Exención de responsabilidad: Esta guía documenta software BETA. La información de este artículo está sujeta a cambios, ya que Docebo actualiza continuamente su software para responder a las necesidades cambiantes del mercado, aprovechar las nuevas tecnologías, corregir defectos e incorporar los comentarios de los clientes.
Docebo no hace declaraciones ni ofrece garantías de ningún tipo, ya sean expresas o implícitas, con respecto a la precisión, fiabilidad, disponibilidad o integridad de la información contenida en este artículo. No se debe confiar en la información proporcionada como base para tomar decisiones empresariales, legales o de otro tipo. El desarrollo, lanzamiento y calendario de cualquier producto, función o funcionalidad descritos en este artículo quedan exclusivamente a discreción de Docebo.
Presentación
Los conocimientos de su organización no se encuentran únicamente en los cursos. También están en la documentación interna, las wikis, las unidades compartidas y los archivos en los que su equipo confía a diario. Docebo Knowledge incorpora ese contenido a la plataforma conectándose a los sistemas donde está almacenado, lo que le permite organizarlo en colecciones de Knowledge y ponerlo a disposición de sus usuarios sin duplicar ni mover ningún archivo.
Esto amplía considerablemente las posibilidades de Docebo para su organización, mucho más allá del aprendizaje. Al complementar el contenido de aprendizaje con documentación e información internas, Docebo Knowledge ayuda a los usuarios a encontrar respuestas y obtener asistencia en su trabajo diario, no solo en la formación y el desarrollo.
Como el contenido está conectado directamente con su sistema de origen, se mantiene sincronizado automáticamente. No es necesario volver a cargar ni actualizar manualmente el conocimiento cuando algo cambia, ni gestionar por separado quién puede ver cada elemento: los permisos del sistema de origen se respetan automáticamente.
Un Superadministrador activa Docebo Knowledge desde la tarjeta Knowledge de la Lanzadera.
Conectores de Knowledge
Una vez activado Docebo Knowledge, encontrará los conectores de Knowledge en Complementos e integraciones. Es necesario configurar al menos un conector antes de poder crear una colección de Knowledge, ya que las colecciones se crean a partir del contenido incorporado mediante un conector.
Antes de configurar uno, conviene tener en cuenta algunos aspectos:
- La configuración de un conector suele requerir la asistencia de su departamento de TI, ya que implica autorizar el acceso a un sistema de origen.
- No hay ningún costo por configurar o mantener un conector. Es completamente gratuito.
- Los permisos del sistema de origen siempre se aplican. Los usuarios solo ven aquello a lo que ya tienen acceso en el sistema conectado. Para que esto funcione, la dirección de correo electrónico de un usuario en Docebo debe coincidir con su dirección de correo electrónico en el sistema de origen, y ese correo electrónico debe estar verificado en el perfil de usuario de Docebo.
- Una vez conectado, el contenido y los permisos se sincronizan automáticamente, por lo que el conocimiento disponible a través de las colecciones se mantiene actualizado y confiable sin necesidad de mantenimiento manual.
Para consultar todos los detalles sobre los conectores, incluidos todos los requisitos y aspectos que deben tenerse en cuenta, consulte Conectores de conocimientos. Para obtener instrucciones de configuración paso a paso de cada sistema, consulte:
- Conector de conocimiento de Confluence
- Conector de conocimiento de Google Drive
- Conector de conocimiento de archivos de SharePoint
Colecciones de Knowledge
Una vez configurado al menos un conector de Knowledge, podrá crear su primera colección de Knowledge. Las colecciones se encuentran en Contenido y distribución > Colecciones de Knowledge.
Al crear una colección, puede agregar contenido explorando los sistemas conectados mediante el explorador de archivos. Al igual que con los permisos de origen para los usuarios finales, cada Superadministrador solo ve y puede seleccionar el contenido al que tiene acceso en el sistema de origen.
Al añadir contenido a una colección, este se extrae e indexa, lo que cuenta para el volumen de datos indexados. Los datos indexados tienen un precio de 2 USD/GB, y los primeros 50 GB son gratuitos para cada cliente.
Una colección solo está disponible para los usuarios una vez publicada. La publicación nunca anula los permisos del sistema de origen: incluso después de publicar una colección, los usuarios solo podrán encontrar y utilizar el conocimiento al que ya tienen derecho de acceso en el sistema de origen.
Para obtener información detallada sobre la creación y gestión de colecciones, consulte Colecciones de Knowledge.
Uso de los conocimientos
La configuración y gestión de Docebo Knowledge, tanto de los conectores como de las colecciones, solo está disponible para Superadministradores. Los usuarios solo se ven afectados cuando se ha publicado al menos una colección y, aun entonces, únicamente dentro de los límites de lo que tienen permitido consultar en el sistema de origen.
El conocimiento publicado puede aparecer para los usuarios en tres lugares:
- Búsqueda: Las colecciones de Knowledge y los elementos individuales que contienen aparecen en los resultados de búsqueda cuando coinciden con el término de búsqueda de un usuario. Al hacer clic en un resultado de conocimiento, el usuario accede directamente al contenido en su sistema de origen.
- Asistente de IA: Cuando el asistente de IA está activado, puede utilizar contenido de las colecciones de Knowledge publicadas para responder preguntas y solicitudes. El conocimiento utilizado de este modo se cita junto con el contenido de aprendizaje, de modo que los usuarios pueden verificar la fuente, y al hacer clic en una cita acceden al contenido en su sistema de origen. Los usuarios también pueden adjuntar una colección de Knowledge a un chat mediante el botón + para establecer esa colección como contexto preferido para su solicitud. Si el tutor de IA está activado, los administradores y Usuarios avanzados pueden adjuntar colecciones de Knowledge a un curso mientras lo editan; la colección adjunta proporciona al tutor contexto adicional para responder preguntas de los alumnos que van más allá del contenido del curso.
- Agentes: Las colecciones de Knowledge se pueden adjuntar a los agentes para proporcionarles acceso permanente a contexto relevante. Esto resulta especialmente útil para los agentes creados en torno a flujos de trabajo o tareas que dependen de que determinada información esté disponible de inmediato. Más información sobre los agentes.