Sincronización de cursos de Docebo a Salesforce

Exención de responsabilidad: Este artículo describe el proceso de sincronización y cómo utilizar la integración de forma detallada. Sin embargo, tenga en cuenta que la integración cubre un gran número de escenarios y no es posible enumerarlos todos aquí. Si esta documentación no proporciona suficiente información para su caso específico, le rogamos contacte con nosotros a través del Centro de ayuda.

Presentación

Este artículo le ayudará a configurar la sincronización de cursos, sesiones y datos de planes de aprendizaje entre Docebo y Salesforce para que ambos sistemas estén alineados y sincronizados.

El sistema maestro de datos para los cursos, sesiones y planes de aprendizaje es Docebo. Estos datos siempre se sincronizan de Docebo a Salesforce, no al revés.

A tener en cuenta:

• El proceso de sincronización no incluye el material de formación.
• Cualquier creación o eliminación de un curso, sesión o plan de aprendizaje no se sincroniza si está desactivada la opción Sincronización de cursos.

Para configurar el proceso de sincronización, después de instalar el paquete de Salesforce, vaya al Menú de navegación > Complementos e integraciones (icono de puzzle) > Salesforce.

Vaya a la pestaña Sincronización. La sección Sincronizar cursos, sesiones y planes de aprendizaje de esta pestaña se usa para configurar la sincronización de estos datos.

A tener en cuenta: Al ejecutar la sincronización por primera vez, no es posible sincronizar cursos, sesiones y planes de aprendizaje si la sincronización de usuarios no ha sido configurada y ejecutada correctamente.

Configuración de la sincronización de cursos de Docebo a Salesforce

La sección Sincronizar cursos, sesiones y planes de aprendizaje de la pestaña Sincronización se usa para configurar la sincronización de cursos, sesiones y planes de aprendizaje de Docebo a Salesforce.

Active la opción Cursos y haga clic en Configurar. En el panel derecho, seleccione si desea configurar:

Todos los cursos

Seleccione esta opción para sincronizar los datos de todos los cursos disponibles en la plataforma.

Categorías de cursos

Seleccione esta opción para limitar la sincronización a las categorías de cursos seleccionadas. Elija una o más categorías de la lista seleccionando las carpetas junto al nombre de la categoría o utilice el área de texto de búsqueda para buscar una categoría específica.

A tener en cuenta: Cuando esta opción está seleccionada, no se importan los planes de aprendizaje, sino solo los cursos.

Catálogos de cursos

Seleccione esta opción para limitar la sincronización a los catálogos seleccionados. Seleccione uno o más catálogos de la lista o use el área de texto de búsqueda para buscar un catálogo específico. Cuando esta opción está seleccionada, el proceso de sincronización incluye todos los cursos y todos los planes de aprendizaje del catálogo.

A tener en cuenta: Si un plan de aprendizaje contiene cursos que no están incluidos en el catálogo, también se importarán, para que la tasa de finalización de un plan de aprendizaje se calcule en base a todos los cursos asignados a él.

A tener en cuenta: La longitud máxima para el nombre del plan de aprendizaje en el campo del sistema Salesforce (LearningPlan → campo Name) es de 80 caracteres. Cuando se excede este límite, los nombres de los planes de aprendizaje son recortados por el proceso de sincronización. Sin embargo, el nombre completo del plan de aprendizaje se almacena en el campo docebo_v3__Name__c del objeto personalizado LearningPlan.

Cuando lo tenga todo listo, haga clic en Confirmar para volver a la pestaña Sincronización y ejecutar la sincronización.

Ejecutar la sincronización

La sincronización de cursos se ejecuta de forma predeterminada en tiempo real, basada en eventos. Los eventos están relacionados con la creación, actualización o eliminación de un curso, sesión o plan de aprendizaje. Esto significa que, por ejemplo, cuando un alumno alcanza un objetivo dentro de un curso (por ejemplo, al terminar una sesión o realizar un examen), los datos del curso se sincronizan.

A tener en cuenta: Docebo no rastrea la última hora de sincronización, a menos que la sincronización se realice manualmente.

Por lo tanto, esta sincronización es incremental. Puede ejecutar manualmente una sincronización completa en cualquier momento desde la pestaña Sincronización de la página de configuración de Salesforce, área Sincronizar cursos, sesiones y planes de aprendizaje. Se iniciará una tarea en segundo plano para cada entidad que esté importando (una para cursos, una para planes de aprendizaje y una para sesiones).

Puede detener la sincronización en cualquier momento mientras se está ejecutando. Haga clic en el botón de puntos suspensivos en el cuadro Sincronizar cursos, sesiones y planes de aprendizaje y seleccione Detener sincronización. Para volver a ejecutar la sincronización, haga clic de nuevo en el botón de puntos suspensivos y seleccione Resincronizar. La sincronización se reiniciará desde cero, no desde donde se detuviera.

Una vez que la sincronización finalice, el Estado de sincronización se mostrará en la sección derecha del área Sincronizar cursos, sesiones y planes de aprendizaje. Si el proceso de sincronización falla o termina con errores, haga clic en el botón Ver registros para ir a la sección Registros de la página de configuración de Salesforce, que abrirá el evento que generó el error o fallo de sincronización. Más información sobre los registros de sincronización.

Tenga en cuenta que la sección derecha del área Sincronizar cursos, sesiones y planes de aprendizaje solo se habilita después de que la sincronización de usuarios haya sido configurada y ejecutada correctamente.

Después de la primera sincronización, la marca de tiempo de la última sincronización, junto con el número de cursos importados, se mostrará en el lado derecho del área Sincronizar cursos, sesiones y planes de aprendizaje.