Aller au contenu principal

Gérer les checklists d’observation

  • Dernière mise à jour:
  • Administrators

Introduction

Les checklists d'observation sont un outil simple, intégré et rapide à configurer qui vous permet d'observer et de documenter comment les apprenants et les membres de l'équipe accomplissent leurs tâches.

Cet article explique comment configurer une checklist d'observation lors de la création d'une nouvelle ou de la modification d'une existante. Pour plus de détails sur la création d'une checklist, consultez l'article Création de checklists d'observation.

Pour accéder à la page de configuration, choisissez l'une des méthodes suivantes : 

  • Créez une nouvelle checklist. Vous serez automatiquement dirigé vers la page de configuration après avoir cliqué sur Créer et modifier.
  • Sur la page de gestion des checklists, cliquez sur les points de suspension à la fin de la ligne de la checklist et sélectionnez Modifier. 

Le processus de configuration comprend cinq onglets : 

  • Propriétés 
  • Questions
  • Aperçu
  • Programmes 
  • Cours

 

Configurez la checklist comme détaillé dans les chapitres suivants. N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer les modifications après chaque mise à jour dans chaque onglet pour vous assurer qu'elles soient reflétées dans l'aperçu de votre checklist.

Définir les propriétés de la checklist

Configurer les paramètres généraux

Section Détails

Saisissez ou mettez à jour le code, le nom et la description de la checklist d'observation.

Section Options

Configurez les options suivantes :

  • Autoriser les notes pour chaque question : les observateurs peuvent ajouter un commentaire en texte libre à côté de chaque réponse.
  • Autoriser les pièces jointes pour chaque question : les observateurs peuvent joindre une photo, un fichier ou une vidéo pour appuyer chaque réponse lorsqu’ils remplissent la checklist à partir de la section Mes checklists. (Une pièce jointe par question).
  • Autoriser l’étape de l’acceptation finale : les observateurs doivent accepter ou rejeter les réponses avant de pouvoir fermer la liste de contrôle. La checklist est considérée comme remplie dans tous les cas.
  • Activer les commentaires sur les réponses pour les utilisateurs observés : cochez la bonne réponse pour les questions à choix unique et à choix multiple. Les utilisateurs observés pourront vérifier si leur réponse était correcte.
  • Partager la checklist avec les utilisateurs observés : les utilisateurs surveillés peuvent consulter la checklist en lecture seule dans le menu Mes checklists.

Veuillez tenir compte des exigences suivantes pour le téléchargement de fichiers et vidéos : 

Pour les fichiers et photos :

  • Taille maximale du fichier pour chaque question : 40 Mo.
  • Types de fichiers autorisés : BMP, CSV, DOC, DOCX, EPUB, GIF, ICO, JPEG, JPG, MP3, OGG, PDF, PNG, PPSX, PPT, PPTX, SRT, TXT, VTT, XLS, XLSX, ZIP

Pour les vidéos :

  • Formats vidéo autorisés : MP4, MOV
  • Taille maximale de la vidéo pour chaque question : 250 Mo
  • Durée maximale de la vidéo : 10 minutes 

Ajouter des questions à une checklist d’observation

Dans l’onglet Questions de votre checklist, vous pouvez ajouter des questions et des groupes de questions. Utilisez des groupes pour les organiser par thème, sujet ou chronologiquement (avant, pendant ou après une activité par exemple). 

Ajouter un groupe de questions

Pour ajouter un groupe de questions, cliquez sur l'icône plus Nouveau groupe de questions. Dans le panneau de droite, saisissez le nom du groupe  et sa description. Le nom du groupe est requis pour créer le groupe, mais vous pouvez le masquer aux utilisateurs en sélectionnant Ne pas afficher le nom du groupe dans la checklist.

À noter ! Le nom du groupe ne s'affiche jamais dans l'application mobile, quelle que soit la configuration.

Une fois terminé, cliquez sur Créer pour ajouter le groupe de questions. Répétez ce processus autant que nécessaire pour construire votre checklist.

Une fois un groupe de questions ajouté, vous pouvez cliquer sur les points de suspension au bout de la ligne du groupe pour le modifier, le dupliquer ou le supprimer. La suppression d’un groupe de questions entraîne également la suppression des questions qu’il contient.

Ajouter des questions

Une fois un groupe créé, vous pouvez le remplir avec des questions. Cliquez sur l’icône plus Nouvelle question dans la section du groupe. Saisissez le nom de la question (obligatoire) et sélectionnez le type de réponse.

 

Cliquez sur les points de suspension à droite de la ligne de la question pour la dupliquer ou le supprimer.

Pour réorganiser les groupes et questions, survolez le côté le plus à gauche jusqu'à ce que l’icône glisser apparaisse, puis faites-les glisser à l’emplacement souhaité.

À noter : si vous modifiez des questions de la liste de contrôle après la date de début, une nouvelle version de la checklist est automatiquement créée. Pour les checklists récurrentes, les utilisateurs et les managers verront la nouvelle version de la checklist lors de leur prochaine complétion. Sur la page Checklist d'observation, seule la dernière version est affichée.

Type de réponses

  • Réponse courte : saisissez la question. Lors du remplissage de la checklist, les observateurs saisissent une courte réponse en texte libre.
  • Paragraphe : saisissez la question. Lors du remplissage de la checklist, les observateurs saisissent une réponse en texte libre plus longue.
  • Réponse à choix unique : saisissez la question, puis ajoutez les options de réponse disponibles. Lors du remplissage de la checklist, les observateurs sélectionnent une seule option.
  • Réponse à choix multiple : saisissez la question, puis ajoutez les réponses possibles. Lors du remplissage de la checklist, les observateurs peuvent sélectionner une ou plusieurs réponses.
  • Menu déroulant : saisissez la question, puis ajoutez les options de réponse disponibles. Lors du remplissage de la checklist, les observateurs sélectionnent une seule option de la liste.
  • Sélecteur de date : saisissez la question. Lors du remplissage de la checklist, les observateurs sélectionnent une date à l’aide du sélecteur de date.
  • Sélecteur d’heure : saisissez la question. Lors du remplissage de la checklist, les observateurs sélectionnent une heure à l'aide du sélecteur d’heure et, éventuellement, indiquent le fuseau horaire.
  • Échelle : saisissez la question afin de permettre aux observateurs de l’évaluer à l’aide d’une échelle. La valeur minimale est fixée à 1. Sélectionnez une valeur maximale (un nombre entier positif compris entre 1 et 10) et définissez les libellés pour les deux extrémités de l’échelle. Votre sélection détermine les paliers de l’échelle.

Afficher l’aperçu de votre checklist d’observation

L’onglet Aperçu affiche la checklist exactement telle qu’elle apparaîtra à l’utilisateur ou au manager qui la complète. Si vous souhaitez voir la checklist de leur point de vue, vous pouvez la compléter directement dans l’onglet Aperçu. Toutes les modifications effectuées et enregistrées dans les onglets Propriétés et Questions seront reflétées dans l’aperçu.

 

Planification de la checklist

Les checklists déjà planifiées figureront sur cette page.

Pour planifier votre checklist, suivez les instructions de l'article Programmer des checklists d'observation.

Afficher les associations d’une checklist avec des cours

Tous les cours où la checklist a été importée en tant que contenu pédagogique figurent dans l'onglet Cours. 

Le tableau affiche :

  • Le nom du cours associé à la checklist
  • La date d'association
  • Les observateurs de la checklist
  • L'approbateur de la checklist (le cas échéant)
  • L'option d'achèvement définie lors du processus d'association

En cliquant sur le nom d'un cours dans le tableau, vous serez redirigé vers la page du cours dans le menu de Gestion des cours.

Notifications

Si vous souhaitez que vos utilisateurs et managers soient immédiatement informés lorsqu'ils ont une checklist à compléter ou à approuver, assurez-vous que l'application Notifications est active sur votre plateforme, et que vous avez correctement créé et configuré les notifications suivantes :

Pour la complétion de la checklist :

  • Nouvelles checklists d'observation à compléter en tant que manager (envoyé si vous avez sélectionné l'option Autres observateurs > Manager à la deuxième étape de la configuration de la checklist).
  • Nouvelles checklists d'auto-observation à compléter (envoyé si vous avez sélectionné l'option Auto-observateur).
  • Nouvelles checklists d'observation à compléter pour un pair (envoyé si vous avez sélectionné l'option Autres observateurs > Utilisateur personnalisé).

Pour la validation de la checklist :

  • Nouvelle checklist d'observation à valider
  • Checklist d'observation validée
  • Checklist d'observation rejetée

Lorsque vous configurez une checklist d'observation devant être complétée ou approuvée par un manager ou un utilisateur, les managers ou utilisateurs concernés reçoivent une notification leur indiquant qu'ils doivent compléter ou approuver une nouvelle checklist d'observation.

À noter : les utilisateurs et managers ne recevront des notifications concernant leurs checklists que si la fonctionnalité Notification est active sur la plateforme, et si vous avez correctement configuré les notifications figurant ci-dessus.

Analyser les données de la checklist d'observation

Vous pouvez afficher et analyser les données des checklists d'observation à l'aide de deux outils :