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Docebo VILT for Zoom V3: guida alla risoluzione dei problemi

  • Ultimo aggiornamento:
  • Administrators

Introduzione

Per chi utilizza Zoom Meeting e Zoom Webinar per la formazione via web, la propria piattaforma Docebo può integrarsi con Zoom, in modo che gli utenti possano accedere a sessioni di formazione VILT (Virtual Instructor-Led Training) live nelle proprie piattaforme Docebo.

È necessario disporre di un account Zoom attivo e rispettare i termini e le condizioni del proprio contratto per configurare con successo questa integrazione. Inoltre, è importante notare che la propria licenza Zoom deve includere la possibilità di gestire meeting e webinar. Docebo condivide i nomi, i cognomi e le email degli utenti della piattaforma con Zoom durante le sessioni webinar.

Questo articolo funge da guida per i Superadmin per la risoluzione dei problemi relativi all'integrazione Docebo VILT per Zoom V3.

Problemi di configurazione dell'account

Problema Risoluzione
Un account Zoom aveva lo stato Associato in Docebo e ora risulta Non associato

Accedere all'account Zoom associato; nella sezione Admin, andare su Avanzato → App Marketplace → Gestione → App aggiunte e verificare se nell'elenco è presente un'app di nome Docebo.

Verifica dell'App Marketplace in Zoom per l'app Docebo

Provare ad associare nuovamente l'account in Docebo; per ulteriori informazioni consultare il capitolo intitolato Associare un account Zoom a Docebo.

Un account Zoom ha uno stato Associato in Docebo, tuttavia la creazione o l'aggiornamento di un evento ILT con tale account restituisce l'errore "Parametro non valido: password" Questo può accadere quando il token di autenticazione di Zoom è scaduto. Eliminare l'associazione dell'account Zoom in Docebo e associarlo nuovamente seguendo i passaggi nel capitolo intitolato Associare un account Zoom a Docebo. Dopo la nuova associazione, gli eventi e le sessioni esistenti che utilizzano tale account vengono ripristinati.

Si riceve un errore quando si verifica una delle seguenti condizioni:

  • Il codice di accesso è impostato nelle proprietà avanzate
  • Il codice di accesso è impostato nell'evento VILT oppure viene richiesto all'utente di inserire una password per partecipare al meeting.

Verificare se nel Pannello di navigazione Zoom → Gestione account → Impostazioni account, quindi alla voce Sicurezza: 

  • L'opzione Requisito codice di accesso presenta criteri specifici da soddisfare. In tal caso, inserire un codice di accesso che rispetti tali criteri.

    Verifica del Requisito codice di accesso

  • Il toggle Incorporare il codice di accesso nel link di invito per partecipare con un clic è disattivato. In tal caso, all'utente verrà richiesto di inserire una password. Docebo consiglia di mantenere questo toggle attivo.

    Attivazione di Incorporare il codice di accesso nel link di invito per partecipare con un clic

Nessuna traccia dell'indirizzo email utilizzato da uno studente in Zoom

Al momento sono supportati solo gli studenti con un'email Zoom corrispondente a quella presente nella piattaforma Docebo e che fanno parte dell'account Zoom associato in Docebo.
Se lo studente è un utente presente nell'account Zoom associato, è possibile impostare una di queste opzioni nelle Impostazioni avanzate dell'account in Docebo o nell'evento VILT:

Opzione Risultato interessato
Abilita la registrazione obbligatoria per tutti gli utenti Ciò obbligherà l'utente a completare un modulo con le credenziali mancanti.
Abilita l'autenticazione obbligatoria per tutti gli utenti Se è stato configurato un metodo di autenticazione in Zoom, è possibile obbligare l'utente ad autenticarsi con il metodo selezionato.

Problemi di configurazione dell'host

Problema Risoluzione
Un host Zoom aveva lo stato Associato in Docebo e ora risulta Non associato

Verificare se l'utente corrispondente in Zoom:

  • è stato disattivato
  • non esiste più in Zoom
  • non ha più una licenza Zoom valida
  • è stato dissociato dal proprio account

Attenzione! L'integrazione assocerà automaticamente un host in Docebo se viene riattivato.

In altri casi, sarà necessario sincronizzare nuovamente l'host nell'integrazione Docebo per Zoom V3.

Quando viene impostato un host in un'evento VILT con Zoom Webinar, si riceve un errore L'utente in Zoom non è associato a una licenza Webinar.
Il tentativo di aggiungere un host nell'integrazione Zoom in Docebo, produce un errore

Verificare se:

  • l'utente è presente nell'account Zoom. In caso contrario, aggiungere l'utente in Zoom con la stessa email utilizzata in Docebo
  • l'email dell'utente in Docebo è la stessa utilizzata in Zoom
  • l'utente è ancora attivo in Zoom
  • l'utente Zoom utilizzato per associare l'account in Docebo ha visibilità su tutti gli utenti in Zoom. In caso contrario, associare l'account Zoom con uno con la visibilità corretta

Problemi di configurazione degli eventi VILT

Problema Risoluzione
Si riceve un messaggio di errore quando si tenta di creare o modificare un evento VILT in Docebo È possibile che sia stato raggiunto il limite API disponibile nel proprio piano Zoom. Per ulteriori informazioni sul limite di velocità API in Zoom, leggere l'articolo Rate Limits (si apre in una nuova scheda) sul sito web di Zoom.
Il link Zoom dell'evento VILT creato in Docebo non è valido

Docebo cancellerà l'evento Zoom, se si modifica uno dei seguenti campi in un evento VILT esistente:

  • Strumento di videoconferenza
  • Account
  • Host Zoom

Qualsiasi altra modifica di un campo aggiornerà semplicemente l'evento e manterrà l'integrità del link Zoom.

Questa limitazione è legata al modo in cui Zoom genera gli URL degli eventi e non può essere evitata.

Quando viene richiesta una registrazione Zoom, si riceve un messaggio di errore

Verificare se:

  • la registrazione è stata elaborata lato Zoom ed è pronta
  • il webinar è stato registrato in Zoom
  • la registrazione è ancora presente in Zoom e non è cancellata o scaduta e l'account Zoom associato in Docebo ha i permessi corretti per accedere alle registrazioni in Zoom
  • il file della registrazione supera il limite Docebo di 800 MB per i video

Errori relativi agli studenti

Problema Risoluzione
L'evento VILT in Docebo era pianificato per 8 ore, ma alcuni studenti che hanno partecipato per meno tempo ora presentano lo stato presenza

Verificare se:

  • Se è stato impostato il completamento automatico in base alla % di presenza dell'utente, verificare se la % corrisponde al tempo trascorso dall'utente nel webinar
  • Il completamento automatico si basa sulla durata reale del webinar Zoom, iniziando quando l'istruttore avvia la sessione Zoom fino a quando l'istruttore chiude la sessione Zoom, e non su quella ipotetica impostata nell'evento VILT in Docebo.

Esempio: se il tempo impostato nell'evento VILT era di 8 ore, ma il webinar Zoom dura 1 ora, la % di completamento dell'utente si baserà sul tempo del webinar Zoom di 1 ora.

Lo studente ha partecipato all'evento ma la presenza non è stata tracciata

Verificare se:

  • l'opzione Contrassegna l'evento come completato se l'utente trascorre almeno la % indicata del tempo totale del webinar nello strumento webinar è stata configurata
  • l'opzione ha una % ragionevole. La best practice è quella di impostare un valore intorno al 70-80%
  • l'utente appartiene all'account Zoom associato. Non è possibile tracciare la presenza degli utenti al di fuori dell'account Zoom
  • l'utente ha effettuato l'accesso a Zoom con l'email impostata in Docebo. L'email è l'identificatore univoco per entrambi i sistemi ed è l'unico modo per riconoscere che un utente che ha effettuato l'accesso a Zoom è lo stesso che ha partecipato all'evento
Uno studente ha completato l'evento anche se non ha partecipato al webinar Docebo traccia la presenza di uno studente abbinando l'email dell'utente in Docebo e in Zoom.
Se si hanno studenti con lo stesso indirizzo email in Docebo (ad esempio, utilizzando un'email di agenzia condivisa) e sono tutti iscritti all'evento VILT ma solo uno di questi studenti ha effettuato l'accesso al webinar, la presenza per l'evento verrà assegnata a tutti quegli studenti.

Problemi di registrazione

Problema Risoluzione
È stato ricevuto l'errore indicante "La registrazione non è stata caricata" È necessario abilitare l'impostazione per i download delle registrazioni su cloud in Zoom. Per farlo, nelle proprie impostazioni Zoom, navigare fino alla pagina Impostazioni account e abilitare i download delle registrazioni su cloud. Chiunque possieda un link alla registrazione potrà scaricarla a meno che non si selezioni l'opzione per cui solo l'host può scaricare le registrazioni su cloud.