Conectores de conocimientos

Presentación

Los conectores de conocimiento son la forma en que Docebo Knowledge obtiene su contenido. Un conector vincula Docebo con un sistema que su organización ya utiliza para almacenar conocimiento, como Confluence, Google Drive o SharePoint, de modo que el contenido de ese sistema pueda añadirse a las colecciones de Knowledge y ponerse a disposición de sus usuarios.

Debe configurarse al menos un conector antes de poder crear una colección de Knowledge, ya que las colecciones se crean completamente a partir del contenido proporcionado mediante conectores. Los Superadministradores pueden hacerlo en «Conectores de conocimientos», dentro del menú «Complementos e integraciones», después de activar la función mediante la Lanzadera.

Por qué usar conectores en lugar de cargar archivos

Docebo Knowledge se basa en conectarse a sistemas de origen en lugar de cargar archivos individuales. Esta es una decisión deliberada y es lo que hace que la función requiera poco mantenimiento:

• El contenido se mantiene actualizado automáticamente. Como un conector lee directamente del sistema de origen, cualquier cambio realizado allí, como editar una página en Confluence o actualizar un archivo en SharePoint, se refleja en Docebo sin que nadie tenga que volver a cargar o reemplazar nada manualmente.
• No es necesario crear una estructura de permisos independiente. Los archivos cargados necesitarían sus propias reglas de visibilidad administradas dentro de Docebo. Con un conector, los permisos se heredan del sistema de origen, por lo que no hay nada adicional que configurar o mantener sincronizado con el tiempo.

En resumen, una vez configurado un conector, mantener el conocimiento preciso y el acceso correcto son tareas que se realizan por usted.

Dos tipos de conectores

Los conectores hacen que el contenido esté disponible de una de dos maneras. Ambos se encuentran en el mismo lugar y se configuran de forma similar, pero funcionan de manera diferente una vez conectados.

Conectores de indexado: primero los metadatos, contenido bajo demanda

Conectar un sistema no significa que todo su contenido se incorpore inmediatamente a Docebo. La sincronización se realiza en dos etapas:

1. A nivel del conector, Docebo sincroniza únicamente los metadatos: aspectos como la jerarquía de carpetas y espacios, los nombres de archivos y páginas, y la estructura. Esto permite explorar y seleccionar el contenido, pero todavía no se extrae ni se indexa nada.
2. A nivel de la colección, cuando un Superadministrador añade realmente un contenido a una colección de Knowledge, es cuando su contenido se extrae y se indexa.

Este enfoque en dos pasos es intencional y ofrece dos beneficios concretos:

• Respuestas más confiables. En lugar de volcar todo un sistema en Docebo, solo el contenido que un Superadministrador ha seleccionado deliberadamente para una colección se vuelve consultable y utilizable mediante la búsqueda, el asistente de IA y los agentes. Ese paso de selección es lo que mantiene las respuestas relevantes y confiables.
• Menor coste. Como el precio se basa en el volumen de datos indexados y solo se indexa el contenido que se ha añadido explícitamente a una colección, solo paga por lo que su organización realmente decide utilizar. Conectar un sistema y explorarlo nunca genera por sí solo ningún coste de indexación.

Una vez indexado el contenido, se mantiene actualizado automáticamente, de modo que los cambios del sistema de origen se reflejan en Docebo sin mantenimiento manual.

Conectores en tiempo real: búsquedas en el momento de la pregunta

Un conector en tiempo real nunca sincroniza nada. Una vez configurado, aparece como conectado inmediatamente y ningún contenido se copia, indexa ni almacena en Docebo.

En su lugar, cuando un usuario hace una pregunta al asistente de IA o utiliza un agente con herramientas de Jira, Slack o Salesforce, Docebo consulta el sistema de origen en ese momento:

• Con la cuenta del propio usuario. La búsqueda se ejecuta como el usuario, por lo que Jira, Slack y Salesforce aplican sus propias reglas de acceso. La cuenta de administrador utilizada durante la configuración no se usa en el momento de la pregunta.
• Solo donde lo permitiera. Las búsquedas se limitan a los proyectos o canales que un Superadministrador añadió a la colección. Docebo aplica esta restricción directamente, por lo que no depende de la IA.
• Solo lectura. El conector solo lee del sistema de origen.
• Con un enlace a la fuente. Los resultados utilizados en una respuesta se muestran con un enlace al contenido original en Jira, Slack o Salesforce.

La primera vez que la solicitud de un usuario necesita un conector en tiempo real, se le pide que conecte su propia cuenta. El usuario aprueba el acceso una vez en la propia pantalla de consentimiento del sistema de origen. Como no se indexa nada, los conectores en tiempo real no cuentan para el volumen de datos indexados.

Configuración de un conector

Configurar un conector es una tarea técnica y normalmente requerirá la asistencia de su departamento informático. En la práctica, esto suele significar que alguien con acceso administrativo al sistema de origen (por ejemplo, un administrador de Google Workspace, un administrador de Microsoft Entra ID o un administrador de la organización de Atlassian) debe registrar una aplicación para Docebo, concederle un conjunto definido de permisos de solo lectura y compartir las credenciales resultantes para que un Superadministrador pueda completar la conexión en Docebo.

Algunos aspectos que facilitan la planificación y la definición del alcance:

• Configurar un conector no tiene ningún coste. No hay ninguna tarifa de licencia ni de configuración por conectar un sistema; el único coste asociado con Docebo Knowledge es el volumen de datos indexados descrito anteriormente, que solo se aplica a los conectores de indexado.
• Usted controla el alcance desde el momento de la configuración. Como parte de la conexión de un sistema, usted elige qué parte de este estará disponible para Docebo; por ejemplo, espacios específicos de Confluence, sitios específicos de SharePoint, unidades compartidas específicas de Google o canales de Slack concretos. Todo lo que quede fuera de ese alcance nunca se sincroniza ni se busca para detectar conectores en tiempo real. Esto facilita mantener completamente fuera de Docebo las áreas sensibles, confidenciales o con gran cantidad de información de identificación personal (PII) de un sistema, sin tener que crear primero ninguna solución alternativa dentro del propio sistema de origen.
• Lo que se sincroniza y se extrae está claramente definido para cada conector. Cada conector funciona con un tipo específico de contenido (por ejemplo, archivos o páginas) y, dentro de ese tipo, solo con determinados contenidos o tipos de archivo. No es algo que deba adivinar o descubrir después: está documentado claramente en el primer paso de la guía de configuración de cada conector.

Configuración del primer conector

Cada sistema de origen tiene su propia guía de configuración con los pasos exactos que se deben seguir, redactada para entregársela directamente a la persona del equipo informático que le está ayudando:

• Conector de conocimiento de Confluence
• Conector de conocimiento de Google Drive
• Conector de conocimiento de archivos de SharePoint
• Conector de conocimiento de sitios de SharePoint
• Conector de conocimiento de Notion
• Conector de conocimiento de ServiceNow
• Conector de conocimiento de Slack
• Conector de conocimiento de Jira
• Conector de conocimiento de Salesforce

Nota sobre los permisos

Docebo siempre aplica los permisos del sistema de origen: un usuario solo puede encontrar y utilizar los conocimientos a los que ya tiene acceso allí. La forma en que funciona depende del conector:

Cómo confía Docebo en el correo electrónico de un usuario

En el caso de los conectores que vinculan a los usuarios mediante su correo electrónico, Docebo debe asegurarse de que el correo electrónico del perfil de un usuario realmente le pertenece, para que nadie pueda ver el contenido de otra persona introduciendo su dirección. Esto se decide en dos pasos:

1. Primero, el inicio de sesión único (SSO). Si su plataforma utiliza SSO, los usuarios se aprovisionan mediante su proveedor de identidad y los campos del usuario aprovisionado están bloqueados para que los usuarios no puedan editarlos, Docebo confía en el correo electrónico tal como está. No se requiere nada más.
2. De lo contrario, el correo electrónico verificado. Si no se cumplen estas condiciones de SSO, la dirección de correo electrónico del perfil del usuario en Docebo debe estar verificada. Verificada significa que el campo “email_validation_status” debe estar configurado. Esto se puede hacer mediante la API de Docebo o directamente para cada usuario en la configuración de administración.

Si aprovisiona usuarios mediante nuestra API con Docebo Connect, asegúrese de que cada usuario que aprovisione tenga el valor email_validation_status establecido en 1.

Los usuarios cuyo correo electrónico no se pueda verificar de esta manera o que no coincida con ninguna cuenta del sistema de origen no verán ningún contenido de estos conectores. Conviene comprobarlo pronto, ya que determina si un usuario determinado verá resultados de conocimiento una vez publicadas las colecciones.