Aktivieren und Verwalten der Einschreibungsregeln-App

Einführung

Einschreibungsregeln ermöglichen die automatische Einschreibung von Benutzern in Kurse oder Lernpläne, wenn sie einer bestimmten Gruppe oder einem bestimmten Zweig beitreten.

Wenn Sie zum Beispiel eine Einschreibungsregel für die Gruppe „Neue Mitarbeiter“ und den Lernplan „Onboarding“ konfigurieren, wird jeder Benutzer, der der Gruppe „Neue Mitarbeiter“ hinzugefügt wird, automatisch in den Lernplan „Onboarding“ eingeschrieben.

→ Beachten Sie, dass die Einschreibungsregel nur dann ausgelöst wird, wenn Benutzer zu einer Gruppe oder einem Zweig hinzugefügt werden. Bereits bestehende Mitglieder werden nicht automatisch eingeschrieben. Weitere Informationen finden Sie unter Hinweise zu automatischen Einschreibungen.

Beim Konfigurieren einer Einschreibungsregel geben Sie Folgendes an:

• Die Gruppen oder Zweige, die die Einschreibungsregel auslösen, wenn neue Benutzer dazu hinzugefügt werden.
• Die Kurse oder Lernpläne, in die die Benutzer automatisch beim Auslösen der Regel eingeschrieben werden.

Beachten Sie, dass Sie innerhalb derselben Regel keine Kombination aus Gruppen und Zweigen verwenden können: Sie können zwar einen Satz von Gruppen oder einen Satz von Zweigen angeben, aber keine Mischung aus Gruppen und Zweigen. Auch Kurse und Lernpläne können nicht innerhalb derselben Regel kombiniert werden.

Die Einschreibungsregeln-App kann von allen Superadmins sowie von Power Usern mit der Berechtigung Einschreibung / Verwalten von Einschreibungsregeln (von diesen nur für die ihnen zugewiesenen Ressourcen) verwaltet werden.

Anforderungen und Einschränkungen

• Einschreibungsregeln sind für E-Learning-Kurse, ILT-Kurse und Lernpläne verfügbar, jedoch nicht für Sitzungen von ILT-Kursen.
• Einschreibungsregeln lösen keine Einschreibungen bei deaktivierten Benutzern aus.

Anwendungsfall-Szenario

Um eine Kurszugriffshierarchie mithilfe von Einschreibungsregeln und automatischen Gruppen zu implementieren, richten Sie Gruppen so ein, dass Benutzer basierend auf bestimmten Bedingungen (wie Einstellungsdatum oder Kursabschluss) durch die Inhalte geführt werden, und ermöglichen Sie somit sequenzielle Lernpfade.

• Schritt eins: Wenn neue Benutzer auf der Plattform erstellt werden, werden diese zur automatischen Gruppe Neue Mitarbeiter basierend auf dem zusätzlichen Benutzerfeld des Einstellungsdatums (zusätzliche benutzerfeldbasierte Bedingung). Legen Sie dann eine Einschreibungsregel fest, um Mitglieder der Gruppe Neue Mitarbeiter automatisch in den Onboarding-Kurs einzuschreiben.
• Schritt zwei : Erstellen Sie eine automatische Gruppe Festangestellte, zu der Benutzer nach Abschluss des Onboarding-Kurses hinzugefügt werden (einschreibungsstatusbasierte Bedingung). Fügen Sie dann eine Einschreibungsregel hinzu, sodass Benutzer in dieser Gruppe automatisch in einen obligatorischen Lernplan für alle Mitarbeiter eingeschrieben werden.

Diese Einrichtung strukturiert den Zugang zu den Inhalten auf der Grundlage spezifischer Kriterien für den Lernfortschritt und stellt sicher, dass Benutzer erst dann weitermachen, wenn sie bestimmte Anforderungen erfüllen.

Aktivieren der Einschreibungsregeln-App

Aktivieren Sie die Einschreibungsregeln-App, wie im Artikel Verwalten von Apps und Funktionen der Wissensdatenbank beschrieben. Die App ist auf der Registerkarte Docebo Additional Features aufgelistet.

Erstellen von Einschreibungsregeln

Um Einschreibungsregeln zu erstellen, rufen Sie nach der Aktivierung der Einschreibungsregeln-App das Admin-Menü auf, indem Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke Ihrer Plattform klicken. Finden Sie den Abschnitt Einschreibungsregeln und drücken Sie auf das Unterelement Verwalten.

Sie landen dann auf der Hauptseite der Einschreibungsregeln-App, auf der alle Regeln, die Sie bereits auf der Registerkarte Regeln konfiguriert haben, aufgelistet sind. Fügen Sie eine neue Regel hinzu, indem Sie auf die Plus-Schaltfläche in der oberen rechten Ecke klicken.

Legen Sie im sich öffnenden rechten Bedienfeld einen Code und einen Namen für Ihre Regel fest und definieren Sie anschließend durch Auswahl der entsprechenden Optionen, ob die Regel entweder Gruppen oder Zweigen gehörende Benutzer automatisch in entweder Kurse oder Lernpläne einschreibt. Klicken Sie auf Erstellen und bearbeiten, um die Regel zu erstellen und mit der Konfiguration zu beginnen.

Zuweisung und Aufhebung der Zuweisung von Ressourcen zu Regeln

Nachdem Sie eine Regel erstellt haben, wie im Kapitel Erstellen von Einschreibungsregeln beschrieben, können Sie damit beginnen, ihr Ressourcen zuzuweisen. Sie können auch eine bestehende Einschreibungsregel bearbeiten, um deren Ressourcenzuweisungen zu ändern.

Auf der Registerkarte Zugewiesene Ressourcen der Regel können Sie definieren, welche Benutzer (Gruppen oder Zweige) in welche Inhalte (Kurse oder Lernpläne) aufgrund der Regel eingeschrieben werden.

In der vertikalen Navigation unter Ressourcentyp sehen Sie

• Gruppen oder Zweige: Ob Sie der Regel Benutzer basierend auf Gruppen oder Zweigen zuweisen können, hängt von der beim Erstellen der Regel ausgewählten Option. Sie können mehrere Gruppen oder mehrere Zweige zuweisen, jedoch keine Kombination aus Gruppen und Zweigen.
• Kurse oder Lernpläne: Ob Sie die Regel für Einschreibungen in Kurse oder Lernpläne verwenden können, hängt auch davon ab, welche Option Sie beim Erstellen der Regel festgelegt haben. Sie können mehrere Kurse oder mehrere Lernpläne zuordnen, aber nicht eine Kombination aus Kursen und Lernplänen.
• Benachrichtigungen: (Nur für Superadmins verfügbar) Sie können auch eine Benachrichtigung zuordnen, die bei einer automatischen Einschreibung versendet wird. Details dazu finden Sie im Kapitel Einschreibungsbenachrichtigungen.

Um eine Zuweisung vorzunehmen:

1. Wählen Sie unter Ressourcentyp das gewünschte Element aus (z. B. Lernpläne), klicken Sie dann auf das Ellipsenmenü daneben und wählen Sie die entsprechende Aktion Zuweisen aus (z. B. Lernpläne zuweisen).
2. In dem sich öffnenden rechten Bedienfeld können Sie die spezifischen Elemente auswählen, die Sie zuweisen möchten. Wenn Sie bestätigen, sehen Sie, dass die ausgewählten Ressourcen auf der Registerkarte Zugewiesene Ressourcen der Regel aufgeführt sind. Beachten Sie, dass:
   • Beim Zuweisen von Gruppen, Kursen oder Lernplänen werden im rechten Bedienfeld nur die Elemente angezeigt, die der Regel noch nicht zugewiesen wurden. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Elementen und klicken Sie zur Bestätigung auf Zuweisen.
   • Beim Zuweisen von Zweigen werden im rechten Bedienfeld alle Zweige angezeigt. Ein leeres Kontrollkästchen kennzeichnet die noch nicht zugewiesenen Zweige, ein ausgefülltes Kontrollkästchen die aktuell der Regel zugewiesenen Zweige (mit oder ohne Nachkommen). Sie können die Kontrollkästchen aktivieren oder deaktivieren, um die der Regel zugewiesenen Zweige zu ändern. Klicken Sie anschließend zur Bestätigung auf Aktualisieren. Beachten Sie, dass bei der Auswahl eines untergeordneten Zweigs dessen übergeordneter Zweig nicht automatisch ausgewählt wird.

So entfernen Sie eine Ressourcenzuweisung aus der Regel:

1. Finden Sie auf der Registerkarte Zugewiesene Ressourcen das Element, das Sie entfernen möchten.
2. Klicken Sie auf das Ellipsenmenü auf der entsprechenden Zeile und wählen Sie Zuweisung aufheben aus.
   
   

Bitte beachten: Sie können Ressourcen auch über das +-Symbol (Ressourcen zuweisen) in der oberen rechten Ecke zuweisen. In diesem Fall müssen Sie auf dem rechten Bedienfeld zunächst den Ressourcentyp auswählen und dann die gewünschten Elemente einstellen.

Hinweise zu automatischen Einschreibungen

Einschreibungsregeln sind nicht rückwirkend

Denken Sie daran, dass eine Einschreibungsregel nur dann ausgelöst wird, wenn Benutzer zu den angegebenen Gruppen oder Zweigen hinzugefügt werden.

Daher werden Benutzer, die bereits zu den Gruppen oder Zweigen gehören, nicht automatisch eingeschrieben. Die Regel schreibt nur die Benutzer ein, die einer Gruppe oder einem Zweig nach der Aktivierung der Regel hinzugefügt werden.

Wenn Sie einer vorhandenen Einschreibungsregel einen Kurs oder Lernplan hinzufügen, gilt außerdem Folgendes:

• Benutzer, die der bereits der Regel zugewiesenen Gruppe bzw. Zweig gehören, werden nicht in den neu hinzugefügten Inhalt eingeschrieben.
• Sie müssen sie aus der Gruppe oder dem Zweig entfernen und wieder hinzufügen, damit die Regel ausgelöst wird und somit sie automatisch in den Inhalt eingeschrieben werden.

Wenn Sie jedoch einen Kurs oder Lernplan aus einer Einschreibungsregel entfernen, werden die Benutzer der der Regel zugewiesenen Gruppe oder Zweig nicht von dem Kurs oder Lernplan abgemeldet.

Lernpläne

Das Standardverhalten für Lernpläne ist, dass:

• Wenn ein Kurs einem Lernplan hinzugefügt wird, werden die im Lernplan eingeschriebenen Benutzer automatisch in den neu hinzugefügten Kurs eingeschrieben.
• Wenn ein Kurs jedoch aus einem Lernplan entfernt wird, werden die Lernplanbenutzer nicht automatisch von dem Kurs abgemeldet.

Dieses Verhalten gilt auch für Lernpläne, die Einschreibungsregeln zugewiesen sind. Wenn die Einschreibungsregel dazu führt, dass ein Benutzer in einen Lernplan eingeschrieben wird, wird der Benutzer automatisch in alle Kurse im Lernplan und auch diejenige eingeschrieben, die später zum Lernplan hinzugefügt werden. Und diese Einschreibungen gehen nicht verloren, wenn der Lernplan aus der Regel entfernt wird oder wenn Kurse aus dem Lernplan entfernt werden.

Automatische Gruppen

Wenn Sie einer Einschreibungsregel eine automatische Gruppe zuweisen, denken Sie daran, dass die Auffüllung dieser Gruppen asynchron verarbeitet wird und aufgrund von Plattformereignissen schwanken kann. Dies kann dazu führen, dass die Regel unerwartet ausgelöst wird, da bereits bestehende Gruppenmitglieder kurzzeitig entfernt und dann wieder hinzugefügt werden.

Wenn Sie beispielsweise einen Kurs zu einer aktiven Einschreibungsregel hinzufügen, die für eine Gruppe konfiguriert ist, erwarten Sie, dass vorhandene Gruppenmitglieder nicht in diesen Kurs eingeschrieben werden. Wenn jedoch ein Plattformereignis dazu führt, dass die automatische Gruppenmitgliedschaft neu berechnet wird, werden alle entfernten und wieder hinzugefügten Mitglieder eingeschrieben.

Konfigurieren der Gültigkeitsdauer der Einschreibung

Aktivieren Sie die Option Frist aktivieren, um einen Inhaltszugriffszeitraum für Lernende festzulegen, die in den mit der Regel verknüpften Kursen oder Lernplänen eingeschrieben sind, und definieren Sie somit die Gültigkeitsdauer ihrer Einschreibungen. Alternativ können Sie nur das Startdatum für die Gültigkeit der Einschreibung festlegen, ohne eine Frist anzugeben. Der von Ihnen konfigurierte Gültigkeitszeitraum ist für alle Lernenden gleich, die aufgrund der Einschreibungsregel in den Inhalt eingeschrieben sind. Sie können dann personalisierte Gültigkeitszeiträume auf Lernendenebene konfigurieren, indem Sie einzelne Einschreibungen bearbeiten.

Diese Konfiguration legt die Gültigkeit der Einschreibungen ab dem Zeitpunkt fest, an dem Lernende über die Einschreibungsregel in Kurse oder Lernpläne eingeschrieben werden. Wenn diese Option aktiviert ist, legen Sie die Gültigkeitsdauer der Einschreibung mithilfe der folgenden Optionen fest:

• Startdatum. Legen Sie das erste verfügbare Datumfest, an dem Lernende auf den Kurs oder Lernplan zugreifen können. Der Inhalt hat keine Frist und wird nicht auf dem Kalenderwidget und -seite angezeigt. Das Startdatum wird in UTC-Zeit ausgedrückt, was bedeutet, dass der Inhalt ab 00:00:00 UTC des ausgewählten Datums zugänglich ist. Wenn Ihre Zeitzone zum Beispiel UTC +04:00 ist, ist der Inhalt ab 04:00:00 Uhr des ausgewählten Datums zugänglich.
• Enddatum. Legen Sie das letzte verfügbare Datum fest, an dem Lernende auf den Kurs oder Lernplan zugreifen und ihn spielen können. Nach diesem Datum ist der Inhalt nicht mehr zugänglich. Das Enddatum wird in UTC-Zeit ausgedrückt, was bedeutet, dass der Inhalt um 23:59:59 UTC des ausgewählten Datums gesperrt wird. Wenn Ihre Zeitzone zum Beispiel UTC +04:00 ist, wird der Kurs um 03:59:59 Uhr des darauffolgenden Tages gesperrt.
• Zeitzone: Wählen Sie die Zeitzone für die Berechnung des Gültigkeitszeitraums aus.

Festlegen der Priorität bei der Einschreibung

Nachdem Sie Kurse oder Lernpläne einer Einschreibungsregel zugewiesen haben und die Option Abschnitt Attribute der Einschreibung anzeigen in den erweiterten Einstellungen der Plattform aktiviert ist, wird auf der Registerkarte Allgemein der Regel der Abschnitt Attribute der Einschreibung angezeigt. Darin können Sie die Priorität bei der Einschreibung festlegen, die die Lernenden darüber informiert, ob die Kurse und Lernpläne, in die sie über die Einschreibungsregel eingeschrieben wurden, obligatorisch, erforderlich, empfohlen oder optional sind.

Das Festlegen einer Priorität bei der Einschreibung hilft Lernenden zu verstehen, welche Kurse und Lernpläne sie zuerst abschließen müssen und welche weniger wichtig oder völlig optional sind.

Wenn die Priorität bei der Einschreibung festgelegt ist, wird sie auf den Kurs- und Lernplankarten auf der Seite Meine Kurse und Lernpläne angezeigt, und Lernende können Inhalte anhand deren Priorität filtern.

Einschreibungsbenachrichtigungen (Aktualisiert!)

Wenn die Funktion der Benachrichtigungen auf Ihrer Plattform aktiviert ist, können Sie Benutzer über die Einschreibungen, die aufgrund einer Regel erfolgen, benachrichtigen. Dazu ordnen Sie eine Benachrichtigung vom Typ Übersicht: Benutzer wurde in einen Kurs eingeschrieben zu. Benachrichtigungen werden auf Regelebene zugeordnet, daher können Sie daran denken, sie nur für einige Regeln zu aktivieren.

Bitte beachten: Nur Superadmins können einer Einschreibungsregel Benachrichtigungen zuordnen. Diese Option ist für Power User nicht verfügbar, auch wenn sie vollständige Benachrichtigungsberechtigungen und Ressourcenzuweisungen haben.

Wählen Sie Admin-Menü > Einschreibungsregeln aus und klicken Sie auf den <Einschreibungsregelnamen> , um deren Konfigurationsseite zu öffnen. Wählen Sie dort auf der Registerkarte Zugewiesene Ressourcen Benachrichtigungen aus, um die derzeit mit der Regel verknüpften Benachrichtigungen (falls vorhanden) zu sehen.

Um eine Benachrichtigung zuzuordnen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ressourcen zuweisen (+) in der oberen rechten Ecke, wählen Sie Benachrichtigungen aus und klicken Sie auf Weiter. Die Liste Geeignete Benachrichtigungen zeigt alle aktiven Benachrichtigungen vom Typ Übersicht: Benutzer in einen Kurs eingeschrieben, die auf der Plattform konfiguriert sind:

• Wählen Sie das Kontrollkästchen neben der Benachrichtigung, die Sie versenden möchten.
• Stellen Sie sicher, dass die ausgewählte Benachrichtigung die richtige Empfängerzielgruppe hat.
• Wenn die Benachrichtigung über Auslösefilter verfügt, stellen Sie sicher, dass diese die in der Einschreibungsregel konfigurierten Gruppen oder Zweige und Kurse oder Lernpläne einschließen. Andernfalls wird die Benachrichtigung im Falle von herausgefilterten Ressourcen nicht ausgelöst.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Zuweisen.

Die von Ihnen ausgewählte Benachrichtigung wird versendet, sobald eine Einschreibung aufgrund dieser Regel erfolgt.

Aktivieren und Deaktivieren von Einschreibungsregeln

Einschreibungsregeln werden als inaktive Regeln erstellt, damit Sie sie aktivieren können, sobald Sie ihre Konfiguration abgeschlossen haben.

Um sie zu aktivieren, wechseln Sie zur Hauptseite Einschreibungsregeln und klicken Sie auf den Kreis in der Spalte Status der Regel, die Sie aktivieren möchten, damit er zu einem Häkchen wird.

Sie können Regeln jederzeit deaktivieren, indem Sie auf das Häkchen drücken und es wieder in einen leeren Kreis verwandeln.

Verwalten von Einschreibungsregeln

Alle auf Ihrer Plattform erstellten Regeln werden auf der Hauptseite Einschreibungsregeln aufgelistet.

Von hier aus können Sie:

• auf den Regelnamen klicken, um auf deren Konfigurationsbereich zuzugreifen
• auf das jeweilige Symbol für Gruppen/Zweige, Kurse/Lernpläne oder Benachrichtigungen auf der Regelzeile klicken, um direkt auf die Registerkarte Zugewiesene Ressourcen zuzugreifen, bereits für die jeweilige Ressource gefiltert
• die Regel mittels der Status-Spalte aktivieren und deaktivieren
• die Regel bearbeiten, indem Sie auf das Ellipsenmenü am Ende der Regelzeile klicken und die Option Bearbeiten auswählen
• die Regel löschen, indem Sie auf das Ellipsenmenü am Ende der Regelzeile klicken und die Option Löschen auswählen. Beim Löschen einer Regel behalten die aufgrund der Regel bereits in Kurse und Lernpläne eingeschrieben Benutzer deren Einschreibungsstatus.

Einschreibungsregelprotokolle

Sie können alle Benutzer, die bestimmten Kursen oder Lernplänen über Ihre Einschreibungsregeln zugewiesen wurden, auf der Registerkarte Protokolle der Hauptseite Einschreibungsregeln sehen.

Jede Zeile zeigt das Datum und die Uhrzeit der Einschreibung, den Benutzernamen des eingeschriebenen Benutzers, den Regeltyp und -namen sowie die Anzahl der Kurse und Lernpläne an, in die der Benutzer eingeschrieben wurde.

Klicken Sie auf das Symbol auf der Spalte Kurse / Lernpläne, um eine Zusammenfassung der Kurse und Lernpläne anzusehen, in denen der Benutzer eingeschrieben wurde.

Zurücksetzen automatischer Einschreibungen

Sie können die automatisch über Einschreibungsregeln vorgenommenen Einschreibungen über die Registerkarte Protokolle auf der Hauptseite Einschreibungsregeln zurücksetzen. Dieser Vorgang kann sowohl für einen einzelnen Benutzer als auch für eine Auswahl von Benutzern durchgeführt werden. Dabei werden sie von ALLEN Kursen und Lernplänen abgemeldet, in die sie automatisch eingeschrieben wurden.

Auf der Registerkarte Protokolle, identifizieren Sie den Benutzer, den Sie abmelden möchten, klicken Sie auf das Ellipsenmenü am Ende der Benutzerzeile und wählen Sie die Option Rückgängig. Der Benutzer wird von allen Kursen und Lernplänen abgemeldet, in denen er über automatische Einschreibungsregeln eingeschrieben wurde.

Sie können die Einschreibungen für eine Auswahl von Benutzern zurücksetzen, indem Sie die Kontrollkästchen am Anfang der entsprechenden Zeile anklicken und dann die Schaltfläche Aktion auswählen in der unteren rechten Ecke der Tabelle und schließlich Rückgängig auswählen. Legen Sie jetzt fest, ob Benutzer nur von Lernplänen oder auch von den in Lernplänen enthaltenen Kursen abgemeldet werden sollen.

Einschreibungen werden mittels Hintergrundjobs zurückgesetzt.