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Le Tableau de bord d’utilisation

  • Dernière mise à jour:
  • Administrators

Introduction

Une fois que vous avez activé un ou plusieurs abonnements Docebo, vous pouvez les gérer directement depuis le tableau de bord d’utilisation Docebo auquel les Superadmins peuvent accéder depuis leur plateforme.

Si vous utilisez des fonctionnalités d’IA pour Creator, le Tableau de bord d’utilisation comprend également une section dédiée au suivi de la consommation des crédits IA. Pour en savoir plus, consultez l’article Présentation du système de crédits IA.

Le tableau de bord d’utilisation vous permet de suivre vos utilisateurs et domaines actifs et d’obtenir de meilleures informations sur les domaines nécessitant plus d’engagement et d’attention en fournissant un aperçu de votre plan d’abonnement et de l’utilisation actuelle des éléments suivants :

L’utilisation actuelle équivaut aux Utilisateurs actifs pour Docebo Learn, Docebo Content et Docebo Content Classic, et à des jetons pour l’Application mobile personnalisée et les domaines Extended Enterprise.

Le Tableau de bord d’utilisation offre une vue centralisée de la manière dont la plateforme Docebo est utilisée et aide à mieux comprendre qui consulte du contenu et comment, ainsi que les axes d’amélioration.

De plus, le Tableau de bord d’utilisation vous permet de télécharger des rapports d’utilisation, tels que le Rapport sur les utilisateurs actifs et, si disponible, le rapport sur l’utilisation des crédits IA.

Conditions et limitations

  • Les utilisateurs enregistrés ne peuvent pas dépasser 5 fois le nombre d’utilisateurs actifs mensuels (MAU) ou 3 fois le nombre d’utilisateurs actifs annuels (YAU)

Accéder au Tableau de bord d’utilisation

Pour accéder au tableau de bord d’utilisation, connectez-vous en tant que Superadmin, puis cliquez sur Tableau de bord d’utilisation dans l’en-tête de la plateforme pour ouvrir un récapitulatif rapide de l’usage de votre plateforme.

Depuis cette boîte, cliquez sur Accéder au Tableau de bord d’utilisation pour accéder à la page principale offrant un aperçu de l’utilisation actuelle de vos abonnements.

La page s’appelle Aperçu de l’abonnement (Plan overview) et liste les détails suivants pour chaque module Docebo :

Votre plan (Your plan)

  • Période de service (Service period) : la période de validité de votre abonnement
  • Abonnement d’utilisateurs actifs (Active users plan) : le nombre d’utilisateurs actifs inclus dans votre plan
  • Abonnement banque d’utilisateurs (User bank plan) : une banque d’utilisateurs est un plan prédéterminé et préacheté qui sert de tampon d’utilisateurs actifs pour une période de douze mois donnée. La banque d’utilisateurs ne remplace pas le plan d’utilisateurs actifs mensuels, mais constitue une banque annuelle supplémentaire d’utilisateurs utilisée lors des mois où il y a des pics prévus ou imprévus d’utilisateurs actifs mensuels. Ce produit est récurrent pendant la durée du contrat à partir de la date à laquelle il est ajouté. La section Abonnement banque d’utilisateurs n’est affichée que si vous l’avez achetée.

Période d’utilisation actuelle (Current usage period)

  • Utilisateurs actifs (Active users) : le nombre d’utilisateurs actifs pendant la période de service en cours
  • Banque d’utilisateurs (User bank) : si vous avez acheté un plan de banque d’utilisateurs pour gérer des utilisateurs actifs supplémentaires, ce champ représente le nombre d’utilisateurs actifs supplémentaires restants pour la période en cours. Pour le calculer, le nombre d’utilisateurs déjà utilisés dans le plan est soustrait du nombre total d’utilisateurs inclus dans le plan de banque d’utilisateurs. La section Banque d’utilisateurs n’est affichée que si vous avez acheté un plan de banque d’utilisateurs.

En cas d’avertissements ou de paiements en retard, un message d’alerte s’affichera.
Si votre licence concerne un environnement multiplateforme, la page Aperçu de l’abonnement liste une carte pour chaque plateforme incluse dans votre abonnement.

Si votre plan inclut Docebo Content, Docebo Content Classic, l’application Extended Enterprise, l’application de l’Éditeur d’applications mobiles personnalisées, ou des crédits IA, passez à l’onglet correspondant pour un aperçu des mêmes détails pour les applications respectives.

À noter : si vous utilisez Docebo Content et avez atteint 100 % de vos utilisateurs actifs pour la période en cours, veuillez nous contacter via le centre d’assistance de votre plateforme pour demander des utilisateurs supplémentaires pour cette période. La consommation de contenus pédagogiques de Docebo Content sera bloquée pour les utilisateurs dépassant la limite.

Visualiser et télécharger des factures

La zone Factures de la page principale du Tableau de bord d’utilisation liste toutes les factures déjà payées, celles en attente de paiement, ainsi que les notes de crédit.

Télécharger les données au format CSV.

Chaque ligne du tableau correspond à une facture ou une note de crédit et inclut le numéro de facture, sa date d’émission, s’il s’agit d’une facture ou d’une note de crédit, le mode de paiement, le statut du paiement et le montant total payé.

Surveillez la colonne Statut pour ne pas passer à côté des alertes qui vous informeront lorsque les paiements approchent de leur échéance et en cas de paiements en retard.

Le tableau est ordonné chronologiquement et liste les six dernières factures et notes de crédit. Si votre historique de paiement comprend plus de six factures et notes de crédit, cliquez sur Afficher toutes les factures (View all invoices) pour accéder à la liste complète.

Cliquez sur la flèche de téléchargement pour récupérer la facture ou la note de crédit sur votre appareil.

Explorer et télécharger le Rapport sur les utilisateurs actifs

Les données affichées sur la page Aperçu du plan se réfèrent à la période de facturation en cours. Pour accéder et parcourir l’historique de vos données, cliquez sur Historique des données d’utilisation dans la partie supérieure de la page.

L'historique des données d’utilisation.

Utilisez le menu déroulant Période pour définir la période que vous souhaitez consulter : soit les 12 dernières périodes de facturation convenues dans votre plan (option par défaut), soit une période personnalisée. Lors de la sélection d’une Période personnalisée, cliquez sur Annuler pour revenir aux 12 périodes de facturation.

Les données sont affichées par défaut en vue tableau. Celle-ci montre une liste des périodes de facturation avec le nombre correspondant d’utilisateurs actifs. Cliquez sur Télécharger CSV pour télécharger le rapport des utilisateurs actifs anonymisé, ou saisissez votre adresse e-mail pour le recevoir en clair (en version non anonymisée).

À noter : la version désanonymisée du rapport n’est pas disponible pour tous les forfaits. Si vous ne voyez pas cette option disponible, vous ne pouvez télécharger que le fichier anonymisé.

Vous ne pouvez lancer qu’un téléchargement à la fois. Si vous avez besoin de plusieurs rapports sur les utilisateurs actifs, assurez-vous que le premier téléchargement est terminé (vous avez reçu le rapport) avant de demander le suivant.

Télécharger les données au format CSV.

Utilisez le menu déroulant Vue pour passer à la vue graphique, qui fournit une représentation visuelle des tendances d’utilisation par rapport au plan actuel. Cliquez sur les points de la ligne d’utilisation pour obtenir des informations détaillées sur la période de facturation, le nombre d’utilisateurs actifs, les utilisateurs dans la banque (si vous avez acheté un plan de banque d’utilisateurs) et les utilisateurs dépassant la limite (le cas échéant).

Si votre plan inclut des fonctionnalités alimentées par IA pour Creator, le Tableau de bord d’utilisation vous permet également de visualiser et de télécharger les données d’utilisation des crédits IA. Pour en savoir plus, consultez l’article Présentation du système de crédits IA.

Données dans le rapport des utilisateurs actifs

Voici la liste des données composant le Rapport sur les utilisateurs actifs que vous pouvez télécharger depuis le Tableau de bord d’utilisation.

RequêteRequêteRequêteRequêteRequêteRequêteRequêteRequêteRequêteRequêteRequêteRequêteRequêteRequêteRequêteRequête
Nom du champ Description Remarquesdatetime Horodatage de l’événement déclenchant l’activation de l’utilisateur. Cette valeur représente la date de la première détection de l’événement déclencheur.event_type Type d’événement déclenchant l’activation de l’utilisateur. Voir le chapitre Définition d’utilisateur actif de cet article pour en savoir plus.

Valeurs possibles :
 

  • LearningObjectPlayed : premier accès au contenu pédagogique du cours, y compris le contenu de Docebo Content Classic.
  • IltSessionUserMarkedAsAttendee : détection de la présence de l’utilisateur dans un cours en formation dirigée (ILT).
  • IltSessionUserEvaluated : évaluation de l’utilisateur par un formateur dans un cours en formation dirigée (ILT).
  • WebinarSessionUserJoined : accès à une session d’un cours en formation dirigée (ILT).
  • WebinarSessionUserWatchedRecording : l’utilisateur a consulté un enregistrement de webinaire.
  • CoachAndShareAssetPlayed : l’utilisateur a joué un élément.
  • HarmonySearchLearningObjectPlayed : une réponse à une recherche Harmony incluait du contenu provenant d’un matériel de formation de cours.
  • HarmonySearchAssetPlayed : une réponse à une recherche Harmony incluait un élément de formation informelle (contenu Coach & Share).
user_id ID de l’utilisateur actif.  domain_name Nom du domaine où l’événement est enregistré. Peut être le domaine docebosaas, le domaine personnalisé, ou tout domaine Extended Enterprise.  is_docebo_content Indique si le contenu consulté provient de Docebo Content ou Docebo Content Classic. Valeurs possibles : TRUE/ FALSEcontent_id ID du contenu pédagogique déclenchant l’activation de l’utilisateur. Cette colonne affiche une valeur uniquement pour le contenu formel (lorsque la valeur event_type est LearningObjectPlayed).course_id ID du cours incluant le contenu pédagogique déclenchant l’activation de l’utilisateur. Le contenu pédagogique déclenchant l’activation de l’utilisateur peut être inclus dans plusieurs cours. Cette colonne identifie le cours où il a été accédé pour la première fois.session_id

ID de la session
 

  • où la présence de l’utilisateur a été marquée, ou
  • où l’utilisateur a été évalué, ou
  • à laquelle l’utilisateur a accédé

Cette colonne affiche une valeur uniquement lorsque event_type est :

  • IltSessionUserEvaluated
  • IltSessionUserMarkedAsAttendee
  • WebinarSessionUserJoined

 

session_date Date de début de la session.  learning_event_id Événement de session déclenchant l’activation de l’utilisateur.  instructor_user_id ID de l’instructeur évaluant l’utilisateur ou marquant sa présence. Visible uniquement dans le Rapport sur les utilisateurs actifs envoyé par e-mail avec les informations des utilisateurs en clair.username Nom d’utilisateur de l’utilisateur actif. Visible uniquement dans le Rapport sur les utilisateurs actifs envoyé par e-mail avec les informations des utilisateurs en clair.Prénom Prénom de l’utilisateur actif Visible uniquement dans le Rapport sur les utilisateurs actifs envoyé par e-mail avec les informations des utilisateurs en clair.Nom Nom de famille de l’utilisateur actif. Visible uniquement dans le Rapport sur les utilisateurs actifs envoyé par e-mail avec les informations des utilisateurs en clair.branches Branches auxquelles l’utilisateur appartient, séparées par des virgules, sans chemin. Format : Branche A, Sous-branche B, Branche Cbranch_path Chemin des branches auxquelles l’utilisateur appartient, séparées par des virgules. Format : Branche B > Sous-branche B, Branche C, Branche D > Sous-branche D > Sous-branche D1

Gérer vos coordonnées

Les adresses e-mail de contact pour la facturation, le produit, la sécurité et le DPA sont désormais définies dans Menu de navigation > Configuration (icône dossier) > sous Configuration de la plateforme et outils > Paramètres avancés > Préférences e-mail. Consultez l’article Gérez les paramètres avancés de la plateforme.

Notifications automatiques

Vous serez automatiquement contacté par e-mail dans les situations suivantes :

  • Lorsque vous êtes à 90 % d’utilisation de votre plan d’utilisateurs actifs/jetons
  • Lorsque vous êtes à 100 % d’utilisation de votre plan d’utilisateurs actifs/jetons

Piste d'audit

Les événements suivants liés au Tableau de bord d’utilisation sont suivis dans le Nouveau journal d’audit. Vous pouvez les filtrer dans la section Tableau de bord d’utilisation :

  • User accessed usage dashboard (L’utilisateur a accédé au Tableau de bord d’utilisation)
  • User downloaded Active Users report CSV with clear information (L’utilisateur a téléchargé le rapport au format CSV sur les Utilisateurs actifs avec des informations en clair)

Définition d’Utilisateur actif

Les utilisateurs sont considérés comme Utilisateurs actifs pour une période donnée selon les critères définis ci-dessous :

RequêteRequêteRequêteRequêteRequêteRequête
Zone plateforme Conditions pour que les utilisateurs soient comptabilisés comme actifs : Docebo Learn 
 
  • Ils ont accédé pour la première fois à un contenu pédagogique dans un cours, y compris le contenu de Docebo Content ou Docebo Content Classic
  • Leur participation à un cours en formation dirigée (ILT) a été marquée
  • Ils ont été évalués par un formateur dans un cours en formation dirigée (ILT)
  • Ils ont accédé à une session d’un cours en formation dirigée (ILT)
  • Ils ont consulté l’enregistrement d’un webinaire
  • Ils ont consulté un élément
  • Ils ont chargé un élément dans le widget du flux d’activité (notez que l’utilisateur est comptabilisé même si l’élément est téléversé « hors écran » et non affiché dans la fenêtre du navigateur)
Recherche Harmony
  • Ils reçoivent une réponse à une recherche Harmony incluant du contenu extrait d’un contenu pédagogique ou d’un élément

Note : les utilisateurs effectuant uniquement une recherche par mots-clés traditionnelle ne sont pas comptés comme actifs, car aucun contenu pédagogique ou élément n’est consulté dans ce cas.
 

Docebo Content (Learn LMS)
  • Ils ont consulté au moins un contenu de la bibliothèque Docebo Content
Docebo Content Classic (Learn LMS)
  • Ils ont consulté au moins un contenu de la bibliothèque Docebo Content Classic
Éditeur d’applications mobiles personnalisées  Le modèle économique de l’Éditeur d’applications mobiles personnalisées repose sur des jetons Extended Enterprise
 		 Le modèle économique de l’application Extended Enterprise repose sur le nombre de domaines actifs