Einführung

In Ihrer Lernplattform können Sie planen, wann Sie einen benutzerdefinierten Bericht senden, damit er automatisch per E-Mail gesendet wird. Sobald Sie die Vorlage Ihres benutzerdefinierten Berichts erstellt haben, können Sie sich entscheiden, eine Kopie davon per E-Mail an sich selbst und alle Beteiligten zu senden.

Planen eines Berichts

Greifen Sie als Superadmin auf Ihre Plattform zu und erreichen Sie dann das Admin-Menü über das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke Ihrer Seite. Wählen Sie dann im Abschnitt E-Learning das Element Berichte aus. Sobald Sie sich auf der Seite Berichte befinden, finden Sie unten die Liste der Berichte, die Sie erstellt haben. Suchen Sie den Bericht Ihrer Wahl in der Liste und drücken Sie dann auf das Menüsymbol am Ende der Zeile des Berichts. Wählen Sie im Dropdown-Menü das Element Planen aus.

Jetzt können Sie mit der Planung beginnen. Wählen Sie, ob Sie den Bericht täglich, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich senden möchten. Wählen Sie dann die Stunde und die Zeitzone aus den entsprechenden Dropdown-Menüs aus. Möglicherweise müssen Sie auch das Datum, den Wochentag oder den Tag des Monats auswählen, je nachdem, welche Option Sie markiert haben. Die ausgewählte Stunde und Zeitzone beziehen sich auf die Zeit, zu der der Bericht gesendet wird.

Geben Sie nun die Namen der Empfänger des Berichts ein. Sie können aus allen Benutzern der Plattform und/oder externen E-Mail-Adressen auswählen. Es können maximal zehn Adressen hinzugefügt werden. Der Bericht wird als E-Mail mit einem CSV-Dateianhang gesendet. 

Bitte beachten Sie, dass geplante Berichte keine verbündeten Ergebnisse liefern. Dies bedeutet, dass ein Power User, der Empfänger eines geplanten Berichts ist, alle Ergebnisse für den geplanten Bericht erhält. Es wird empfohlen, Power Usern die Sichtbarkeit von benutzerdefinierten Berichten durch die entsprechenden Filter zu ermöglichen. Dadurch können die Power User nur Ergebnisse ansehen, die für die Kurse, Benutzer, Kataloge und Standorte spezifisch sind, denen sie zugewiesen wurden.

Drücken Sie nach Abschluss auf Bestätigen. Nachdem der Bericht geplant wurde, wird in der Berichtsliste in der Zeile des Berichts ein Uhrensymbol angezeigt. Wenn Sie mit der Maus über das Symbol scrollen, sehen Sie die Details des von Ihnen konfigurierten Planungsverfahrens. Wenn Sie das automatische Senden anhalten möchten, drücken Sie auf das Uhrensymbol, wodurch das Symbol von grün auf schwarz wechselt und somit die automatischen E-Mails deaktiviert werden. Sie können das Uhrensymbol erneut drücken und es von schwarz auf grün umschalten, um es wieder zu aktivieren.

Sie können die Planung bearbeiten, indem Sie auf das Menüsymbol am Ende der Zeile eines geplanten Berichts klicken und das Element Planen aus dem Dropdown-Menü auswählen. Im Pop-up-Feld können Sie jeden Parameter ändern oder den Zeitplan löschen, indem Sie auf die Schaltfläche Planung aufheben klicken.

Hinweise zum Planen eines Berichts

• Die in geplanten Berichten angezeigten Daten sind immer in UTC-Zeit, unabhängig von der Zeitzone der Plattform und der Zeitzone der Benutzer, um eine einzige Zeitreferenz zu haben, wenn Benutzer von verschiedenen Standorten mit unterschiedlichen Zeitzonen auf die Plattform zugreifen.
• Für Regionen, in denen die Sommerzeit gilt, beachten Sie bitte Folgendes: Der geplante Zeitpunkt für den Bericht hängt davon ab, ob das Startdatum (eingegeben im Feld Von) in die Sommerzeit oder in die Standardzeit fällt. Wenn Sie zum Beispiel einen Bericht planen, der an einem in die Sommerzeit fallenden Datum beginnt, wird er um 11:00 Uhr (GMT+1:00) gesendet. Wenn die Zeitumstellung dann wieder auf die Standardzeit zurückgesetzt ist, würde der Bericht um 10:00 Uhr (GMT+1:00) gesendet werden. Um dies zu ändern, ändern Sie das Startdatum im Feld Von in ein Datum, das in die Standardzeit fällt.
• Die an die Empfänger gesendete E-Mail darf nicht größer als 10 MB sein. Dies schließt die Größe des angehängten Berichts und die Größe der E-Mail selbst ein. Wenn die E-Mail diese Größe überschreitet, wird sie nicht versandt. Wir empfehlen, die Größe des Anhangs auf 7 MB zu beschränken. Um die Größe des Anhangs zu verringern, können Sie das Kontrollkästchen Komprimierten Anhang senden markieren, damit die Berichtsdatei im ZIP-Format komprimiert wird, bevor sie an die E-Mail angehängt wird.