Presentación

Establecer un periodo de validez para los cursos y bloquear el acceso pasado dicho periodo le permite mantener el curso disponible hasta que sea pertinente, al tiempo que motiva a los alumnos para que lo completen a tiempo.

Este artículo explica cómo establecer la validez temporal para los cursos de e-learning y formación guiada por un instructor (ILT), definiendo cuándo podrán acceder a un curso los alumnos, cuánto durará su inscripción y qué sucede cuando vence el acceso.

Aprenderá a configurar fechas límite flexibles y a personalizar el acceso para cada usuario. Estas reglas le ayudarán a controlar el acceso a los cursos de pago, fomentar el que se completen a tiempo y cumplir con los requisitos legales o normativos.

La configuración varía en función del tipo de curso y la actividad del usuario, lo cual se explica detalladamente en el artículo.

Acceso al área de configuración de la validez temporal

Para determinar el periodo de validez para un curso, acceda al Menú de administrador desde el icono de engranaje de la esquina superior derecha de su plataforma. A continuación, localice el elemento Gestión de cursos en la sección E-learning.

A tener en cuenta: Si el curso forma parte de uno o varios planes de aprendizaje, los ajustes configurados en la pestaña Opciones de tiempo del curso podrían verse afectados o anulados por los ajustes definidos en la pestaña Opciones de tiempo de los planes de aprendizaje asociados.

En la página principal de Gestión de cursos, busque el curso en la lista y haga clic en su descripción para acceder al modo de edición. Haga clic en la pestaña Propiedades y pase a la pestaña vertical Opciones de tiempo.

Configuración de las opciones de validez temporal para los cursos de e-learning

Desde la pestaña Opciones de tiempo de los cursos de e-learning, puede configurar las siguientes opciones:

Periodo de validez del curso

Utilice las opciones disponibles en esta sección para establecer una fecha desde la cual o hasta la cual los alumnos podrán acceder al curso y a sus materiales de formación, estableciendo la validez de sus inscripciones. De forma opcional, puede establecer un periodo para que los usuarios accedan al curso. Al configurar estas opciones, las configurará para todos los alumnos inscritos en el curso. A continuación, podrá configurar periodos de validez personalizados a nivel de alumno editando cada inscripción. 

• Fecha de inicio. Determine la primera fecha disponible para que los alumnos accedan al curso y su material de formación. El curso no tendrá una fecha límite y no se mostrará en el widget ni en la página Mi calendario. La fecha de inicio se expresa en UTC, lo que significa que se podrá acceder al curso desde las 00:00:00 UTC de la fecha seleccionada. Si, por ejemplo, su zona horaria es UTC +04:00, el curso será accesible desde las 04:00:00 de la fecha seleccionada. 
• Fecha de finalización. Determine la última fecha disponible para que los alumnos accedan al curso y lo reproduzcan. Después de esta fecha, el curso y sus materiales de formación ya no serán accesibles. La fecha de finalización se expresa en UTC, lo que significa que el curso se bloqueará a las 23:59:59 UTC de la fecha seleccionada. Si, por ejemplo, su zona horaria es UTC +04:00, el curso se le bloqueará a las 03:59:59 del día siguiente.
• Periodo. Seleccione esta opción y defina el periodo en que podrán acceder al curso los alumnos utilizando las opciones Fecha de inicio y Fecha de finalización.

Periodo de validez de la inscripción

Establezca el número de días para que los alumnos accedan al curso dentro del periodo de disponibilidad del curso. Este periodo puede comenzar el día en que se inscriban por primera vez en el curso (incluidos los días pasados en la lista de espera del curso) o desde el día en que accedan al curso por primera vez.

Si cambia esta configuración después de que algunos alumnos ya se hayan inscrito en el curso o hayan accedido a él, de forma predeterminada el nuevo cálculo no se aplicará a estos. Su actualización afectará solo a los alumnos que se inscriban en el curso o accedan a él después de su cambio. Aun así, podrá forzar la aplicación de la nueva configuración a todos los usuarios habilitando la opción Aplicar la configuración a todos los usuarios, incluidos los que ya están inscritos.

Cuando esta opción esté habilitada, los usuarios verán el número de días restantes para acceder al curso en la sección Inscripción del curso.

Fecha límite flexible

Cuando hay activada una fecha límite flexible, los alumnos pueden acceder al curso y sus materiales de formación incluso después de la fecha de finalización del periodo de validez.

La fecha límite flexible se calcula sobre el valor de Fecha de finalización establecido en la sección Periodo de validez de esta pestaña (ya sea de forma independiente o con la opción Periodo). Si está habilitada la fecha límite flexible, no se calculará la fecha de vencimiento de la inscripción.

La configuración de esta opción a nivel de curso anula el valor seleccionado en la sección Fecha límite flexible de la pestaña E-learning en los Ajustes avanzados de la plataforma.

Configuración de las opciones de validez temporal para los cursos ILT

En el caso de los cursos ILT (y VILT), desde la pestaña Opciones de tiempo podrá configurar solo una opción, la de Periodo de validez de la inscripción. 

Esta opción le permite configurar el número de días en que los alumnos pueden seguir accediendo al área del curso ILT una vez finalizada la última sesión en la que estén inscritos. 
Deje esta opción sin seleccionar si no desea establecer ningún límite de acceso.

Para configurarla:

• Navegue a Gestión de cursos > [nombre del curso] > pestaña Propiedades > Opciones de tiempo.
• Seleccione la casilla de verificación Especifique los días de validez para este curso.
• A continuación, introduzca el Número de días disponibles para los alumnos y haga clic en Guardar cambios. 

Duración del acceso del alumno al curso ILT

Cuando configure un periodo de validez de la inscripción de este modo (X número de días disponibles para los alumnos), el alumno podrá acceder al curso ILT durante el siguiente periodo de tiempo:

• Desde: Empezando por la fecha en que se inscribiera en el curso.
• Hasta: El número X de días tras el fin de la última sesión en la que esté inscrito.

Una vez transcurrido el número configurado de días desde la última sesión, el alumno verá la tarjeta del curso ILT bloqueada y marcada como Inscripción expirada. 

Si se cambian las fechas de las sesiones o el usuario se inscribe en una sesión diferente, se recalculará el acceso del alumno para asegurar que se mantenga válido hasta X días después del fin de la última sesión en la que se registrara.

Visualización de las fechas de validez de las inscripciones en ILT

Cuando compruebe los detalles de la inscripción de un alumno individual en la pestaña Inscripciones de un curso ILT, no verá rellenadas las fechas de validez de la inscripción en ella, salvo en los siguientes casos: 

• Acceso del alumno a un material de formación: Cuando esto ocurre, el Inicio del periodo de validez se rellena con la fecha de acceso al material de formación, y el Fin del periodo de validez, con la fecha correspondiente al número X de días desde la última sesión en la que esté inscrito.
• Fechas de validez establecidas manualmente para el alumno. Para más información, consulte el capítulo Efecto de las fechas de validez establecidas manualmente.

En cualquier caso, aunque no se muestren las fechas de validez en el panel Editar inscripción, el acceso al curso seguirá lo establecido en las Opciones de tiempo para el curso ILT. El usuario mantendrá el acceso durante el número de días especificado después de la última sesión en la que esté inscrito.

Actualización de las fechas de validez mostradas

Si hay un cambio en las fechas de una sesión o si el alumno se inscribe en una sesión diferente, o bien si se cambian las Opciones de tiempo para el curso, el acceso de los usuarios inscritos al curso se recalculará para que refleje en todo momento: Fin de la última sesión en la que estén inscritos + Número de días disponibles para los alumnos.    

No obstante, las fechas de validez mostradas en el panel Editar inscripción no se actualizarán hasta que el alumno vuelva a acceder a un material de formación. 

Efecto de las fechas de validez a nivel de alumno en los cursos ILT

En el panel Editar inscripción, también puede introducir manualmente las fechas de Inicio del periodo de validez y Fin del periodo de validez para un alumno en particular. Si también ha establecido la validez de la inscripción a nivel del curso ILT, estas fechas de validez a nivel de alumno no afectarán al acceso real del usuario al curso, si bien podrán utilizarse para proporcionar información en la tarjeta del curso.

La fecha de Fin del periodo de validez del alumno puede utilizarse para mostrar un estado de Vencimiento o Caducado en la tarjeta del curso: 

• Antes de esta fecha, la tarjeta del curso se marcará como Vencimiento: {fecha de fin de validez del alumno}.
• Una vez alcanzada esta fecha, si el alumno aún tiene acceso al curso tomando como base las Opciones de tiempo, el curso se marcará como Caducado (en relación con la fecha del fin de la validez del alumno). No obstante, el alumno podrá seguir accediendo a él hasta el número configurado de días después de la última sesión en la que esté inscrito.
• Una vez el alumno pierda el acceso al curso to the course (tomando como base las Opciones de tiempo del curso, no las fechas de los alumnos), la tarjeta se bloqueará y se marcará con Caducado. 

Recuerde que, independientemente de las fechas de validez a nivel de alumno, el acceso real del alumno seguirá siendo el que determinen las Opciones de tiempo para el curso ILT. En concreto: 

• La fecha de Inicio del periodo de validez del alumno no tiene efecto: Los usuarios pueden seguir accediendo al curso ILT a partir del momento en que se inscriban. Establecer una fecha posterior para un alumno no restringirá su acceso.
• Si ha establecido una fecha de Fin del periodo de validez de un alumno que sea posterior al periodo de acceso al curso configurado (fecha de la última sesión en la que esté inscrito + número de días disponibles para el alumno), no se prolongará el acceso al curso. El alumno seguirá perdiendo el acceso tomando como base la última sesión en la que esté inscrito y las Opciones de tiempo del curso (el curso se bloqueará y se marcará como Caducado). 

Fechas de validez de la inscripción establecidas manualmente para alumnos individuales

Al crear o editar inscripciones en un curso, tiene la opción de establecer un Periodo de validez de la inscripción (definido por una fecha de inicio y otra de fin) para dichos usuarios concretos. Esto le permite controlar cuándo pueden empezar a acceder al curso los usuarios, y hasta cuándo tendrán acceso a este. 

A tener en cuenta: Tanto para cursos ILT como de e-learning, también es posible establecer un periodo de validez de la inscripción a nivel de curso, en las Opciones de tiempo. Si tiene la validez de la inscripción establecida en ambas partes (curso y alumno individual), los dos ajustes interactúan de la siguiente manera: 

• Cursos de e-learning: la validez de la inscripción establecida a nivel de alumno anulará la establecida a nivel de curso. El periodo de validez establecido para el alumno determinará su acceso al curso.  
• Cursos ILT: el acceso de los alumnos al curso depende siempre únicamente del periodo de validez de la inscripción establecido para el curso. El periodo de validez que establezca para el alumno afectará solo a la información mostrada en las tarjetas.

Este capítulo describe el comportamiento de la validez de la inscripción establecida a nivel de alumno, y se aplica a los cursos de e-learning y a los ILT que no tienen ninguna de las opciones de tiempo establecidas a nivel de curso.  

Para establecer manualmente la validez de la inscripción de un alumno:

• Navegue a Gestión de cursos > [nombre del curso] > pestaña Inscripciones.
• Desde el menú de puntos suspensivos en la fila del usuario, seleccione Editar inscripción.
• En el panel derecho que se abrirá, seleccione la casilla de verificación Habilitar periodo de validez de la inscripción y, en el área Periodo de tiempo, introduzca las fechas de Inicio del periodo de validez y Fin del periodo de validez. También puede omitir una de las dos.
• Haga clic en Confirmar.

Efecto de las fechas de validez de la inscripción a nivel de alumno

Si la inscripción aún no es válida, la tarjeta del curso estará bloqueada e indicará la fecha a partir de la cual podrá accederse al curso. Una vez entre en vigor la inscripción, la tarjeta del curso indicará su vencimiento, si se ha establecido.

Estos comportamientos se aplican a los cursos de e-learning y a los cursos ILT sin Opciones de tiempo establecidas a nivel de curso.  

Fecha de inicio de la validez en el futuro:

La tarjeta del curso está bloqueada y muestra la etiqueta Activa desde: {fecha de inicio de la validez}. 

Fecha del fin de la validez en el futuro:

Se puede acceder al curso, y la tarjeta indica Vencimiento: {fin de la validez}

Fecha del fin de la validez en el pasado:

El curso está bloqueado y la tarjeta aparece marcada con Caducado. 

Consejos y trucos

• Si el curso está a la venta, establecer un periodo de validez puede crear oportunidades de generar ingresos recurrentes. Los alumnos que deseen seguir teniendo acceso al curso más allá del periodo de validez inicial tendrán que renovar su acceso o comprar versiones actualizadas del curso.
• En algunos casos, puede haber requisitos legales o normativos que limiten el acceso a determinados contenidos durante un periodo limitado.
• Siempre que establezca un periodo de validez para un curso, asegúrese de comunicar esta política claramente a los alumnos. Esta transparencia ayuda a gestionar las expectativas y garantiza que los alumnos comprendan los términos de su acceso al contenido del curso.
• Al concluir el periodo de validez, los usuarios ya no podrán acceder al curso. Si el curso está a la venta, los alumnos no podrán volver a comprarlo mientras persista la inscripción actual.