Einführung

Das Archivieren von Kursen bietet einen strukturierten Ansatz, um veraltete oder inaktive Kurse von lernendenorientierten Seiten zu entfernen und gleichzeitig alle zugehörigen Kursdaten (einschließlich E-Commerce-Transaktionen), Einschreibungen und Abschlussnachweise zu erhalten.

Die Kursbibliothek sauber und frei von veraltetem Inhalt zu halten, reduziert Verwirrung, verbessert die Suchgenauigkeit und unterstützt einen disziplinierten, gut verwalteten Trainingszyklus.

Nur Superadmins können Kurse archivieren. Diese Funktion steht Power Usern nicht zur Verfügung. 

Einen Kurs archivieren

Um einen Kurs zu archivieren, rufen Sie den Bereich Kursverwaltung im Admin-Menü auf und suchen Sie den Kurs in der Liste. Klicken Sie auf das Ellipsen-Menü am Ende der Kurszeile und wählen Sie Archivieren. Das Pop-up „Kurs archivieren?“ erscheint.

Abhängigkeiten prüfen

Sie können keine Kurse mit Abhängigkeiten archivieren. Ein Kurs hat Abhängigkeiten, wenn er in einem Lernpfad enthalten oder mit einer automatischen Gruppe verknüpft ist.

Klicken Sie im Pop-up auf Abhängigkeiten prüfen, um zu überprüfen, ob der Kurs in Lernpfaden oder automatischen Gruppen enthalten ist.

Klicken Sie im rechten Bereich auf den Namen eines Lernpfads oder einer Gruppe, um diesen zu öffnen. Entfernen Sie bei Bedarf den Kurs, bevor Sie ihn archivieren.

Verwaltung von Schulungsunterlagen

Im Pop-up ist die Option Laden Sie die Schulungsunterlage auf die Seite Schulungsunterlage hoch standardmäßig ausgewählt. Dies lädt die Schulungsunterlage des archivierten Kurses automatisch in einen eigenen Ordner in der Bibliothek der Schulungsunterlagen hoch. 

Schulungsunterlage, die bereits in der Bibliothek vorhanden ist, wird nicht erneut hochgeladen, um Duplikate zu vermeiden. Wenn Sie diese Option deaktivieren, wird die Schulungsunterlage dauerhaft gelöscht und ist nicht mehr zugänglich.

Klicken Sie auf Jetzt archivieren, um zu bestätigen.

Um mehrere Kurse zu archivieren, wählen Sie die Kontrollkästchen am Anfang jeder Kurszeile auf der Seite Kursverwaltung aus. Klicken Sie unten rechts auf Aktion auswählen, wählen Sie Archivieren und folgen Sie dann den Schritten zum Archivieren eines einzelnen Kurses.

Sowohl das Archivieren einzelner Kurse als auch das Archivieren in großen Mengen werden als Hintergrundaufgaben ausgeführt.

Sobald ein Kurs archiviert ist:

• kann der Kurs nicht als aktiver Kurs wiederhergestellt werden.
• werden alle aktiven Einschreibungen in ihrem aktuellen Status archiviert.
• können Lernende nicht mehr auf den Kurs zugreifen. Sie können jedoch weiterhin ihre Fortschrittsdaten und Zertifikate auf der Seite Meine Aktivitäten einsehen.
• erscheint der Kurs im Archiviert-Tab der Kursverwaltung-Seite.
• Bei Schulung mit Trainer (ILT)-Kursen werden alle vergangenen, aktuellen und zukünftigen Sitzungen und Veranstaltungen beim Archivieren des Kurses abgesagt.
• Bei kostenpflichtigen Kursen werden die mit Kurskäufen verbundenen Transaktionen aufbewahrt.
• Das Archivieren eines Kurses entfernt dauerhaft alle damit verbundenen Zertifizierungs-Aufzeichnungen.

Hinweise zu Schulungsunterlagen

• Sie können bis zu 20 Kurse gleichzeitig archivieren.
• Einige Arten von Schulungsunterlagen, wie Beobachtungs-Checklisten, können nicht auf der Seite Schulungsunterlagen hochgeladen werden und werden nicht im erstellten Ordner enthalten sein. 
• Schulungsunterlagen werden auf der Seite Schulungsunterlagen in einer flachen Struktur hochgeladen. Eine vorhandene Ordnerorganisation innerhalb des Kurses wird nicht beibehalten. Alle geeigneten Schulungsunterlagen werden in einen einzigen Ordner verschoben, der während des Archivierungsprozesses erstellt wird. 

Power User

Wenn ein Kurs archiviert wird, wird er automatisch aus den Ressourcen entfernt, die einem Power User zugewiesen sind. Dadurch kann dieser Power User den archivierten Kurs unabhängig von seinen zugewiesenen Berechtigungen nicht mehr sehen, verfolgen oder verwalten.

Verwaltung archivierter Kurse

Alle archivierten Kurse sind im Archiviert-Tab der Kursverwaltung-Seite aufgelistet. Verwenden Sie den Suchbereich, um bestimmte Kurse zu finden.

Klicken Sie im Kursbereich auf Einschreibungen, um eine Zusammenfassung der Einschreibungen anzuzeigen, wie sie zum Zeitpunkt der Archivierung eingefroren wurden. Klicken Sie auf Schulungsunterlagen, um die Liste der zum Zeitpunkt der Archivierung im Kurs enthaltenen Unterlagen zu überprüfen.

Klicken Sie auf das Ellipsen-Menü am Ende der Kurszeile, um folgende Aktionen durchzuführen:

• Details anzeigen: Zeigt eine Momentaufnahme der Grunddaten und Konfiguration des Kurses an:
  • Details: Zeigt die Grundinformationen des Kurses. Trainer werden nur für E-Learning-Kurse aufgelistet.
  • Zusätzliche Kursfelder: Zeigt konfigurierte zusätzliche Kursfeld-Namen und Werte an. Dieser Tab wird nicht angezeigt, wenn keine zusätzlichen Kursfelder konfiguriert sind.
  • Sitzungen: Wird nur für Schulung mit Trainer (ILT)-Kurse angezeigt. Listet Sitzungs- und Veranstaltungsdetails auf.
• Nutzung prüfen: Listet die Kataloge, Kanäle und Zertifikatvorlagen auf, die zum Zeitpunkt der Archivierung mit dem Kurs verbunden waren.
• Löschen: Löscht den Kurs dauerhaft gemäß dem Standardlöschverhalten der Plattform für E-Learning- und ILT-Kurse. Alle Kursdaten gehen dauerhaft verloren und der Kurs ist weder sichtbar noch zugänglich irgendwo auf der Plattform.