Introduzione

Docebo permette di creare e personalizzare l’Informativa sulla Privacy che gli utenti dovranno accettare al momento della registrazione o della connessione alla piattaforma. Gli utenti della App Extended Enterprise possono creare e assegnare informative diverse a domini diversi.

Inoltre, è possibile gestire le versioni dell’Informativa sulla Privacy, in modo che sia possibile creare una nuova versione della stessa informativa nel caso in cui sia necessario modificare o aggiornare dei termini. La piattaforma traccia tutte le versioni dell'Informativa sulla Privacy, se gli utenti acconsentono, rifiutano o non hanno risposto ad ognuna delle versioni disponibile. In qualità di Superadmin, è inoltre possibile creare e visualizzare dei report relativi all’Informativa.

La nuova gestione dell’Informativa sulla Privacy è attiva di default nelle nuove piattaforme, ovvero gli utenti dovranno accettare l’Informativa per potervi accedere. Chi utilizza l’Informativa sulla Privacy da prima del 24 Aprile 2018 può fare riferimento all'articolo Domande e Risposte che elenca le domande e le risposte relative alla gestione della transizione alla nuova funzionalità di amministrazione dell’Informativa sulla Privacy nella piattaforma.

Quando agli utenti viene richiesto di fornire il proprio consenso all’Informativa sulla Privacy, possono selezionare una lingua diversa da quella che il Superadmin ha selezionato per loro fra le lingue attive in piattaforma. Se la lingua che selezionano per leggere le informative è diversa da quella selezionata nell’area Il Mio Profilo, quando accedono alla piattaforma, la lingua sarà riportata a quella selezionata nel proprio profilo.

Questo articolo spiega come attivare e gestire l’Informativa sulla Privacy se la piattaforma utilizza un solo dominio (la App Extended Enterprise non è attiva). I clienti che utilizzano la App Extended Enterprise possono fare riferimento all'articolo per l'app Extended Enterprise per ulteriori informazioni riguardo la gestione di Termini e Condizioni dei sotto-domini.

Ulteriori informazioni sulla gestione delle condizioni d'uso in piattaforma da parte degli utenti sono disponibili nell'articolo dedicato della Knowledge Base.

Termini e Condizioni vs Informativa sulla Privacy

In piattaforma, l’Informativa sulla Privacy e i Termini e le Condizioni vengono configurati dai Superadmin e, se attivati, devono essere accettati da tutti gli studenti. Sebbene il processo di configurazione sia pressoché identico, l’Informativa sulla Privacy e i Termini e le Condizioni sono da considerarsi due funzionalità separate aventi due scopi differenti che però operano insieme per assicurare che agli studenti vengano fornite tutte le informazioni giuridiche e relative all’informativa prima che utilizzino la piattaforma.

L’Informativa sulla Privacy tratta la parte giuridica inerente ai dati che vengono registrati (come ad esempio il materiale visualizzato in piattaforma o il numero di volte che un utente sostiene un test) e la loro gestione.

I Termini e le Condizioni definiscono le regole e le direttive che gli studenti devono rispettare per utilizzare la piattaforma (ad es. non caricare contributi informali relativi a determinati argomenti). I Termini e le Condizioni si concentrano principalmente su Discover, Coach & Share e sull’E-Commerce, in modo che gli studenti conoscano le regole da seguire quando pongono domande agli esperti, caricano contributi informali, aggiungono commenti ai contributi e acquistano corsi o piani formativi in piattaforma.

Quando gli studenti accedono alla piattaforma per la prima volta, quando si autoregistrano alla piattaforma per la prima volta e quando accedono per la prima volta dopo l’aggiornamento dell’Informativa sulla Privacy o di Termini e Condizioni, verrà chiesto loro di accettare la versione più recente dell’Informativa sulla Privacy o di Termini e Condizioni (o di entrambi, a seconda degli aggiornamenti).

Durante il login o la registrazione, oppure subito dopo l’accesso alla piattaforma, appaiono caselle con link a entrambi i contenuti per chi ne ha già accettata una vecchia versione. Gli studenti troveranno anche un link a Termini e Condizioni nel proprio carrello e nella pagina Condividi Contenuti in piattaforma.

Attivare la Gestione dell’Informativa sulla Privacy

Per gestire l’informativa sulla privacy, connettersi alla piattaforma come Superadmin, e accedere al Menu Amministrazione dall’icona ingranaggio in alto a destra, quindi premere Configurazione dalla sezione Impostazioni. Accedere alla tab Utenti. Nella sezione Opzioni, selezionare L'Informativa sulla Privacy DEVE essere accettata e premere Salva. Attenzione: Se questa opzione non è abilitata, sarà comunque possibile accedere alla configurazione dell’Informativa sulla Privacy in piattaforma, e sarà possibile creare e gestire l’informativa che però non sarà visualizzata dagli utenti nella pagina di login o di registrazione della piattaforma. Questa opzione potrebbe rimanere disabilitata finché l’Informativa sulla Privacy è in stato di bozza per il dominio, ed essere attivata in un secondo momento, dopo la definizione di tutte le informative per tutti i sotto-domini della piattaforma.

Creare l’Informativa sulla Privacy

Per creare l’Informativa sulla Privacy per la prima volta, accedere al Menu Amministrazione e selezionare Informativa sulla Privacy dalla sezione Impostazioni. Nella parte superiore della pagina principale di gestione dell’Informativa sulla Privacy ci sono tre tab: Impostazioni, Anteprima e Versioni.

Al momento della prima redazione dell’informativa, la bozza sarà salvata in Impostazioni. Tutte le versioni successive dell’informativa saranno salvate nella tab Versioni. Per visualizzare un’anteprima dell’informativa prima di salvarla come nuova versione, è possibile spostarsi nella tab Anteprima in qualsiasi momento prima di selezionare Salva Modifiche.

Nella tab Impostazioni, cominciare con la sezione Contenuto Informativa sulla Privacy. L’informativa deve essere creata nella lingua di default della piattaforma. Fornire un nome per la policy.

Nella sezione Messaggio dell’Intestazione, inserire un messaggio introduttivo che appare sopra al testo dell’informativa e della sotto-informativa nel modulo di registrazione per gli studenti. Attenzione: questo testo non può superare i 500 caratteri di lunghezza e deve servire da breve introduzione a ciò che gli utenti accetteranno sotto al messaggio nel modulo. Non è obbligatorio inserire questo messaggio, ma è consigliato. Quindi, definire un messaggio per il consenso (messaggio visualizzato dagli utenti) e il corpo dell'informativa.

Nel corpo dell’informativa, è possibile applicare formattazione e stili al testo. Inoltre, si possono aggiungere file PDF selezionando il pulsante Allega File nella barra di formattazione del testo. Tenere presente che la piattaforma non traccia se gli studenti cliccano il link al file o se scaricano il file, ma la funzionalità Versioni assicura che la versione del file resa disponibile all’utente finale è sempre quella corretta.

Dopo aver compilato tutti i campi richiesti, premere Salva Modifiche per pubblicare la versione dell’informativa selezionata. Per aggiungere delle estensioni o sotto-informative all’Informativa sulla Privacy, spostarsi nella sezione Sotto-Informativa prima di salvare le modifiche.

Creare e Gestire Sotto-Informative

Per aggiungere sotto-Informative o altri messaggi di accettazione dell’Informativa sulla Privacy, premere il pulsante più nella sezione Sotto-Informativa al momento della creazione o della modifica dell’Informativa sulla Privacy. Questa opzione è utile quando è necessario che gli utenti accettino delle opzioni aggiuntive con il consenso all’Informativa sulla Privacy, ad esempio per permettere che i dati siano visibili da un sistema di terze parti, o per iscriversi ad una newsletter. Inserire il messaggio per il consenso all’Informativa sulla Privacy nel campo di testo dedicato e selezionare se il consenso alla sotto-informativa è obbligatorio o meno. Se la sotto-informativa è obbligatoria, gli utenti non potranno accedere alle piattaforme finché non sarà dato il consenso alla sotto-informativa.

E’ possibile gestire fino a tre sotto-informative per Informativa. Per cancellare una sotto-Informativa, premere l’icona X nella riga corrispondente. Premere Salva le Modifiche per terminare.

Creare l’Informativa della Privacy in più Lingue

Creando o aggiornando un’Informativa sulla Privacy è possibile creare la stessa versione dell’Informativa in più lingue, usando lo strumento di selezione multilingue. Ulteriori informazioni su questo strumento.

Al momento della creazione o della modifica di un’Informativa nella lingua di default della piattaforma, i campi della lingua di default sono obbligatori. Aggiungendo del contenuto in una lingua che non è quella di default, i campi non sono invece obbligatori. Quindi, se non si popola un campo in una delle lingue aggiuntive, il campo sarà mostrato agli utenti nella lingua di default, e non rimarrà vuoto. Per esempio, se la lingua di default è Inglese, sarà necessario completare tutti i campi dell’Informativa sulla Privacy in inglese. Se si crea il contenuto della stessa informativa in francese, e non si compila il campo Messaggio di Consenso, gli utenti che utilizzano la piattaforma in francese vedranno il Messaggio di Consenso in inglese.

Ogni volta che un campo dell’Informativa sulla Privacy è aggiornato in una lingua, sarà generata una nuova versione dell’informativa. La gestione delle versioni dell’Informativa sulla Privacy non è localizzato per lingua, è a livello globale. Non è quindi possibile che l’Informativa sulla Privacy abbia 3 versioni in inglese e 7 versioni in francese.

Premere Salva le Modifiche per terminare l’aggiornamento: sarà creata una nuova versione in tutte le lingue. Quando si aggiorna l’Informativa sulla Privacy, assicurarsi di aggiornare tutte le lingue che necessitano dell’aggiornamento prima di premere Salva le Modifiche. Fare riferimento alla sezione che segue per ulteriori informazioni riguardo la gestione delle versioni.

Aggiornare l’Informativa sulla Privacy e Gestire le Versioni

Dopo aver creato un’Informativa sulla Privacy, è possibile aggiornare qualsiasi campo, creando automaticamente una nuova versione dell’informativa. Tutte le versioni dell'informativa sono disponibili nella tab Versioni. Alla creazione e alla pubblicazione di una nuova versione, gli utenti dovranno accettare nuovamente l'informativa, al login successivo.

Le versioni sono gestite a livello globale, per quanto riguarda le lingue. Aggiornando l’informativa in una qualsiasi lingua, sarà creata una nuova versione per tutte le lingue. Gli utenti dovranno accettare nuovamente l’informativa, indipendentemente dalla lingua utilizzata. Se si gestisce un’informativa pubblicata in più lingue, è necessario aggiornare tutti i campi necessari in TUTTE le lingue prima di premere  Salva le Modifiche e creare una nuova versione. Nella tab Versioni, al momento della modifica dell’informativa, utilizzare la barra scorrevole nella parte superiore della pagina per visualizzare tutte le versioni disponibili e passare alla versione che si desidera visualizzare. Per ogni versione visualizzata sono disponibili il nome della versione, chi l’ha pubblicata e data e ora di pubblicazione.

Nella parte inferiore della tab è possibile consultare la versione integrale dell’Informativa sulla Privacy, inclusi i messaggi di consenso, il titolo e il testo. Per modificare la lingua in cui è visualizzata la versione, selezionarla dal menu a tendina Lingua in alto a destra.

Note sull’Editor di Testo

Si noti che l’editor di testo integrato in piattaforma è Froala. Fare riferimento alla Knowledge Base di Froala per ulteriori informazioni sul suo utilizzo. Ricordare inoltre che la resa dell’output degli editor WYSIWYG potrebbe essere leggermente diversa dall’input, a seconda delle regole CSS applicate.