Einführung
Die Integration zwischen Docebo und Salesforce erfordert ein einmaliges Installationsverfahren sowie eine anfängliche Konfiguration der Datensynchronisierung. Die Synchronisierung wird anschließend täglich durchgeführt oder kann nach Ihren Bedürfnissen geplant werden.
Dieser Artikel führt Sie durch das Installationsverfahren und liefert Ihnen die notwendigen Informationen zu den Voraussetzungen und Sicherheitsanforderungen für diese Integration.
Bitte beachten Sie, dass die in den Docebo-Wissensdatenbankartikeln zu Salesforce gezeigten Bilder und Videos im Lightning Experience-Modus dargestellt werden.
Hinweise vor der Installation
Hier ist, was Sie vor der Installation der Salesforce-App in Docebo wissen müssen:
- Die Salesforce-App ist möglicherweise nicht in allen Docebo-Plänen enthalten. Bitte wenden Sie sich an Ihren Docebo Account Manager, um die Verfügbarkeit und Preise für Ihr Abonnement zu überprüfen.
- Stellen Sie sicher, dass der Superadmin, der die Salesforce-Installation in Docebo durchführt, einen Benutzernamen hat, der mit dem Benutzernamen des Salesforce-Systemadministrators identisch ist, mit dem er sich in der Salesforce-Umgebung anmeldet. Die Benutzernamen müssen in beiden Systemen übereinstimmen. Beachten Sie, dass eine Salesforce-Organisation mehrere Systemadministratoren haben kann: Sie müssen den spezifischen Systemadministrator verwenden, dessen Benutzername mit dem Docebo-Superadmin-Benutzernamen übereinstimmt. Wenn Sie in beiden Systemen nicht denselben Benutzernamen verwenden können (z. B. bei SSO-föderierten Szenarien), erstellen Sie einen nicht föderierten Superadmin-Benutzer in Docebo, um die Installation abzuschließen.
- Das Admin-Benutzerprofil, das die Integration sowohl in Salesforce als auch in Docebo eingerichtet hat, darf niemals gelöscht oder herabgestuft werden. Das Löschen, Herabstufen oder Deaktivieren des Benutzerprofils, das die Integration in einem der beiden Systeme eingerichtet hat, führt dazu, dass die Integration nicht mehr funktioniert. Wir empfehlen, einen Benutzer zu erstellen, der ausschließlich für die Salesforce-Installation in beiden Systemen bestimmt ist. Der Docebo-Benutzer muss ein aktiver Superadmin sein. Der Salesforce-Benutzer muss Installationsberechtigungen und ein Profil mit den minimalen Sicherheitsanforderungen haben (wie im Kapitel benutzerdefinierte Salesforce-Objekte dieses Artikels beschrieben).
- Bei der Integration von Docebo mit Salesforce werden neun benutzerdefinierte Salesforce-Objekte für Docebo instanziiert. Die in diesen benutzerdefinierten Objekten gespeicherten Daten werden für die Benutzerbereitstellung, Synchronisation und für Salesforce-Berichte verwendet. Für weitere Informationen lesen Sie bitte Salesforce V3 Datenmodell.
- Wenn Docebo in Salesforce eingebettet ist, werden zwei Salesforce-Registerkarten für Docebo reserviert. Eine Registerkarte ist für Superadmins und einer für Lernende. Diese Registerkarten wurden nach ihrem Zweck benannt: Docebo Admin und Docebo LMS.
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Aktivierung der App in Docebo
Aktivieren Sie die Salesforce-App wie im Artikel zur Verwaltung von Apps und Funktionen in der Wissensdatenbank beschrieben. Die App ist in der Registerkarte Drittanbieter-Integrationen gelistet.
Aktivierung Ihrer Salesforce-Installation
Nachdem Sie die Salesforce-App aktiviert haben, rufen Sie Ihr Navigationsmenü auf, suchen Sie die Add-ons und Integrationen (Puzzle-Symbol) und wählen Sie den Eintrag Salesforce aus. Auf der Seite Salesforce-Konfiguration geben Sie die URL Ihrer Salesforce-Organisation ein. Achten Sie darauf, den abschließenden Schrägstrich (/) am Ende der Salesforce-URL einzufügen, da die Konfiguration sonst nicht wie vorgesehen funktioniert. Um die URL Ihrer Salesforce-Organisation abzurufen, melden Sie sich bei Ihrem Salesforce-Entwicklerkonto an, klicken auf das Setup-Symbol oben rechts, wechseln in den Bereich Einstellungen im linken Seitenmenü, wählen Firmeneinstellungen und schließlich die Option Meine Domain. Falls Ihr Domainname bereits konfiguriert wurde, wird er im Feld Ihr Domainname ist angezeigt. Falls Sie noch keinen Domainnamen haben, erstellen Sie diesen neu.
Es ist möglich, den von Salesforce automatisch zugewiesenen Domainnamen für Ihre Organisation zu verwenden (angezeigt in Ihrem Webbrowser), aber wir empfehlen dringend, diesen anzupassen. Obwohl es selten zu Problemen während der Integration kommt (und falls doch, kann Docebo Sie dennoch leicht identifizieren), ist die Anpassung Ihres Domainnamens eine gute Möglichkeit, einige Minuten bei der Fehlersuche zu sparen, da Docebo Sie so schnell nur über den Domainnamen identifizieren kann. Weitere Informationen zur Anpassung Ihrer Domain finden Sie in der Salesforce-Wissensdatenbank (Link öffnet in neuem Fenster).
Geben Sie den Domainnamen im dafür vorgesehenen Bereich der Salesforce-Konfigurationsseite ein und kopieren Sie den von Ihrer Plattform automatisch generierten Geheimschlüssel. Sie werden später während des Aktivierungsprozesses der Salesforce-Installation aufgefordert, den Geheimschlüssel einzugeben. Optional können Sie die Option Sandbox-Modus auswählen, um Ihre Integration mit der Sandbox-Organisation anstelle der Produktionsorganisation zu verknüpfen.
Wichtiger Hinweis:
- Wenn Sie eine Sandbox verwenden und diese Option nicht markieren oder die Salesforce-URL nicht korrekt ist, werden die Salesforce-Listenansichten während der Konfiguration der Benutzersynchronisierung nicht geladen.
- Um zu bestätigen, ob Ihre Salesforce-Umgebung eine Produktionsorganisation oder eine Sandbox ist, verbinden Sie sich mit Ihrer Salesforce-Organisation, klicken Sie auf das Setup-Symbol und navigieren Sie zu Einstellungen > Unternehmenseinstellungen > Meine Domain. Die auf dieser Seite angezeigten Domain-Details bestätigen den Umgebungs-Typ. Beachten Sie, dass Salesforce-Sandbox-Domains angepasst werden können, sodass der Domainname allein möglicherweise nicht zuverlässig angibt, ob es sich um eine Sandbox handelt.
Klicken Sie auf Aktivieren. Sie werden dann zur Salesforce-Paketinstallationsseite weitergeleitet.
Tipp: Der Aktivieren-Button ist erst aktiv, nachdem Sie die URL Ihrer Salesforce-Plattform eingegeben haben.
Wählen Sie in Salesforce die Benutzertypen aus, für die Sie die Docebo-App installieren möchten (im Zweifelsfall wählen Sie Für alle Benutzer installieren) und prüfen Sie die zu installierenden Komponenten, indem Sie unter Weitere Details auf Komponenten anzeigen klicken. Klicken Sie auf Installieren, um fortzufahren. Bitte beachten Sie, dass der Name und die Versionsnummer der App von denen in diesem Artikel abweichen können.
Die Installation läuft weiter; eine Nachricht informiert Sie, wenn der Installationsvorgang abgeschlossen ist. Klicken Sie auf Fertig, um zu Ihrer Salesforce-Organisation zurückzukehren. Sollte die Installation länger als erwartet dauern, werden Sie per E-Mail benachrichtigt, sobald die Installation abgeschlossen ist.
Abschluss Ihrer Salesforce-Installation
Nach Abschluss der Installation der Docebo-App müssen Sie diese finalisieren. Falls Sie nicht automatisch zum Bereich Installierte Pakete weitergeleitet werden, klicken Sie auf das Setup-Symbol oben rechts, wechseln in den Bereich Plattform-Tools im linken Seitenmenü, wählen App und schließlich Installierte Pakete. Prüfen Sie, ob Docebo im Bereich Installierte Pakete aufgelistet ist. Sie können den Inhalt des gerade installierten Docebo-Pakets überprüfen, indem Sie auf den Docebo-Link unter dem Paketnamen klicken und dort Komponenten anzeigen sowie Abhängigkeiten anzeigen auswählen.
Konfigurieren Sie die Sichtbarkeit von Docebo in Salesforce für Ihre Benutzer so, dass sich Benutzer nicht selbst autorisieren können, um sich mit Docebo zu verbinden, sondern eine Admin-Autorisierung benötigen. Wählen Sie hierfür weiterhin im Bereich Plattform-Tools im linken Seitenmenü App, dann Verbundene Apps und Verbundene Apps verwalten. Wählen Sie Docebo aus der Liste der verbundenen Apps und klicken Sie auf Richtlinien bearbeiten. Setzen Sie den Wert der Option Erlaubte Benutzer auf Von Administrator genehmigte Benutzer sind vorautorisiert. Klicken Sie auf Speichern. Wechseln Sie auf der nächsten Seite zur zugehörigen Liste Profile und definieren Sie die Benutzerprofile, die Zugriff auf die Plattform erhalten sollen. Dieser letzte Schritt stellt sicher, dass Sie als Administrator und andere Benutzer in Salesforce die Anwendung nutzen können.
Gehen Sie zur Seite Anwendungen, wählen Sie Docebo aus und geben Sie die URL Ihrer Docebo-Plattform ein. Achten Sie darauf, dass die URL keinen abschließenden Schrägstrich (/) enthält. Ein Beispiel für eine URL sieht so aus:
https://myplatform.docebosaas.com
Fügen Sie anschließend den von Ihrer Plattform automatisch generierten Geheimschlüssel ein. Nach Abschluss der Installation ist der Wert des Geheimschlüssels jederzeit im Salesforce-Bereich unter Add-ons und Integrationen (Puzzle-Symbol) im Navigationsmenü zugänglich. Wechseln Sie zur Registerkarte Docebo und drücken Sie Aktivieren, um den Installationsprozess abzuschließen.
Sie sind nun in der Docebo-App in Salesforce mit dem Salesforce-Admin-Benutzer eingeschrieben, der auch ein Docebo-Superadmin ist. Sie können jetzt mit der Konfiguration der Synchronisierung zwischen Salesforce und Docebo beginnen.
Gehen Sie dazu in Ihr Navigationsmenü, suchen Sie den Punkt Add-ons und Integrationen (Puzzle-Symbol) und wählen Sie den Eintrag Salesforce aus. Nach Abschluss der Salesforce-Paketinstallation zeigt diese Einstellungsseite fünf Registerkarten an, von denen jeder unterschiedliche Aspekte der Integration verwaltet. Sie können jetzt mit der Synchronisierung von Benutzern, Kursen und Einschreibungen beginnen.
Konfiguration der Sichtbarkeit der Registerkarten
Wenn Sie planen, Docebo in Salesforce eingebettet zu verwenden, müssen Sie die Sichtbarkeit der Registerkarten für Benutzer konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter Docebo in Salesforce eingebettet verwenden.
Ändern der Salesforce-Org-URL
Sie können Ihre Salesforce-Org-URL jederzeit ändern. Bitte beachten Sie jedoch, dass Sie dazu Ihre Konfiguration zurücksetzen müssen, indem Sie den Anweisungen im Kapitel Zurücksetzen Ihrer Salesforce-Konfiguration folgen und Salesforce in Docebo neu installieren.
Zurücksetzen Ihrer Salesforce-Konfiguration
Das Zurücksetzen Ihrer Salesforce-Konfiguration bedeutet, die Integration zwischen Docebo und Salesforce sowie alle synchronisierten Daten in Docebo zu löschen, einschließlich der zusätzlichen Felder SFDC_ID und SFDC_type. Anschließend können Sie eine Integration mit einer anderen Salesforce-Umgebung durchführen oder die aktuelle Integration von Grund auf neu starten.
Um Ihre Salesforce-Konfiguration zurückzusetzen, greifen Sie auf Ihr Navigationsmenü zu, suchen Sie das Add-ons und Integrationen (Puzzle-Symbol) und wählen Sie den Punkt Salesforce aus.
Wechseln Sie zur Registerkarte Einstellungen und klicken Sie im Bereich Zurücksetzen auf Zurücksetzen. Bestätigen Sie im Pop-up-Fenster, dass Sie fortfahren möchten, indem Sie erneut auf den Button Zurücksetzen klicken.
Bitte beachten: Wenn Sie Salesforce Communities verwenden, müssen Sie alle Community-Seiten, die Docebo-Komponenten nutzen, deaktivieren, bevor Sie mit dem Deinstallationsprozess des Docebo-Pakets in Salesforce fortfahren.
Gehen Sie anschließend zur Salesforce-Plattform und klicken Sie auf das Setup-Symbol oben rechts. Geben Sie im Suchfeld Quick find „installed packages“ ein und klicken Sie auf den angezeigten Link.
Klicken Sie auf der Seite Installierte Pakete auf Docebo und dann auf Deinstallieren. Unten auf der Seite wählen Sie die Option Keine Kopie der Daten dieses Pakets nach der Deinstallation speichern aus und setzen ein Häkchen bei Ja, ich möchte dieses Paket deinstallieren und alle zugehörigen Komponenten dauerhaft löschen.
Tipp: An dieser Stelle kann ein Fehler aufgrund von Abhängigkeiten des Pakets auftreten. In diesem Fall zeigt die Fehlerseite eine Liste der Abhängigkeiten an. Klicken Sie auf den ersten Eintrag in der Liste. Wählen Sie im daraufhin angezeigten Menü „Deaktivieren“.
Nachdem die Deaktivierung erfolgt ist, kehren Sie zur Seite Installierte Pakete zurück und wiederholen den Deinstallationsvorgang.
Nach einigen Minuten, wenn der Deinstallationsvorgang abgeschlossen ist, verschwindet das Docebo-Paket aus dem Bereich Installierte Pakete. Nach Aktualisierung der Seite erscheint es im Bereich Deinstallierte Pakete.
Benutzerdefinierte Salesforce-Objekte
Nach Abschluss der Installation des Salesforce-Pakets kann das Salesforce-Benutzerprofil der Benutzer, die die Installation durchführen, eingeschränkt werden. Melden Sie sich bei Salesforce an, wechseln Sie zum Bereich Verwaltung im linken Seitenmenü, wählen Sie Benutzer und Profile. Identifizieren Sie das Profil und klicken Sie auf Bearbeiten. Konfigurieren Sie das Profil nun gemäß dieser Liste der minimalen Benutzeranforderungen, die für Benutzer gelten, die die Integration zwischen Docebo und Salesforce verwalten, wie nachfolgend beschrieben:
- Salesforce-Benutzerprofile müssen die Docebo-App und alle Docebo-Paketkomponenten zugewiesen haben
- Im Bereich Verbundene App muss Docebo ausgewählt sein
- Im Bereich Administrative Berechtigungen müssen folgende Berechtigungen aktiviert sein: Apex REST-Dienste, API aktiviert und Alle Benutzer anzeigen
- Im Bereich Standard-Objektberechtigungen muss der Lesen-Zugriff auf die Objekte Account und Contacts gesetzt sein. Optional ist es möglich, Lesen und Alle anzeigen zu setzen. Wenn Sie nur Lesen setzen, sieht das Benutzerprofil nur einen Teil der Datensätze aufgrund der in der Salesforce-Organisation konfigurierten Freigaberegeln. Wenn Sie Lesen und Alle anzeigen setzen, hat das Benutzerprofil Lesezugriff auf alle Datensätze der Objekte, unabhängig von den Freigaberegeln der Salesforce-Organisation.
- Im Bereich Custom-Objektberechtigungen muss der Zugriff Alle ändern für alle Custom-Objekte des SFDC v3-Datenmodells gesetzt sein.