Docebo Knowledge – Docebo Help & Support

Introduction

Les connaissances de votre organisation ne résident pas uniquement dans les cours. Elles se trouvent dans la documentation interne, les wikis, les disques partagés et les fichiers sur lesquels votre équipe s’appuie au quotidien. Docebo Knowledge assure l’intégration de ce contenu sur la plateforme en se connectant aux systèmes où il est stocké, ce qui vous permet de l’organiser dans des collections Knowledge et de le mettre à la disposition de vos utilisateurs, sans dupliquer ni déplacer aucun fichier.

Docebo peut ainsi soutenir votre organisation bien au-delà de la formation. En complétant votre contenu pédagogique avec de la documentation et des informations internes, Docebo Knowledge aide les utilisateurs à trouver des réponses et à obtenir de l’aide dans leur travail quotidien, et non seulement pour la formation et le développement.

Le contenu étant directement connecté à son système source, il se synchronise automatiquement. Il n’est pas nécessaire de télécharger à nouveau manuellement ni de mettre à jour ces connaissances lorsque quelque chose change, et il n’est pas non plus nécessaire de gérer séparément qui peut voir quoi : les droits du système source sont automatiquement respectés.

Docebo Knowledge est activé par un Superadmin depuis la carte Knowledge dans l’Aire de lancement.

Connecteurs de connaissances

Une fois Docebo Knowledge activé, vous trouverez les connecteurs de connaissances sous l’onglet Modules et intégrations. Vous devez configurer au moins un connecteur avant de pouvoir créer une collection de connaissances, car les collections sont créées à partir du contenu importé via un connecteur.

Voici quelques points à connaître avant d’en configurer un :

La configuration d’un connecteur nécessite généralement l’assistance de votre service informatique, car elle implique d’autoriser l’accès à un système source.
La configuration ou la maintenance d’un connecteur n’engendre aucun coût.
Les droits du système source sont toujours appliqués. Les utilisateurs ne voient que ce à quoi ils ont déjà accès dans le système connecté. L’approche technique exacte dépend des possibilités offertes par chaque système source en matière de récupération des droits.

Il existe deux types de connecteurs, qui se distinguent par la manière dont ils rendent le contenu disponible :

Les connecteurs d’indexation synchronisent la structure du système source afin que vous puissiez la parcourir, et indexent le contenu que vous ajoutez à une collection. Le contenu indexé est automatiquement tenu à jour, de sorte que les réponses restent actuelles sans maintenance manuelle, et il est comptabilisé dans votre volume de données indexées.
Les connecteurs en direct n’indexent aucun contenu. Lorsqu’un utilisateur pose une question, Docebo effectue une recherche dans le système source à ce moment précis, avec le propre compte de l’utilisateur et uniquement dans les canaux ou projets que vous avez sélectionnés. Rien n’est stocké ni indexé, les connecteurs en direct ne sont donc pas comptabilisés dans votre volume de données.

Pour plus de détails sur les connecteurs, y compris toutes les exigences et considérations, consultez Connecteurs de connaissances. Pour des instructions de configuration étape par étape pour chaque système, consultez :

Collections de connaissances

Une fois qu’au moins un connecteur de connaissances est configuré, vous pouvez créer votre première collection de connaissances. Vous accéderez aux collections sous Contenu et diffusion > Collections de connaissances.

Les collections de connaissances constituent l’espace central où vous pouvez sélectionner le contenu des systèmes connectés afin de bâtir une source de référence vérifiée et fiable. Elles vous permettent également d’organiser les connaissances issues de différents systèmes par sujet, département, cas d’usage ou selon toute autre structure adaptée à vos besoins.

Lors de la création d’une collection, vous ajoutez du contenu en parcourant les systèmes connectés via le navigateur de fichiers. Tout comme pour les droits sources des utilisateurs finaux, chaque Superadmin ne voit et ne peut sélectionner que le contenu auquel il a lui-même accès dans le système source. Ce que vous sélectionnez dépend du type de connecteur :

Connecteurs d’indexation : vous sélectionnez les fichiers, pages, dossiers ou espaces à inclure. Leur contenu est extrait et indexé lorsque vous l’ajoutez à la collection.
Connecteurs en direct : vous ajoutez un projet pour Jira, un canal pour Slack ou un objet pour Salesforce. Rien n’est copié. Lorsqu’un utilisateur envoie ensuite une requête qui effectue une recherche dans la collection, le contenu des projets et canaux ajoutés peut servir de source, la recherche étant alors effectuée en temps réel avec le propre compte de l’utilisateur.

Seul l’ajout de contenu provenant de connecteurs d’indexation est comptabilisé dans votre volume de données indexées. Le volume de données indexées est facturé conformément à votre contrat. Pour en savoir plus sur le volume inclus et les tarifs, contactez votre représentant Docebo ou adressez-vous à Docebo via le Centre d’assistance de votre plateforme. L’ajout d’un projet Jira, d’un canal Slack ou d’un objet Salesforce depuis un connecteur en direct n’utilise jamais de volume de données, car rien n’est indexé.

Une collection ne devient accessible aux utilisateurs qu’une fois publiée. La publication ne remplace jamais les droits du système source : même après la publication d’une collection, les utilisateurs ne pourront trouver et utiliser que les connaissances auxquelles ils ont déjà le droit d’accéder dans le système source.

Pour un aperçu détaillé de la création et de la gestion des collections, consultez l’article Collections de connaissances.

Utiliser les connaissances

La configuration et la gestion de Docebo Knowledge, tant pour les connecteurs que pour les collections, ne sont accessibles qu’aux Superadmins. Les utilisateurs ne sont concernés qu’une fois qu’au moins une collection a été publiée, et même dans ce cas, uniquement dans la limite de ce à quoi ils sont autorisés à accéder dans le système source.

Les connaissances publiées peuvent apparaître pour les utilisateurs aux endroits suivants :

Assistant IA : lorsque l’assistant IA est activé, il peut s’appuyer sur le contenu des collections de connaissances publiées pour répondre aux questions et réagir aux requêtes. Les connaissances utilisées de cette manière sont citées aux côtés du contenu pédagogique, afin que les utilisateurs puissent en vérifier la source. En outre, en cliquant sur une citation ils accèdent au contenu dans son système source. Les utilisateurs peuvent également joindre une collection de connaissances à un chat à l’aide du bouton +, afin de définir cette collection comme contexte privilégié pour leur requête. Pour certains connecteurs, la première fois que l’assistant IA tente de récupérer des informations depuis un système connecté, les utilisateurs sont invités à connecter leur propre compte. Cette étape n’est à effectuer qu’une seule fois : l’utilisateur autorise l’accès sur l’écran de consentement du système source, puis l’assistant peut exploiter ces connaissances pour lui. Tant qu’un utilisateur n’a pas connecté son compte, le contenu de ce connecteur n’est pas inclus dans ses réponses. Cela s’applique aux connecteurs en direct, ainsi qu’aux connecteurs d’indexation pour lesquels l’accès est vérifié avec le propre compte de l’utilisateur.
Tuteur IA : si le Tuteur IA est activé, les administrateurs et les Power Users peuvent joindre des collections de connaissances à un cours lors de sa modification ; la collection jointe donne au Tuteur un contexte supplémentaire pour répondre aux questions des apprenants qui vont au-delà du contenu du cours lui-même.
Agents : des collections de connaissances peuvent être jointes aux agents pour leur donner un accès permanent à un contexte pertinent. Cela répond à deux principaux cas d’usage :
- Agents construits autour de flux de travail ou de tâches qui dépendent d’informations spécifiques facilement accessibles.
- Agents faisant office d’experts en la matière. Joignez une collection de connaissances vérifiées et pertinentes, et l’agent répondra à partir de ce contenu sélectionné plutôt qu’à partir de connaissances générales. En savoir plus sur les agents.