Presentación

Si integras tu plataforma de aprendizaje Docebo con Google Drive, podrás subir a la plataforma documentos, hojas de cálculo, diapositivas y dibujos de Google como parte del material de formación y poner todo eso a disposición de los alumnos, tanto si utilizan la versión de escritorio como la versión móvil de la plataforma.

Quienes hayan activado Discover, Coach & Share, podrán servirse de la integración con Google Drive para subir activos mediante la función Contribuir.  

La integración entre Docebo y Google Drive puede incluir Google Picker, un diálogo de apertura de archivos para que los usuarios puedan subir a Docebo los archivos que tengan almacenados en Google Drive. En este artículo se describe cómo utilizar la integración con y sin Google Picker.

Activación de Google Drive en Docebo

Activa la aplicación Google Drive tal y como se describe en el artículo Gestión de aplicaciones y características de la Base de conocimiento. La aplicación aparece en la pestaña Integraciones de terceros.

Crea un proyecto de Google para tu integración con Docebo

El primer paso para configurar la integración de Docebo y Google Drive es la creación de un proyecto de Google que utilice atribuciones concretas de Google Drive.

Para ello, inicia sesión en tu cuenta de Google y accede a la consola de Google Developer. En la barra de acción de la parte superior de la página, haz clic en Crear proyecto.

Introduce el nombre del proyecto y, si lo necesitas, cambia la organización y la ubicación. Haz clic en el botón Crear para continuar.

Cuando el proyecto esté listo, selecciónalo en el menú desplegable de notificaciones.

A continuación, tendrás que habilitar las API adecuadas para tu proyecto. Para ello, haz clic en el enlace Habilitar API y servicios que hay en la parte superior de la página.

A continuación, se te redirigirá a la página de la biblioteca de API. Utiliza el cuadro de búsqueda para localizar la API de Google Picker. En la lista de resultados, haz clic en la API de Google Picker.

Después, llegarás a la página de la API de Google Picker, donde tendrás que hacer clic en el botón Activar para activar la API. 

A continuación, haz clic en el botón de menú, haz clic en API y servicios y elige el elemento del submenú Panel de control.

Ahora tendrás que habilitar la API de Google Drive. Para ello, haz clic en el enlace Habilitar API y servicios de la parte superior de la página.

 

A continuación, se te redirigirá a la página de la biblioteca de API. Utiliza el cuadro de búsqueda para localizar la API de Google Drive. En la lista de resultados, haz clic en la API de Google Drive.

Después, llegarás a la página de la API de Google Drive, donde tendrás que hacer clic en el botón Activar para activar la API. 

Lo siguiente que verás será la página de la descripción general de la API de Google Drive. Haz clic en el botón Crear credenciales para continuar.

En la siguiente pantalla, selecciona la API de Google Drive en el primer cuadro desplegable y, a continuación, selecciona Datos de usuario como el tipo de datos al que accederás. Haz clic en el botón Siguiente para ir al siguiente paso.

En la siguiente sección, rellena el cuadro Nombre de la aplicación y selecciona la dirección de correo electrónico correspondiente en el menú desplegable del cuadro Correo electrónico de asistencia al usuario. En la sección Información de contacto del desarrollador, añade una dirección de correo electrónico —puede ser la misma que utilizaste en el cuadro desplegable— y pulsa el botón Guardar y continuar.

En la siguiente sección podrás añadir las atribuciones necesarias. Pulsa el botón Añadir o quitar atribuciones y, en el menú deslizante que aparecerá, selecciona tanto las atribuciones de la API de Google Drive (/auth/drive) como las de la API de Google Drive (/auth/drive.file). Pulsa el botón Actualizar para volver a la pantalla principal. A continuación, pulsa el botón Guardar y continuar para pasar a la sección ID de cliente OAuth.

En la siguiente sección, elige la Aplicación web en el cuadro desplegable. Introduce un nombre de ID de cliente en el siguiente cuadro de texto y añade la URL de tu plataforma a la sección Fuentes autorizadas de JavaScript. Recuerda que el formato debe ser https://yourplatformname.docebosaas.com, sin barra diagonal al final de la URL. A continuación, haz clic en el botón Crear.

En la siguiente sección aparecerán tus credenciales. Copia esta información y pégala en un editor de texto —como por ejemplo el bloc de notas de Windows— para que puedas usarla después, cuando tengas que añadir la información a la plataforma Docebo. Haz clic en Hecho para terminar de configurar las credenciales OAuth2.

En la siguiente pantalla que aparecerá se mostrará una lista de credenciales configuradas. Haz clic en el botón + Crear credenciales y selecciona la clave API en la lista desplegable.

Ahora se creará tu clave API y aparecerá en la pantalla. Copia la clave API y pégala en un editor de texto para poder usarla más tarde en la plataforma Docebo. A continuación, haz clic en el botón Restringir clave.

En la siguiente pantalla, haz clic en el botón de opción Restringir clave y, en el siguiente menú desplegable, elige la API de Google Picker y la API de Google Drive. Haz clic en el botón Guardar. Ya puedes pasar a configurar la plataforma utilizando la clave API y el ID de cliente que has creado en los pasos anteriores.

Configuración de Google Drive en Docebo

Para configurar Google Drive en Docebo, accede al menú de Administrador, localiza la sección Google Drive y pulsa en el subelemento Gestionar. Se te redirigirá a la página de Ajustes de Google Drive. En la parte superior de la página, activa la opción Habilitar Google Drive e introduce en los cuadros de texto correspondientes tu clave API y tu ID de cliente. 

Pulsa Guardar cambios para finalizar la configuración.

Puedes restablecer en cualquier momento tu configuración de Google Drive haciendo clic en Restablecer configuración. Si restableces la configuración, se eliminarán tanto la clave API como el ID de cliente y no podrás utilizar la integración hasta que vuelvas a introducir valores válidos.

Cómo subir material de formación mediante Google Picker

Puedes subir documentos, hojas de cálculo, presentaciones de diapositivas o dibujos de Google (en formato nativo) directamente a un curso o al repositorio central. Si subes el material a un curso, siempre tendrás la posibilidad de enviarlo al repositorio central más tarde. A efectos de este manual, se subirá el material de formación de Google Drive directamente a un curso. 

Si quieres subir contenido de Google Drive directamente a un curso como parte del material de formación, inicia sesión como superadministrador en la plataforma y accede al menú de Administrador mediante el icono del engranaje de la esquina superior derecha de la plataforma. En la sección Aprendizaje en línea, selecciona el elemento Administración de curso. Localiza el curso al que quieres subir el material de formación de Google Drive y haz clic en su descripción. Después, ve a la pestaña Material de formación. Desde aquí, selecciona el botón Añadir material de formación y, a continuación, selecciona Google Drive en el menú desplegable.

Recuerda que el contenido de Google Drive solo se puede subir como material de formación a cursos de aprendizaje en línea.

 En la página principal de subida de material de formación de Google Drive, marca la opción Importar archivo de la fila Fuente de archivos de Google en la parte superior de la página. A continuación, pulsa el botón Cargar desde Google Drive. Ahora aparecerá tu Google Picker. Puedes usar las pestañas de la parte superior de la página para ver documentos, presentaciones, hojas de cálculo o dibujos. Cuando localices el objeto que quieres importar, pulsa la imagen en miniatura del objeto para seleccionarlo y, a continuación, pulsa el botón Seleccionar.

El título del material de formación de tu plataforma aparecerá automáticamente en función del título del objeto en Google Drive, aunque puedes modificarlo si lo necesitas. A continuación, añade una descripción para el material de formación en el cuadro de texto correspondiente y ve a la pestaña Información adicional para añadir una descripción corta y seleccionar una imagen en miniatura.

Además, puedes añadir etiquetas a tu material de formación para que sea más sencillo dar con él mediante la búsqueda global de tu plataforma. Algunas etiquetas pueden generarse automáticamente en función del contenido de tu activo y según lo determine tu plataforma a partir de la inteligencia artificial (ten en cuenta que esto solo funciona para contenidos en inglés, español, francés, alemán, italiano y portugués). Puedes editar o eliminar etiquetas en cualquier momento, con un límite de 15 etiquetas por material de formación (aquí tienes más información sobre los tipos de contenido que se pueden etiquetar).

Recuerda que, por razones de seguridad, la inteligencia artificial de la plataforma no accede a contenido privado —es decir, contenido para cuyo acceso sea necesaria la autenticación— y, por lo tanto, solo puede generar automáticamente etiquetas para contenido público. Si vas a subir contenido privado, te recomendamos que añadas manualmente las etiquetas.

Cuando hayas terminado, pulsa Guardar cambios. 

Cuando hayas subido el archivo, lo encontrarás en la lista de materiales de formación del curso en la página de materiales de formación. Desde aquí, puedes gestionar la configuración del material de formación o enviarlo al repositorio central. Para ello, pulsa el icono de menú de la fila del objeto y selecciona una opción del menú desplegable.

Cómo subir material de formación sin Google Picker

Para subir un objeto de Google Drive a tu plataforma como material de formación, sigue las instrucciones de la sección anterior sobre cómo acceder a la página de subida de este tipo de material de formación. Cuando hayas seleccionado la opción de subir un objeto de Google Drive a un curso y se te haya redirigido a la página principal de subida del objeto, marca la opción Incrustar URL en la sección Fuente de archivos de Google de la parte superior de la página.

Debajo aparecerá un cuadro de texto y en él podrás pegar el enlace de Google Drive al objeto. Para obtener este enlace, abre el objeto en Google Drive. Cuando estés en la página del objeto, pulsa la opción Archivo y, a continuación, selecciona Publicar en la web en el menú desplegable.

 Después, en el cuadro emergente, tendrás que deseleccionar la opción de obligar a los usuarios a iniciar sesión para ver el documento (si no ves esta opción, pulsa antes el elemento Contenido publicad y ajustes). A continuación, pulsa Publicar y copia el enlace que aparecerá en el cuadro de texto. Ahora puedes pegar este enlace en el cuadro de texto correspondiente de la página de subida de tu plataforma Docebo.

Cuando hayas pegado el enlace en tu plataforma, aparecerá una marca de verificación verde en el lado derecho de la página, si es que tu plataforma Docebo reconoce el enlace como un enlace válido de Google Drive. Si no fuera así, aparecerá una «X» roja y tendrás que volver a intentar copiar y pegar el enlace.

A continuación, añade un título y una descripción para el material de formación en los cuadros de texto correspondientes y ve a la pestaña Información adicional para añadir una descripción corta y seleccionar una imagen en miniatura.  Además, puedes añadir etiquetas a tu material de formación para que sea más sencillo dar con él mediante la búsqueda global de tu plataforma. Algunas etiquetas pueden generarse automáticamente en función del contenido de tu activo y según lo determine tu plataforma a partir de la inteligencia artificial (ten en cuenta que esto solo funciona para contenidos en inglés, español, francés, alemán, italiano y portugués). Puedes editar o eliminar etiquetas en cualquier momento, con un límite de 15 etiquetas por material de formación (más información sobre los tipos de contenido que se pueden etiquetar).

Recuerda que, por razones de seguridad, la inteligencia artificial de la plataforma no accede a contenido privado —es decir, contenido para cuyo acceso sea necesaria la autenticación— y, por lo tanto, solo puede generar automáticamente etiquetas para contenido público. Si vas a subir contenido privado, te recomendamos que añadas manualmente las etiquetas.

Cuando hayas terminado, pulsa Guardar cambios.

Cuando hayas subido el archivo, lo encontrarás en la lista de materiales de formación del curso en la página de materiales de formación. Desde aquí, puedes gestionar la configuración del material de formación o enviarlo al repositorio central. Para ello, pulsa el icono de menú de la fila del objeto y selecciona una opción del menú desplegable.

Preparación y gestión de archivos en Google Drive

Antes de subir un archivo de Google Drive a tu plataforma de Docebo, comprueba que la configuración de Compartir esté establecida como Visible para cualquiera que tenga el enlace. Para configurar esta opción, pulsa el botón Archivo en Google Drive y, a continuación, pulsa Compartir en el menú desplegable. En el cuadro emergente, selecciona la opción Obtener enlace para compartir. Abre el menú desplegable de la parte superior del cuadro y, a continuación, pulsa Más. Después, marca la opción Visible para cualquiera que tenga el enlace. Cuando hayas terminado, pulsa Hecho.

Cuando cambias el contenido de un objeto de Google Drive que también es material de formación en Docebo, los cambios se aplican en la plataforma casi en tiempo real. Google Drive y Docebo se sincronizan cada cinco minutos.

Si eliminas un objeto en Google Drive después de que se haya publicado como material de formación en Docebo, no elimines el material de formación de tu plataforma, ya que en ese caso perderías los datos de ese objeto. 

Gestión de archivos de Google Drive en Docebo

Cuando se sube a Docebo un archivo desde Google Drive, se puede reproducir en cualquier modalidad ejecución: «caja de luz», pantalla completa, en línea o en una ventana nueva. No olvides que en Docebo se podrá hacer clic en los enlaces y reproducir los vídeos que estén incrustados en tus archivos.

Cuando los alumnos abran el material de formación en sus plataformas de Docebo, el material de formación de Google Drive se marcará automáticamente como completado con solo abrirlo, independientemente de cuánto tiempo hayan pasado viendo el objeto.

Consejos y trucos

• Si quieres desactivar la aplicación de Google Drive en Docebo después de haber añadido a tus cursos objetos de Google Drive como material de formación, deberás eliminar todo el material de formación de tu plataforma Docebo antes de desactivar la aplicación.
• No olvides que la integración de Google Drive solo permite extraer documentos de una unidad no compartida. Los documentos de Google almacenados en una unidad compartida no se pueden importar.