Creare regole per l'app Automation

Introduzione

L'app Automation di Docebo permette di definire regole e trigger per automatizzare alcuni processi nella piattaforma. Questo articolo è una guida alla creazione e alla gestione di diversi processi, utilizzando le condizioni e le azioni disponibili nell'app Automation. Ulteriori informazioni sull’attivazione dell'app e sulla gestione delle regole sono disponibili nell'articolo principale relativo alla Automation App della Knowledge Base.

Nota importante per le regole di automazione che utilizzano il protocollo di trasferimento file (FTP/SFTP): si noti che Docebo supporta solo FTP, SFTP con credenziali, e SFTP con chiavi pre-condivise. Per tutti i protocolli di trasferimento file viene impostato un timeout di connessione di 10 secondi.

Nel caso in cui un algoritmo non fosse supportato, potrebbe verificarsi un errore “Username o password non validi” all'esecuzione di un'automazione collegata al server SFTP. Se si è certi che le credenziali fornite siano corrette, aprire un ticket di supporto.

Creare una regola automatica

L'app Automation permette di configurare delle regole che si attivano in base a determinate condizioni. Le regole si dividono in regole programmate e regole non programmate. Le regole non programmate sono eseguite non appena si verifica la condizione. Le regole programmate sono eseguite nel momento indicato. Quando una regola è programmata, il processo di attivazione sarà lanciato alla stessa ora, su base giornaliera, settimanale o mensile.

Per configurare l'app, accedere al Menu di navigazione e cercare Configurazione (icona a chiave inglese) e selezionare Regole automatiche nella sezione Automation. Nella pagina Automation, premere il pulsante Nuova regola. Nella finestra pop up, inserire il nome e la descrizione della regola, quindi premere Avanti.

Selezionare se si desidera programmare la regola o attivarla in tempo reale al manifestarsi di alcune condizioni. Se si sceglie di programmare la regola, utilizzare i menu a tendina corrispondenti per impostare i parametri giornaliero, settimanale o mensile e l'ora di esecuzione della regola (su base 24H).

La pianificazione delle regole di automazione si basa sul fuso orario dell'utente che sta creando o modificando la regola. Ogni volta che una regola viene aggiornata, il suo fuso orario si imposta su quello dell'utente che sta salvando la regola.

Si prega di notare inoltre che, se una regola di automazione viene configurata da un Superadmin che in seguito viene declassato a un altro livello utente, la regola di automazione non verrà più eseguita. 
Tuttavia, se il Superadmin viene disattivato o scade (senza un cambio di livello), la regola continuerà a essere eseguita.

Premere Avanti per continuare.

Quando si trasferisce un file tramite il protocollo di trasferimento file (FTP/SFTP), il percorso cartella-file può essere scritto solo fino al 2° o 1° livello. Fare riferimento agli esempi seguenti:

• Corretto: home/HRISusers
• Non corretto (3 livelli): home/NorthAmerica/HRISusers/

Fare riferimento alle sezioni che seguono per ulteriori informazioni su condizioni e azioni.

Note sulla creazione di una regola automatica: 

• Se si sta creando una regola programmata e le impostazioni del fuso orario della piattaforma sono impostate su un fuso orario sfasato di 30 o 45 minuti rispetto all'UTC, l'automazione si attiverà allo scoccare dell'ora ma con un'ora di anticipo; per programmare correttamente l'automazione, posticipare l'orario di un'ora. Ad esempio, se si desidera avviare l'automazione alle 9:00, programmarla per le 10:00. Sono interessati i seguenti fusi orari:
  • India Standard Time (IST): UTC +5:30
  • Australian Central Standard Time (ACST): UTC +9:30
  • Australian Central Western Standard Time (ACWST): UTC +8:45
  • Australian Central Daylight Time (ACDT): UTC +10:30
  • Lord Howe Standard Time (LHST): UTC +10:30
  • Lord Howe Daylight Time (LHDT): UTC +11:30
  • Cocos Islands Time (CCT): UTC +6:30
  • Chatham Island Standard Time (CHAST): UTC +12:45
  • Chatham Island Daylight Time (CHADT): UTC +13:45
  • Afghanistan Time (AFT): UTC +4:30
  • Iran Standard Time (IRST): UTC +3:30
  • Iran Daylight Time (IRDT): UTC +4:30
  • Myanmar Time (MMT): UTC +6:30
  • Nepal Time (NPT): UTC +5:45
  • Newfoundland Standard Time (NST): UTC -3:30
  • Newfoundland Daylight Time (NDT): UTC -2:30
  • Marquesas Time (MART): UTC -9:30
• Per i file caricati, il carattere / (forward slash) non è consentito nel nome del file.

Condizione: L'utente ha effettuato l'accesso

Questa condizione attiva una regola nel momento in cui l'utente effettua l'accesso in piattaforma. Selezionare la condizione e premere Salva le modifiche. Dopo l'inserimento, controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere.

Selezionare un'azione dal menu a tendina Definisci l'Azione. Con questa condizione è possibile utilizzare le seguenti azioni non programmate:

• Azione: Imposta la data di scadenza dell'utente

Condizione: Data di scadenza dell’utente

Una volta selezionata questa opzione, utilizzare il menu a tendina per selezionare se la data di scadenza è fra le seguenti: Non è vuoto, È nel futuro, È nel passato. Premere Salva le modifiche. 

La condizione Data di Scadenza dell'Utente non può essere l'unica regola di un'automazione. Se questa condizione è l'unica selezionata, non scatenerà alcuna azione. Dopo l'inserimento, controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere.

Dopo l'inserimento della regola, rivedere le condizioni attive e selezionare Tutte le condizioni devono essere soddisfatte. Premere Avanti per continuare.

Selezionare un'azione dal menu a tendina Definisci l'Azione. Con questa condizione è possibile utilizzare le seguenti azioni non programmate:

• Azione: Imposta la data di scadenza dell'utente
• Azione: Importa utenti da CSV
• Azione: Importa rami dell'organigramma da CSV
• Azione: Importa mappatura Power User da CSV
• Azione: Importa corsi da CSV

Condizione: Cancellazione dell’utente dal corso

Questa condizione si attiva sia quando l’utente si cancella autonomamente da un corso, sia quando è cancellato da un Superadmin o da un Power User. La notifica è inviata a utenti esterni alla piattaforma.

Selezionare la condizione e premere Salva le modifiche. Dopo l'inserimento, controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere.

Selezionare un'azione dal menu a tendina Definisci l'Azione. Con questa condizione è possibile utilizzare la seguente azione non programmata:

• Azione: Invia le informazioni di iscrizione

Condizione: Cancellazione dell'iscrizione dell'utente da una sessione ILT

Questa condizione si attiva sia quando l’utente si cancella autonomamente da una sessione di un corso ILT (Instructor-Led Training), sia quando è cancellato da un Superadmin o da un Power User. Questa notifica è inviata agli utenti di terze parti.

Selezionare la condizione e premere Salva le modifiche. Dopo l'inserimento, controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere.

Selezionare un'azione dal menu a tendina Definisci l'Azione. Con questa condizione è possibile utilizzare la seguente azione non programmata:

• Azione: Invia le informazioni di iscrizione

Condizione: Il corso è stato modificato

Questa condizione si attiva quando la configurazione del corso o le informazioni di base del corso (nome, descrizione, ecc.) sono modificate.

Selezionare la condizione e premere Salva le modifiche. Dopo l'inserimento, controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere.

Selezionare un'azione dal menu a tendina Definisci l'Azione. Con questa condizione è possibile utilizzare la seguente azione non programmata:

• Azione: Invia informazioni corso

Maggiori informazioni sui webhook (si apre in una nuova scheda).

Condizione: Acquisto corso o piano formativo

Questa condizione si attiva quando un utente acquista un corso o un piano formativo.

Selezionare la condizione e premere Salva le modifiche. Dopo l'inserimento, controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere.

Selezionare un'azione dal menu a tendina Definisci l'Azione. Con questa condizione è possibile utilizzare la seguente azione non programmata:

• Azione: Invia i dettagli del corso/piano formativo

Condizione: Acquisto o rinnovo abbonamento

Questa condizione si attiva quando un utente acquista o rinnova un abbonamento.

Selezionare la condizione e premere Salva le modifiche. Dopo l'inserimento, controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere.

Selezionare un'azione dal menu a tendina Definisci l'Azione. Con questa condizione è possibile utilizzare la seguente azione non programmata:

• Azione: Invia i dettagli della transazione di acquisto abbonamento

Condizione: Attivazione partner di contenuti

Questa condizione si attiva all’attivazione di un partner di contenuti in piattaforma, per visualizzarne i corsi nei cataloghi.

Selezionare la condizione e premere Salva le modifiche. Dopo l'inserimento, controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere.

Selezionare un'azione dal menu a tendina Definisci l'Azione. Con questa condizione è possibile utilizzare la seguente azione non programmata:

• Azione: Mostra tutti i corsi del partner di contenuti nei cataloghi

Condizione: Disattivazione partner di contenuti

Questa condizione si attiva alla disattivazione di un partner di contenuti in piattaforma, per nasconderne i corsi dai cataloghi.

Selezionare la condizione e premere Salva le modifiche. Dopo l'inserimento, controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere.

Selezionare un'azione dal menu a tendina Definisci l'Azione. Con questa condizione è possibile utilizzare la seguente azione non programmata:

• Azione: Nascondi tutti i corsi del partner di contenuti dai cataloghi

Condizione: l’Utente è stato inattivo per

Questa condizione si attiva quando l'utente è inattivo per un periodo di tempo definito nella condizione stessa.

Una volta selezionata questa condizione, utilizzare la sezione Valore per configurarne il comportamento (ad esempio, L'utente è stato inattivo per più di 8 settimane, o L'utente è stato inattivo per meno di 1 mese). Quindi premere Salva le modifiche.

Nota bene: per "inattivo" si intende "non ha effettuato l'accesso alla piattaforma". Gli utenti che restano connessi per diversi giorni grazie all'impostazione Resta connesso, compresi gli utenti che accedono tramite SSO, sono considerati inattivi durante quei giorni, anche se potrebbero utilizzare la piattaforma in quel momento e sono ancora connessi con una sessione valida.

Dopo l'inserimento, controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere.

Selezionare un'azione dal menu a tendina Definisci l'Azione. Con questa condizione è possibile utilizzare le seguenti azioni non programmate:

• Azione: Imposta la data di scadenza dell'utente
• Azione: Importa utenti da CSV
• Azione: Importa rami dell'organigramma da CSV
• Azione: Importa mappatura Power User da CSV
• Azione: Importa corsi da CSV

Condizione: il valore del campo aggiuntivo dell’utente è

La presente condizione può essere attivata qualora un utente possieda un valore definito in un campo aggiuntivo dell'utente.

Nota bene: la condizione Il valore del campo aggiuntivo dell'utente è supporta soltanto i campi aggiuntivi dell'utente di tipo testo e menu a tendina. I campi aggiuntivi di altri tipi, quali sì/no, data o testo libero, non saranno disponibili nel menu a tendina Campo Aggiuntivo.

Una volta selezionata questa condizione, utilizzare il menu a tendina Campo Aggiuntivo per aggiungere i campi supplementari alla regola. Dopo aver effettuato la selezione, è necessario inserire il nome del campo nella casella di testo corrispondente sottostante. Premere Salva le modifiche al termine dell’operazione. Dopo aver aggiunto i campi, rivedere le condizioni attive e specificare se tutte le condizioni sopra indicate devono essere soddisfatte oppure se è sufficiente che ne venga soddisfatta almeno una. Premere Avanti per procedere.

Selezionare un'azione dal menu a tendina Definisci l'Azione. Con questa condizione è possibile utilizzare le seguenti azioni non programmate:

• Azione: Imposta la data di scadenza dell'utente
• Azione: Importa utenti da CSV
• Azione: Importa rami dell'organigramma da CSV
• Azione: Importa mappatura Power User da CSV
• Azione: Importa corsi da CSV

Condizione: l'amministratore ha caricato un file nella cartella FTP

Questa condizione si attiva al caricamento di un file CSV su un sito FTP/SFTP, per l'elaborazione in piattaforma.

Selezionare questa opzione, e aggiungere il Protocollo e i Parametri per continuare. Selezionare FTP o SFTP nella sezione Protocollo e inserire l’host, la porta, lo username, la password, la cartella e il nome del file nei campi di testo corrispondenti. Il servizio FTP/SFTP dell'app Automation supporta file fino a 10MB.

Sotto i parametri è possibile selezionare l’opzione per abilitare le azioni aggiuntive per cancellare, rinominare o spostare un file sorgente sul sito FTP/SFTP. Se si seleziona l’opzione che permette di rinominare un file sorgente, inserire il nuovo nome del file nella casella di testo corrispondente. Se si seleziona l’opzione che permette il spostare il file sorgente, indicare la nuova destinazione.

Una volta inserite le informazioni, premere Salva le modifiche e Avanti.

Selezionare un'azione dal menu a tendina Definisci l'Azione. Con questa condizione è possibile utilizzare le seguenti azioni non programmate:

• Azione: Imposta la data di scadenza dell'utente
• Azione: Importa utenti da CSV
• Azione: Importa rami dell'organigramma da CSV
• Azione: Importa mappatura Power User da CSV
• Azione: Importa corsi da CSV

Condizione: L’utente appartiene a gruppi o rami dell’organigramma

Questa condizione si attiva quando un utente appartiene a un gruppo o a un ramo predefinito.

Selezionare l'opzione e premere Seleziona per selezionare i gruppi o i rami dalla finestra pop up, quindi premere Conferma. Premere Salva le modifiche. Dopo l'inserimento, controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni indicate devono essere soddisfatte. Premere Avanti per procedere.

Selezionare un'azione dal menu a tendina Definisci l'Azione. Con questa condizione è possibile utilizzare le seguenti azioni non programmate:

• Azione: Imposta la data di scadenza dell'utente
• Azione: Importa utenti da CSV
• Azione: Importa rami dell'organigramma da CSV
• Azione: Importa mappatura Power User da CSV
• Azione: Importa corsi da CSV

Condizione: Report generato

Questa condizione si attiva quando il sistema genera un report personalizzato. La condizione Report Generato permette di esportare un report personalizzato dall’LMS ad un server FTP. Si tratta di una regola automatica molto utile per i report che contengono pochi dati e con alta frequenza di esportazione.

Questa opzione non è consigliata quando la mole di dati della piattaforma è elevata. Si consiglia di esportare i report con molti record manualmente: il tempo di attivazione necessario alla regola automatica è strettamente legato al numero di record nel report.

Selezionare questa opzione e utilizzare il menu a tendina per selezionare il report personalizzato. Premere Salva le modifiche. Controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni devono essere soddisfatte. Premere Avanti per continuare.

Selezionare un'azione dal menu a tendina Definisci l'Azione. Con questa condizione è possibile utilizzare le seguenti azioni non programmate:

• Azione: Esporta come CSV
• Azione: Invia le informazioni di iscrizione

Condizione: Nuovo report generato

Questa condizione si attiva quando il sistema genera un report personalizzato utilizzando i Nuovi Report. La condizione Nuovo report generato permette di esportare un report personalizzato dalla piattaforma ad un server FTP, ideale per chi dispone di pochi record che necessitano di essere esportati frequentemente. 

Sconsigliamo questa opzione a chi dispone di migliaia di record in piattaforma. In questo caso, consigliamo di esportare i record manualmente, poiché il tempo necessario per l'attivazione della regola automatica è strettamente legato al numero di record nel report. 

Selezionare questa opzione e utilizzare il menu a tendina per selezionare un report personalizzato. Premere Salva le modifiche. Controllare le condizioni attive e definire se tutte o almeno una delle condizioni devono essere soddisfatte. Premere Avanti per continuare.

Selezionare un'azione dal menu a tendina Definisci l'Azione. Con questa condizione è possibile utilizzare le seguenti azioni non programmate:

• Azione: Esporta come CSV
• Azione: Invia le informazioni di iscrizione

Azione: Imposta la data di scadenza dell'utente

Questa azione permette di definire la data di scadenza per gli utenti che soddisfano i criteri definiti nella condizione. Dopo aver selezionato questa azione e definito una condizione, selezionare il valore per il calcolo della data di scadenza: ieri, oggi, 7 giorni a partire da oggi o 30 giorni a partire da oggi.

Premere Salva le modifiche per terminare, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation.

Azione: Invia le informazioni di iscrizione

Questa azione permette di inviare una notifica a terze parti per informare che l’utente si è cancellato o è stato cancellato (da un Superadmin o da un Power User) da un corso. Nel campo Endpoint, selezionare dove inviare le informazioni di cancellazione dal corso. Selezionare quindi il tipo di autenticazione e premere Salva le modifiche. Premere Avanti per completare il processo di creazione.

I tipi di autenticazione disponibili sono:

Nessuna autenticazione

Le informazioni sono inviate direttamente all'endpoint selezionato. Questa modalità non è consigliata, in quanto poco sicura.

Username + Password

Il messaggio cercherà di autenticare l'endpoint utilizzando lo username e la password.

OAuth2

Il messaggio chiamerà il servizio OAuth2 per convalidare le credenziali e quindi invierà un messaggio sicuro all'endpoint selezionato.

Al termine, premere Aggiungi, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation.

Azione: Invia informazioni corso

Questa azione permette di inviare una notifica a terze parti per informare della modifica delle informazioni relative ad un corso. Nel campo Endpoint, selezionare dove inviare le informazioni del corso. Selezionare quindi il tipo di autenticazione.

I tipi di autenticazione disponibili sono:

Nessuna autenticazione

Le informazioni sono inviate direttamente all'endpoint selezionato. Questa modalità non è consigliata, in quanto poco sicura.

Username + Password

Il messaggio cercherà di autenticare l'endpoint utilizzando lo username e la password.

OAuth2

Il messaggio chiamerà il servizio OAuth2 per convalidare le credenziali e quindi invierà un messaggio sicuro all'endpoint selezionato.

Premere Salva le modifiche per terminare, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation.

Azione: Invia i dettagli del corso/piano formativo

Questa azione permette di inviare notifiche a terze parti per informare dell'acquisto di un corso via e-commerce. Nel campo Endpoint, selezionare dove inviare le informazioni del corso. Selezionare quindi il tipo di autenticazione.

I tipi di autenticazione disponibili sono:

Nessuna autenticazione

Le informazioni sono inviate direttamente all'endpoint selezionato. Questa modalità non è consigliata, in quanto poco sicura.

Username + Password

Il messaggio cercherà di autenticare l'endpoint utilizzando lo username e la password.

OAuth2

Il messaggio chiamerà il servizio OAuth2 per convalidare le credenziali e quindi invierà un messaggio sicuro all'endpoint selezionato.

Premere Salva le modifiche per terminare, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation.

Azione: Invia i dettagli della transazione di acquisto abbonamento

Questa azione permette di inviare notifiche a terze parti per informare dell'acquisto di un abbonamento attraverso l'e-commerce. Nel campo Endpoint, selezionare dove inviare le informazioni del corso. Selezionare quindi il tipo di autenticazione.

I tipi di autenticazione disponibili sono:

Nessuna autenticazione

Le informazioni sono inviate direttamente all'endpoint selezionato. Questa modalità non è consigliata, in quanto poco sicura.

Username + Password

Il messaggio cercherà di autenticare l'endpoint utilizzando lo username e la password.

OAuth2

Il messaggio chiamerà il servizio OAuth2 per convalidare le credenziali e quindi invierà un messaggio sicuro all'endpoint selezionato.

Premere Salva le modifiche per terminare, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation.

Azione: Mostra tutti i corsi del partner di contenuti nei cataloghi

È possibile selezionare questa azione solo in concomitanza con la condizione Attivazione partner di contenuti per mostrare i corsi di un partner di contenuti nei cataloghi al momento dell’attivazione del partner. Utilizzare l’icona di spostamento e l’icona X di ogni colonna per modificare l’ordine o cancellare la colonna. Premere Salva le modifiche per terminare.

Quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation. Maggiori informazioni su come compilare le colonne di mappatura nello schema di importazione.

Azione: Nascondi tutti i corsi del partner di contenuti dai cataloghi

È possibile selezionare questa azione solo in concomitanza con la condizione Disattivazione partner di contenuti per nascondere i corsi di un partner di contenuti dai cataloghi al momento della disattivazione del partner. Utilizzare l’icona di spostamento e l’icona X di ogni colonna per modificare l’ordine o cancellare la colonna. Premere Salva le modifiche per terminare.

Quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation. Maggiori informazioni su come compilare le colonne di mappatura nello schema di importazione.

Azione: Importa utenti da CSV

Questa azione permette di importare utenti da un file CSV. Una volta selezionata questa azione, dopo aver definito una condizione, premere Schema di importazione, quindi Aggiungi una nuova colonna per aggiungere nuove colonne. Selezionare una colonna dal menu a tendina. Ripetere il processo se necessario. Utilizzare l’icona di spostamento e l’icona X di ogni colonna per modificare l’ordine o cancellare la colonna. Premere Salva le modifiche per terminare. 

Per importare gli utenti da un file CSV, utilizzare i seguenti nomi e valori dei campi per garantire una mappatura corretta con i campi dei dati utente della piattaforma. 

Nota bene: Ulteriori dettagli sul confronto dei campi che si possono importare tramite Automation o tramite SSO con SAML.

Compilare le informazioni riguardo il separatore, il file charset, l’indirizzo email per il log degli errori e le opzioni dei rami dell’organigramma. È possibile selezionare l’opzione per considerare la prima riga come intestazione, richiedere agli utenti di aggiornare la password alla prima connessione, ignorare il cambio password obbligato per gli utenti esistenti o auto-assegnare i rami a tutti i Power User.

Opzionalmente, selezionare l’opzione Aggiorna informazioni utenti in modo che le informazioni importate per gli utenti esistenti saranno aggiornate con l’import del file CSV. Quando questa opzione è selezionata, le informazioni importate e riguardanti gli utenti già presenti in piattaforma sovrascriveranno le informazioni utenti esistenti solo se il ramo dell’utente è invariato. Se invece il ramo indicato nel file CSV è diverso da quello attualmente assegnato agli utenti, e la piattaforma è stata attivata prima del 21 ottobre 2019, è possibile definire se copiare o spostare gli utenti coinvolti dalla modifica nel nuovo ramo di assegnazione. Se la data di attivazione della piattaforma è successiva al 21 ottobre 2019, in caso di aggiornamento dei dati per gli utenti esistenti, gli utenti saranno spostati di default al nuovo ramo di destinazione, l’opzione relativa alla copia non sarà disponibile. Questo significa che un utente non potrà essere assegnato a più rami.

Copiare gli utenti nel ramo dichiarato nel file CSV

Quando gli utenti sono copiati in un altro ramo, sono disponibili in più rami. Questa sezione è visibile solo se la piattaforma è stata attivata prima del 21 ottobre 2019.

Spostare gli utenti nel ramo dichiarato nel file CSV

Quando gli utenti sono spostati da un ramo all’altro, non sono più disponibili nel ramo di origine; se sono assegnati a più rami, saranno cancellati da tutti i rami e spostati al nuovo ramo.

Selezionando l’opzione Aggiorna le informazioni degli utenti esistenti, sarà visualizzata l’opzione Destination Fallback Branch per la configurazione di un ramo di destinazione di “emergenza”, nel caso in cui il ramo di destinazione non sia mappato nell’area Anteprima, o nel caso in cui sia mappato ma il valore sia vuoto. Definire se:

Nessuna azione

Quando questa opzione è selezionata, le informazioni utente non saranno aggiornate. Se il file CSV include dei nuovi utenti, saranno creati nella cartella root Docebo. Si noti che Docebo non è un ramo e non sarà selezionabile nei report e in altre aree della piattaforma.

Utilizza ramo esistente

Quando questa opzione è selezionata, gli utenti aggiornati rimarranno nel ramo a cui sono attualmente assegnati.

Premere Salva le modifiche per terminare, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation.

Nota bene: i Power User sono importati solo nel ramo principale, non nei sotto-rami.

Azione: Importa rami dell’organigramma da CSV

Questa azione permette di importare rami dell'organigramma da un file CSV, popolando le seguenti colonne:

Per un esempio di file CSV per l'import, selezionare il link Download file CSV di esempio accanto al pulsante Schema di importazione. Una volta selezionata questa azione dopo aver definito una condizione, premere Schema di importazione, quindi Aggiungi una nuova colonna per aggiungere nuove colonne. Selezionare una colonna dal menu a tendina. Ripetere il processo se necessario.

Utilizzare l’icona di spostamento e l’icona X di ogni colonna per modificare l’ordine o cancellare la colonna. Premere Salva le modifiche per terminare. Definire il separatore, il charset del file e l’indirizzo email per l'invio dell’error log. È possibile selezionare l’opzione per considerare la prima riga come intestazione o aggiornare il nome del ramo.

Premere Salva le modifiche per terminare, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation. 

Nota bene: quando viene eseguita questa azione dell'app Automation, viene generata un'attività di background.

Azione: Importa mappatura Power User da CSV

Questa azione crea una relazione fra gli utenti finali e i Power User nella piattaforma. Una volta definiti, saranno automaticamente create delle attività di background.

Una volta selezionata questa azione dopo aver definito una condizione, premere Schema di importazione, quindi Aggiungi una nuova colonna per aggiungere nuove colonne. Selezionare una colonna dal menu a tendina. Ripetere il processo se necessario. Utilizzare l’icona di spostamento e l’icona X di ogni colonna per modificare l’ordine o cancellare la colonna. Premere Salva le modifiche per terminare.

Definire il separatore, il file charset e l’indirizzo email per l’error log. È possibile selezionare l’opzione per considerare la prima riga come intestazione.

Premere Salva le modifiche per terminare, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation. 

La mappatura delle colonne per l'import della mappatura dei Power User via CSV è la seguente:

Azione: Importa corsi da CSV

Questa azione permette di importare la struttura dei corsi nella piattaforma. Una volta selezionata questa azione, dopo aver definito una condizione, premere Schema di importazione, quindi Aggiungi una nuova colonna per aggiungere nuove colonne. Selezionare una colonna dal menu a tendina. Ripetere il processo se necessario.

Utilizzare l’icona di spostamento e l’icona X di ogni colonna per modificare l’ordine o cancellare la colonna. Premere Salva le modifiche per terminare. Compilare le informazioni riguardo il separatore, il file charset e l’indirizzo email per l’error log. È possibile selezionare l’opzione per considerare la prima riga come intestazione. Compilare almeno questi campi: Nome Corso, Tipo di Corso e Descrizione del Corso.

Premere Salva le modifiche per terminare, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation. 

La mappatura delle colonne per l'importazione dei corsi via CSV è la seguente:

Note importanti sull'import di corsi via CSV: 

• Se si sta importando un campo aggiuntivo di tipo menu a tendina per un corso, il valore del campo aggiuntivo è l'ID dell'elemento a tendina (in formato stringa), non il suo testo. Gli ID per gli elementi a tendina possono essere trovati eseguendo prima la chiamata API GET /learn/v1/courses/field per ottenere l'elenco di tutti i campi aggiuntivi dei corsi. Quindi in tale elenco, trovare il field_id del campo in questione e utilizzare GET /learn/v1/courses/field/{field_id} per ottenere l'option_id per ciascun elemento a tendina. Per ulteriori informazioni sulle API di Docebo, consultare le guide API (si apre in una nuova scheda).
• L'azione Importa corsi da CSV può essere utilizzata solo per creare corsi e non per aggiornare i dettagli dei corsi.

Azione: Esporta come CSV

Questa azione permette di esportare un report in formato CSV. Una volta selezionata questa azione, dopo aver definito una condizione, premere Schema di esportazione, quindi Aggiungi una nuova colonna per aggiungere nuove colonne. Selezionare una colonna dal menu a tendina, quindi indicare un nome per la colonna nella casella di testo corrispondente. Ripetere il processo se necessario.

Utilizzare l’icona di spostamento e l’icona X di ogni colonna per modificare l’ordine o cancellare la colonna. Premere Salva le modifiche per terminare. Compilare le informazioni riguardo il separatore, il file charset, l’indirizzo email per l’error log e le informazioni sul protocollo del server FTP. Selezionando l'opzione Forza il completamento di tutti i tipi di campo, tutti i campi nel file CSV saranno messi tra virgolette.

Premere Salva le modifiche per terminare, quindi premere Avanti. Da qui è possibile Salvare, Attivare e Eseguire la regola, oppure salvarla e tornare al link della regola nella pagina Automation.