Haftungsausschluss: Dieser Artikel beschreibt den Synchronisierungsprozess und wie die Integration im Detail verwendet wird. Bitte beachten Sie jedoch, dass die Integration eine Vielzahl von Szenarien abdeckt und es nicht möglich ist, alle hier aufzulisten. Wenn diese Dokumentation nicht genügend Informationen für Ihren speziellen Fall bietet, kontaktieren Sie uns bitte über das Hilfecenter.
Einführung
Dieser Artikel hilft Ihnen bei der Konfiguration der Synchronisierung von Benutzern, Kontakten und Salesforce Benutzerdefinierte Objekte von Salesforce zu Docebo. Die Datenquelle für Benutzer, Kontakte und Benutzerdefinierte Objekte ist Salesforce. Diese Daten werden immer von Salesforce zu Docebo synchronisiert, nicht umgekehrt.
Wenn Benutzer synchronisiert werden, sind die in Salesforce definierten Benutzer auch in Docebo verfügbar, was bedeutet, dass sie sich einschreiben und ihre Lernerfahrung starten können, nachdem auch Kurs- und Einschreibungsdaten synchronisiert wurden. Das bedeutet, dass Benutzer bei der Verwendung von Docebo, eingebettet in Salesforce, sich nicht in Docebo einschreiben müssen und ein vollständiges Lernsystem innerhalb ihrer Salesforce-Organisation zur Verfügung haben.
Vor dem Start des Synchronisierungsprozesses ist es sehr wichtig, dass Sie sich über Benachrichtigungen bewusst sind, die durch den Importprozess auf der Plattform ausgelöst werden können. Je nach gewünschtem Ergebnis müssen Sie möglicherweise Benachrichtigungen erstellen, bearbeiten oder zurückziehen, bevor Sie die Synchronisierung durchführen. Bitte beachten Sie, dass dies Plattform-Benachrichtigungen betrifft, aber nicht die Benachrichtigungen des Salesforce-Plugins. Erfahren Sie mehr über Salesforce-Plugin-Benachrichtigungen.
Bitte beachten Sie: Die Salesforce-Integration arbeitet in einer Eins-zu-eins-Beziehung mit Docebo-Plattformen. Wenn Sie keine Docebo-Sandbox-Umgebung zum Testen haben, müssen Sie in der Produktion mit Ihrer Salesforce-Sandbox-Umgebung testen. Sobald Sie bereit sind, die Salesforce-Produktionsinstanz zu integrieren, müssen Sie die installierte Anwendung löschen und von vorne beginnen. Gleiches gilt, wenn Sie eine Docebo-Sandbox-Umgebung haben, aber keine Salesforce-Sandbox-Umgebung. Nach Abschluss der Tests in der Docebo-Sandbox müssen Sie die installierte Anwendung aus Salesforce löschen und die Installation von Anfang an neu konfigurieren.
Sie können den Synchronisierungsprozess nach der Installation des Salesforce-Pakets sowohl von Salesforce als auch von Docebo aus konfigurieren und ausführen. Gehen Sie in Docebo zum Navigationsmenü > Add-ons und Integrationen (Puzzle-Symbol) > Salesforce. Wechseln Sie zum Synchronisierung-Registerkarte.
Der Bereich Benutzer synchronisieren dieser Registerkarte wird verwendet, um die Synchronisierung von Benutzern, Kontakten und benutzerdefinierten Objekten zu konfigurieren.
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Konfiguration der Benutzersynchronisierung von Salesforce zu Docebo
Bitte beachten: Das Zusammenführen von Salesforce-Kontakten mit bestehenden Docebo-Benutzeraufzeichnungen sowie das Zusammenführen von Docebo-Benutzeraufzeichnungen mit bestehenden Salesforce-Kontakten oder -Benutzern wird nicht unterstützt.
Der Bereich Benutzer synchronisieren in der Registerkarte Synchronisierung wird verwendet, um die Benutzersynchronisierung von Salesforce zu Docebo zu konfigurieren. Beginnen Sie damit, die Daten auszuwählen, die Sie von Salesforce zu Docebo synchronisieren möchten:
- Benutzer
Aktivieren Sie diese Option, um Salesforce-Benutzer in Docebo bereitzustellen.
- Kontakte
Aktivieren Sie diese Option, um die in Ihrer Salesforce-Organisation verfügbaren Kontakte bereitzustellen.
- Benutzerdefinierte Objekte
Aktivieren Sie diese Option, um Daten in benutzerdefinierten Objekten als Docebo-Benutzer zuzuordnen. Sie können jeweils ein benutzerdefiniertes Objekt auswählen und importieren.
Bei der Konfiguration der Benutzersynchronisierung beachten Sie bitte, dass die Integration zwischen Docebo und Salesforce keine Salesforce-Konten mit Sonderzeichen im Name-Attribut verwaltet.
Klicken Sie auf Konfigurieren, um fortzufahren.
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Konfiguration des Datenimports
Unabhängig vom ausgewählten Typ der Benutzersynchronisierung müssen Sie vor dem Ausführen der Synchronisierung Benutzerfelder zuordnen. Die Zuordnung der Benutzerfelder ist für alle Datentypen erforderlich, die Sie in die Plattform importieren möchten.
Bewährte Verfahren: Beim Importieren der Benutzer von Salesforce zu Docebo, wenn das Kennwortfeld Teil der Importbenutzerkonfiguration ist, wird das Kennwort, das der Benutzer bei der ersten Einschreibung eingegeben hat, falls vorhanden, durch das aus Salesforce zugeordnete Kennwort überschrieben. Da dies Unannehmlichkeiten verursachen kann, empfehlen wir, den Benutzer ohne Kennwort zu importieren. In der Erstellungsbenachrichtigung, die der Benutzer erhält, ist ein Link enthalten, um das Kennwort zum ersten Mal festzulegen, wodurch die Option zur erzwungenen Änderung nicht erforderlich ist. Wenn keine Benachrichtigung gesendet wird, kann sich der Benutzer über den Link Kennwort vergessen einschreiben, der möglicherweise in Kennwort zurücksetzen oder Ähnliches umbenannt wurde.
Allgemeine Einstellungen
Wählen Sie in der Registerkarte Allgemeine Einstellungen die Listenansicht aus der Dropdown-Liste aus. Alle verfügbaren Listenansichten werden von Salesforce importiert. Bitte beachten Sie, dass es nicht möglich ist, benutzerdefinierte Objekte ohne Listenansicht zu importieren, da diese nicht im Dropdown-Menü aufgeführt werden.
Nachdem Sie eine Listenansicht ausgewählt haben, wechseln Sie zum Bereich Standardfelder und ordnen Sie die aufgelisteten Felder den Namen Ihrer Salesforce-Benutzerfelder zu, indem Sie sie in den Dropdown-Menüs auswählen. Bitte beachten Sie, dass Benutzername, E-Mail, Vorname und Nachname Pflichtfelder für die Synchronisierung sind und MAPPEN MÜSSEN, sonst können Sie nicht fortfahren. Um die nicht obligatorischen Felder zuzuordnen, wechseln Sie zur Registerkarte Zusätzliche Felder.
Wechseln Sie als Nächstes zur Registerkarte Optionen, um den Import gemäß den folgenden Optionen zu konfigurieren:
- Kennwort ändern
-
Wenn diese Option aktiviert ist, werden Benutzer unmittelbar nach ihrer ersten Einschreibung in der Plattform aufgefordert, ihr Kennwort zu ändern.
Bewährte Verfahren: Die Option „Kennwort ändern“ sollte unmittelbar nach der ersten Datensynchronisierung deaktiviert werden. Dies verhindert, dass Benutzer bei jedem nachfolgenden Synchronisierungszyklus gezwungen werden, ihr Kennwort zu ändern, und sollte nur für die anfängliche Migration oder bei inkrementeller Synchronisierung für neue oder aktualisierte Benutzer verwendet werden.
- SFDC Benutzerbereitstellung
Aktivieren Sie diese Option, um die automatische Bereitstellung von Salesforce-Benutzern für die eingebettete Version von Docebo zu ermöglichen. Diese Option ist immer sichtbar, wenn Benutzer synchronisiert werden; sie ist für Kontakte und benutzerdefinierte Objekte nicht verfügbar. Wenn Sie diese Option auswählen, denken Sie daran, dass der Salesforce-Benutzername mit dem Docebo-Benutzernamen übereinstimmen muss und das Feld entsprechend im Daten-Mapping zugeordnet werden muss.
- sollte das Benutzername-Attribut eine E-Mail sein
- müssen die Werte für E-Mail und Benutzername übereinstimmen
- Benutzerinformationen aktualisieren
Wenn diese Option aktiviert ist, werden importierte Daten für bereits in der Docebo-Plattform vorhandene Benutzer Daten überschreiben, die von den bestehenden abweichen.
- Schrittweise Synchronisation
-
Verwenden Sie diese Option, um den Synchronisierungsprozess so einzustellen, dass nur neue oder seit der letzten Synchronisierung aktualisierte bzw. geänderte Daten synchronisiert werden. Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, synchronisiert der Prozess alle Benutzerdaten. Bitte beachten Sie, dass die schrittweise Synchronisation auch die Aktualisierungen des Salesforce-Kontos überwacht, zu dem Kontakte gehören.
Tipp: Benutzer werden nur in eine inkrementelle Synchronisierung einbezogen, wenn ihr Salesforce-Datensatz nach dem letzten Synchronisierungszeitstempel geändert wurde. Wenn ein Benutzer nach einer inkrementellen Synchronisierung nicht in Docebo erscheint, überprüfen Sie das Datum der letzten Änderung des Benutzer-, Kontakt- oder benutzerdefinierten Objektdatensatzes in Salesforce. Wenn dieses Datum vor dem letzten Synchronisierungszeitstempel liegt, wird der Datensatz erst dann einbezogen, wenn er geändert wird. Das Verschieben eines Benutzers von einer Listenansicht in eine andere aktualisiert das Datum der letzten Änderung des Datensatzes nicht und löst keine Einbeziehung in die nächste inkrementelle Synchronisierung aus.
- SAML / OpenID Connect / Auth0 Benutzerbereitstellung
Verwenden Sie diese Optionen, um die Benutzerbereitstellung aus den entsprechenden Systemen zu aktivieren. Die verfügbaren Optionen für die Benutzerbereitstellung hängen von den in Ihrer Plattform installierten Anbietern ab (auch wenn diese nicht konfiguriert sind). Bitte beachten Sie, dass die Just-In-Time-Bereitstellung nur für diese Anbieter verfügbar ist. Weitere Informationen zur Konfiguration der Benutzerbereitstellung.
Klicken Sie auf Änderungen speichern, um Ihre Konfiguration zu bestätigen.
Organigramm
Wechseln Sie nun zur Registerkarte Organigramm, um zu konfigurieren, wie Benutzer nach dem Import in Docebo Zweigen zugewiesen werden.
Wählen Sie zuerst einen Zielzweig aus, damit Benutzer, die keinem Zweig angehören, diesem Standard-Zielzweig zugewiesen werden.
Bitte beachten: Der Zielzweig muss mit einem Zweigcode verknüpft sein. Der Zweigcode muss eindeutig sein. Es ist nicht möglich, den Docebo-Stammzweig als Zielzweig auszuwählen. Denken Sie auch daran, dass, wenn Ihre Plattform eine Zweigstruktur verwendet, die der von Salesforce entspricht (gleiche Zweignamen), ein bereits existierender Zweig einen zugeordneten Zweigcode für eine ordnungsgemäße Synchronisierung haben muss.
Wenn ein Benutzer, Kontakt oder benutzerdefiniertes Objekt importiert wird und der Zweigcode nicht mit einem der Unterzweige des in der Salesforce-Konfiguration ausgewählten Standardzweigordners übereinstimmt, wird der Benutzer, Kontakt oder das benutzerdefinierte Objekt im Standardzweigordner platziert, der in der Salesforce-Konfiguration ausgewählt wurde.
In diesem Fall sollte der SuperAdmin den Docebo-Zweigcode dem entsprechenden Salesforce-Feld über die Sektion Zusätzliche Felder zuordnen.
Wählen Sie im Abschnitt Optionen die Option Einzelne Zweige verwenden, um alle importierten Benutzer einem einzigen Zweig zuzuweisen, der im Abschnitt Zielzweig festgelegt ist.
Wählen Sie die Option Zusätzliche Felder-Hierarchie benutzen, um Benutzer entsprechend den Salesforce-Picklist-Optionen zu organisieren. Wenn diese Option verwendet wird, wird jede Option der ausgewählten Picklist bis zur dritten Ebene in einen Docebo-Zweig umgewandelt. Wählen Sie den übergeordneten Zweig für Ihre importierte Picklist im Abschnitt Zielzweig des linken Bedienfeldes. Zweige werden während des Datenimportprozesses automatisch unter dem Zielzweig erstellt: Sie werden nach dem Namen der Picklist-Option benannt. Bitte beachten Sie, dass Picklist-Optionen in Docebo nicht automatisch gepflegt werden. Das bedeutet, wenn eine Picklist-Option in Salesforce gelöscht wird, wird der entsprechende Zweig in Docebo nicht automatisch gelöscht und muss manuell entfernt werden.
Wenn Sie die Synchronisierung von Kontakten auswählen, können Sie auch die Option SF-Konto-basierte Zweige nutzen. Wenn diese Option ausgewählt ist, erstellt der Importprozess für jedes importierte Salesforce-Konto einen Zweig. Wählen Sie den übergeordneten Zweig für Ihre Kontakte im Zielzweig. Die Zweige werden entsprechend der Salesforce-Kontohierarchie unter dem Zielzweig erstellt und nach den importierten Salesforce-Konten benannt. Kontakte werden im Zweig importiert, der nach dem Salesforce-Konto benannt ist, dem sie zugeordnet sind. Die Salesforce-Integration mit Docebo unterstützt keine Personenkonten. Diese Option ist für die Synchronisierung von Benutzern und benutzerdefinierten Objekten nicht verfügbar.
Klicken Sie auf Änderungen speichern, um Ihre Konfiguration zu bestätigen.
Zusätzliche Felder
Wechseln Sie zur Registerkarte Zusätzliche Felder, um die nicht obligatorischen Benutzerfelder zuzuordnen. Klicken Sie auf + Neu hinzufügen und wählen Sie das Docebo-Feld, das Sie zuordnen möchten, im rechten Bedienfeld aus. Klicken Sie auf Bestätigen. Das Feld wird in der Registerkarte in der Spalte Docebo-Plattformfeld aufgelistet. Ordnen Sie das entsprechende Salesforce-Benutzerfeld in der Spalte Salesforce-Feld zu, indem Sie es aus dem Dropdown-Menü auswählen.
Klicken Sie auf Änderungen speichern, um Ihre Konfiguration zu bestätigen.
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Ausführen und Planen der Synchronisierung
Klicken Sie in der Registerkarte Synchronisierung der Salesforce-Konfigurationsseite im Bereich Benutzer synchronisieren auf Start, um den Synchronisierungsprozess zu starten. Für jede Entität, die Sie importieren (ein Hintergrundprozess für Benutzer, einer für Kontakte und einer für benutzerdefinierte Objekte), wird ein Hintergrundjob gestartet.
Sie können die Synchronisierung jederzeit während des laufenden Prozesses stoppen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Auslassungspunkte im Feld Benutzer synchronisieren und wählen Sie Synchronisierung stoppen. Um die Synchronisierung neu zu starten, klicken Sie erneut auf die Ellipsenpunkte und wählen Neu synchronisieren. Die Synchronisierung startet von vorne, nicht von der Stelle, an der sie unterbrochen wurde.
Nach Abschluss der Synchronisierung wird rechts im Bereich Benutzer synchronisieren der Zeitstempel der letzten Synchronisierung zusammen mit der Anzahl der importierten Benutzer angezeigt.
Wenn der Synchronisierungsprozess fehlschlägt oder mit Fehlern endet, klicken Sie auf die Schaltfläche Protokolle anzeigen, um zum Abschnitt Protokolle der Salesforce-Konfigurationsseite zu gelangen, wo die Synchronisierungsprotokolle geöffnet werden, die das Ereignis zeigen, das den Synchronisierungsfehler oder -ausfall verursacht hat. Weitere Informationen zu Synchronisierungsprotokollen.
Sie können die Synchronisierung so einstellen, dass sie regelmäßig ausgeführt wird. Klicken Sie dazu auf die Ellipsenpunkte unter der Anzahl der importierten Benutzer und wählen Sie Planen.
Definieren Sie im rechten Bedienfeld, wie oft die Synchronisierung ausgeführt werden soll. Wählen Sie eine der verfügbaren Optionen oder belassen Sie es auf Manuell, um die Synchronisierung bei Bedarf manuell zu starten.
Bitte beachten Sie: Wenn Sie eine geplante Synchronisation durchführen und ein Benutzerkonto kurz vor der geplanten Synchronisationszeit geändert wird, wird die Aktualisierung möglicherweise erst im nächsten Synchronisationszyklus erfasst. Zum Beispiel, wenn eine Synchronisation für 13:00 Uhr geplant ist und ein Benutzerkonto um 12:55 Uhr geändert wird, kann diese Änderung bei der nächsten geplanten Ausführung und nicht bei der aktuellen berücksichtigt werden.
Nach der ersten Synchronisierung ist die Schaltfläche Start nicht mehr verfügbar. Um die Synchronisierung erneut auszuführen, klicken Sie auf die Ellipsenpunkte unter der Anzahl der importierten Benutzer und wählen Sie Neu synchronisieren, um den Synchronisierungsprozess jederzeit manuell zu starten.
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Fehlerbehebung bei einem internen Serverfehler
Es kann verschiedene Gründe geben, warum Ihre Docebo-Anwendung einen internen Fehler generiert, während Sie die Benutzersynchronisierung konfigurieren. Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie die Installationsanleitung wie in der Wissensdatenbank beschrieben befolgt haben. Wenn Sie Ihre Integration korrekt konfiguriert haben, folgen hier einige weitere Gründe, die zu diesem Fehler führen können:
- Überprüfen Sie, ob die Option Sandbox-Modus in der Registerkarte Einstellungen ausgewählt ist. Der Sandbox-Modus sollte nur ausgewählt sein, wenn Ihr Salesforce-Konto sich im Testmodus befindet. Deaktivieren Sie diese Option, wenn Ihr Salesforce-Konto entweder Pro oder Dev ist.
- Stellen Sie sicher, dass Sie während des Installationsprozesses die Option Erlaubte Benutzer auf Admin genehmigte Benutzer sind vorautorisiert gesetzt haben und definieren Sie dann in der zugehörigen Liste Profile die Benutzerprofile, die Zugriff auf die Plattform erhalten sollen.
- Stellen Sie sicher, dass Sie die korrekte URL für Ihre Salesforce-Organisation in der Registerkarte Einstellungen eingetragen haben. Um die URL Ihrer Salesforce-Organisation abzurufen, melden Sie sich bei Ihrem Salesforce-Entwicklerkonto an, klicken Sie auf das Setup-Symbol oben rechts, wechseln Sie zum Abschnitt Einstellungen im linken Seitenmenü, wählen Sie Unternehmenseinstellungen und schließlich die Option Mein Bereich.
- Stellen Sie sicher, dass der Superadmin-Benutzer, der die Aktivierung in Docebo durchführt, auch als Administrator-Benutzer in der Salesforce-Benutzerdatenbank vorhanden ist: Benutzernamen MÜSSEN in beiden Systemen identisch sein.