Introduzione
Docebo permette di creare e personalizzare i Termini e le Condizioni che gli utenti dovranno accettare al momento della registrazione o della connessione alla piattaforma. Gli utenti della App Extended Enterprise possono creare e assegnare diversi Termini e Condizioni a diversi domini.
Inoltre, è possibile gestire più versioni di Termini e Condizioni, in modo che sia possibile creare una nuova versione degli stessi contenuti nel caso in cui sia necessario modificare o aggiornare dei termini. L’LMS traccia tutte le versioni di Termini e Condizioni, e se gli utenti acconsentono, rifiutano o non hanno ancora risposto ad ognuna delle versioni disponibili. In qualità di Superadmin, è inoltre possibile creare e visualizzare dei report relativi a Termini e Condizioni.
Fare riferimento alle domande e alle risposte che seguono per ulteriori informazioni sulla gestione della transizione fra la vecchia e la nuova gestione di Termini e Condizioni nell’LMS.
Termini e Condizioni vs Informativa sulla Privacy
In piattaforma, l’Informativa sulla Privacy e i Termini e le Condizioni vengono configurati dai Superadmin e, se attivati, devono essere accettati da tutti gli studenti. Sebbene il processo di configurazione sia pressoché identico, l’Informativa sulla Privacy e i Termini e le Condizioni sono da considerarsi due funzionalità separate aventi due scopi differenti che però operano insieme per assicurare che agli studenti vengano fornite tutte le informazioni giuridiche e relative all’informativa prima che utilizzino la piattaforma.
L’Informativa sulla Privacy tratta la parte giuridica inerente ai dati che vengono registrati (come ad esempio il materiale visualizzato in piattaforma o il numero di volte che un utente sostiene un test) e la loro gestione.
I Termini e le Condizioni definiscono le regole e le direttive che gli studenti devono rispettare per utilizzare la piattaforma (ad es. non caricare contributi informali relativi a determinati argomenti). I Termini e le Condizioni si concentrano principalmente sulla formazione informale e sull’e-commerce, in modo che gli studenti conoscano le regole da seguire quando pongono domande agli esperti, caricano contributi, aggiungono commenti ai contributi e acquistano corsi o piani formativi in piattaforma.
Quando gli studenti accedono alla piattaforma per la prima volta, quando si autoregistrano alla piattaforma per la prima volta e quando accedono per la prima volta dopo l’aggiornamento dell’Informativa sulla Privacy o di Termini e Condizioni, verrà chiesto loro di accettare la versione più recente dell’Informativa sulla Privacy o di Termini e Condizioni (o di entrambi, a seconda degli aggiornamenti).
Durante il login o la registrazione, oppure subito dopo l’accesso alla piattaforma, appaiono caselle con link a entrambi i contenuti per chi ne ha già accettata una vecchia versione. Gli studenti troveranno anche un link a Termini e Condizioni nel proprio carrello e nella pagina Contribuisci in piattaforma.
Domande e Risposte
Chi può creare e gestire i Termini e le Condizioni?
Tutti i Superadmin della piattaforma possono visualizzare, modificare e gestire i Termini e le Condizioni. I Power User e gli altri utenti non hanno il permesso di modificare o gestire i permessi relativi a Termini e Condizioni.
Chi deve accettare i Termini e le Condizioni?
Se l’opzione I Termini e le Condizioni DEVONO essere accettati è selezionata nell’area Configurazione della piattaforma, TUTTI gli utenti dovranno accettare i Termini e le Condizioni al momento della connessione alla piattaforma, se ancora non l’hanno fatto. Inoltre, tutti i nuovi utenti creati con l’auto-registrazione, la registrazione veloce, attraverso il SSO o lo user provisioning, o dall’Amministratore (manualmente, attraverso file CSV o in altro modo) devono accettare i Termini e le Condizioni al completamento della registrazione, o al primo login in piattaforma.
Cosa succede se l’utente rifiuta i Termini e le Condizioni?
Se un utente non accetta i Termini e le Condizioni, non potrà accedere alla piattaforma. Se l’utente dà inizialmente il consenso ai Termini e Condizioni e poi lo revoca (nell’area di gestione del profilo della piattaforma), alla conferma della revoca sarà immediatamente disconnesso dalla piattaforma e non potrà accedervi finché non accetterà nuovamente i Termini e le Condizioni.
Chi può vedere i Termini e le Condizioni che creo?
Tutti i Superadmin possono vedere i Termini e le Condizioni, in tutte le versioni disponibili, se connessi alla piattaforma in qualità di Superadmin. Tutti gli utenti potranno visualizzare i Termini e le Condizioni dal momento della pubblicazione, quando sono invitati a dare il consenso nella pagina di login della piattaforma, o dalla sezione corrispondente nell’area del profilo dopo la connessione alla piattaforma.
Gli utenti della App Extended Enterprise di Docebo che hanno configurato più sotto-domini per l’accesso da parte degli utenti possono assegnare specifici Termini e Condizioni ad ogni dominio, in modo che gli utenti di un dominio assegnato a Termini e Condizioni A vedranno solo Termini e Condizioni A, e gli utenti di un dominio assegnato a Termini e Condizioni B vedranno solo Termini e Condizioni B. In alternativa, se il Superadmin non ha assegnato specifici Termini e Condizioni ai client, i client vedranno i Termini e le Condizioni di default della piattaforma. Fare riferimento a questo documento per ulteriori informazioni riguardo i Termini e le Condizioni dei sotto-domini.
Posso tracciare chi accetta e chi nega il consenso a Termini e Condizioni?
Sì, grazie ad un report dedicato, Dashboard Termini e Condizioni. Questo report permette di visualizzare lo stato del consenso di ogni utente in ogni ramo della piattaforma, le percentuali di chi ha accettato o negato il consenso o non ha ancora risposto a Termini e Condizioni, le tempistiche di risposta, e altri dettagli relativi all’interazione fra gli utenti e i Termini e le Condizioni. Questo report permette di visualizzare tutti i rami, a livello globale, o i singoli rami, nel caso in cui siano stati assegnati Termini e Condizioni specifici a sottodomini specifici che appartengono al ramo.
Posso avere più versioni o aggiornare i Termini e le Condizioni?
Dopo aver creato i Termini e le Condizioni, è possibile aggiornarne qualsiasi campo in qualsiasi momento, generando automaticamente una nuova versione. Tutte le versioni possono essere tracciate e visualizzate. Al momento della creazione e della pubblicazione di una nuova versione, tutti gli utenti dovranno esprimere nuovamente il consenso, al primo login in piattaforma.
Le versioni sono gestite a livello globale di lingua. Se si aggiornano i Termini e le Condizioni in una qualsiasi delle lingue utilizzate in piattaforma, sarà creata una nuova versione anche in tutte le altre lingue. Gli utenti dovranno esprimere nuovamente il consenso a Termini e Condizioni, indipendentemente dalla lingua utilizzata nella piattaforma. Quindi, se si gestiscono Termini e Condizioni pubblicati in più lingue, è necessario aggiornare tutti i campi in TUTTE le lingue prima di premere Salva e pubblicare la nuova versione.
Posso creare Termini e Condizioni per ogni dominio creato con la App Extended Enterprise?
Quando la App Extended Enterprise è attiva in piattaforma, è possibile creare più Termini e Condizioni e assegnarli ad uno o più client, in modo che gli utenti nei rami assegnati ai sotto-domini possano accettare i Termini e le Condizioni specifici.
Posso creare più criteri di consenso per i Termini e le Condizioni?
No, diversamente dall’Informativa sulla Privacy, i Termini e le Condizioni possono avere soltanto un messaggio di consenso.
Cosa succede alle vecchie versioni di Termini e Condizioni?
Precedentemente, il contenuto di Termini e Condizioni era gestito da una chiave di lingua (modulo: privacy_tos / chiave: _TERMS_AND_CONDITIONS) nello strumento di Gestione Lingue. Al rilascio della nuova gestione di Termini e Condizioni in piattaforma, il contenuto di qualsiasi traduzione di questa chiave sarà automaticamente applicato al corpo di Termini e Condizioni nella nuova area della piattaforma, nel caso in cui questa chiave di lingua sia stata modificata.
Questo si applica a tutte le lingue, quindi la traduzione della vecchia chiave sarà applicata alla nuova informativa in tutte le lingue. Se non si modifica nessuna traduzione della vecchia chiave di lingua in nessuna lingua, sarà fornito un testo di default e SARÀ OBBLIGATORIO modificarlo.
Ad esempio, se la traduzione della chiave è stata modificata in Gestione Lingue in inglese, tedesco, italiano e finlandese, i nuovi Termini e Condizioni saranno composti dalle traduzioni già disponibili in queste lingue. Ora è possibile gestire i Termini e le Condizioni in più lingue utilizzando il selettore multilingua di Docebo.
Gli utenti della App Extended Enterprise hanno ovviamente la possibilità di creare più Termini e Condizioni e il contenuto della chiave di lingua originale sarà applicato in tutte le lingue della piattaforma a Termini e Condizioni di default.
Dopo il rilascio della nuova gestione di Termini e Condizioni, la vecchia chiave della Gestione Lingue sarà ancora disponibile, ma non più funzionante. Questo significa che anche modificando la traduzione di questa chiave, in qualsiasi lingua, non si modificherà il testo di Termini e Condizioni. Per modificarlo, sarà necessario utilizzare la nuova area di Gestione Termini e Condizioni. Docebo rimuoverà le vecchie chiavi di lingua dalla Gestione Lingue nelle settimane successive al rilascio della nuova funzionalità.
Docebo fornisce Termini e Condizioni di default?
Attualmente, Docebo non fornisce un testo di default per i Termini e le Condizioni. Esiste un testo di base, senza contenuti relativi all’informativa, che deve essere modificato da un Superadmin.
Qual è il modo migliore per gestire la transizione fra la vecchia e la nuova funzionalità Termini e Condizioni?
La nuova Gestione Termini e Condizioni sarà disponibile nella piattaforma come configurazione predefinita e non potrà essere rimossa, quindi consigliamo di utilizzare questo strumento a proprio vantaggio. Docebo non modificherà le impostazioni precedentemente configurate. Se l’opzione I Termini e le Condizioni DEVONO essere accettati è selezionata nell’area Configurazione della piattaforma, rimarrà tale con il rilascio della nuova funzionalità. Se l’opzione è disabilitata, resterà disabilitata finché non sarà abilitata manualmente. Non sono quindi necessarie delle configurazioni immediate, e gli utenti riusciranno ad utilizzare le proprie piattaforme.
Se questa opzione è abilitata, e si sta utilizzando la chiave di lingua della Gestione Lingue per gestire i Termini e le Condizioni, è necessario controllare la nuova area di Gestione Termini e Condizioni e familiarizzare con la configurazione dei contenuti. Fare riferimento a questa documentazione se si utilizza un dominio singolo, e a questa documentazione se si utilizza la App Extended Enterprise.
Cosa succede se attivo o disattivo la App Extended Enterprise dopo aver configurato i Termini e le Condizioni?
Se sono stati creati più Termini e Condizioni e sono stati assegnati a più client mentre la App Extended Enterprise è attiva in piattaforma, e la App viene disattivata successivamente, i Termini e le Condizioni di default diventeranno gli unici del dominio. I contenuti e le versioni di Termini e Condizioni di default non saranno eliminati.
Tutti gli utenti nei rami assegnati ai sotto-domini saranno assegnati al dominio singolo, e dovranno accettare i Termini e le Condizioni assegnati (i Termini e le Condizioni di default) al primo login. I tracciamenti precedenti per utente sono mantenuti, in modo che sia possibile visualizzare i dati di consenso relativi al periodo di attività della App Extended Enterprise nella Dashboard Termini e Condizioni.
Cosa succede se sposto gli utenti in rami che sono assegnati a sotto-domini con Termini e Condizioni specifici?
Se è necessario spostare degli utenti da un ramo all’altro, e i rami sono assegnati a diversi client Extended Enterprise, gli utenti dovranno accettare i Termini e le Condizioni del nuovo sotto-dominio di appartenenza al primo login. Non potranno accedere alla piattaforma finché non daranno il consenso, che è necessario anche nel caso in cui i sotto-domini utilizzino gli stessi Termini e Condizioni.
Cosa succede se sono configurati degli utenti in rami assegnati a più sotto-domini?
Se gli utenti sono assegnati a più sotto-domini, dovranno accettare i Termini e le Condizioni di ogni sotto-dominio prima di accedere al sotto-dominio. Questa operazione è necessaria anche se i Termini e le Condizioni sono gli stessi per tutti i sotto-domini. In qualità di Superadmin, si dovranno accettare tutti i Termini e le Condizioni assegnati ad ogni client Extended Enterprise, incluso il contenuto di default, prima di accedere a un qualsiasi sotto-dominio.
Posso creare Termini e Condizioni individuali per utenti in paesi diversi?
L’unico modo per creare Termini e Condizioni individuali per gli utenti di diversi paesi è creare un organigramma per dividere gli utenti in rami in base ai paesi, assegnare i rami a client Extended Enterprise specifici, quindi creare Termini e Condizioni per ogni client assegnandoli al client corrispondente.
Cosa succede alle API se i Termini e le Condizioni non sono stati accettati?
La nuova gestione di Termini e Condizioni impatta solo l’interfaccia della piattaforma. Nessuna API sarà bloccata se l’utente non accetta i Termini e le Condizioni.
Posso vedere i Termini e le Condizioni quando accedo alla pagina di login della piattaforma dall’app Go.Learn di Docebo?
I Termini e le Condizioni possono essere visualizzati e accettati da tutti gli studenti dalla pagina di login dell’app Go.Learn. Attenzione: gli studenti che non accettano i Termini e le Condizioni non potranno accedere alla piattaforma tramite l’app.