Introduzione
Per chi utilizza Zoom Meeting e Zoom Webinar per formazioni online, la piattaforma Docebo può integrarsi con Zoom, consentendo agli utenti di accedere a sessioni di formazione virtuale con istruttore (VILT) in diretta sulla loro piattaforma Docebo.
Per configurare correttamente questa integrazione, è necessario avere un account Zoom attivo e accettare i termini e condizioni del contratto. Si noti inoltre che la propria licenza Zoom deve includere la possibilità di gestire meeting e webinar. Docebo condivide con Zoom i nomi, cognomi e email degli utenti della piattaforma durante le sessioni webinar.
Questo articolo funge da guida per i Superadmin configurando l’integrazione Docebo VILT per Zoom V3.
Attivare Zoom in Docebo
Attivare l'app Zoom come descritto nell'articolo della knowledge base dedicato alla gestione delle applicazioni e funzionalità. L'app si trova nella scheda verticale Videoconferenza.
Prerequisiti
Assicurarsi che siano soddisfatti i seguenti prerequisiti:
| Prerequisito | Descrizione |
|---|---|
| Associazione account |
Per associare gli account, assicurarsi di utilizzare un account Zoom con accesso amministratore o, in alternativa, un account che abbia almeno gli stessi livelli di permessi descritti nella sezione Prima di procedere del capitolo Associare un account Zoom a Docebo. Attenzione! L'account utilizzato per l'associazione con Zoom deve avere permessi permanenti, e non può essere rimosso dopo il completamento del processo di associazione, altrimenti l'integrazione smetterà di funzionare come previsto. Docebo consiglia di utilizzare un account di servizio per questo scopo. Se sono stati rimossi alcuni o tutti i diritti richiesti dall'account utilizzato per l'associazione con Zoom, sarà necessario aggiungere nuovamente questi privilegi. |
| Associazione host | Gli utenti assegnati come host devono avere una licenza Zoom valida e devono utilizzare la stessa email sia in Docebo che in Zoom. Per ulteriori informazioni, consultare la sezione relativa alla scheda Host Zoom. |
| Licenze | Tutti gli utenti di Zoom che si associano come host devono avere una licenza Meeting valida. Se si desidera utilizzare la funzione Webinar, è necessario assicurarsi che anche l'account Zoom abbia la licenza per questa funzionalità. |
Associare un account Zoom a Docebo
Prima di procedere
Per motivi di sicurezza, Docebo consiglia di limitare la portata dei permessi dell'integrazione allo stretto necessario. A tal fine, accedere al pannello di amministrazione di Zoom e creare un gruppo da utilizzare per gli account associati all'integrazione. Quindi, nell'area Roles (Ruoli), impostare i seguenti permessi:
| Permesso | Livello di accesso |
|---|---|
| Gestione utenti | Il permesso Visualizza, limitato al gruppo definito |
| Gestione ruoli | Il permesso Visualizza |
| Impostazioni account | Il permesso Visualizza |
| Gestione registrazioni e trascrizioni | Il permesso Visualizza |
| Report d'uso | Il permesso Visualizza |
| Report attività utente | Il permesso Visualizza |
Attenzione! I permessi riportati nella tabella sopra sono quelli relativi al ruolo di amministratore di Zoom, che si deve configurare manualmente nel pannello di amministrazione di Zoom prima dell’accoppiamento. Si tratta di un livello separato e complementare rispetto agli ambiti OAuth che Zoom concede automaticamente all’app Docebo quando si approva la richiesta di abbinamento (ad esempio, gli ambiti che consentono a Docebo di creare, leggere e aggiornare riunioni e webinar. Per questo motivo, nella tabella sopra, non sono presenti righe relative a riunioni o webinar: l’accesso a riunioni e webinar è gestito interamente a livello di OAuth/app, non tramite le autorizzazioni del ruolo di amministratore di Zoom. Per l’elenco completo degli ambiti OAuth richiesti dall’app Docebo, consultare la sezione “Permessi” della scheda dell’app Docebo su Zoom Marketplace (si apre in una nuova scheda).
Infine, seleziona Salva modifiche.
Quindi, aggiungere al gruppo creato gli host e gli account di host alternativi che si desidera utilizzare per questa integrazione.
Suggerimento: se si rimuove un account dal gruppo, assicurarsi che venga anche tolto l'abbinamento dall'integrazione; in caso contrario, si verificheranno errori durante la pianificazione di una riunione.
Attenzione! Limitare i permessi del ruolo di amministratore Zoom al gruppo creato per l’integrazione limita ciò che l’account associato può modificare, ma non limita la selezione dell’host. Quando si crea o si aggiorna un evento di sessione ILT, Docebo recupera l’elenco completo degli utenti presenti nel tenant Zoom per popolare il menu a tendina di selezione dell’host, indipendentemente dall’ambito del gruppo. Se è necessario limitare quali utenti possono essere selezionati come host, gestisre questa impostazione tramite la propria licenza Zoom o l’elenco degli utenti, anziché tramite l’ambito del gruppo dell’integrazione.
Scenari di associazione di account non supportati
Non è possibile associare un account Zoom, ad esempio yourcompany.zoom.us, in più di un LMS. Altrimenti, l'abbinamento precedente verrà sovrascritto e smetterà di funzionare, invalidando tutti gli eventi creati. Inoltre, non è possibile associare un account Zoom a più di un utente Zoom nello stesso LMS o in un LMS diverso. In questo caso, sarà necessario associare nuovamente l'account Docebo allo stesso account Zoom.
Esempi di scenari non supportati
Esempio n°1: associare un account Zoom a più LMS
| Scenario | Risultato |
|---|---|
|
L'account Zoom è associato alle seguenti piattaforme:
|
|
Caso 2: associazione di un account Zoom a più utenti Zoom nello stesso LMS o in un LMS diverso
| Scenario | Risultato |
|---|---|
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Vengono create le seguenti associazioni:
|
|
Suggerimento: se è necessario utilizzare più di un account Zoom, associare prima solo uno degli account. Assicurarsi che questo account abbia i permessi corretti per Zoom Marketplace. Gli account non associati possono quindi essere resi host sotto il primo account aziendale. Ogni account host deve avere una licenza valida, e l'indirizzo email di Docebo deve corrispondere a quello utilizzato con Zoom.
Associazioni di account supportate
In Docebo, accedere al pannello di amministrazione di Zoom dalla sezione Componenti aggiuntivi e integrazioni (icona del puzzle). Quindi, individuare Zoom V3.
Verrà quindi presentata la schermata in cui sarà possibile gestire gli account Zoom. Premere il pulsante più nell'angolo in alto a destra dello schermo per aggiungere un nuovo account. Quindi, nella finestra scorrevole risultante, aggiungere il nome dell'account che si desidera associare e una descrizione opzionale, quindi cliccare Crea e modifica.
Nella schermata successiva, verificare che le informazioni inserite siano corrette, quindi premere il pulsante Associa account nella barra di notifica Associazione richiesta.
Nella finestra di conferma risultante, premere il pulsante Associa account per procedere con il processo.
A questo punto, è possibile che si riceva una notifica che indica You cannot authorize Docebo (Non è possibile autorizzare Docebo). In questo caso, è necessario attivare la levetta Approve for all users (Approva per tutti gli utenti) per procedere.
In Zoom apparirà una notifica chiedendo di confermare l'associazione. Premere Consenti per procedere. Per un elenco delle autorizzazioni richieste dall'app, consultare la sezione Permessi (Autorizzazioni) della pagina dell'app Docebo su Zoom Marketplace (si apre in una nuova scheda).
L'account viene ora visualizzato nella schermata Gestione account. Se esiste in Zoom, lo stato mostrerà Associato, o Non associato in caso contrario.
Quindi, configurare l'account cliccando su Nome account nell'elenco per accedere alla schermata in cui è possibile gestire le proprietà dell'account. La schermata è suddivisa nelle schede Properties (Proprietà) e Zoom Hosts (Host Zoom) nella parte superiore dello schermo. La scheda Properties presenta una barra laterale in cui è possibile scegliere tra Impostazioni generali e Avanzate delle proprietà dell'account.
Scheda Proprietà
La scheda Proprietà contiene tutte le opzioni di configurazione relative all'associazione dell'account.
La schermata Generale
La schermata Generale contiene le proprietà di base relative al conto associato.
Sezione Informazioni generali
| Nome del campo | Descrizione |
|---|---|
| Nome Account | Questo campo consente di modificare il nome dell'account. |
| Descrizione | Questo campo di testo consente di aggiungere una descrizione opzionale del nome dell'account. |
| Stato dell'Account | Questo campo di sola lettura mostra se l'account è associato o meno. |
Sezione Opzioni
| Nome del campo | Descrizione |
|---|---|
| Definisci i limiti della sessione per ogni corso | Questa casella di controllo, quando è attiva, mostra un campo che consente di impostare il numero massimo di sessioni per corso. Questo numero può essere un valore compreso tra 1 e 999. |
| Definisci i limiti della sessione per ogni account | Questa casella di controllo, quando è attiva, mostra un campo che consente di impostare il numero massimo di sessioni per account. Questo numero può essere un valore compreso tra 1 e 999. |
| Configura il numero massimo di room simultanee | Questa casella di controllo, quando è attiva, mostra un campo che consente di impostare il numero massimo di room simultanee per account. Questo numero può essere un valore compreso tra 1 e 999. |
Sezione Modello di impostazioni
| Nome del campo | Descrizione |
|---|---|
| Modello di meeting Zoom |
Se è stato creato un modello di meeting in Zoom con l'account associato, sarà possibile assegnarlo qui. Le preimpostazioni saranno utilizzate automaticamente per ogni meeting creato con questo account. Attenzione! I modelli di riunione Zoom sono definiti in Zoom dall'account associato. Sono attivati e messi a disposizione degli utenti dell'integrazione dalla schermata Manage templates (Gestisci modelli) e selezionando le caselle nella colonna Enable for account (Abilita per l'account). Solo i modelli resi disponibili a livello di account Zoom dall'utente associata a Zoom sono disponibili per l'uso con questa integrazione. Per ulteriori informazioni, consultare l'articolo sulla configurazione dei modelli di meeting dall'amministratore nella knowledgebase di Zoom (si apre in una nuova scheda). |
La schermata Configurazione avanzata
Nella schermata Configurazione avanzata sono incluse le impostazioni che attivano alcuni tipi di autenticazione o registrazione quando un utente cerca di partecipare alle riunioni.
Sezione Registrazione
| Nome del campo | Descrizione |
|---|---|
| Abilita la registrazione obbligatoria per tutti gli utenti |
Se questa casella è attivata, l'utente che desidera partecipare alla riunione o al webinar deve essere connesso a Zoom. Altrimenti, verrà registrato in Zoom utilizzando l'indirizzo email, il nome e il cognome utilizzati in Docebo. Questa opzione deve essere attivata se si vuole garantire che lo studente utilizzi lo stesso indirizzo email in Zoom e in Docebo. In caso contrario, e se il suo account utente Zoom non è associato a Docebo, la sua presenza non verrà registrata.
|
Sezione Autenticazione
| Nome del campo | Descrizione |
|---|---|
| Abilita l'autenticazione obbligatoria per tutti gli utenti | Se questa casella è attivata, tutti gli utenti che desiderano partecipare alla riunione devono effettuare l'accesso tramite un metodo di autenticazione specificato. In questo modo è possibile controllare l'origine degli utenti che si uniscono alla riunione o al webinar se, ad esempio, devono accedere tramite l'opzione Single sign-on aziendale. |
La scheda Host Zoom
La scheda Host Zoom consente di assegnare agli utenti la funzione di host Zoom. Per procedere, premere il pulsante nell'angolo superiore destro dello schermo e scegliere Assegna host Zoom. Quindi, nell'elenco a scorrimento, selezionare tutti gli utenti e, una volta terminate le selezioni, premere il pulsante Conferma.
Se si tenta di associare un host e l'utente non ha un account in Zoom, nell'elenco degli host verrà segnalato che l'account non è stato associato. In questo caso, ricontrollare e, se necessario, create l'account in Zoom, e premere l'icona della freccia circolare nell'elenco degli utenti accanto al nome per riprovare il processo di associazione.
Per rimuovere un utente dalla lista degli host, individuare e selezionare l'icona del cestino nella riga in cui l'utente è elencato.
Per controllare l'elenco degli account in Zoom, accedere al proprio account Zoom come amministratore e visitare https://zoom.us/account/user#/ (si apre in una nuova scheda).