Suplantación de un usuario

Presentación

Como Superadministrador o Usuario avanzado con permisos, puede iniciar sesión temporalmente en su plataforma como otro usuario para realizar acciones en su nombre y ayudarle a solucionar problemas en su plataforma de aprendizaje.

Suplantando a un usuario, tendrá acceso exactamente a lo que este pueda acceder en la plataforma y podrá operar en ella como si hubiera iniciado sesión como dicho usuario.

Normas generales

Antes de comenzar, tenga en cuenta que:

• Para utilizar la funcionalidad de suplantación, en su plataforma debe estar activada la aplicación Notificaciones.
• Los Superadministradores pueden hacerse pasar por cualquier usuario o Usuario avanzado.
• El Superadministrador no puede hacerse pasar por otro Superadministrador.
• El Superadministrador no puede hacerse pasar por usuarios mientras esté suplantando a un Usuario avanzado.
• Los Usuarios avanzados solo pueden suplantar a los usuarios que tengan asignados como recursos.
• Los Usuarios avanzados no pueden hacerse pasar por otros Usuarios avanzados.
• Cuando esté activa la aplicación Extended Enterprise, los Usuarios avanzados solo podrán hacerse pasar por los usuarios pertenecientes a los dominios que tengan asignados.

Durante una sesión de suplantación activa, si se cambia el nivel (usuario normal / Usuario avanzado / Superadministrador) del usuario suplantado, la sesión de suplantación se interrumpirá la siguiente vez que se ejecute alguna acción en la plataforma. Cualquier otro cambio en los derechos del usuario suplantado, como de permisos o recursos asignados, no surtirá efecto durante la suplantación.

Suplantación de un usuario

Para iniciar sesión como uno de los usuarios de su plataforma, comience accediendo al Menú de navegación. A continuación, seleccione la opción Usuarios en Personas (icono de personas).

En la página Todos los usuarios, busque el usuario que desee suplantar, haga clic en el botón de puntos suspensivos al final de la fila del usuario y seleccione Iniciar sesión como este usuario o Iniciar sesión como este Usuario avanzado dependiendo del nivel del usuario. Confirme su acción pulsando el botón correspondiente. Si la aplicación Extended Enterprise está activa en su plataforma, se le pedirá que seleccione el dominio en el que desee iniciar sesión como el usuario seleccionado antes del paso de confirmación. Como Usuario avanzado, solo puede suplantar a usuarios que pertenezcan a los dominios a los que usted esté asignado.

Como Superadministrador, puede empezar a suplantar a un Usuario avanzado también desde la página de administración de Usuarios avanzados (Personas (icono de personas) → Usuarios avanzados). Mientras esté en la pestaña Usuarios avanzados, haga clic en el botón de puntos suspensivos al final de la fila del Usuario avanzado y seleccione Iniciar sesión como este Usuario avanzado.

Como Usuario avanzado, solo podrá hacerse pasar por los usuarios que tenga asignados como recursos y no podrá suplantar a otros Usuarios avanzados.

Se le redireccionará a la página principal de la cuenta del usuario que haya elegido suplantar. 

Advertencia: Recuerde siempre que todas las acciones que realice mientras esté suplantando a otro usuario serán acciones reales. 

Si completa un curso mientras está conectado como otro usuario, cuando el usuario al que haya suplantado inicie sesión nuevamente en su cuenta, descubrirá que este curso se ha completado (y el curso será marcado como completado por el usuario al que suplantara, no por usted). Del mismo modo, si avanza en el curso, cuando el usuario vuelva a iniciar sesión en su plataforma, podrá reanudar el curso desde el punto en el que usted lo haya dejado.

Mientras esté conectado en la plataforma como otro usuario, se mostrará una barra de advertencia en la parte superior de cada página y menú de la plataforma por donde navegue. El mensaje de la barra le recordará que ha iniciado sesión temporalmente como uno de sus usuarios (el nombre de usuario aparece en el mensaje).

Nota sobre la suplantación de un Usuario avanzado
Los cambios en los recursos o permisos de un Usuario avanzado podrían no aplicarse en su totalidad hasta que el Usuario avanzado inicie sesión directamente.
Esto significa que, si actualiza los recursos o permisos de un Usuario avanzado y después lo suplanta, algunas actualizaciones podrían no ser visibles de inmediato.

Volver a su cuenta

Para finalizar la suplantación e iniciar sesión de nuevo como usted mismo, haga clic en Volver a mi cuenta en el lado derecho de la barra en la parte superior de cualquier página de la plataforma.

Se le redirigirá a la página Todos los usuarios o a la página Gestión de Usuarios avanzados, dependiendo de dónde haya iniciado la suplantación del usuario. A partir de ese momento, habrá iniciado sesión en la plataforma con su cuenta personal. 

Finalice siempre la suplantación haciendo clic en el botón Volver a mi cuenta de la barra de la parte superior de la página. Si finaliza la suplantación dejando que caduque su sesión, el sistema no podrá rastrear cuándo terminó la sesión de suplantación y, en consecuencia, no podrá enviar una notificación al usuario suplantado.

Registro de auditoría

Las acciones que realice utilizando la cuenta del usuario mientras lo esté suplantando son rastreadas por el Registro de auditoría como si fueran realizadas por el usuario suplantado, junto con los detalles de la cuenta del Superadministrador o Usuario avanzado que haya suplantado al usuario.

Notificaciones

Para utilizar la funcionalidad de suplantación de identidad, la aplicación Notificaciones debe estar activada en su plataforma para que, cuando inicie sesión como uno de sus usuarios, se le envíe inmediatamente una notificación (en la plataforma, y, si el correo electrónico de su usuario está configurado en la plataforma, por correo electrónico) para informarle de que ha accedido a la plataforma en su nombre.

Dado que la notificación se envía al usuario suplantado mientras usted está conectado como si fuera él, recuerde no abrirla para que, cuando el usuario inicie sesión en su cuenta, vea la notificación no leída. Si abre la notificación, no se eliminará, pero es posible que el usuario no la vea al iniciar sesión en su plataforma, pues no se mostrará un punto rojo sobre el icono de la campana que indica que hay notificaciones sin leer.

Cuando vuelva a su cuenta, el usuario al que haya suplantado recibirá otra notificación informándole de que ha cerrado la sesión desde su cuenta.

Las notificaciones para esta funcionalidad son:

• Ha comenzado la suplantación de usuario
• Ha finalizado la suplantación de usuario

Ambas notificaciones están activas de forma predeterminada, pero los Superadministradores pueden editar su texto, configurarlas y desactivarlas según sus necesidades. Los Usuarios avanzados no pueden ver ni configurar estas notificaciones. 

Firma electrónica

Al suplantar a otro usuario, por razones de seguridad, no se puede acceder a los cursos de firma electrónica en los que esté inscrito el usuario que ha sido suplantado. Cuando un usuario está inscrito en un curso de firma electrónica, tiene que pasar por un proceso de autenticación secundaria para probar su identidad. 

Acceder a un curso de firma electrónica de otro usuario significaría tener acceso a las contraseñas personales temporales One Time Password (OTP) necesarias para la autenticación mediante firma electrónica. Como consecuencia, la firma electrónica perdería su validez legal (por supuesto, para que la firma electrónica del alumno tenga validez legal, el curso debe ser completado por el usuario que lo firme y en su propia cuenta).

Seguridad

Para garantizar la seguridad del usuario suplantado:

• Al suplantar a un usuario, no puede realizar ninguna operación que requiera pagos (como comprar cursos y planes de aprendizaje o comprar y renovar suscripciones). Puede realizar dichas acciones solo cuando haya iniciado sesión como usted mismo.
• No puede cambiar la contraseña del usuario que esté suplantando.
• Cuando un Usuario avanzado suplante a un usuario, tendrá total visibilidad de los recursos (cursos, planes de aprendizaje, catálogos) sobre los que el usuario tenga visibilidad. 
• Al suplantar a un instructor, el Usuario avanzado también podrá realizar acciones disponibles exclusivamente para este rol de usuario, como evaluar y marcar la asistencia a cursos.

Condiciones de uso

Si la Política de privacidad (y sus subpolíticas, si las tiene) está configurada en la plataforma, el usuario al que desee suplantar deberá haberla aceptado (junto con las eventuales subpolíticas) para poder continuar con la suplantación. Lo mismo se aplica a los Términos y condiciones. Si están configurados los dos, el usuario deberá dar su consentimiento a ambos para que pueda suplantarlo. 

Si el usuario no ha dado su consentimiento a la Política de privacidad (y sus subpolíticas, si las tiene) o los Términos y condiciones o a ninguno de los dos (si están configurados los dos):

• Como Superadministrador, deberá dar el consentimiento en su nombre para iniciar sesión como ese usuario. Antes de volver a su cuenta, deberá revertir su aceptación accediendo a la página Mi perfil del usuario y desmarcando las casillas de aceptación en la sección Condiciones de uso. Esta acción le cerrará la sesión como ese usuario inmediatamente y se le pedirá al usuario que acepte la Política de privacidad y/o los Términos y condiciones cuando inicie sesión por primera vez.

• Como Usuario avanzado, no se le permitirá suplantar a ese usuario. 

Más información sobre las condiciones de uso en su plataforma.

Dominio personalizado

Si ha personalizado el dominio de su plataforma mediante el Dominio personalizado, cuando suplante a un usuario iniciará sesión como usuario en el dominio personalizado de la plataforma y no en el dominio https://[platform_name].docebosaas.com.

Personalización de tablas

Si personaliza el diseño de las tablas (como la tabla Gestión de cursos o la tabla Usuarios) a través de la opción Gestión de columnas mientras suplanta a un usuario, la personalización no se mantendrá cuando vuelva a su cuenta.