Introduzione

Lo scopo principale dell’integrazione fra Docebo e Training Orchestra (si apre in una nuova tab) è quello di aiutare i Superadmin a configurare i corsi  ILT (Instructor-Led Training) identificando le migliori risorse disponibili (come i formatori e le aule) e ottimizzando la programmazione delle sessioni grazie a sistemi di gestione dei calendari e dei costi.

Grazie a questa integrazione, i Superadmin risparmieranno tempo e fatica nella definizione delle sessioni ILT, aggiornandole in base al piano e alle risorse necessarie, mantenendo i costi sotto controllo.

Se l'app Extended Enterprise è attiva in piattaforma, ricorda che questa integrazione è disponibile solo per il dominio principale. Non è disponibile per i sottodomini del dominio principale. 

Attivare Training Orchestra in Docebo

Attivare l'app Training Orchestra come descritto nell'articolo della Knowledge Base dedicato alla gestione di applicazioni e funzionalità. L'app si trova nella tab Integrazione Software Terzi.

Configurare Training Orchestra in Docebo

Per configurare Training Orchestra in Docebo, è necessario contattare Training Orchestra (si apre in una nuova tab) è ottenere delle credenziali.

Quando si dispone delle credenziali, connettersi come Superadmin, accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra, spostarsi alla sezione Training Orchestra e cliccare Gestione.

Nella pagina principale di Training Orchestra, cliccare Attiva Training Orchestra e completare i campi nel pannello Configurazione di Training Orchestra con i dati forniti da Training Orchestra. Cliccare Conferma per finalizzare la configurazione dell’integrazione. 

Si accederà alla pagina principale di Training Orchestra in Docebo.

È possibile accedere a questa pagina in qualsiasi momento connettendosi come Superadmin, quindi accedendo al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra, e cliccando Gestione nella sezione Training Orchestra.

Caricare gli Account per Videoconferenza in Training Orchestra

Prima di procedere con la sincronizzazione fra Docebo e Training Orchestra, è necessario caricare gli account per videoconferenza configurati in Docebo in Training Orchestra. Questo step è necessario per fornire a Training Orchestra tutti i dettagli sugli strumenti per videoconferenza utilizzati in piattaforma, con i relativi account. 

Una volta caricati, gli account per videoconferenze saranno gestiti come room in Training Orchestra.

Per scaricare l’elenco degli account per videoconferenze, dalla pagine di Training Orchestra in Docebo cliccare sul menu ellipsis in alto a destra, e selezionare Scarica l'elenco degli account webinar. Contattare Training Orchestra per il caricamento del file.

Questa operazione deve essere eseguita come primo step dell’integrazione e deve essere ripetuta ogni qualvolta si integri un nuovo strumento per videoconferenza o si crei un nuovo account.

Attenzione! Training Orchestra non è supportato dall'integrazione Docebo VILT per Zoom versione 3.

Sincronizzare Docebo e Training Orchestra

Dopo aver configurato l’integrazione fra Docebo e Training Orchestra, è necessario sincronizzare i due sistemi per la prima volta. 

Dalla pagina Training Orchestra in Docebo, cliccare sul menu ellipsis in alto a destra, e selezionare Sincronizza. La sincronizzazione è lanciata come un’attività di background, in modo che sia possibile continuare ad utilizzare la piattaforma mentre viene eseguita.

Dopo la prima sincronizzazione manuale, i due sistemi si sincronizzano automaticamente ogni qualvolta si crei un corso di tipo Instructor-Led Training (ILT) o Virtual Instructor-Led Training (VILT) in Docebo. È comunque possibile lanciare la sincronizzazione manualmente in qualsiasi momento.

Lo stato della sincronizzazione è visualizzato nella colonna Sincronizza della tab Corsi della pagina Training Orchestra. Nel caso in cui la sincronizzazione fallisca (per esempio, perché mancano dei dettagli obbligatori dei corsi, come il codice corso), l’errore sarà mostrato in questa colonna.

Quando si sincronizza un corso, i dettagli che seguono sono automaticamente completati per il corso nell’area di Gestione corsi: 

ILT Courses (Corsi in Aula)

• Nome della sessione
• Numero massimo di iscrizioni
• Numero minimo di iscrizioni
• Data e ora della sessione
• Istruttore
• Sede
• Aula

VILT Courses (Corsi Online)

• Nome della sessione
• Numero massimo di iscrizioni
• Data e ora della sessione
• Durata
• Istruttore
• Strumento webinar
• Account webinar
• Modalità di completamento della sessione

Quando si creano o aggiornano sedi e aule in Training Orchestra per la gestione dei corsi in aula, saranno create o aggiornate in Docebo, nel menu Sedi Aule nella sezione E-Learning del Menu Amministrazione.

Gestire i Corsi

I corsi elencati nella tab Corsi della pagina Training Orchestra sono i corsi di tipo ILT (Instructor-Led Training) definiti nell’area di Gestione Corsi della piattaforma. Docebo è il sistema master dei dati dei corsi e popola automaticamente la tab Corsi della pagina Training Orchestra da dove non è possibile aggiungere o rimuovere corsi.

Per modificare i dettagli di un corso, passare il mouse fino alla fine della riga del corso, cliccare sul menu ellipsis e selezionare Vai alla Gestione Corsi. Si accederà alla pagina del corsi nell’area Gestione Corsi.

Mentre Docebo è il sistema master dei dati dei corsi, Training Orchestra è il sistema master dei dati degli eventi. Gli eventi sono creati in Training Orchestra, e quindi sincronizzati in Docebo dove sono mostrati in modalità di sola visualizzazione. Non è possibile modificare gli eventi creati in Training Orchestra da Docebo.

Attenzione! Sebbene sia possibile creare e gestire gli eventi direttamente in Docebo, consigliamo vivamente di non farlo quando si configura questa integrazione, poiché le sessioni e gli eventi non sono sincronizzati da Docebo a Training Orchestra.

Gestire gli Enti di Formazione 

Spostarsi alla tab Training Providers (Enti di Formazione) per gestire gli enti di formazione. Queste entità sono definite in Training Orchestra e sono automaticamente sincronizzate in Docebo. Training Orchestra è il sistema master per gli enti di formazione.

Training Orchestra ha una struttura a doppia identità per la gestione degli enti di formazione:

• l’ID sito è l’entità principale e traccia il nome, l’indirizzo e altri dettagli della sede fisica dell’ente di formazione 
• L’ente di formazione è utilizzato per gestire i formatori e altri dettagli legati all’attività di formazione

Per Docebo, ogni ID sito ha un ente di formazione associato, in una relazione 1:1. Questo significa che quando si crea un nuovo ente di formazione, viene automaticamente generato un nuovo ID sito associato al nuovo ente di formazione. 

Non è possibile cancellare gli enti di formazione elencati, ma è possibile disattivarli cliccando sul pulsante radio nella colonna Stato, rimuovendo il segno di spunta.

Quando si disattiva un ente di formazione, la disattivazione avviene su entrambi i sistemi e non sarà più possibile utilizzare il fornitore per programmare altre sessioni. Le sessioni già in programma con l’ente di formazione disattivato rimarranno inalterate fino alla successiva sincronizzazione in Docebo. È possibile riattivare lo stato dell’ente di formazione cliccando sul pulsante radio corrispondente nella colonna Stato.

Per aggiungere un nuovo ente di formazione, cliccare sul pulsante più in alto a destra e selezionare Nuovo Ente di Formazione. Definire il nome dell’ente di formazione e cliccare Conferma.

L’ente di formazione sarà sincronizzato automaticamente in Training Orchestra.

Gestire i Formatori

I formatori si occupano di tenere i corsi in piattaforma, e sono identificati come istruttori in Docebo. Docebo è il sistema master per i formatori (istruttori). La tab Trainers (Formatori) elenca gli utenti identificati come istruttori in piattaforma, e associati al ruolo di formatori dall’integrazione. Da qui sono sincronizzati in Training Orchestra, dove le informazioni saranno utilizzate per la programmazione dei corsi.

Per aggiungere uno o più formatori, cliccare il pulsante più in alto a destra, e selezionare Nuovi Formatori. Nel pannello, selezionare l’ente di formazione che sarà associato ai formatori, quindi premere Avanti per procedere. La tab Trainers (Formatori) elenca tutti gli utenti definiti in Docebo. Selezionare quelli che si desidera identificare come formatori cliccando sulle caselle vicino alle loro thumbnail. Utilizzare la barra di ricerca per cercare gli utenti per nome e selezionare Seleziona Tutto e Deseleziona Tutto per selezionare o deselezionare tutti gli utenti in elenco. Cliccare Avanti per passare alla tab Campi Aggiuntivi di Training Orchestra.

Utilizzare questa tab per completare il profilo dei formatori aggiungendo nome, cognome e indirizzo email. Questi dettagli saranno sincronizzati con i dettagli dell’utente nell’area di Gestione Utenti. Premere Conferma per completare la procedura di creazione. I formatori appena creati saranno elencati nella tab Trainers (Formatori). 

È possibile modificare i dettagli di un formatore in qualsiasi momento cliccando sul menu ellipsis in fondo alla riga corrispondente e selezionando Modifica. Utilizzare l’opzione Rimuovi per eliminare un formatore dall’integrazione.

Per eliminare più formatori contemporaneamente, cliccare la casella vicino al loro nome, e quindi Scegli Azione nell’angolo in basso a destra della tabella e quindi selezionare Rimuovi. I formatori eliminati saranno eliminati solo dall’integrazione, e saranno considerati studenti. Gli utenti non sono eliminati dalla piattaforma. Le sessioni già in programma con i formatori eliminati dovranno essere nuovamente assegnate ad un altro formatore.

È inoltre possibile assegnare più formatori ad un ente di formazione. Selezionare i formatori utilizzando le caselle vicino ai loro nomi, quindi cliccare Scegli Azione in basso a destra e quindi Assegna Ente di Formazione.

Modificare le Credenziali di Training Orchestra

È possibile modificare le credenziali di Training Orchestra in qualsiasi momento dalla pagina principale di Training Orchestra. Spostarsi alla tab Credentials (Credenziali) per effettuare la modifica.

Premere Salva le Modifiche per completare l’operazione.

Controllare i Log di Sincronizzazione

Tutte le attività relative alla sincronizzazione fra Docebo e Training Orchestra sono registrate in piattaforma. Per controllare i log di sincronizzazione, dalla pagina principale di Training Orchestra, spostarsi alla tab Events Log (Log Eventi).

Di default, gli eventi sono ordinati cronologicamente in base alla colonna Ultimo Aggiornamento (data e ora dell’azione), ma è possibile ordinarle anche in base alla colonna Azione.

La colonna Target ID è popolata solo se l’azione coinvolge un utente, ad esempio la creazione di un utente via provisioning. L’indirizzo IP mostra l’indirizzo IP che ha eseguito l’aggiornamento.

È possibile filtrare i log per data, cliccando sull’icona filtro e selezionando un periodo di ricerca.

Accedere a Training Orchestra da Docebo

Al termine dell’integrazione, è possibile accedere il proprio account di Training Orchestra direttamente dalla pagina di Training Orchestra in Docebo, cliccando sul menu ellipsis in alto a destra, e selezionando Accedi alla tua piattaforma Training Orchestra.

Si accederà al proprio account di Training Orchestra, in una nuova tab/finestra.