Introduzione

Docebo permette di utilizzare file CSV per importare, attivare e disattivare gli utenti in piattaforma con una sola azione. È inoltre possibile utilizzare i file CSV per creare associazioni di tipo manager - membri del team.

Il conteggio degli utenti attivi non viene impattato dal caricamento degli utenti in piattaforma tramite file CSV, a meno che l'utente non segua un corso o visualizzi un contributo

Accedere alla piattaforma come Superadmin. Accedere al Menu di navigazione. In Persone (icona persone), premere la voce Utenti. Nella pagina Utenti, premere il pulsante Importa e gestisci in alto a destra, quindi premere il pulsante Importa utenti da file CSV.

Cosa sono i file CSV (.csv)?

I file Comma-Separated Values (CSV) contengono dati in in formato testo. Ogni riga di un file CSV identifica un dato. Ogni riga/dato è composto da più campi/colonne separati da un delimitatore.

I file CSV possono essere generati da diversi software (es. Excel, Google Sheets, Notepad, TextEdit, Emacs). Il contenuto del file deve utilizzare il formato standard CSV, ed deve avere estensione ".csv".

Come sono formattati i file CSV?

I file CSV hanno un formato standard:

• I campi/colonne sono separati da un carattere singolo che funge da delimitatore, solitamente virgola o punto e virgola
• Ogni dato/riga termina con una nuova riga
• Tutti i dati/righe hanno lo stesso numero di campi/colonne, nello stesso ordine
• Il primo dato/riga deve essere l'intestazione che contiene i nomi dei campi/colonne di ogni campo/colonna
• I dati di ogni campo sono interpretati come sequenza di caratteri, o testo semplice
• I campi devono essere identificati da virgolette
• I campi devono essere quotati nel caso in cui contengano uno o più caratteri speciali. Maggiori info sull'elenco completo dei caratteri speciali supportati.
• Gli spazi iniziali e finali sono rimossi dai dati del campo.

Come utilizzare i file CSV per creare e aggiornare gli utenti?

Gli account utenti in piattaforma sono composti da campi dati utenti. Ognuno di questi campi può o non può essere popolato da dati, in base ai campi inseriti durante la creazione dell'utente.

Per creare un utente è necessario popolare i campi obbligatori (username e campi aggiuntivi obbligatori). Per aggiornare un account, è necessario aggiornare i campi utente con i nuovi dati. La creazione e la modifica degli utenti (di un singolo utente o di più utenti alla volta) può essere fatta manualmente o importando i dati utenti in piattaforma utilizzando file CSV.

Se si utilizzano file CSV, ogni account utente che si desidera creare è identificato da un dato/riga nel file CSV. Ogni campo dati utente è rappresentato da un campo/colonna nel file.

Importare il file CSV in piattaforma, quindi mappare i dati del file nei campi utente corrispondenti utilizzati dalla piattaforma. 

Quali sono i valori accettati per i dati di default degli account utenti?

Fare riferimento alla tabella che segue per configurare correttamente i valori nei file CSV al fine di garantire la mappatura corretta dei campi utente.

Ricorda che si possono assegnare permessi parziali ai Power User direttamente tramite questa funzione. È possibile identificare gli utenti con livello Power User e assegnare loro un profilo Power User. È tuttavia necessario utilizzare Power User per assegnare utenti, corsi, cataloghi e sedi.

Elenco dei formati di data accettabili corrispondenti a ciascuna lingua e codice linguistico.

Attenzione! La piattaforma utilizza le barre ( / ) per separare i nomi e i codici dei rami nel percorso (branch name path e branch code path) durante l'import dei rami. Se si intende utilizzare l'opzione branch name path e branch code path per importare i rami, evitare di creare nomi e codici di rami che contengano barre, dato che la piattaforma non supporta l'utilizzo di caratteri speciali per identificare il comportamento della stringa durante l'import dei rami.

Elenco dei fusi orari supportati.

Quali sono i valori accettati per i campi aggiuntivi utente?

Fare riferimento alla tabella che segue per informazioni sulla corretta configurazione dei valori dei file CSV al fine di garantire la corretta mappatura dei campi aggiuntivi degli utenti. Attenzione, la mappatura di questi campi dipende dal tipo di dati aggiuntivi configurati per gli utenti, ma il parametro per i campi aggiuntivi utilizzato nel file CSV deve corrispondere esattamente al parametro dei campi aggiuntivi in piattaforma per il corretto funzionamento della mappatura.

Importare utenti via CSV

Per un caricamento riuscito, è importante creare un file CSV correttamente formattato. Per visualizzare un esempio corretto, cliccare su Scarica il file CSV di esempio nel pannello laterale.

Si prega di notare: le date sono formattate come YYYY-MM-DD, ma il foglio di calcolo potrebbe mostrarle diversamente, a seconda del programma utilizzato per aprire il CSV di esempio.

Una volta che il file è pronto, si può trascinarlo e rilasciarlo nella sezione di caricamento del pannello laterale, oppure premere il pulsante Sfoglia per trovare il file.

La dimensione massima consentita per il file CSV importabili in Docebo è di 3MB.

Dopo il caricamento, premere il titolo Configurazione avanzata per vedere le impostazioni aggiuntive: il sistema è configurato per identificare automaticamente il separatore del campo, necessario per organizzare le informazioni in colonne. Le informazioni possono essere separate da virgolea, punto e virgola, o manualmente, in base alle esigenze.

Definire se la prima riga è considerata Intestazione (solo se rispecchia la formattazione del file CSV), e selezionare il Charset del file dal menu a tendina. Il charset consigliato è UTF-8, che è uno standard. Ricordarsi di utilizzare le virgolette per delimitare il contenuto del testo. Premere Conferma per caricare il file .csv.

Il sistema elaborerà il file CSV e ridirezionerà nella pagina di import. Nel pannello di sinistra, nella sezione Opzioni di importazione, decidere se selezionare le seguenti opzioni:

Profili

Nella sezione Preset è possibile selezionare un preset dal menu a tendina per associare la configurazione di una mappatura precedente all’import CSV in corso. I preset sono associati all'utente che si sta utilizzando per svolgere l'azione di import. La lista dei preset salvati è inoltre visibile in altre parti della piattaforma, come le iscrizioni degli utenti ai corsi tramite CSV.

Premere Sovrascrivi configurazione attuale per completare questa azione. È inoltre possibile mappare le colonne dei campi LMS (ulteriori informazioni in seguito) e salvare la configurazione premendo Salva come nuova configurazione. Definire il nome della nuova configurazione del preset, e premere Salva.

Attenzione! Una volta creato, non è possibile eliminare un preset, ma, se si vuole, è possibile sovrascriverlo.

Opzioni generali di importazione

Questa sezione include diversi parametri necessari a regolamentare la procedura di import:

Note sulle opzioni generali di importazione

Le opzioni Forza gli utenti a cambiare la propria password al primo accesso e Non forzare gli utenti esistenti a cambiare la propria password lavorano entrambe sull'obbligo di modificare la password, ma la prima opzione riguarda solo la modifica della password per gli utenti appena creati, mentre la seconda riguarda solo gli utenti esistenti.

Aggiorna utenti

Questa opzione permette di configurare come le informazioni degli utenti esistenti saranno aggiornate con l’import del file CSV. Quando questa opzione è selezionata, le informazioni importate e riguardanti gli utenti già presenti in piattaforma sovrascriveranno le informazioni utenti esistenti solo se il ramo dell’utente è invariato. Se invece il ramo indicato nel file CSV è diverso da quello attualmente assegnato agli utenti, e la piattaforma è stata attivata prima del 21 Ottobre 2019, è possibile definire se copiare o spostare gli utenti coinvolti dalla modifica nel nuovo ramo di assegnazione. Se la data di attivazione della piattaforma è successiva al 21 Ottobre 2019, in caso di aggiornamento dei dati per gli utenti esistenti, gli utenti saranno spostati di default al nuovo ramo di destinazione, l’opzione relativa alla copia non sarà disponibile. Questo significa che un utente non potrà essere assegnato a più rami.

Attenzione!  Per essere conformi a normative (come ad esempio il GDPR) che potrebbero richiedere che gli account di persone che non lavorano più presso un'azienda vengano resi anonimi, consigliamo di modificare username, nome, cognome ed email, utilizzando invece un codice, in modo che sia comunque possibile avere statistiche complete, ma rendendo così anonima l'identità dell'utente. Queste modifiche possono essere effettuate con un aggiornamento via CSV o tramite API (batch import utenti).

Aggiorna profili

Utilizzare questa opzione per configurare se i profili assegnati ai Power User già presenti in piattaforma saranno aggiornati importando il file CSV. Selezionando questa opzione, i profili Power User importati sovrascriveranno le assegnazioni ai profili attualmente definiti in piattaforma.

Ramo di destinazione - fallback

Questa sezione è utilizzata per la configurazione di un ramo di destinazione di “emergenza”, nel caso in cui il ramo di destinazione non sia mappato nell’area Anteprima, o nel caso in cui sia mappato ma il valore sia vuoto. Definire se:

Assegna automaticamente i rami ai Power User

Da questa area è possibile configurare se associare direttamente i Power User creati dal file CSV nel ramo (e sotto-rami) che gestiscono, creando una semplice associazione al ramo, o un’associazione fra i rami e i sotto-rami.

Attenzione! Se si seleziona l'opzione Solo i rami assegnati oppure Assegna Rami e Sotto-Rami, affinché gli utenti siano assegnati automaticamente a un Power User nella pagina Assegna Utenti (che si raggiunge cliccando l'icona utenti dalla riga relativa al Power User nella pagina di gestione dei Power User), è necessario soddisfare le seguenti condizioni:

• Il file CSV deve contenere (almeno) i seguenti campi: Username, Profile Name, Level, Branch Code o Branch Name oppure sia Branch Name Path sia Branch Code Path
• Se il Power User esiste già nel sistema, dev'essere selezionata l'opzione Aggiorna le informazioni degli utenti esistenti nella sezione Aggiorna Utenti

La sezione Anteprima mostrerà l’anteprima del file CSV come letto dal sistema. Trascinare i campi della sezione Campi Docebo a sinistra e creare delle corrispondenze con i nomi delle colonne del file CSV.

Si prega di notare: Il formato corretto per il Campo formato data è YYYY-MM-DD. I seguenti campi non fanno distinzione tra maiuscole e minuscole durante l'importazione CSV degli utenti:

• Stato utente
• Livello utente
• Lingua
• Paese
• Fuso orario
• Campo aggiuntivo Sì/No.

Dopo aver creato le associazioni per tutte le colonne, controllare le informazioni nella pagina di import e premere Importa in fondo alla pagina. Confermare le informazioni nella finestra pop up e premere Importa utenti.

L’import è una procedura di background. In caso di errori, sarà creato un file con gli errori e sarà possibile scaricarlo. Per scaricare questo file, accedere al Menu amministrazione e selezionare Attività di background. Individuare l’attività nell’elenco per scaricare il file.

Tutti gli utenti importati in piattaforma saranno visualizzati nella pagina di Gestione degli Utenti, dove è possibile modificare i profili e cancellarli nella piattaforma, se necessario. 

Attivare o disattivare utenti via CSV

Quando gli utenti sono attivati, le credenziali di accesso sono valide e possono usarle con connettersi ed accedere alla piattaforma. Quando gli utenti sono diattivati, non possono più connettersi e accedere alla piattaforma.

I Superadmin possono attivare e disattivare gli utenti in piattaforma attraverso i file CSV. Per farlo, includere la colonna active nel file CSV, ed associarla al Campo Docebo chiamato Active, trascindandola dall'area Campi Docebo all'area Anteprima (come mostrato nel capitolo precedente di questo articolo). Quando il valore del campo Active è definito ad 1, significa che l'utente corrispondente è attivato, se è definito a 0, l'utente è disattivato.

Suggerimenti

• Quando si creano utenti attraverso un file CSV e la piattaforma è configurata in modo da inviare una notifica all'utente al momento della creazione, se la notifica include lo shortcode [password], la notifica ricevuta dall'utente includerà un link per il reset della password, e non la password stessa.
• Quando si carica un file CSV con intestazione (ad es., i "titoli" delle colonne), si consiglia di selezionare l'opzione "Considera la prima riga come intestazione".
• In base ai campi utenti che si desidera importare, è possibile scegliere se importare gli utenti utilizzando file CSV, attraverso SAML o attraverso l'App Automation. Confronto fra i campi che è possibile importare con l'App Automation e con SAML.
• Per aggiornare un solo campo (ad esempio definire il manager o il fuso orario), al momento della creazione del file CSV, includere solo la colonna username e le colonne degli attributi che si desidera aggiornare. Non è necessario sovrascrivere gli attributi esistenti con gli stessi valori, perché se i campi non sono presenti nel file di import, non saranno aggiornati.
• Se nel file CSV è presente un Superadmin (se stessi o un altro Superadmin) che ha aperto l'app White Label e ha salvato la configurazione, non è possibile aggiornare la riga relativa a questo Superadmin nel file CSV. È possibile eliminare la riga, oppure aggiornare manualmente i dati utente del Superadmin manualmente e singolarmente, non via CSV.
• Assicurarsi che il charset del file CSV sia UTF-8, e di selezionare UTF-8 come charset del file anche nel pannello Importa Utenti via CSV, in modo che i caratteri speciali come l'Umlauts (Ü) siano importati correttamente.
• Alcuni fogli di calcolo, come Excel, possono alterare il formato dei dati se non importati correttamente. Fare riferimento al post della Community di Docebo sui problemi di formattazione dei caratteri speciali (si apre in una nuova scheda) per ulteriori informazioni su come assicurarsi che i caratteri speciali e gli accenti siano importati correttamente.