Conectores de conocimientos – Docebo Help & Support

Introducción

Los conectores de conocimiento son la forma en que Docebo Knowledge obtiene su contenido. Un conector vincula Docebo con un sistema que su organización ya utiliza para almacenar conocimiento, como Confluence, Google Drive o SharePoint, de modo que el contenido de ese sistema pueda añadirse a las colecciones de Knowledge y ponerse a disposición de sus usuarios.

Debe configurarse al menos un conector antes de poder crear una colección de Knowledge, ya que las colecciones se crean completamente a partir del contenido incorporado mediante conectores. Los Superadministradores pueden hacerlo en «Conectores de conocimiento», dentro del menú «Complementos e integraciones», después de activar la función mediante Launch pad.

Por qué usar conectores en lugar de cargar archivos

Docebo Knowledge se basa en conectarse a sistemas de origen en lugar de cargar archivos individuales. Esta es una decisión deliberada y es lo que hace que la función requiera poco mantenimiento:

El contenido se mantiene actualizado automáticamente. Como un conector lee directamente del sistema de origen, cualquier cambio realizado allí, como editar una página en Confluence o actualizar un archivo en SharePoint, se refleja en Docebo sin que nadie tenga que volver a cargar o reemplazar nada manualmente.
No es necesario crear una estructura de permisos independiente. Los archivos cargados necesitarían sus propias reglas de visibilidad administradas dentro de Docebo. Con un conector, los permisos se heredan del sistema de origen, por lo que no hay nada adicional que configurar o mantener sincronizado con el tiempo.

En resumen, una vez configurado un conector, mantener el conocimiento preciso y el acceso correcto se gestiona automáticamente.

Cómo funciona la sincronización: primero los metadatos y luego el contenido según sea necesario

Conectar un sistema no significa que todo su contenido se incorpore inmediatamente a Docebo. La sincronización se realiza en dos etapas:

A nivel del conector, Docebo sincroniza únicamente los metadatos: aspectos como la jerarquía de carpetas y espacios, los nombres de archivos y páginas, y la estructura. Esto permite explorar y seleccionar el contenido, pero todavía no se extrae ni se indexa nada.
A nivel de la colección, cuando un Superadministrador añade realmente un contenido a una colección de Knowledge, es cuando su contenido se extrae y se indexa.

Este enfoque en dos pasos es intencional y ofrece dos beneficios concretos:

Respuestas más confiables. En lugar de volcar todo un sistema en Docebo, solo el contenido que un Superadministrador ha seleccionado deliberadamente para una colección se vuelve consultable y utilizable mediante la búsqueda, el asistente de IA y los agentes. Ese paso de selección es lo que mantiene las respuestas relevantes y confiables.
Menor coste. Como el precio se basa en el volumen de datos indexados y solo se indexa el contenido que se ha añadido explícitamente a una colección, solo paga por lo que su organización realmente decide utilizar. Conectar un sistema y explorarlo nunca genera por sí solo ningún coste de indexación.

Configuración de un conector

Configurar un conector es una tarea técnica y normalmente requerirá la asistencia de su departamento informático. En la práctica, esto suele significar que alguien con acceso administrativo al sistema de origen (por ejemplo, un administrador de Google Workspace, un administrador de Microsoft Entra ID o un administrador de la organización de Atlassian) debe registrar una aplicación para Docebo, concederle un conjunto definido de permisos de solo lectura y compartir las credenciales resultantes para que un Superadministrador pueda completar la conexión en Docebo.

Algunos aspectos que facilitan la planificación y la definición del alcance:

Configurar un conector no tiene ningún coste. No hay ninguna tarifa de licencia ni de configuración por conectar un sistema; el único coste asociado con Docebo Knowledge es el volumen de datos indexados descrito anteriormente.
Usted controla el alcance desde el momento de la configuración. Como parte de la conexión de un sistema, elige qué parte de este estará disponible para Docebo; por ejemplo, espacios específicos de Confluence, sitios específicos de SharePoint o unidades compartidas específicas de Google. Todo lo que quede fuera de ese alcance nunca se sincroniza, ni siquiera en el nivel de los metadatos. Esto facilita mantener completamente fuera de Docebo las áreas sensibles, confidenciales o con gran cantidad de información de identificación personal (PII) de un sistema, sin tener que crear primero ninguna solución alternativa dentro del propio sistema de origen.
Lo que se sincroniza y se extrae está claramente definido para cada conector. Cada conector funciona con un tipo específico de contenido (por ejemplo, archivos o páginas) y, dentro de ese tipo, solo con determinados contenidos o tipos de archivo. No es algo que deba adivinar o descubrir después: está documentado claramente en el primer paso de la guía de configuración de cada conector.

Configuración del primer conector

Cada sistema de origen tiene su propia guía de configuración con los pasos exactos que se deben seguir, redactada para entregársela directamente a la persona del equipo de TI que le está ayudando:

Nota sobre los permisos

Una vez configurado un conector, Docebo siempre aplica los permisos de su sistema de origen: un usuario solo puede encontrar y utilizar el conocimiento al que ya tiene acceso allí. Para que esto funcione correctamente, la dirección de correo electrónico de un usuario en Docebo debe coincidir con su dirección de correo electrónico en el sistema de origen, y dicho correo debe estar verificado en el perfil de usuario de Docebo. Conviene comprobarlo con antelación, ya que esto determina si un usuario verá algún resultado de conocimiento una vez que se publiquen las colecciones.