Docebo Companion: Administrationshandbuch

Einführung

Docebo Companion ist eine Webbrowser-Erweiterung (WBE), die relevantes Lernen näher an den Ort bringt, an dem die Arbeit stattfindet. Durch die Integration mit der Docebo-Plattform bietet Companion zeitnahe, kontextbezogene Schulungen basierend auf der Webseite, die Sie gerade ansehen – so erhalten Sie das richtige Wissen, ohne das Tool wechseln zu müssen. Neben kuratierten Lernunterlagen können Lernende auch die KI-Suche nutzen, um schnell Antworten zu finden oder zusätzliche Ressourcen direkt im Browser zu entdecken. Nach dem Einloggen erkennt Companion automatisch die Seite, auf der Sie sich befinden, und zeigt die relevantesten Inhalte an, wodurch kontinuierliches Lernen im Laufe des Tages einfacher, schneller und natürlicher wird.

Docebo Companion ist ein zweiteiliges System: eine Reihe kuratierter Seiten, die als Spaces konfiguriert sind, und eine Webbrowser-Erweiterung, die mit Ihrer Plattform verbunden ist.

Dieser Artikel richtet sich an Plattformadministratoren, die mehr über die Konfiguration von Spaces für Companion erfahren möchten.

Weitere Informationen

• Für weitere Informationen zur Browser-Erweiterung siehe bitte Docebo Companion: Verwendung der Browser-Erweiterung. 
• Wenn Sie sie als Teil der Standard-Browser-Richtlinie Ihrer Organisation installieren möchten, siehe Bereitstellung von Docebo Companion mit Google Workspace.
• Für häufig gestellte Fragen siehe Docebo Companion: Fragen und Antworten.
• Für weitere Details zur Informationssicherheit und Datenschutzübersicht von Companion besuchen Sie bitte unsere Trust Center-Seite (öffnet in einer neuen Registerkarte).

Benutzerdefinierte Eigenschaften und Branding

Docebo Companion ermöglicht es Ihnen, benutzerdefinierte Eigenschaften sowie das Erscheinungsbild der Webbrowser-Erweiterung zu konfigurieren, indem Sie das Symbol auf der schwebenden Schaltfläche, den Anmeldetiteltext und die verwendete Primärfarbe ändern.

Konfiguration benutzerdefinierter Eigenschaften

Um den Bereich für benutzerdefiniertes Branding zu erreichen, greifen Sie auf den Navigationsmenü > Inhalt und Lieferung (Ordner-Symbol) > Companion zu. Drücken Sie die Registerkarte Eigenschaften und wählen Sie Konfiguration aus.

Dort können Sie, falls gewünscht, eine Benachrichtigung aktivieren, die Lernende auffordert, die Browser-Erweiterung zu installieren. Klicken Sie dazu auf das Kontrollkästchen Installationsnachricht für die Lernenden aktivieren.

Wenn Sie mit Ihren Änderungen zufrieden sind, drücken Sie Änderungen speichern.

Konfiguration des benutzerdefinierten Brandings

Um den Bereich für benutzerdefiniertes Branding zu erreichen, drücken Sie die Eigenschaften-Registerkarte und wählen Sie Branding aus.

Aktualisierung des Symbols der schwebenden Schaltfläche
Ziehen Sie eine Bilddatei in den Dateiablagebereich oder drücken Sie Ihre Dateien durchsuchen, um eine Bilddatei zum Hochladen auszuwählen.

Bitte beachten:

• Das Bildformat muss PNG sein
• Die Bildabmessungen müssen exakt 1024x1024px betragen
• Die maximale Dateigröße beträgt 4 MB

Aktualisierung des Anmeldetitels
Standardmäßig ist der Anmeldetitel (der Text am unteren Rand der Webbrowser-Erweiterung, der beim Einloggen angezeigt wird und auch als Text im Dropdown-Menü der Browser-Erweiterung dient) auf Learn whilst you work gesetzt. Um diesen Text zu ändern, geben Sie Ihren aktualisierten Text in das Textfeld Titel ein.

Bewährte Verfahren: Docebo empfiehlt, den Namen der Plattform zu verwenden, mit der Ihre Benutzer vertraut sind, wie z. B. Acme Academy.

• Aktualisierung der Hauptfarbe von Companion
  Standardmäßig verwendet Docebo Companion #0C48D9 bzw. rgb(12, 72, 217) als Standardfarbwert. Um die Farbe zu ändern, geben Sie entweder den HEX-Code in das Farbtextfeld ein oder drücken Sie das farbige Feld am Ende des Textfeldes, wodurch ein Farbwähler geöffnet wird, in dem Sie die passende Farbe aus dem angezeigten Spektrum auswählen können. Alternativ können Sie den Pipetten-Werkzeug im Farbwähler verwenden, um eine beliebige sichtbare Farbe auf dem Bildschirm auszuwählen.

Wenn Sie mit Ihren Änderungen zufrieden sind, drücken Sie Änderungen speichern.

Konfiguration des Domainzugriffs

Companion kann so konfiguriert werden, dass entweder eine Zulassungsliste oder eine Sperrliste verwendet wird, was Ihnen mehr Kontrolle darüber gibt, wo das Browser-Plugin aktiv sein kann.

Bitte beachten: Sie können keinen Eintrag für eine Domain erstellen, die im Space-Bereich als sichtbar gelistet ist.

Um diese Funktion zu erreichen, drücken Sie die Registerkarte Liste der zulässigen Domains und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zugriffsliste für Domains aktivieren.

Als Nächstes haben Sie die Wahl, Listen für erlaubte oder blockierte Domains zu konfigurieren. Diese Listen sind exklusiv, das bedeutet, jede Domain, die Sie in die Zulassungsliste aufnehmen, bildet die vollständige Liste der Domains, mit denen Companion arbeiten kann. Umgekehrt stellt die Liste der blockierten Domains die vollständige Liste der Domains dar, mit denen Companion nicht arbeiten kann.

Wählen Sie Ihre bevorzugte Liste, indem Sie den jeweiligen Optionsschalter drücken, und drücken Sie dann die Schaltfläche Domain hinzufügen, um eine Domain zu Ihrer Liste hinzuzufügen.

Im sich öffnenden Slideout-Bedienfeld geben Sie Ihrem Eintrag einen aussagekräftigen Namen und fügen Sie die Domain-URL hinzu, die erlaubt oder blockiert werden soll. Um das Hinzufügen einer Domain abzuschließen, drücken Sie die Schaltfläche Hinzufügen.

Tipp: Das Hinzufügen von https:// ist im Domain-URL-Feld optional.

Wenn Sie weitere Domains hinzufügen möchten, drücken Sie für jede Domain die Schaltfläche Domain hinzufügen. Um eine hinzugefügte Domain zu bearbeiten, drücken Sie die Schaltfläche Bearbeiten in der jeweiligen Zeile. Zum Löschen eines Eintrags drücken Sie die Schaltfläche Entfernen.

Wenn Sie mit Ihren Änderungen zufrieden sind, drücken Sie Änderungen speichern.

Wie lange Lernende angemeldet bleiben

Die Lernenden melden sich einmal bei Companion an und bleiben dann 28 Tage lang angemeldet. Diese Dauer ist fest vorgegeben. Administratoren können sie nicht ändern, und Companion verfügt über keine entsprechende Einstellung. Nach 28 Tagen müssen sich die Lernenden erneut anmelden.

Konfiguration von Spaces für Companion

Ein Companion-Space verknüpft ein URL-Muster mit einer Liste von Inhalten. Das Muster teilt Companion mit, auf welchen Seiten das Seitenbedienfeld angezeigt werden soll. Um auf Spaces zuzugreifen, klicken Sie in Companion auf die Registerkarte Spaces.

Beim ersten Zugriff wird ein leerer Bildschirm angezeigt, der Sie dazu auffordert, einen neuen Space zu erstellen. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu und wählen Sie Space aus. Das Bedienfeld Neuer Space wird geöffnet und führt Sie durch vier Schritte: Details, Zielordner, Details zum Inhaltsblock und Sichtbarkeit des Inhaltsblocks.

Geben Sie im Schritt Details den Space-Namen ein – dieses Feld ist ein Pflichtfeld und lässt bis zu 100 Zeichen zu – sowie die Space-URL, die ebenfalls ein Pflichtfeld ist. Klicken Sie anschließend auf Weiter.

Bitte beachten:

• Achten Sie auf die vollständige URL, die Sie zuordnen, überprüfen Sie z. B., ob die URL www verwendet.
• Achten Sie genau auf die Platzierung und Verwendung von Wildcards in der URL.

Wählen Sie im Schritt Zielordner den Ordner aus, in dem der Space angelegt werden soll. Alle Spaces ist das Stammverzeichnis der Ordnerhierarchie und standardmäßig ausgewählt. Wenn Sie also keinen Ordner auswählen, wird der Space außerhalb eines Ordners erstellt. Wenn Sie einen Ordner benötigen, der noch nicht existiert, klicken Sie auf das Symbol Neuer Ordner unten links im Bedienfeld, um einen Ordner im Stammverzeichnis anzulegen, ohne das Bedienfeld zur Space-Erstellung zu verlassen.

Klicken Sie auf Zurück, wenn Sie einen früheren Schritt ändern möchten. Klicken Sie auf Weiter, um zu den Schritten für den Inhaltsblock zu gelangen. Klicken Sie im letzten Schritt auf Erstellen und bearbeiten, um den Space zu erstellen und zur Bearbeitung zu öffnen. Companion bestätigt dies mit der Meldung Space erstellt.

Der nächste Schritt besteht darin, Inhalte Ihrem Space zuzuweisen. So können Sie die Art der Inhalte verfeinern, die angezeigt werden (Kurse, Assets, Lernpläne und Zertifizierungen), wenn ein Lernender dieses bestimmte Space besucht. Verschiedene Spaces können unterschiedliche Inhaltskriterien haben, sodass Sie beispielsweise Kurse zu Ihren HR-Richtlinien zuweisen können, wenn jemand Ihr HR-System besucht, oder Compliance-Lernpläne anzeigen, wenn Ihre Benutzer eine Finanzseite besuchen. Um Inhalte Ihrem Space zuzuweisen, drücken Sie die Schaltfläche Inhalt zuweisen.

Im anschließenden Slideout-Bedienfeld können Sie Kurse, Assets oder Lernpläne auswählen, indem Sie die entsprechende Registerkarte drücken. Sie können insgesamt bis zu zehn Elemente pro Inhaltsblock aus diesen drei Bereichen auswählen. Wenn Sie mit der Zuweisung der Inhalte fertig sind, drücken Sie die Schaltfläche Zuweisen.

Bitte beachten: Companion zeigt nur die mit dem neuen Zertifizierungsmodell erstellten Zertifizierungen. Legacy-Zertifizierungen werden nicht angezeigt. Erfahren Sie mehr unter Verwalten von Zertifizierungen.

Drücken Sie anschließend die Schaltfläche Änderungen speichern am unteren Bildschirmrand.

Sie können nun zur Registerkarte Inhalte des Spaces wechseln und die hinzugefügten Inhalte überprüfen. Wenn Sie Inhalte aus einem Space entfernen möchten, drücken Sie einfach die Schaltfläche Zuweisung aufheben neben dem Inhalt, den Sie löschen möchten, und drücken Sie dann Änderungen speichern am unteren Bildschirmrand. Wenn Sie weitere Inhalte hinzufügen möchten, können Sie die Schaltfläche Inhalt zuweisen drücken, um zum Inhaltsauswahlbildschirm zurückzukehren. Inhalte können neu angeordnet werden, indem Sie die Elemente in der Liste an eine neue Position ziehen. Die Reihenfolge, die in Companion angezeigt wird, entspricht der hier festgelegten Reihenfolge.

Wenn Sie mit Ihrer Inhaltsauswahl zufrieden sind, können Sie den Space veröffentlichen, wodurch er für die Browser-Erweiterung verfügbar wird. Ändern Sie das Dropdown-Menü mit der Bezeichnung Unveröffentlicht zu Veröffentlicht und drücken Sie Änderungen speichern.

Bitte beachten: Companion aktualisiert seine Space-Konfiguration regelmäßig, während Lernende sie verwenden. Lernende müssen sich nicht ab- und wieder anmelden, um einen neu veröffentlichten Space oder aktualisierte Inhalte zu sehen. Es kann jedoch eine kurze Zeit dauern, bis eine Änderung angezeigt wird.

Festlegen, wer einen Inhaltsblock sehen kann

Jeder Space enthält Inhaltsblöcke, und Sie können bis zu 5 hinzufügen. Jeder Block hat einen Namen, eine eigene Sichtbarkeitseinstellung und bis zu 10 Inhaltselemente. Ein Space enthält immer den Block Standardinhalt für alle Benutzer. Um einen Block auf bestimmte Lernende zu beschränken, öffnen Sie den Block und wählen Sie im Abschnitt Sichtbarkeit die Option Ausgewählte Benutzer aus. Wählen Sie anschließend eine oder mehrere Gruppen, eine oder mehrere Zweige oder eine Kombination aus beidem aus. Lernende sehen den Inhalt eines Blöcke, wenn sie einer der von Ihnen ausgewählten Gruppen oder Zweige angehören.

Um verschiedenen Zielgruppen auf derselben Seite unterschiedliche Inhalte zu zeigen, beispielsweise Vertriebs- und Supportteams, fügen Sie für jede Zielgruppe einen Inhaltsblock hinzu. Zielgruppen können sich überschneiden. Lernende, die mehr als einem Block angehören, sehen den Inhalt aller entsprechenden Blöcke.

Bitte beachten:

• Inhalte, die Sie einem Space zugewiesen haben, bevor Inhaltsblöcke eingeführt wurden, werden in den Block Standardinhalt für alle Benutzer verschoben. Dadurch sehen alle Lernenden, auf die die Space-URL zutrifft, diese Inhalte weiterhin.
• Companion aktualisiert seine Space-Konfiguration regelmäßig. Wenn Sie ändern, wer einen Inhaltsblock sehen kann, müssen sich Lernende nicht ab- und wieder anmelden. Es kann jedoch eine kurze Zeit dauern, bis die Änderung angezeigt wird.

Arbeiten mit Inhaltsblöcken

In den Schritten Details zum Inhaltsblock und Sichtbarkeit des Inhaltsblocks richten Sie einen Inhaltsblock ein und wählen aus, wer ihn sehen kann.

Ein Space kann bis zu 5 Inhaltsblöcke enthalten. Wenn Sie dieses Limit erreichen, zeigt Companion die Meldung Limit für die Erstellung von Inhaltsblöcken an.

Sie können einen Inhaltsblock löschen. Companion fordert Sie zur Bestätigung auf und erklärt, dass Lernende, die dem Block zugewiesen sind, dessen Inhalte nicht mehr sehen. Nach Ihrer Bestätigung zeigt Companion die Meldung Block gelöscht an.

Lernende sehen eine einzige Inhaltsliste im Companion-Seitenbereich. Die Liste enthält die Elemente aus dem Block Standardinhalt für alle Benutzer sowie aus jedem anderen Block, der für sie gilt.

Ihre Spaces als Karten oder Tabelle anzeigen

Die Registerkarte Spaces bietet zwei Ansichten: eine Kartenansicht und eine Tabellenansicht. Drücken Sie im oberen rechten Bereich der Spaces auf das Kartensymbol oder das Listensymbol, um zwischen den Ansichten zu wechseln. Die Kartenansicht ist die Standardansicht. Companion merkt sich Ihre Auswahl in Ihrem Browser für das nächste Öffnen der Registerkarte Spaces.

In der Kartenansicht wird jeder Space als Karte angezeigt, die seinen Namen, die mit dem Space verknüpfte URL, seinen Veröffentlichungsstatus und die Anzahl der ihm zugewiesenen Inhaltselemente enthält. Sie können die Veröffentlichung des Space aufheben, indem Sie den Schalter oben rechts auf der Karte betätigen, und durch Drücken der Schaltfläche Bearbeiten zum Konfigurationsbildschirm zurückkehren. Um den Space in einen Ordner zu verschieben oder zu löschen, drücken Sie auf der Karte das Ellipsenmenü.

In der Tabellenansicht werden Ihre Spaces in einer sortierbaren Tabelle mit den folgenden Spalten aufgeführt:

Drücken Sie auf eine beliebige Spaltenüberschrift, um nach dieser Spalte zu sortieren, und erneut darauf, um die Sortierreihenfolge umzukehren. Drücken Sie am Ende jeder Zeile auf das Ellipsenmenü, um den Space zu bearbeiten, in einen Ordner zu verschieben, die Veröffentlichung aufzuheben oder ihn zu löschen.

Unterhalb der Tabelle zeigt die Seitennavigationsleiste, welche Spaces Sie von der Gesamtzahl anzeigen. Außerdem bietet sie ein Dropdown-Menü Elemente pro Seite, ein Feld für die Seitenzahl und Pfeile zum Wechseln zwischen den Seiten.

Ihre Spaces suchen und filtern

Drücken Sie im Bereich Spaces auf die Leiste Suchen und beginnen Sie mit der Eingabe, um einen Space zu finden. Companion vergleicht Ihre Eingabe mit dem Namen und der URL des Space und aktualisiert die Liste während der Eingabe. Wenn keine Übereinstimmungen gefunden werden, informiert Companion Sie darüber und fordert Sie auf, andere Suchkriterien oder Filter auszuprobieren. Durch Leeren des Suchfelds wird die vollständige Liste wiederhergestellt.

Um die Liste weiter einzugrenzen, drücken Sie die Schaltfläche Alle Filter, die sich in derselben Symbolleiste neben der Schaltfläche Ordner befindet. Dadurch wird ein Bereich Filter mit drei Filtern geöffnet:

Sobald Filter aktiv sind, zeigt die Schaltfläche Alle Filter an, wie viele Filter angewendet werden, und jede Abschnittsüberschrift im Bereich zeigt an, wie viele Auswahlmöglichkeiten sie enthält. Drücken Sie Filter löschen, um jeden Filter auf seinen Standardwert zurückzusetzen. Wenn Sie den Bereich schließen, bleiben Ihre Filter angewendet. Suche und Filter funktionieren zusammen, sodass Sie innerhalb einer gefilterten Liste suchen können. Companion merkt sich Ihre Such- und Filterauswahl in Ihrem Browser.

Spaces in Ordnern organisieren

Wenn die Anzahl der Spaces wächst, können Sie sie in Ordner gruppieren. Drücken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Ordner, um den Ordnerbereich zu öffnen. Dieser listet zuerst Alle Spaces auf, was standardmäßig ausgewählt ist und jeden Space auf der Plattform anzeigt, gefolgt von Ihren Ordnern in alphabetischer Reihenfolge.

Um einen Ordner zu erstellen, drücken Sie die Schaltfläche + Neu und wählen Sie Ordner aus, oder drücken Sie das Ellipsenmenü bei Alle Spaces und wählen Sie Neuer Ordner aus. Geben Sie im Dialogfeld Neuer Ordner unter Name einen Namen ein. Dieses Pflichtfeld akzeptiert bis zu 100 Zeichen. Optional können Sie einen Code eingeben, der bis zu 50 Zeichen akzeptiert. Drücken Sie anschließend Erstellen. Wenn Sie im Bereich einen Ordner auswählen, wird die Spaces-Liste auf die Spaces dieses Ordners gefiltert. Companion merkt sich, welchen Ordner Sie ausgewählt hatten.

Bitte beachten: Ordner befinden sich auf einer einzigen Ebene unter Alle Spaces. Sie können keinen Ordner in einem anderen Ordner platzieren.

Um einen Ordner umzubenennen, drücken Sie auf sein Ellipsenmenü und wählen Sie Bearbeiten aus. Um einen Ordner zu entfernen, drücken Sie auf sein Ellipsenmenü, wählen Sie Löschen aus und bestätigen Sie anschließend.

Bitte beachten: Wenn Sie einen Ordner löschen, der Spaces enthält, verschiebt Companion diese Spaces zu Alle Spaces. Die Spaces werden nicht gelöscht.

Um einen vorhandenen Space zu verschieben, drücken Sie auf der Karte oder in der Tabellenzeile auf das Ellipsenmenü und wählen Sie In Ordner verschieben aus. Wählen Sie im Bereich In Ordner verschieben den Zielordner in der Ordnerhierarchie aus und drücken Sie Verschieben. Wenn Sie Alle Spaces auswählen, wird der Space aus seinem aktuellen Ordner entfernt, ohne ihn in einen anderen Ordner zu verschieben.

Sie können einen Space auch direkt aus dem Space verschieben. Öffnen Sie den Space. Auf der Registerkarte Eigenschaften zeigt der Abschnitt Ordnerziel ein schreibgeschütztes Feld Ordner mit dem aktuellen Speicherort des Space an, angegeben als Ordnerpfad, beispielsweise All spaces/CRM. Drücken Sie daneben auf In Ordner verschieben, um den Ordner zu ändern. Der Ordner wird sofort geändert, ohne dass Sie Änderungen speichern drücken müssen.

Bitte beachten: Ordner dienen ausschließlich Ihrer eigenen Organisation der Spaces. Wenn Sie einen Space in einem Ordner platzieren, erhalten andere Administratoren dadurch keinen Zugriff darauf. Eine Delegierung auf Ordnerbasis ist nicht verfügbar.

Tipp: Die Konfiguration von Lernbereichen ist optional. Companion kann ohne Lernbereiche verwendet werden, sodass Lernende direkt in ihrem Webbrowser mit der KI-Funktionalität interagieren können.

Zu beachtende Einschränkungen