Introduzione
Se si usa l'applicazione di messaggistica Slack per la comunicazione interna, Docebo può integrarsi con essa, consentendo la configurazione delle notifiche della piattaforma da inviare tramite Slack.
Analogamente a qualsiasi altra notifica della piattaforma, le notifiche Slack possono essere programmate e assegnate a gruppi specifici, rami, corsi e piani formativi, e possono essere inviate al team tramite messaggi diretti (dal bot Docebo nel messaggio privato Slackbot) o tramite canali pubblici.
Nota bene:
- Il motore di notifica legacy non è supportato da Docebo per Slack versione 2.
- Per coloro che stanno effettuando la migrazione da Docebo per Slack versione 1, si prega di consultare la sezione Migrare da Docebo per Slack versione 1 a versione 2.
- Slack impone un limite di frequenza di un messaggio al secondo per utente o canale. L'integrazione di Docebo con Slack non può superare tale limite. Se la piattaforma genera notifiche a una frequenza superiore, alcuni messaggi potrebbero essere messi in coda o subire ritardi.
Migrare da Docebo per Slack versione 1 a versione 2
Prima di iniziare
Docebo per Slack versione 1 utilizza il motore di notifica legacy di Docebo. Al contrario, Docebo per Slack versione 2 si avvale del nuovo motore di notifica. Pertanto, al rilascio del nuovo motore di notifica, tutti gli utenti di Docebo per Slack versione 1 sono stati esclusi dalla migrazione dal motore di notifica legacy.
In pratica, la migrazione da Slack versione 1 a versione 2 comporta due fasi: un cambiamento nell'integrazione e, successivamente, una migrazione al nuovo motore di notifica, eseguita da Docebo per vostro conto.
Per effettuare la migrazione da Slack versione 1 a versione 2 senza interruzioni, è necessario seguire i passaggi nell'ordine indicato di seguito:
- Configurare l'integrazione Docebo per Slack versione 2.
Questo passaggio deve essere eseguito per primo in quanto abilita la possibilità di essere migrati al nuovo motore di notifica. Inoltre, garantisce che, una volta migrata la piattaforma di apprendimento al nuovo motore di notifica, le notifiche tramite Slack continueranno senza interruzioni. - Migrare il motore di notifica dal legacy.
Una volta completato con successo, Docebo per Slack versione 2 gestirà le notifiche senza interruzioni. - Resettare Docebo per Slack versione 1.
Questo passaggio rimuoverà le connessioni legacy all'account Slack dall'integrazione versione 1, che non fornisce più alcuna funzionalità.
Dettagli della migrazione
Per migrare da Docebo per Slack versione 1 a versione 2, iniziare configurando l'integrazione Docebo per Slack versione 2 seguendo i capitoli successivi a partire da Attivare l'app Slack versione 2 nella piattaforma e assicurarsi che la configurazione sia salvata.
Successivamente, contattare il customer success manager o un agente di supporto per attivare il nuovo motore di notifica della piattaforma. Si riceve conferma dell'avvenuta ricezione della richiesta e si è informati non appena il motore di notifica sarà stato attivato. Si precisa che questo non è un processo automatico e potrebbe richiedere diversi giorni per essere completato. Le notifiche esistenti saranno migrate alla nuova infrastruttura di notifica.
Avvertenza: Se si attiva il nuovo motore di notifica della piattaforma prima di configurare Docebo per Slack versione 2, si cessa di ricevere notifiche. È pertanto fondamentale seguire l'ordine delle istruzioni riportate in questo capitolo.
Una volta attivato il nuovo motore di notifica, disattivare Docebo per Slack versione 1 come descritto nel capitolo Eseguire il Reset della Configurazione di Docebo per Slack.
Consiglio: Sebbene l'integrazione versione 2 sia operativa immediatamente come descritto in questo documento, non si ricevono notifiche della piattaforma tramite Slack versione 2 fino a quando il nuovo motore di notifica non sarà stato attivato con successo in Docebo. Nel frattempo, le notifiche saranno fornite dall'integrazione Slack versione 1.
Per continuare a ricevere notifiche, mantenere attiva la versione 1 dell'integrazione in parallelo, affinché una volta completata la migrazione del motore di notifica, la nuova integrazione possa assumere il controllo e fornire tali servizi senza interruzioni.
Attivare l'app Slack versione 2 nella piattaforma
Attivare l'app Slack V2 come descritto nell'articolo Gestire Applicazioni e Funzionalità della knowledge base. L'applicazione è elencata nella scheda Integrazioni Software Terzi.
Configurare Slack in Docebo
Per configurare Slack nella piattaforma, assicurarsi innanzitutto di aver effettuato l'accesso al proprio account Slack con privilegi amministrativi. Quindi, accedere al menu di navigazione, individuare la voce Componenti aggiuntivi e integrazioni (icona a puzzle) e selezionare l'elemento Slack V2.
Successivamente, cliccare sul pulsante Configura Slack per procedere.
Se si è già connessi a Slack nello stesso browser, cliccare su Consenti nella schermata successiva; in caso contrario, effettuare il login a Slack e seguire le istruzioni per autorizzare l'integrazione a connettersi al workspace Slack.
Nota bene: È necessario essere connessi a Slack come amministratore o come utente con ruolo di amministratore dell'integrazione per poter collegare Docebo per Slack V2 al workspace Slack.
L'integrazione Slack utilizzerà i seguenti ambiti all'interno di Slack:
-
incoming-webhook- Consente la creazione di webhook unidirezionali per inviare messaggi a un canale specifico. -
commands- Permette l'aggiunta di scorciatoie e/o comandi slash utilizzabili dagli utenti. -
channels:read- Consente la visualizzazione di informazioni di base sui canali pubblici in un workspace. -
team:read- Permette di visualizzare il nome, il dominio email e l'icona dei workspace a cui Learning Hub è connesso. -
users:read- Consente la visualizzazione degli utenti presenti in un workspace. -
users:read.email- Permette di visualizzare gli indirizzi email degli utenti in un workspace. -
users.profile:read- Consente la visualizzazione dei dettagli del profilo degli utenti in un workspace.
Una volta completata con successo la connessione, si è reindirizzati alla pagina delle proprietà di Slack V2.
Successivamente, nella pagina delle Impostazioni utente, sarà necessario mappare l'identificatore utente Slack con l'identificatore utente Docebo. Si ricorda che in Docebo solo i valori ID utente e Nome utente sono unici di default.
Nota bene: Per una mappatura e aggiornamenti accurati degli utenti, gli identificatori utente Slack e Docebo devono coincidere. Se l'ID utente Slack differisce, gli utenti non saranno mappati (quando si utilizza il metodo di mappatura) oppure saranno creati come nuovi utenti con l'ID utente Slack, senza essere collegati a un account Docebo esistente (quando si utilizza il metodo di provisioning).
Sincronizzazione utenti
Successivamente, selezionare il metodo di sincronizzazione desiderato. È possibile utilizzare il metodo di mappatura utenti, che associa un utente Slack a un utente Docebo esistente, oppure il metodo di provisioning utenti. La mappatura utenti collegherà un utente Slack a un utente Docebo esistente senza creare nuovi utenti da Slack a Docebo. Il provisioning utenti consentirà invece di creare nuovi utenti all'interno di Docebo, abbinando i campi selezionati per la sincronizzazione.
Mappatura utenti
Il metodo di mappatura utenti consente di sincronizzare rapidamente gli utenti esistenti in Docebo con la base utenti Slack. Una volta selezionato l'identificatore utente corretto da utilizzare, assicuratevi che nella sezione Metodo di sincronizzazione sia attivata l'opzione Attiva mappatura utenti.
Successivamente, cliccate su Salva le modifiche per attivare la sincronizzazione.
Provisioning utenti
Attivando il provisioning utenti, si sincronizzano gli utenti Slack in Docebo. Per iniziare, selezionare il pulsante di opzione Attiva provisioning utenti nella sezione Metodo di sincronizzazione.
Successivamente, selezionare il ramo predefinito in cui verranno inseriti i nuovi utenti cliccando sul pulsante Seleziona il ramo. Dopo aver scelto il ramo appropriato, confermare cliccando su Seleziona.
Nota bene: Se un utente è già stato inserito in Docebo prima dell'implementazione di questa integrazione, potrebbe essere spostato nel ramo selezionato nell'integrazione.
Successivamente, se si desidera aggiornare le informazioni degli utenti per tutti gli utenti esistenti, cliccare sul pulsante Aggiorna le informazioni degli utenti esistenti. Se si desidera notificare agli utenti la creazione del loro account in Docebo, selezionare la casella di controllo Invia una notifica Utente creato (se esistente)
A questo punto, scegliere quali campi in Docebo si vuole associare ai campi in Slack. I seguenti campi sono obbligatori e non possono essere rimossi dalla lista dei campi da associare:
- Nome utente
- Indirizzo email
- Nome
- Cognome
Per modificare o impostare una mappatura di campo, cliccare sul menu a tendina nell'area campo Slack del campo che si vuole modificare e selezionare un elemento dalla lista disponibile di campi in Slack.
Nota bene: Il campo selezionato come identificatore nella sezione Identificatore utente non può essere modificato o eliminato.
Se si vuole mappare campi aggiuntivi in Slack, cliccare sul pulsante Aggiungi campi e, nella finestra a comparsa, selezionare i campi da aggiungere, quindi cliccare su Aggiungi.
Successivamente, si possono mappare i campi aggiuntivi come fatto per i campi obbligatori. Per rimuovere campi aggiunti, cliccare sull'icona del cestino alla fine della riga di ciascun campo aggiuntivo.
Al termine della configurazione, cliccare su Salva le modifiche.
Impostazioni di sincronizzazione
Nella scheda Sincronizzazione, per impostazione predefinita è abilitata l'opzione che consente di sincronizzare i dati utente con Slack ogni volta che un utente viene creato o modificato in Slack. Ciò permette una sincronizzazione automatica dei dati utente al verificarsi di un aggiornamento. Se si sceglie di disattivare questa opzione, sarà necessario cliccare sul pulsante Sincronizza nella sezione Sincronizzazione manuale ogni volta che si desidera aggiornare il provisioning o la mappatura degli utenti.
Nota bene: La sincronizzazione manuale esegue un import completo dei dati e sovrascriverà gli utenti precedentemente mappati con nuove informazioni. Tale operazione dovrebbe essere eseguita soltanto in caso di errori nelle precedenti configurazioni e solo dopo aver effettuato una sincronizzazione. A seconda del numero di utenti mappati, questa procedura potrebbe richiedere un tempo considerevole.
Gestire la connessione esistente
La scheda Connessione nell'integrazione Slack v2 consente di visualizzare informazioni relative al nome del workspace connesso e all'ID del team. Questi dati sono disponibili nella sezione Dettagli della scheda Connessione.
Per resettare la connessione con Slack, cliccare sul pulsante Reset dei dati.
Nota bene: Premendo il pulsante Resetta dati verranno rimossi tutti i dati mappati e gli identificatori utente Slack dal sistema, oltre a eliminare la connessione con Slack. Questa operazione non rimuoverà gli utenti provisionati in Docebo e non potrà essere annullata.
Successivamente, nella finestra di conferma, cliccare su Reset.