Introduzione
I domini mittente email sono utilizzati principalmente per l'invio di notifiche email in piattaforma e per la gestione delle autoregistrazioni degli utenti.
Ad esempio, con il dominio mittente impresa.com, è possibile inviare notifiche email da qualsiasi indirizzo mittente che termina con @impresa.com.
Si ricordi che gli indirizzi di mittente che terminano con @docebo.com non possono più essere utilizzati. È sempre necessario utilizzare un dominio mittente email correttamente configurato. Per ulteriori informazioni e per un elenco completo di dove vengono utilizzati i mittenti email in piattaforma, consultare l'avviso sulle modifiche alla politica dei mittenti email pubblicato sulla Community (si apre in una nuova scheda).
Prerequisiti
Nome dominio :
È necessario essere il proprietario del nome di dominio che si desidera utilizzare per le email. In genere, si ha la possibilità di farlo tramite il provider di registrazione (registrar) o il reparto IT aziendale.
- Il dominio del mittente di un’email può essere compreso tra il 2° e il 5° livello.
- Ad esempio, lavostraimpresa.com è un esempio di dominio di secondo livello, mentre learning.ilmiobrand.com è un esempio di dominio di terzo livello.
Gli indirizzi email corrispondenti terminerebbero con @lavostraimpresa.com e @learning.ilmiobrand.com. - Non riutilizzare il dominio personalizzato o uno dei domini secondari come dominio email, poiché le configurazioni DNS richieste potrebbero entrare in conflitto. Si consiglia di scegliere un nome di dominio diverso, ma correlato, per le email.
Posta elettronica:
Per ricevere risposte alle email inviate, si dovrà anche creare (sempre tramite il registrar o il proprio reparto IT) la o le caselle di posta elettronica che si intende utilizzare per l'invio di email dalla piattaforma. Ad esempio, aggiornamenti@ilmiobrand.com o notifiche@learning.ilmiobrand.com.
È possibile farlo dopo le configurazioni del dominio descritte in questo articolo.
→Se non si necessitano risposte, è sufficiente configurare il dominio del mittente dell'email. Quindi, si potrà utilizzare qualsiasi indirizzo di mittente con quel dominio (ad esempio @ilvostrodominio.com.).
Aggiungere un dominio mittente per le email
È possibile aggiungere fino a 500 domini mittenti email alla piattaforma. Questi domini vengono utilizzati per l'invio delle notifiche della piattaforma e per scopi di autoregistrazione, sia mediante il mittente email interno sia tramite un server SMTP esterno.
Per iniziare, selezionare Menu di navigazione > Menu configurazione (icona a chiave inglese) > Configurazione e strumenti della piattaforma > Gestione domini. Successivamente, accedere alla scheda Domini mittente email per visualizzare l'elenco dei domini mittenti email già configurati. Quindi, cliccare su Nuovi domini e certificati e selezionare Nuovo dominio mittente email.
Nel pannello dedicato, inserire il dominio mittente email acquisito (ad esempio, mybrand.com) e cliccare su Crea e modifica.
Nella scheda Generale, sarà possibile scegliere se utilizzare il Utilizza il servizio email integrato oppure un Server SMTP personalizzato per l'invio delle email dal dominio personalizzato. Le sezioni successive forniscono istruzioni dettagliate per ciascuna opzione.
Servizio email integrato:
Se si seleziona il servizio email integrato, sullo schermo appariranno le informazioni di Record SPF e DKIM. È necessario copiare tutte queste impostazioni e aggiungerle alla configurazione DNS del proprio dominio email.
Consiglio: Di solito i server DNS sono forniti dal registrar del dominio, dal provider di hosting o sono ospitati internamente sulla rete aziendale. Se non si è sicuri di come modificare i record DNS, potrebbe essere necessario contattare il proprio provider o il reparto IT per ulteriore assistenza.
Per maggiori informazioni, consultare anche l'articolo Gestione dei domini: requisiti di configurazione DNS > Domini email
Attenzione: Quando si aggiunge un record DNS, si consiglia di lasciare trascorrere un tempo adeguato affinché il record si propaghi correttamente prima di testare il dominio. Inoltre, se si modifica un record esistente, lasciare trascorrere il TTL (Time to Live) del vecchio record prima di tentare di utilizzare il record aggiornato.
Dopo aver completato questa operazione e aver atteso il tempo necessario affinché le nuove impostazioni DNS si propaghino, è possibile tornare a questa pagina e cliccare su Prova configurazione DNS per accertarsi che tutto funzioni correttamente:
Si prega di notare: Qualora il test dovesse risultare negativo, ciò potrebbe dipendere da una configurazione errata delle impostazioni DNS. Ad esempio, l'assenza di record DKIM nelle impostazioni DNS può causare il mancato superamento della convalida. In tale circostanza, le email verrebbero comunque inviate e ricevute, ma non includerebbero l'intestazione DKIM, che ne certifica l'autenticità, e potrebbero pertanto essere contrassegnate come spam dal destinatario.
Migliori pratiche: È consigliabile aggiungere sempre i record SPF, DKIM e MX necessari alle impostazioni DNS; la loro assenza può comportare che le email vengano contrassegnate come spam o rifiutate completamente dal server di posta del destinatario.
Docebo non è in grado di investigare né fornire supporto per problemi relativi alla consegna delle notifiche email qualora la piattaforma utilizzi un dominio mittente privo dei record SPF, DKIM e MX.
Opzione SMTP personalizzato:
Si prega di notare: l'opzione server SMTP personalizzato è disponibile solo se si ha l'app SMTP personalizzata attivata sulla piattaforma. Senza questa app, le email vengono sempre inviate utilizzando l'opzione Servizio email integrato.
Se si sceglie di utilizzare un provider esterno selezionando l'opzione Server SMTP personalizzato, è necessario inserire le seguenti informazioni del provider SMTP:
- Username SMTP
- Password SMTP
- Hostname del server SMTP
- Porta SMTP
Nella sezione Cifratura SMTP: selezionare l'opzione che corrisponde al modo in cui il server SMTP esterno gestisce la sicurezza della connessione:
| Opzione | Descrizione | Porta tipica |
|---|---|---|
| TLS | Avvia immediatamente una connessione crittografata TLS (TLS implicito). Da usare quando il proprio host SMTP richiede l'handshake TLS all'inizio della connessione. | 465 |
| StartTLS |
Avvia una connessione non crittografata e poi la aggiorna a una connessione crittografata. Da usare quando il proprio host SMTP richiede prima una connessione non crittografata che viene poi protetta durante la sessione. Consiglio: i clienti che utilizzano Microsoft365 come mittente email esterno dovrebbero selezionare StartTLS. |
587 |
Si prega di notare: Selezionare l'opzione di cifratura errata per la porta del proprio host SMTP farà fallire il test di connessione. Se il proprio host utilizza la porta 587, selezionare StartTLS. Se il proprio host utilizza la porta 465, selezionare TLS. Se non si è sicuri di quale opzione utilizzare, verificare con il proprio provider SMTP.
La piattaforma utilizza sempre la cifratura per comunicare con il proprio mittente email esterno.
Quando si ha finito, cliccare sul pulsante Prova connessione per verificare le impostazioni SMTP del proprio mittente email personalizzato. Poi cliccare su Salva le modifiche.
Consiglio: se si vuole eseguire o ripetere il Prova connessione dopo aver salvato le modifiche bisogna reinserire la password SMTP. In alternativa, per testare la connessione senza reinserire la password, dalla lista dei domini del mittente email, cliccare sull'icona ellissi accanto al proprio dominio e selezionare Verifica convalida.
Infine, per garantire che i messaggi di posta elettronica vengano consegnati in modo affidabile, è necessario assicurarsi che l'account SMTP configurato come mittente personalizzato sia autorizzato a inviare messaggi elettronici per conto dell'indirizzo configurato per l'invio di notifiche/email (ad esempio noreply@myemaildomain.it).
A tale scopo, è necessario verificare con il proprio provider SMTP le configurazioni necessarie.
Limiti del provider SMTP
Alcuni servizi SMTP impostano un limite al numero di messaggi che possono essere inviati contemporaneamente, oppure al numero di destinatari al giorno. Se una notifica supera questi limiti, potrebbe non essere consegnata ad alcuni destinatari.
Per garantire l'affidabilità e l’effettiva consegna delle email, assicurarsi che il proprio provider SMTP sia in grado di gestire efficacemente il volume di email in piattaforma. Questo volume è influenzato da fattori quali il numero e la frequenza delle notifiche attivate, e il numero di destinatari per notifica.
L'utilizzo di Microsoft 365 SMTP (si apre in una nuova scheda) non è la soluzione migliore per gestire un volume elevato di notifiche/email
Gestione del dominio mittente email
Accedendo a Menu di navigazione > Menu configurazione (icona a chiave inglese)> Configurazione e strumenti della piattaforma > Gestione domini, la sezione Domini mittente email visualizza l'elenco dei domini mittenti email già configurati all'interno della piattaforma.
Selezionando l'icona ellissi presente in ciascuna riga, è possibile accedere alle azioni disponibili per il dominio corrispondente:
| Azione | Descrizione |
|---|---|
| Verifica convalida |
Questa azione esegue le seguenti operazioni:
|
| Modifica | Consente di accedere alle impostazioni del dominio mittente email selezionato. Si rimanda al capitolo Aggiungere un dominio mittente per le email per una descrizione dettagliata della configurazione. |
| Elimina | Rimuove il dominio mittente email dalla piattaforma. Si precisa che, qualora venga effettuata questa operazione, tutte le email (quali notifiche, newsletter o conferme di auto-registrazione) precedentemente inviate tramite tale dominio saranno inoltrate utilizzando il gateway SMTP non affidabile, con conseguente possibile mancata garanzia di consegna. |
È inoltre possibile selezionare Nuovi domini e certificati per procedere alla creazione di un nuovo dominio mittente email.