Docebo Knowledge – Docebo Help & Support

Presentación

Los conocimientos de su organización no se encuentran únicamente en los cursos. También están en la documentación interna, las wikis, las unidades compartidas y los archivos en los que su equipo confía a diario. Docebo Knowledge incorpora ese contenido a la plataforma conectándose a los sistemas donde está almacenado, lo que le permite organizarlo en colecciones de conocimientos y ponerlo a disposición de sus usuarios sin duplicar ni mover ningún archivo.

Esto amplía considerablemente las posibilidades de Docebo para su organización, mucho más allá del aprendizaje. Al complementar el contenido de aprendizaje con documentación e información internas, Docebo Knowledge ayuda a los usuarios a encontrar respuestas y obtener asistencia en su trabajo diario, no solo en la formación y el desarrollo.

Como el contenido está conectado directamente con su sistema de origen, se mantiene sincronizado automáticamente. No es necesario volver a cargar ni actualizar manualmente el conocimiento cuando algo cambia, ni gestionar por separado quién puede ver cada elemento: los permisos del sistema de origen se respetan automáticamente.

Un Superadministrador puede activar Docebo Knowledge desde la tarjeta Knowledge de la Lanzadera.

Conectores de Knowledge

Una vez activado Docebo Knowledge, encontrará los conectores de Knowledge en Complementos e integraciones. Es necesario configurar al menos un conector antes de poder crear una colección de conocimientos, ya que las colecciones se crean a partir del contenido incorporado mediante un conector.

Antes de configurar uno, conviene tener en cuenta algunos aspectos:

La configuración de un conector suele requerir la asistencia de su departamento informático, ya que implica autorizar el acceso a un sistema de origen.
No se aplica ningún costo o cargo por configurar o mantener un conector.
Los permisos del sistema de origen siempre se aplican. Los usuarios solo ven aquello a lo que ya tienen acceso en el sistema conectado. El enfoque técnico exacto para esto depende de qué proporciona cada sistema de origen en relación con la búsqueda de permisos.

Hay dos tipos de conectores, que difieren en el modo de proporcionar el contenido:

Los conectores de indexado sincronizan la estructura del sistema de origen para que pueda navegar por ella e indexan el contenido que añade a una colección. El contenido indexado se mantiene actualizado automáticamente, por lo que las respuestas siguen siendo actuales sin necesidad de mantenimiento manual, y cuenta para el volumen de datos indexados.
Los conectores en tiempo real no indexan ningún contenido. Cuando un usuario hace una pregunta, Docebo busca en el sistema de origen en ese momento, utilizando la propia cuenta del usuario y solo dentro de los canales o proyectos que haya seleccionado. No se almacena ni se indexa nada, por lo que los conectores en tiempo real no cuentan para su volumen de datos.

Para consultar todos los detalles sobre los conectores, incluidos todos los requisitos y aspectos que deben tenerse en cuenta, consulte Conectores de conocimientos. Para obtener instrucciones de configuración paso a paso de cada sistema, consulte:

Colecciones de conocimientos

Una vez configurado al menos un conector de conocimientos, podrá crear su primera colección de conocimientos. Las colecciones se encuentran en Contenido y entrega > Colecciones de Knowledge.

Las colecciones de Knowledge son el lugar central donde puede seleccionar y organizar contenido de los sistemas conectados para crear una fuente de información verificada y confiable. También le permiten organizar el conocimiento de distintos sistemas por tema, departamento, caso de uso o cualquier otra estructura que necesite.

Al crear una colección, añade contenido explorando los sistemas conectados mediante el explorador de archivos. Al igual que sucede con los permisos de origen para los usuarios finales, cada Superadministrador solo puede ver y seleccionar el contenido al que tiene acceso en el sistema de origen. Lo que seleccione depende del tipo de conector:

Conectores de indexado: selecciona los archivos, las páginas, las carpetas o los espacios que desea incluir. Su contenido se extrae e indexa cuando lo agrega a la colección.
Conectores en tiempo real: añade un proyecto de Jira, un canal de Slack o un objeto de Salesforce. No se copia nada. Cuando más adelante un usuario envía una solicitud que busca en la colección, el contenido de los proyectos y canales añadidos puede utilizarse como fuente y se busca en ese momento con la propia cuenta del usuario.

Solo añadir contenido de conectores de indexación cuenta para el volumen de datos indexados. El volumen de datos indexados se factura de acuerdo con su contrato. Para obtener información sobre el volumen incluido y los precios, póngase en contacto con su representante de Docebo o con Docebo mediante el Centro de ayuda de su plataforma. Añadir un proyecto de Jira, un canal de Slack o un objeto de Salesforce desde un conector en tiempo real nunca utiliza volumen de datos, porque no se indexa nada.

Una colección solo está disponible para los usuarios una vez publicada. La publicación nunca anula los permisos del sistema de origen: incluso después de publicar una colección, los usuarios solo podrán encontrar y utilizar el conocimiento al que ya tienen derecho de acceso en el sistema de origen.

Para obtener información detallada sobre la creación y gestión de colecciones, consulte Colecciones de conocimientos.

Uso de los conocimientos

La configuración y gestión de Docebo Knowledge, tanto de los conectores como de las colecciones, solo está disponible para Superadministradores. Los usuarios solo se ven afectados cuando se ha publicado al menos una colección y, aun entonces, únicamente dentro de los límites de lo que tienen permitido consultar en el sistema de origen.

El conocimiento publicado puede aparecer para los usuarios en los siguientes lugares:

Asistente de IA: Cuando el asistente de IA está activado, puede utilizar contenido de las colecciones de conocimientos publicadas para responder preguntas y solicitudes. El conocimiento utilizado de esta forma se cita junto con el contenido de aprendizaje, para que los usuarios puedan verificar la fuente, y al hacer clic en una cita se accede al contenido en su sistema de origen. Los usuarios también pueden adjuntar una colección de conocimientos a un chat mediante el botón +, para establecer esa colección como contexto preferido para su solicitud. En el caso de algunos conectores, la primera vez que el asistente de IA intenta recuperar información de un sistema conectado, se pide a los usuarios que conecten su propia cuenta. Este paso se realiza una sola vez: el usuario aprueba el acceso en la propia pantalla de consentimiento del sistema de origen y, a partir de ese momento, el asistente puede utilizar ese conocimiento para ese usuario. Hasta que un usuario haya conectado su cuenta, el contenido de ese conector no se incluirá en sus respuestas. Esto se aplica a los conectores en tiempo real y a los conectores de indexación en los que el acceso se comprueba con la propia cuenta del usuario.
Tutor de IA: Si el tutor de IA está activado, los administradores y Usuarios avanzados pueden adjuntar colecciones de conocimientos a un curso mientras lo editan; la colección adjunta proporciona al tutor contexto adicional para responder preguntas de los alumnos que van más allá del contenido del curso.
Agentes: Las colecciones de conocimientos se pueden adjuntar a los agentes para proporcionarles acceso permanente a contexto relevante. Esto permite dos casos prácticos principales:
- Agentes creados en torno a flujos de trabajo o tareas que dependen de que haya información específica disponible de inmediato.
- Agentes que actúan como expertos en una materia. Adjunte una colección de conocimientos verificado y relevante, y el agente responderá a partir de ese contenido seleccionado en lugar de utilizar conocimientos generales. Más información sobre los agentes.