Avertissement : ce guide documente un logiciel en bêta. Les informations contenues dans cet article sont susceptibles d’être modifiées, Docebo mettant continuellement à jour ses logiciels pour répondre aux besoins changeants du marché, tirer parti de nouvelles technologies, corriger des défauts et intégrer les retours des clients.
Docebo ne fait aucune déclaration ni ne donne aucune garantie d’aucune sorte, expresse ou implicite, quant à l’exactitude, la fiabilité, la disponibilité ou l’exhaustivité des informations contenues dans cet article. Aucune décision commerciale, juridique ou autre ne devrait être prise sur la base des informations fournies. Le développement, la sortie et le calendrier de tout produit, fonctionnalité ou fonction décrits dans cet article restent à la seule discrétion de Docebo.
Introduction
Les connaissances de votre organisation ne résident pas uniquement dans les cours. Elles se trouvent dans la documentation interne, les wikis, les disques partagés et les fichiers sur lesquels votre équipe s’appuie au quotidien. Docebo Knowledge assure l’intégration de ce contenu sur la plateforme en se connectant aux systèmes où il est stocké, ce qui vous permet de l’organiser dans des collections Knowledge et de le mettre à la disposition de vos utilisateurs, sans dupliquer ni déplacer aucun fichier.
Docebo peut ainsi soutenir votre organisation bien au-delà de la formation. En complétant votre contenu pédagogique avec de la documentation et des informations internes, Docebo Knowledge aide les utilisateurs à trouver des réponses et à obtenir de l’aide dans leur travail quotidien, et non seulement pour la formation et le développement.
Le contenu étant directement connecté à son système source, il se synchronise automatiquement. Il n’est pas nécessaire de télécharger à nouveau manuellement ni de mettre à jour ces connaissances lorsque quelque chose change, et il n’est pas non plus nécessaire de gérer séparément qui peut voir quoi : les droits du système source sont automatiquement respectés.
Docebo Knowledge est activé par un Superadmin depuis la carte Knowledge dans l’Aire de lancement.
Connecteurs Knowledge
Une fois Docebo Knowledge activé, vous trouverez les connecteurs Knowledge sous l’onglet Modules et intégrations. Vous devez configurer au moins un connecteur avant de pouvoir créer une collection Knowledge, car les collections sont créées à partir du contenu importé via un connecteur.
Voici quelques points à connaître avant d’en configurer un :
- La configuration d’un connecteur nécessite généralement l’assistance de votre service informatique, car elle implique d’autoriser l’accès à un système source.
- La configuration ou la maintenance d’un connecteur n’engendre aucun coût. C’est entièrement gratuit.
- Les droits du système source sont toujours appliqués. Les utilisateurs ne voient que ce à quoi ils ont déjà accès dans le système connecté. Pour que cela fonctionne, l’adresse e-mail d’un utilisateur dans Docebo doit correspondre à son adresse e-mail dans le système source, et cette adresse e-mail doit être vérifiée sur le profil utilisateur Docebo.
- Une fois la connexion établie, le contenu et les droits se synchronisent automatiquement, de sorte que les connaissances mises à disposition via les collections restent actuelles et fiables sans aucune maintenance manuelle.
Pour plus de détails sur les connecteurs, y compris toutes les exigences et considérations, consultez Connecteurs Knowledge. Pour des instructions de configuration étape par étape pour chaque système, consultez :
- Connecteur Knowledge pour Confluence
- Connecteur Knowledge pour Google Drive
- Connecteur Knowledge pour les fichiers SharePoint
Collections Knowledge
Une fois qu’au moins un connecteur Knowledge est configuré, vous êtes prêt à créer votre première collection Knowledge. Vous accéderez aux collections sous Contenu et diffusion > Collections Knowledge.
Lors de la création d’une collection, vous ajoutez du contenu en parcourant les systèmes connectés via le navigateur de fichiers. Tout comme pour les droits sources des utilisateurs finaux, chaque Superadmin ne voit et ne peut sélectionner que le contenu auquel il a lui-même accès dans le système source.
L’ajout de contenu à une collection l’extrait et l’indexe, ce qui est comptabilisé dans votre volume de données indexées. Les données indexées sont facturées 2 $/Go, les premiers 50 Go étant gratuits pour chaque client.
Une collection ne devient accessible aux utilisateurs qu’une fois publiée. La publication ne remplace jamais les droits du système source : même après la publication d’une collection, les utilisateurs ne pourront trouver et utiliser que les connaissances auxquelles ils ont déjà le droit d’accéder dans le système source.
Pour un aperçu détaillé de la création et de la gestion des collections, consultez l’article Collections Knowledge.
Utiliser les connaissances
La configuration et la gestion de Docebo Knowledge, tant pour les connecteurs que pour les collections, ne sont accessibles qu’aux Superadmins. Les utilisateurs ne sont concernés qu’une fois qu’au moins une collection a été publiée, et même dans ce cas, uniquement dans la limite de ce à quoi ils sont autorisés à accéder dans le système source.
Les connaissances publiées peuvent apparaître pour les utilisateurs aux endroits suivants :
- Assistant IA : lorsque l’assistant IA est activé, il peut s’appuyer sur le contenu des collections Knowledge publiées pour répondre aux questions et réagir aux requêtes. Les connaissances utilisées de cette manière sont citées aux côtés du contenu pédagogique, afin que les utilisateurs puissent en vérifier la source. En outre, en cliquant sur une citation ils accèdent au contenu dans son système source. Les utilisateurs peuvent également joindre une collection Knowledge à un chat à l’aide du bouton +, afin de définir cette collection comme contexte privilégié pour leur requête. Si le Tuteur IA est activé, les administrateurs et les Power Users peuvent joindre des collections Knowledge à un cours lors de sa modification ; la collection jointe donne au tuteur un contexte supplémentaire pour répondre aux questions des apprenants qui vont au-delà du contenu du cours lui-même.
- Agents : des collections Knowledge peuvent être jointes aux agents pour leur donner un accès permanent à un contexte pertinent. Cela est particulièrement utile pour les agents construits autour de flux de travail ou de tâches qui dépendent d’informations spécifiques facilement accessibles. En savoir plus sur les agents.