Estados de las cuentas de usuarios

Presentación

Este artículo abarca los estados que puede tener una cuenta de usuario a nivel de plataforma: Activado, Desactivado o Caducado. Estos estados se aplican a cualquier cuenta de usuario, independientemente de su nivel o rol (Usuario avanzado, alumno, instructor, superior, etc.).

➣ Para conocer los permisos necesarios para ver o gestionar estados de cuentas, véase el capítulo Permisos.

Estados de las cuentas de usuarios en la plataforma

El estado de una cuenta de usuario en la plataforma puede verse en la página Usuarios. Para acceder a ella, seleccione Menú de navegación > Personas (icono de personas) > Usuarios.

Aquí, en la lista de usuarios, la columna Estado indica si un usuario está:

• Activado (círculo con marca de verificación). Esto significa que el usuario tiene acceso a la plataforma. 
• Desactivado (círculo oscurecido). Esto significa que el usuario existe, pero no tiene acceso a la plataforma. Al intentar acceder, verá un mensaje de error en la página de inicio de sesión.
• Caducado (triángulo de advertencia). El usuario ha alcanzado su fecha de vencimiento, si se ha establecido una. Los usuarios caducados también siguen existiendo, pero no tienen acceso a la plataforma. 

Consejo: Los usuarios "activados" no son iguales a los "activos", ya que se calculan con fines de facturación. Para más información sobre los usuarios activos, consulte el artículo sobre el Panel de uso.

Activar o desactivar usuarios

Puede cambiar el estado de un usuario manualmente de activado a desactivado o viceversa haciendo clic en el icono de la columna Estado.

También puede activar o desactivar usuarios con una acción masiva:

1. Seleccione las casillas de verificación junto a los usuarios cuyo estado desee modificar. 
2. Haga clic en el botón Elegir una acción en la esquina inferior derecha, seleccione Estado y, a continuación, seleccione Activar o Desactivar.

➣ Para activar o desactivar usuarios masivamente mediante un archivo CSV, consulte el artículo Importación y gestión de usuarios a través de archivos CSV.

A tener en cuenta: Si desactiva a un usuario que tenga la sesión iniciada en la plataforma en ese momento, se cerrará automáticamente su sesión la siguiente vez que lleve a cabo una acción en la plataforma, y ya no podrá volver a iniciar sesión.
No puede cambiar el estado de un usuario que esté caducado. 

Recuerde que:

• Cuando se desactiva a un usuario, sus datos no se borran de la plataforma, de modo que sigan estando disponibles por si se vuelve a activar al usuario.
• Al crear un nuevo usuario, si no está marcada la opción Activar usuario al final del proceso de creación, el usuario recién creado deberá activarse manualmente como se describe aquí.
• El desactivar a usuarios no anula automáticamente su inscripción de los cursos y planes de aprendizaje asignados. Puede anular su inscripción de los cursos y planes en los que estén inscritos mediante API desde las áreas Gestión de cursos o Planes de aprendizaje.

Vencimiento de usuarios

La columna Vencimiento muestra si un usuario tiene establecida una fecha de vencimiento. Cuando se alcance esta fecha, el usuario ya no podrá iniciar sesión en la plataforma. Si tiene la sesión iniciada en el momento del vencimiento, se cerrará automáticamente su sesión la siguiente vez que lleve a cabo una acción en la plataforma. Los usuarios caducados se identifican con un icono de un triángulo en la columna Estado.

• El usuario se marcará como caducado a medianoche del horario UTC de la fecha seleccionada. Por ejemplo, si la fecha de vencimiento es 17-mayo-2024, el usuario podrá acceder a la plataforma hasta el 17-mayo-2024 23:59:59 UTC.

Cuando un usuario caduque, sus datos no se borrarán de la plataforma. De este modo, seguirán estando disponibles si se modifica o se elimina su fecha de vencimiento.

Para establecer o modificar una fecha de vencimiento:

1. En la fila del usuario, haga clic en el icono de puntos suspensivos y seleccione Editar.
2. En el panel Editar usuario > Información general, haga clic en el campo Vencimiento debajo de Estado de usuario.
3. A continuación, en el calendario, seleccione la fecha en que desee que se desactive este usuario (a medianoche UTC) y haga clic en Establecer la fecha.
   → La fecha de vencimiento que determine aparecerá en la columna Vencimiento de la lista de usuarios.
   

Nota sobre las zonas horarias:

El vencimiento se establece siempre a medianoche del horario UTC, aunque la plataforma o el usuario estén en una zona horaria diferente. Por ejemplo:

• Para un usuario en la zona horaria UTC +04:00, el vencimiento se producirá cuatro horas después de la medianoche y, por tanto, al día siguiente del establecido.
• Para un usuario en la zona horaria UTC-03:00, el vencimiento se producirá tres horas antes de la medianoche y, por tanto, a las 21:00h del mismo día.

Vencimiento y activación/desactivación:

Cuando un usuario caduca, su estado (activado/desactivado) ya no puede cambiarse. 

Para ello, primero tendrá que editar al usuario y establecer una fecha de vencimiento en el futuro o bien quitarla del todo.

→ Cuando lo haga, el usuario ya no aparecerá como caducado (triángulo gris) y su estado (activado/desactivado) cambiará al que era antes de su vencimiento.
Por ejemplo, si un usuario está desactivado y, después, también caduca, cuando se elimine la fecha de vencimiento el usuario seguirá estando desactivado.

Filtrar la lista de usuarios según el estado

1. Haga clic en el icono del filtro en la esquina superior izquierda para abrir el panel de filtros.
2. A continuación, haga clic en Añadir filtro y seleccione Estado.
3. Configure el filtro como Es - Activo (para ver solo los usuarios activados) o No es - Activo (para ver solo los usuarios desactivados). A continuación, haga clic en Confirmar.

Tenga en cuenta que este filtro también incluirá a los usuarios caducados según el estado que tuvieran (Activado o Desactivado) al caducar.

Permisos

Los Usuarios avanzados con los permisos Usuarios/Vista y Usuarios/Editar podrán ver y modificar los estados de las cuentas de sus usuarios asignados en la página de usuarios. Esto incluye el activar o desactivar a usuarios, así como el establecer o modificar su fecha de vencimiento. 

Recuerde que el permiso Usuarios/Editar es suficiente para activar/desactivar cuentas de usuarios. No es necesario el permiso Usuarios/Puede activar usuarios. Para más detalles, consulte el artículo sobre los Permisos de los Usuarios avanzados.