Einführung
Auf Ihrer Plattform können Sie eine benutzerdefinierte Datenschutzrichtlinie erstellen, die Ihre Benutzer bei der Registrierung oder Anmeldung auf der Plattform akzeptieren müssen. Sie können auch bestimmte Datenschutzrichtlinien erstellen und bestimmten Domains zuweisen, wenn Sie die Extended Enterprise-App von Docebo verwenden.
Darüber hinaus können Datenschutzrichtlinien versioniert werden, sodass Sie eine neue Version derselben Richtlinie erstellen können, wenn bestimmte Bedingungen geändert oder aktualisiert wurden. Ihre Plattform verfolgt alle Versionen der Datenschutzrichtlinie und ob jeder Benutzer jede Version der Datenschutzrichtlinie akzeptiert, abgelehnt oder noch nicht geantwortet hat. Als Superadmin können Sie auch Berichte zu Ihrer Datenschutzrichtlinie erstellen und anzeigen.
Standardmäßig ist die Datenschutzrichtlinie auf neuen Plattformen aktiviert, was bedeutet, dass Benutzer die Richtlinie akzeptieren müssen, um auf ihre Plattformen zugreifen zu können. Wenn Sie die Datenschutzrichtlinienfunktion vor dem 24. April 2018 verwendet haben, lesen Sie bitte den Fragen-und-Antworten-Artikel, um zu erfahren, wie Sie den Übergang zur neuen Datenschutzrichtlinienfunktion auf Ihrer Plattform navigieren.
Wenn Sie aufgefordert werden, die Datenschutzrichtlinie zu akzeptieren, können Benutzer unter den aktiven Sprachen der Plattform eine andere Sprache als die von Ihnen ausgewählte auswählen. Wenn die Sprache, die sie beim Lesen der Richtlinien auswählen, von der in ihrem Bereich Mein Profil ausgewählten Sprache abweicht, wird die Sprache nach dem Zugriff auf die Plattform auf die Sprache zurückgesetzt, die in ihrem Bereich Mein Profil eingestellt ist.
In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie die Datenschutzrichtlinie aktivieren und verwalten, wenn Ihre Plattform eine einzelne Domain verwendet (jede Plattform, die nicht die Extended Enterprise-App von Docebo verwendet). Kunden, die die Extended Enterprise-App verwenden, erfahren im Artikel zur Extended Enterprise-App, wie sie die Datenschutzrichtlinien für ihre Subdomains verwalten.
Allgemeine Geschäftsbedingungen | Datenschutzrichtlinie
Ihre Plattform hat sowohl eine Datenschutzrichtlinie als auch Allgemeine Geschäftsbedingungen, die Superadmins konfigurieren können und die alle Lernenden akzeptieren müssen, wenn sie aktiviert werden. Obwohl der Konfigurationsprozess nahezu identisch ist, betrachten Sie sie als zwei separate Funktionen, die zwei verschiedenen Zwecken dienen und zusammenarbeiten können, um sicherzustellen, dass Ihre Lernenden alle rechtlichen Informationen und Richtlinien erhalten, bevor sie die Plattform nutzen.
Die Datenschutzrichtlinie sollte die Rechtssprache zu den von Ihnen aufgezeichneten Daten (z.B. auf der Plattform angesehenes Material oder die Anzahl der Versuche eines Benutzers, einen Test zu absolvieren) und zu Ihrer Verwaltung abdecken.
Andererseits sollten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen die Regeln und Richtlinien beschreiben, die Lernende beachten sollten, um die Lernplattform zu nutzen (z.B. keine informelles Lernen-Assets zu bestimmten Themen hochzuladen). Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen sollten sich in erster Linie auf informelles Lernen und E-Commerce konzentrieren, damit die Lernenden wissen, welche Regeln sie befolgen müssen, wenn sie Fragen an Experten stellen, Assets hochladen, Kommentare zu Assets schreiben und Kurse oder Lernpläne auf der Plattform kaufen.
Wenn sich Lernende zum ersten Mal bei ihrer Lernplattform anmelden, wenn sie sich zum ersten Mal selbst bei der Plattform registrieren oder wenn sie sich zum ersten Mal erneut anmelden, nachdem Sie die Datenschutzrichtlinie oder die Allgemeinen Geschäftsbedingungen aktualisiert haben, werden sie immer aufgefordert, die neueste Version der Datenschutzrichtlinie oder der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (oder beides, je nachdem, was Sie aktualisiert haben) zu akzeptieren.
Kontrollkästchen mit Links zu beiden Inhaltsgruppen erscheinen im Anmelde- oder Registrierungsformular oder direkt nach der Anmeldung bei der Plattform, wenn Benutzer bereits eine ältere Version einer von beiden akzeptiert haben. Die Lernenden finden auch einen Link zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen in ihrem Warenkorb und auf der Seite Inhalte teilen in ihren Plattformen.
Aktivieren der Datenschutzrichtlinie
Um eine Datenschutzrichtlinie zu verwalten, melden Sie sich als Superadmin bei Ihrer Plattform an. Greifen Sie auf das Navigationsmenü zu, drücken Sie dann auf das Element Plattformeinrichtung und Tools und klicken Sie auf das Unterelement Erweiterte Einstellungen. Rufen Sie nun die Registerkarte Benutzer auf. Markieren Sie im Abschnitt Optionen die Option Datenschutzrichtlinie MUSS akzeptiert werden und klicken Sie auf Speichern.
Bitte beachten: Wenn diese Option nicht aktiviert ist, können Sie weiterhin auf den Konfigurationsbereich der Datenschutzrichtlinie auf Ihrer Plattform zugreifen und die Datenschutzrichtlinie erstellen und verwalten, aber sie wird Ihren Benutzern nicht auf der Anmelde- oder Registrierungsseite der Platform angezeigt. Sie können diese Option deaktiviert lassen, während Sie Ihre Datenschutzrichtlinie entwerfen, und sie dann aktivieren, nachdem Sie die erste Richtlinie auf Ihrer Plattform erstellt haben.
Erstellen der Datenschutzrichtlinie
Um die Datenschutzrichtlinie zum ersten Mal zu erstellen, greifen Sie auf das Navigationsmenü zu, drücken Sie dann auf das Element Plattformeinrichtung und Tools und klicken Sie auf das Unterelement Datenschutzrichtlinie. Auf der Hauptseite der Datenschutzrichtlinie befinden sich oben drei Registerkarten: Einstellungen, Vorschau und Versionierung.
Wenn Sie Ihre Datenschutzrichtlinie zum ersten Mal entwerfen, wird Ihre gesamte Arbeit auf der Registerkarte Einstellungen erledigt. Auf der Registerkarte Versionierung finden Sie spätere Richtlinienversionen, die Sie erstellen. Wenn Sie eine Vorschau anzeigen möchten, wie Ihre Richtlinie für Lernende aussehen wird, bevor Sie sie als neue Version speichern, können Sie jederzeit zur Registerkarte Vorschau wechseln, bevor Sie auf Änderungen speichern klicken.
Wechseln Sie dann zum Abschnitt Inhalt der Datenschutzrichtlinie. Sie müssen die Datenschutzrichtlinie in der Standardsprache Ihrer Plattform erstellen. Geben Sie einen Richtliniennamen an.
Im Abschnitt Header-Nachricht, fügen Sie eine einleitende Nachricht hinzu, die über Ihrem Richtlinien- und Unterrichtlinientext auf dem Registrierungsformular für Lernende angezeigt wird. Bitte beachten Sie, dass dieser Text nicht länger als 500 Zeichen sein darf und als kurze Einführung dienen soll, was Benutzer unter der Nachricht im Formular akzeptieren. Bitte beachten Sie, dass diese Nachricht nicht obligatorisch, sondern empfohlen ist.
Geben Sie eine Nachricht (dies ist die Annahmenachricht, die Ihre Benutzer sehen) und den Textkörper der Richtlinie an.
Im Textkörper können Sie den Text beliebig formatieren und stilisieren. Außerdem können Sie PDF-Dateien in den Textkörper einfügen, indem Sie in der Textformatierungsleiste auf die Schaltfläche Upload File klicken. Beachten Sie, dass Ihre Plattform nicht verfolgt, ob Lernende auf den Link zu der Datei klicken oder die Datei herunterladen, aber die Versionierungsfunktion in Ihrer Plattform stellt sicher, dass die Version der Datei, die dem Endbenutzer bereitgestellt wird, immer die richtige historische Version ist. Nachdem Sie alle erforderlichen Felder ausgefüllt haben, können Sie auf Änderungen speichern klicken, um diese Version der Datenschutzrichtlinie für Ihre Benutzer zu veröffentlichen. Wenn Sie der Datenschutzrichtlinie Richtlinienerweiterungen oder Unterrichtlinien hinzufügen müssen, wechseln Sie zum Abschnitt Unterrichtlinie, bevor Sie Ihre Änderungen speichern.
Erstellen und Verwalten von Unterrichtlinien
Wenn Sie Ihrer Datenschutzrichtlinie Unterrichtlinien oder zusätzliche Annahmenachrichten hinzufügen müssen, klicken Sie beim Erstellen oder Bearbeiten Ihrer Datenschutzrichtlinie auf die Schaltfläche Hinzufügen im Abschnitt Unterrichtlinie. Diese Option ist nützlich, wenn Sie möchten, dass Benutzer beim Akzeptieren der Datenschutzrichtlinie zusätzliche Optionen akzeptieren, z.B. das Einsehen von Benutzerdaten durch ein Drittsystem oder das Abonnieren von Newslettern.
Fügen Sie dann die Nachricht zur Annahme der Unterrichtlinie in das entsprechende Textfeld ein und markieren Sie, ob sie erfordelich ist oder nicht. Wenn Sie eine Unterrichtlinie als erforderlich festlegen, können Benutzer nicht auf ihre Plattformen zugreifen, bis sie die Unterrichtlinie akzeptiert haben. Wiederholen Sie diesen Vorgang für bis zu drei Unterrichtlinien pro Datenschutzrichtlinie. Um eine Unterrichtlinie zu löschen, drücken Sie einfach das X-Symbol in der entsprechenden Zeile. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie auf Änderungen speichern.
Erstellen einer Datenschutzrichtlinie in mehreren Sprachen
Beim Erstellen oder Aktualisieren einer Datenschutzrichtlinie können Sie dieselbe Version der Richtlinie in mehreren Sprachen erstellen, indem Sie das Tool zur Auswahl mehrerer Sprachen verwenden. Erfahren Sie mehr über dieses Tool. Bitte beachten Sie, dass beim Erstellen oder Bearbeiten einer Richtlinie in der Standardsprache der Plattform die Felder für die Standardsprache obligatorisch sind. Wenn Sie jedoch Inhalt in einer Sprache hinzufügen, die nicht die Standardsprache ist, sind die Felder nicht obligatorisch. Wenn Sie also ein Feld in einer der zusätzlichen Sprachen nicht ausfüllen, wird dieses Feld Benutzern in der Standardsprache angezeigt, anstatt leer zu sein.
Wenn Ihre Standardsprache beispielsweise Englisch ist, müssen Sie alle Felder der Datenschutzrichtlinie auf Englisch ausfüllen. Wenn Sie dann Inhalte derselben Richtlinie auf Französisch erstellen, aber die Annahmenachricht nicht ausfüllen, sehen Lernende, deren Plattformen auf Französisch eingestellt sind, die Annahmenachricht ihrer Datenschutzrichtlinie auf Englisch. Jedes Mal, wenn ein Feld der Datenschutzrichtlinie in einer beliebigen Sprache aktualisiert wird, wird eine neue Version erstellt. Die Versionierung der Datenschutzrichtlinie erfolgt auf globaler Sprachebene, nicht in einzelne Sprachen lokalisiert. Daher können Sie keine Datenschutzrichtlinie mit 3 Versionen auf Englisch und 7 Versionen auf Französisch haben. Sobald Sie Felder aktualisieren und Änderungen speichern drücken, wird eine neue Version für alle Sprachen erstellt. Achten Sie daher beim Aktualisieren der Datenschutzrichtlinie darauf, den Inhalt in allen erforderlichen Sprachen zu aktualisieren, bevor Sie auf Änderungen speichern klicken. Weitere Informationen zur Versionierung finden Sie im folgenden Abschnitt.
Aktualisieren einer Datenschutzrichtlinie und Verwalten von Versionen
Nachdem Sie eine Datenschutzrichtlinie erstellt haben, kann jedes Feld aktualisiert werden, wodurch automatisch eine neue Version der Richtlinie erstellt wird. Alle Versionen finden Sie auf der Registerkarte Versionierung. Jedes Mal, wenn eine neue Version erstellt und veröffentlicht wird, müssen alle Benutzer die Datenschutzrichtlinie bei der nächsten Anmeldung auf der Plattform erneut akzeptieren. Versionen sind auf globaler Sprachebene. Wenn Sie eine Richtlinie in einer beliebigen Sprache aktualisieren, wird eine neue Version für alle Sprachen erstellt. Benutzer müssen die Richtlinie unabhängig von ihrer Plattformsprache erneut akzeptieren. Wenn Sie eine Richtlinie verwalten, die in mehreren Sprachen veröffentlicht werden, sollten Sie daher die erforderlichen Felder in ALLEN Sprachen aktualisieren, bevor Sie auf Änderungen speichern klicken und eine neue Version erstellen.
Verwenden Sie in der Registerkarte Versionierung einer Richtlinie den Schieberegler oben auf der Seite, um alle verfügbaren Versionen anzuzeigen und die Version zu wechseln, die Sie anzeigen möchten. Für jede aktuell angesehene Version sehen Sie den Versionsnamen, wer diese Version veröffentlicht hat, sowie das Datum und die Uhrzeit der Veröffentlichung. Unten sehen Sie die vollständige Version der Datenschutzrichtlinie, einschließlich aller Annahmenachrichten, Titel und Text. Um die Sprache zu ändern, in der Sie die Version anzeigen, verwenden Sie das Dropdown-Menü Sprache in der oberen rechten Ecke der Seite.
Hinweis zum Texteditor
Bitte beachten Sie, dass der in die Plattform eingebettete Texteditor Froala ist. Weitere Informationen zu seiner Verwendung finden Sie in der Froala-Wissensdatenban. Denken Sie auch daran, dass die Wiedergabe der Ausgabe von WYSIWYG-Editoren je nach den angewendeten CSS-Regeln leicht von der Eingabe abweichen kann.