire des utilisateurs aux plans de formation, individuellement massivement, à la fois via l'interface utilisateur et en utilisant des fichiers CSV. Veuillez noter que les Power Users ne sont autorisés à inscrire des utilisateurs qu'aux plans de formation qui leur sont assignés en tant que ressources.
Conditions et limitations
Les fichiers CSV utilisés pour inscrire ou désinscrire des utilisateurs aux plans de formation ne doivent pas dépasser 3 Mo.
La procédure d'inscription via CSV ne permet pas non plus de gérer le statut des inscriptions. Pour cette raison, lorsque vous inscrivez des utilisateurs via un fichier CSV, leur statut d'inscription au plan de formation restera sur Inscrit.
Inscrire des utilisateurs à un plan de formation
Pour inscrire des apprenants à un plan de formation, rendez-vous dans l'onglet Inscriptions du plan de formation. Cliquez soit sur Inscrire des utilisateurs dans la partie principale de l'onglet (ce bouton n’est disponible que si vous n'avez pas encore d'utilisateurs inscrits dans le plan de formation), soit sur le bouton plus en haut à droite. Sélectionnez les utilisateurs à inscrire depuis le panneau Inscrire des utilisateurs qui s'ouvre, en tant qu'utilisateurs individuels, branches ou groupes. Lors de l'inscription d'utilisateurs à partir de branches, notez que si votre organigramme comporte plus de 1 000 branches, vous trouverez un champ de saisie texte pour une sélection plus rapide au lieu d'une liste.
Cliquez sur Suivant et définissez si vous souhaitez définir une période de validité d'inscription en sélectionnant l'option Activer la période de validité de l'inscription et en définissant une plage temporelle.
Si vous définissez une période de validité d'inscription pour le plan de formation, les apprenants pourront y accéder pendant une durée limitée. Une fois la date de fin atteinte, l'inscription de l'apprenant expire, ce qui entraîne l'impossibilité d'accéder au plan de formation. De plus, la même période de validité d'inscription s'appliquera à tous les cours inclus dans le plan. Si un cours fait partie de plusieurs plans de formation et que l'inscription d'un utilisateur expire dans un plan, il perdra accès au cours uniquement dans ce plan mais pourra toujours y accéder dans d'autres plans avec des périodes d'inscription différentes.
Si l'option Afficher la section Attributs d'inscription est activée dans les paramètres avancés de la plateforme, dans le panneau Inscrire des utilisateurs, l'onglet Informations complémentaires affichera également la section Attributs d'inscription vous permettant de configurer la priorité d'inscription, afin de clarifier l'importance du plan de formation pour les apprenants, en indiquant s'il est obligatoire, requis, recommandé ou facultatif. La priorité d'inscription au plan de formation n'est pas héritée par les inscriptions de l'utilisateur aux cours du plan ; et elle est affichée sur la carte du plan de formation sur la page Mes cours et mes plans de formation.
À noter : les cours d’un plan de formation peuvent être obligatoires ou facultatifs, et cette information est affichée dans les détails du cours dans la liste des cours sur la page du plan de formation. Si une priorité a été attribuée à l’inscription d’un utilisateur à un cours d’un plan de formation, la valeur est affichée sur la carte du cours dans la page Mes cours et mes plans de formation, mais pas dans les détails du cours sur la page du plan de formation.
Cliquez sur Confirmer pour finaliser les inscriptions.
Tous les utilisateurs inscrits au plan de formation figurent dans l'onglet Inscriptions. Vous pouvez personnaliser la disposition du tableau pour afficher uniquement les colonnes qui vous intéressent. Pour cela, cliquez sur Colonnes et sélectionnez celles (jusqu'à neuf) à inclure dans le tableau. Utilisez la commande de Changer position pour glisser-déposer les colonnes dans la liste, en les triant selon vos besoins. Vous pouvez également profiter du champ de recherche pour trouver des utilisateurs ou les filtrer en cliquant sur Filtres, et en sélectionnant les éléments pertinents. Les filtres sont appliqués en temps réel.
Les auto-inscriptions sont disponibles pendant une période spécifique (section Auto-inscription au cours).
Seuls les administrateurs peuvent inscrire les apprenants (section Politique d'inscription au cours).
En attente de validation par l’administrateur (section Politique d'inscription au cours).
Gérer les inscriptions
Vous pouvez gérer les inscriptions individuelles en cliquant sur les points de suspension au bout de la ligne de l'utilisateur et en sélectionnant l'une des options suivantes :
Modifier
Utilisez cette option pour
changer la période de validité de l'inscription de l'utilisateur en l'activant, la désactivant ou en la modifiant. Veuillez noter que si vous modifiez l'inscription en laissant la date Début de validité vide, alors les dates de début et de fin de validité seront remplacées selon la configuration de l'option Période de validité de l'inscription dans la section Options de temps de l'onglet Propriétés du plan de formation, comme si elles étaient réinitialisées. Consultez la description de l'option Réinitialiser la validité de l'inscription pour en savoir plus.
modifier la priorité d'inscription, ce qui affectera tous les cours du plan de formation.
Si vous sélectionnez l'option Commencer le calcul à partir du premier accès des apprenants à un cours du plan de formation, la période de validité est recalculée selon le plus ancien premier accès de l'apprenant parmi les cours composant le plan.
Si vous sélectionnez l'option Commencer le calcul à partir du moment où les apprenants sont inscrits au plan de formation, la période de validité est recalculée selon la date d'inscription de l'apprenant.
Marquer le plan de formation comme terminé
Utilisez cette option pour faire passer le statut d'inscription de l'utilisateur dans le plan de formation sur Terminé. Le statut d'inscription est mis à jour indépendamment du statut de publication du plan. Lorsque vous marquez un plan de formation comme terminé, les cours du plan conservent leur statut d'achèvement actuel et ne passent pas automatiquement sur Terminé.
Utilisez cette option pour recalculer le statut d'inscription de l'utilisateur dans le plan de formation. Si l'utilisateur a déjà terminé le plan et que le recalcul aboutit également à un statut Terminé, la date d'achèvement d'origine sera conservée et non écrasée. Le statut d'inscription est mis à jour indépendamment du statut de publication du plan. Le recalcul s'effectuera comme suit :
Lorsqu'un cours obligatoire est retiré du plan ou devient facultatif, les inscriptions terminées restent inchangées, tandis que les inscriptions en cours seront marquées comme terminées si le cours retiré était le seul restant à terminer.
Lorsqu'un cours obligatoire est ajouté au plan ou qu'un cours optionnel devient obligatoire, les inscriptions terminées repasseront sur En cours.
Vous pouvez gérer les inscriptions et désinscriptions pour plusieurs utilisateurs à la fois en sélectionnant ceux que vous souhaitez désinscrire à l'aide des cases à cocher au début des lignes, puis en cliquant sur Sélectionner une action en bas du tableau, puis sur l'une des options mentionnées dans ce chapitre.
Inscrire des utilisateurs à des plans de formation via des fichiers CSV
Gérer manuellement des inscriptions via l'interface utilisateur peut prendre du temps lorsque l’il s’agit de traiter un grand nombre d'apprenants et plusieurs plans de formation. Pour rationaliser ce processus, l'inscription via CSV offre une alternative puissante, permettant de gérer facilement et simultanément un grand nombre d’inscriptions.
Vous pouvez inscrire des utilisateurs à plusieurs plans de formation comme décrit dans les paragraphes suivants, ou choisir de les inscrire à un seul plan de formation en le sélectionnant depuis la page Plans de formation et en suivant les mêmes étapes. Lors de l'inscription des utilisateurs à un seul plan de formation, il n'est pas nécessaire de spécifier l'ID du plan de formation.
Pour inscrire des utilisateurs aux plans de formation en utilisant des fichiers CSV, accédez au Menu de navigation, identifiez la section Contenu et diffusion et cliquez sur Plans de formation. Ensuite, utilisez le bouton plus dans le coin supérieur droit pour sélectionner Gérer inscriptions par CSV.
Le panneau latéral Gérer inscriptions par CSV s'ouvrira sur la droite. Sélectionnez l'option Inscrire des utilisateurs.
Pour réussir le téléversement, il est important de créer un fichier CSV correctement formaté. Veuillez consulter le tableau suivant pour découvrir les valeurs acceptées.
Champ de données Docebo
Valeurs CSV acceptables
Remarques
username
Chaîne de caractères
Noms d'utilisateur des individus à inscrire séparés par une virgule.
Ce champ est obligatoire aussi bien pour l'inscription que pour la désinscription des utilisateurs.
user_id
Chaîne de caractères
Identifiants des utilisateurs à inscrire séparés par une virgule.
Ce champ est obligatoire aussi bien pour l'inscription que pour la désinscription des utilisateurs.
learning_plan_id
Numérique
L'identifiant du plan de formation dans la base de données de la plateforme ; il est déterminé par la plateforme et ne peut être modifié ou supprimé.
Pour que l'inscription ou la désinscription soient traitées avec succès, vous devez inclure soit l'ID du plan de formation, soit l'UUID du plan de formation dans le fichier CSV, mais les deux champs ne peuvent pas coexister sur la même ligne du fichier CSV sous peine d'erreur lors de l'importation.
learning_plan_uuid
Chaîne de caractères
L'identifiant alphanumérique unique du plan de formation est automatiquement calculé par la plateforme lors de la création du plan. Il ne peut être ni modifié, ni supprimé.
Pour que l'inscription ou la désinscription soient traitées avec succès, vous devez inclure soit l'ID du plan de formation, soit l'UUID du plan de formation dans le fichier CSV, mais les deux champs ne peuvent pas coexister sur la même ligne du fichier CSV sous peine d'erreur lors de l'importation.
timezone
Exprimé selon la base de données des fuseaux horaires IANA (Europe/Rome, etc.). Si non spécifié, le format par défaut est UTC.
Ce champ est optionnel et à titre informatif seulement. Il n’impacte pas les dates de début ou de fin d’inscription.
Date de début de validité de l'inscription. Le format par défaut de la date est UTC.
Ce champ n'est pas obligatoire.
active_until
YYYY-MM-DD HH:MM:SS
Exemple : 2025-12-25 00:30:45
Date de fin de validité de l'inscription. Le format par défaut de la date est UTC.
Ce champ n'est pas obligatoire.
built-in enrollment attribute
Valeurs possibles :
mandatory
required
recommended
optional
Si l'option Afficher la section Attributs d'inscription est activée dans le menu des paramètres avancés de la plateforme, vous pouvez configurer la priorité d'inscription pour clarifier l'importance du plan de formation pour les apprenants, en indiquant s'il est obligatoire, requis, recommandé ou facultatif.
Cliquez sur Télécharger le fichier exemple CSV pour consulter un exemple de formatage de fichier. N'oubliez pas que le fichier exemple inclut toujours tous les champs disponibles. Toutes les colonnes ne seront pas forcément nécessaires pour vous. Lors du téléchargement du fichier exemple, notez que les dates sont présentées au format AAAA-MM-JJ, mais elles peuvent s'afficher différemment selon le programme utilisé pour ouvrir le fichier.
Téléverser le fichier CSV et gérer la mise en correspondance des champs
Lorsque votre fichier CSV est prêt, vous pouvez soit le glisser-déposer dans l’espace de téléchargement du panneau coulissant, soit cliquer dans cette zone pour trouver le fichier sur votre appareil.
Une fois le fichier téléversé, vous pouvez configurer des options supplémentaires.
À noter : lors de l’importation de votre fichier CSV, vous devez sélectionner manuellement le séparateur de champs utilisé pour organiser les informations en colonnes. Choisissez le délimiteur approprié dans le menu déroulant (par exemple : virgule, point-virgule ou autre caractère) en fonction du format de votre fichier CSV.
Les informations peuvent être séparées par une virgule, un point-virgule ou manuellement, selon vos besoins.
Activez l'option pour faire en sorte que la première ligne soit considérée comme un en-tête, si cela correspond au format de votre fichier CSV, et sélectionnez le charset (jeu de caractères) du fichier dans le menu déroulant. Nous recommandons le jeu de caractères UTF-8, qui représente une norme établie. N’oubliez pas d'utiliser des guillemets pour délimiter le contenu textuel. Enfin, cliquez sur Confirmer pour téléverser votre fichier CSV.
Le système traitera ensuite votre fichier CSV, puis vous serez redirigé vers la page d'importation.
Dans la section Options générales d'importation, sélectionnez un fuseau horaire à appliquer aux enregistrements d'inscription CSV qui ne spécifient pas de fuseau horaire. Cette sélection n'affecte pas les enregistrements incluant déjà un fuseau horaire.
La section Aperçu affichera un aperçu du fichier CSV tel que lu par le système. Glissez-déposez les champs dans la section des champs Docebo à gauche pour les faire correspondre avec les noms des colonnes de votre fichier CSV.
Une fois que vous avez fait correspondre les champs pour toutes les colonnes nécessaires, vérifiez toutes les informations sur la page d'importation, puis appuyez sur le bouton Importer dans le coin inférieur droit de la page. Confirmez les informations dans la fenêtre contextuelle qui s'affichera, puis appuyez sur Inscrire.
La procédure d’importation se déroule en arrière-plan. Si des erreurs se produisent, un fichier d’erreurs est disponible à télécharger. Pour trouver ce fichier, accédez au Menu de navigation, repérez Données et analytique (icône graphique), puis sélectionnez Procédures d’arrière-plan. Recherchez la procédure dans la liste et téléchargez le fichier.
Une fois le fichier CSV traité, tous les utilisateurs inscrits seront répertoriés dans l'onglet Inscriptions du plan de formation, où vous pourrez modifier les détails de l'inscription.
Astuce : vous pouvez utiliser des fichiers CSV pour désinscrire des utilisateurs des plans de formation en suivant la même procédure.
Inscription automatique aux cours d'un plan de formation
La règle générale pour les plans de formation est qu'un utilisateur inscrit à un plan de formation doit également être inscrit à tous les cours de ce plan. Par exemple, si vous inscrivez un utilisateur à 7 plans de formation, chacun composé de 50 cours, l'utilisateur sera inscrit à 350 cours.
Par conséquent :
Lorsque vous inscrivez un utilisateur à un plan de formation, il est automatiquement inscrit à tous ses cours.
Si vous ajoutez un cours à un plan de formation, les utilisateurs inscrits au plan sont automatiquement inscrits au cours ajouté, même lorsque leur statut est désactivé ou expiré.
Une procédure d’en arrière-plan sera lancée si le nombre d'utilisateurs sélectionnés multiplié par le nombre de cours dépasse 100 inscriptions, le maximum d’inscriptions supportées étant de 250 000.
Cependant, les inscriptions aux cours ne sont pas perdues suite à des modifications des plans de formation. En particulier :
Si vous retirez un cours d'un plan de formation, les utilisateurs du plan de formation ne sont pas désinscrits de ce cours.
(Si vous désinscrivez un utilisateur d'un plan de formation, vous pouvez choisir de le désinscrire ou non des cours composant ce plan).
Désinscrire des utilisateurs d’un plan de formation
Pour désinscrire un utilisateur du plan de formation, cliquez sur les points de suspension au bout de la ligne de l'utilisateur et sélectionnez Désinscrire.
Dans la fenêtre contextuelle qui s'ouvre, indiquez si vous souhaitez également désinscrire l'utilisateur des cours inclus dans le plan de formation. N'oubliez pas que les utilisateurs ne seront pas désinscrits des cours partagés avec d'autres plans de formation. En sélectionnant cette option, vous pourrez ensuite choisir de conserver l'utilisateur inscrit aux cours dont le statut est Terminé et/ou En cours. Cliquez sur Désinscrire pour finaliser l'opération.
Selon le nombre de désinscriptions, il est possible qu’une procédure d’arrière-plan soit lancée. Le suivi des contenus pédagogiques inclus dans les cours ne sera pas réinitialisé lors de la désinscription. Si l'utilisateur est réinscrit au cours, le statut d'achèvement des contenus pédagogiques sera restauré.