Introduzione
Il Designer di valutazione consente di creare e gestire processi e questionari di valutazione. Per accedere a questo strumento, cliccare sull'icona icona ingranaggio nell'angolo in alto a destra della piattaforma. Nella sezione Applicazioni e funzionalità, cercare Learning evaluation (Valutazione della formazione) e selezionare il sottomenu Designer di valutazione.
Quando si crea un processo di valutazione, è possibile sceglierne tutte le proprietà specifiche. Si ha anche la possibilità di gestire quando e come i questionari inclusi nel processo devono essere inviati dalla scheda Timeline (Cronologia).
Questo articolo spiega come utilizzare la cronologia per pianificare i questionari.
Opzioni della cronologia
Dal Designer di valutazione, cliccare su uno dei processi di valutazione disponibili per accedervi e scegliere la scheda Timeline.
Per attivare un questionario, attivare l’opzione accanto al suo titolo. Una volta abilitato il questionario, sono disponibili diverse opzioni. Cliccare sul menu ellipsis accanto al titolo per accedervi. Si ricordi che il questionario iniziale dello studente è abilitato per impostazione predefinita e non può essere disabilitato.
Edit questionnaire (Modifica il questionario)
Questa opzione consente di accedere al builder di questionario, dove è possibile svolgere azioni di progettazione e personalizzazione. Per saperne di più, leggere l’articolo spiegando come creare i questionari.
Preview questionnaire (Anteprima questionario)
Selezionare questa opzione per aprire un'anteprima del questionario così come appare all'utente. Ulteriori informazioni su come rispondere ai questionari in qualità di studente, manager e istruttore.
Schedule questionnaire (Pianifica il questionario)
Selezionare questa opzione per impostare quando il questionario viene inviato all'utente. Si ricordi che i questionari per gli istruttori non possono essere programmati e vengono inviati per impostazione predefinita due giorni prima dell'inizio della sessione. Un promemoria viene inviato due giorni dopo l'email di invito. Nel caso in cui la valutazione del corso fosse abilitata il giorno dell'inizio del corso, l'istruttore riceverà l'email lo stesso giorno.
Schedule reminders (Pianifica promemoria)
Selezionare questa opzione per personalizzare il numero di promemoria che verranno inviati per invitare gli utenti a completare il questionario, nonché l'intervallo tra di essi. È possibile impostare un massimo di tre promemoria entro 29 giorni dal completamento del corso per la valutazione iniziale, e dopo l'e-mail di invito al questionario per la valutazione di follow-up (a partire dal secondo giorno). Il questionario può essere completato solo 30 giorni dopo la conclusione del corso.
Attenzione! Quando si abilita la valutazione della formazione per un corso che include studenti con lo stato di iscrizione Completato, questi studenti non riceveranno le email programmate per la valutazione della formazione. È possibile annullare l'iscrizione di studenti e iscriverli nuovamente. Riceveranno quindi le email programmate per la valutazione della formazione quando completano il corso o quando si imposta manualmente il loro stato di iscrizione su Completato.
Pianificare le email di invito a compilare il questionario
Sulla scheda Timeline, è possibile programmare la prima email inviata all'utente per chiedergli di rispondere al questionario. L'email include un link che porta al questionario. Ad eccezione del questionario per gli istruttori, è possibile personalizzare l'intervallo di tempo tra la data di fine del corso e il momento in cui viene inviata un'email all'utente per chiedergli di completare un questionario di valutazione.
Per pianificare un questionario, andare alla sezione Timeline e cliccare sul menu ellipsis accanto al titolo (il questionario deve essere abilitato per accedere alle opzioni). Selezionare Schedule questionnaire. Nella finestra pop-up, imposta dopo quanti giorni inviare il questionario e cliccare su Conferm (Conferma).
Questionario iniziale studente
Il questionario iniziale dello studente può essere inviato tra 0 e 5 giorni dopo la fine del corso. Si ricordi che questo questionario non può essere disattivato.
Questionario di follow-up studente
Il questionario di follow-up dello studente può essere inviato tra i 15 e 180 giorni dopo la fine del corso. Questo questionario è disponibile per i corsi e-learning e ILT (formazione con istruttore).
Consigli d’utilizzo
- Sebbene i questionari di follow-up degli studenti siano molto utili per valutare l'impatto della formazione, non è consigliabile includerli in tutti i processi di valutazione. Privilegiare il loro utilizzo per i corsi più lunghi e strategici. Suggeriamo di non utilizzarli per corsi e-learning brevi.
- In genere, i questionari di follow-up devono idealmente essere inviati 90 giorni di calendario dopo la data di fine del corso. Questo termine può variare a seconda dell'argomento e della metodologia del corso, o del settore di attività.
Questionario di follow-up manager
Il questionario di follow-up del manager può essere inviato tra 15 e 180 giorni dopo la fine del corso. Questo questionario è disponibile solo per i corsi ILT.
Si noti che i questionari di follow-up degli studenti e del manager possono seguire calendari diversi.
Consiglio d'utilizzo: il questionario di follow-up del manager può essere uno strumento potente per ottenere informazioni sull'impatto del corso sull'attività lavorativa dello studente. Tuttavia, deve essere utilizzato con cautela in modo che i manager non si stanchino di ricevere questionari di valutazione. Dare priorità all'uso di questi questionari per i manager per i corsi strategici. Ulteriori informazioni su come coinvolgere i manager.
Iniziale istruttore
Il questionario iniziale dell'istruttore viene inviato due giorni prima dell'inizio del corso e questo intervallo non può essere personalizzato. Questo questionario è disponibile solo per i corsi ILT.
Email di invito
La tabella sottostante offre un riepilogo delle email di invito.
| Tipo di questionario | Pianificazione | Regola personalizzabile (Si/no) | Tipo di corso |
|---|---|---|---|
| Iniziale studente | Tra 0 e 5 giorni | Si | E-learning e ILT |
| Follow-up studente | Tra 15 e 180 giorni | Si | E-learning e ILT |
| Follow-up manager | Tra 15 e 180 giorni | Sì | Solo ILT |
| Iniziale istruttore | Due giorni prima dell'inizio del corso | No | Solo ILT |
Pianificare i promemoria per compilare i questionari
Nel caso in cui un utente non risponda al questionario, è possibile inviargli un'email di sollecito.
Per programmare un promemoria per il questionario, andare alla sezione Timeline e cliccare sul menu menu ellipsis accanto al titolo del questionario (il questionario deve essere abilitato per accedere alle opzioni). Selezionare Pianifica questionario. Nel menu Pianifica promemoria nel pannello destro delle e-mail, cliccare su Aggiungi promemoria e impostare il numero di giorni tra l'e-mail di invito e l'e-mail di promemoria.
È possibile configurare fino a tre promemoria. Quando si pianificano il secondo e il terzo promemoria, specificare il numero di giorni tra il promemoria che si sta configurando e quello precedente, anziché il numero di giorni dall'email di invito. Devono essere trascorsi almeno tre giorni di calendario tra un'email e l'altra (compresa quella di invito).
Per rimuovere un promemoria, cliccare sull'icona cestino accanto ad esso. Cliccare Confirm per salvare le modifiche.
Si ricordi che:
- Tutti i promemoria devono essere programmati entro un intervallo di 29 giorni, poiché il questionario rimane disponibile solo per 30 giorni dopo il completamento del corso (per la valutazione iniziale) o dopo l'invito del questionario (per la valutazione di follow-up).
- Non è possibile programmare più promemoria nello stesso giorno.
- Le email di promemoria sono configurate a livello di questionario. Questo consente di impostare promemoria diversi per i processi di valutazione dei corsi ILT e e-learning.
Consigli d'utilizzo dei promemoria
- Numero di promemoria. I promemoria sono un ottimo modo per raccogliere un maggior numero di risposte ai questionari, ma non si vuole sovraccaricare gli studenti. Consigliamo due promemoria per i corsi ILT e uno per i corsi e-learning. Inviandoli al momento giusto, si massimizzano le possibilità di ottenere un feedback. Per la pianificazione dei promemoria, considerare il numero medio di corsi che verranno frequentati dai dipendenti in un anno. Se si tratta di un corso all'anno, si può superare la raccomandazione, ma se frequentano corsi ogni mese, ridurre il numero di promemoria. In questo modo, si aumenterà la possibilità di mantenerli coinvolti e determinati a condividere il loro feedback.
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Pianificazione dei promemoria. La settimana successiva al completamento del corso è cruciale per la raccolta dei feedback. Dopo una settimana, gli studenti sono già tornati al loro lavoro e alle loro preoccupazioni quotidiane, e il loro feedback potrebbe essere meno rilevante, poiché probabilmente avranno dimenticato la maggior parte di ciò che è stato affrontato durante il corso (curva di dimenticanza). Se si aspetta troppo, inoltre, gli studenti potrebbero essere meno interessati a condividere le loro opinioni, perché il corso potrebbe sembrare già lontano. Per tutti questi motivi:
- Per la valutazione iniziale dello studente, si consiglia di impostare il primo promemoria tre giorni dopo il completamento del corso. Se si è impostato un secondo promemoria, cosa generalmente consigliata per i corsi ILT, si consiglia di programmarlo sette giorni dopo il completamento del corso.
- Per il follow-up studente, si consiglia un unico promemoria sette giorni dopo l’invio dell’invito.