Presentación
La integración entre Docebo y Salesforce requiere un procedimiento de instalación único y una configuración inicial de la sincronización de datos. La sincronización se lleva a cabo posteriormente como un procedimiento diario o bien se puede programar de acuerdo con sus necesidades.
Este artículo le guiará a través del procedimiento de instalación y le proporcionará toda la información necesaria sobre los requisitos previos y de seguridad para esta integración.
Tenga en cuenta que las imágenes y vídeos que se muestran en los artículos de la base de conocimientos de Docebo para Salesforce están en el modo de experiencia Lightning.
Notas previas a la instalación
Esto es lo que necesita saber antes de instalar la aplicación Salesforce en Docebo:
- Es posible que la aplicación Salesforce no esté incluida en todos los planes de Docebo. Póngase en contacto con el gestor de su cuenta de Docebo para verificar la disponibilidad y los precios para suscribirse.
- Asegúrese de que el Superadministrador que ejecute la instalación de Salesforce en Docebo tenga un nombre de usuario idéntico al del administrador del sistema Salesforce que utilizará para iniciar sesión en el entorno Salesforce. Los nombres de usuario deben coincidir en ambos sistemas. Tenga en cuenta que una organización de Salesforce puede tener múltiples administradores de sistemas: deberá utilizar el administrador del sistema concreto cuyo nombre de usuario coincida con el nombre de usuario de su Superadministrador de Docebo. Si no puede utilizar el mismo nombre de usuario en ambos sistemas (en escenarios federados de SSO, por ejemplo), cree un usuario Superadministrador no federado en Docebo para completar la instalación.
- Nunca debe eliminarse ni bajarse de nivel el perfil del usuario Administrador que haya configurado la integración, ni en Salesforce ni en Docebo. Eliminar, bajar de nivel o deshabilitar el perfil de usuario que haya configurado la integración en cualquiera de los sistemas hará que esta deje de funcionar. Le sugerimos crear un usuario específico para la instalación de Salesforce en ambos sistemas. El usuario de Docebo debe ser un Superadministrador activo. El usuario de Salesforce debe tener permisos de instalación y un perfil con requisitos mínimos de seguridad (como se describe en el capítulo Requisitos mínimos de seguridad del usuario de este artículo).
- Al integrar Docebo con Salesforce se crearán nueve objetos personalizados de Salesforce para Docebo. Los datos almacenados en estos objetos personalizados se utilizarán para el aprovisionamiento de usuarios, la sincronización y los informes de Salesforce. Más información en Modelo de datos Salesforce V3.
- Cuando Docebo esté integrado en Salesforce, se dedicarán a Docebo dos pestañas de Salesforce. Una será para Superadministradores, mientras que la otra estará dirigida a los alumnos. Estas pestañas se han nombrado según su fin: Docebo Admin y Docebo LMS.
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Activación de la aplicación en Docebo
Active la aplicación Salesforce tal y como se describe en el artículo Gestión de aplicaciones y características de la base de conocimientos. La aplicación aparece en la pestaña Integraciones de terceros.
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Activación de la instalación de Salesforce
Después de activar la aplicación Salesforce, acceda a su Menú de navegación, busque Complementos e integraciones (icono de puzzle) y seleccione el elemento Salesforce. En la página Configuración de Salesforce, introduzca la URL de su organización de Salesforce. Debe asegurarse de introducir la barra diagonal (/) al final de la URL de Salesforce; de lo contrario la configuración no funcionará según lo previsto. Para localizar la URL de su organización de Salesforce, conéctese a su cuenta de desarrollador de Salesforce, haga clic en el icono de configuración en la esquina superior derecha, vaya a la sección Configuración del menú lateral izquierdo, seleccione Configuración de la empresa y, finalmente, la opción Mi dominio. Si su nombre de dominio ya está configurado, se muestra en el campo Su nombre de dominio es. Si no tiene un nombre de dominio, créelo desde cero.
Es posible utilizar el nombre de dominio atribuido automáticamente por Salesforce a su organización (que se muestra en su navegador web), pero le recomendamos encarecidamente que lo personalice. Aunque es raro que tenga problemas durante su integración (y, en caso de que así sea, Docebo aún puede identificarle fácilmente), personalizar su nombre de dominio es una excelente manera de ahorrar unos minutos en el proceso de resolución de problemas, pues permite a Docebo identificarle rápidamente solo por el nombre de dominio. Consulte la base de conocimientos de Salesforce para obtener más información sobre cómo personalizar su dominio (el enlace se abre en una nueva ventana).
Introduzca el nombre de dominio en el área específica de la página de configuración de Salesforce y copie la Clave secreta generada automáticamente por su plataforma. Se le pedirá que introduzca la Clave secreta posteriormente, durante el procedimiento de activación de la instalación de Salesforce. Como opción, puede seleccionar el Modo sandbox para vincular su integración a la organización del sandbox (entorno de pruebas) en lugar de a la organización de producción.
A tener en cuenta:
- Si está utilizando un sandbox y no marca esta opción, o si la URL de Salesforce no es correcta, las vistas de la lista de Salesforce no se cargarán durante la configuración de la sincronización del usuario.
- Para confirmar si su entorno de Salesforce es una organización de producción on un sandbox, conéctese a su organización de Salesforce, haga clic en el icono Configuración y vaya a Ajustes > Ajustes de empresa > Mi dominio. Los detalles del dominio que se muestran en esta página confirman el tipo de entorno. Tenga en cuenta que los dominios sandbox de Salesforce pueden personalizarse, de modo que el nombre de dominio por sí solo podría no indicar de forma fiable si el entorno es un sandbox.
Haga clic en Activar. A continuación, se le redirigirá a la página de instalación del paquete de Salesforce.
Consejo: El botón Activar solo se activa al insertar la URL de su plataforma Salesforce.
Una vez en Salesforce, seleccione los tipos de usuarios para los que desee instalar la aplicación Docebo (en caso de duda, seleccione Instalar para todos los usuarios) y compruebe los componentes que se instalarán haciendo clic en Ver componentes en la sección Detalles adicionales. Haga clic en Instalar para continuar. Tenga en cuenta que el nombre y el número de versión de la aplicación pueden ser distintos a los que se muestran en este artículo.
La instalación continuará ejecutándose; un mensaje le informará cuando haya terminado este procedimiento. Haga clic en Listo para volver a su organización Salesforce. Si la instalación tarda más de lo esperado, se le informará por correo electrónico cuando se complete.
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Finalización de la instalación de Salesforce
Cuando se complete la instalación de la aplicación Docebo, deberá finalizarla. Si no se le redirige automáticamente a la sección Paquetes instalados, haga clic en el icono de configuración de la esquina superior derecha, vaya a la sección Herramientas de la plataforma del menú lateral izquierdo, seleccione Aplicación y, para finalizar, Paquetes instalados. Compruebe que en la sección Paquetes instalados de la página aparezca Docebo. Puede comprobar qué incluye el paquete Docebo recién instalado haciendo clic en el enlace de Docebo debajo del Nombre del paquete y haciendo clic en Ver componentes y Ver dependencias.
Configure la visibilidad de Docebo en Salesforce para sus usuarios de modo que estos no puedan autorizarse automáticamente a sí mismos para conectarse a Docebo, sino que necesiten la autorización del Administrador. Aun así, en la sección Herramientas de la plataforma del menú lateral izquierdo, seleccione sucesivamente Aplicación, Aplicaciones conectadas y Administrar aplicaciones conectadas. Seleccione Docebo en la lista de aplicaciones conectadas y, a continuación, haga clic en Editar políticas. Establezca el valor de la opción Usuarios permitidos en Los usuarios aprobados por el Administrador están preautorizados. Haga clic en Guardar. En la página siguiente, pase a la lista correspondiente Perfiles y defina los perfiles de usuarios que podrán acceder a la plataforma. Este último paso asegura que usted, como Administrador, y otros usuarios de Salesforce puedan usar la aplicación.
Vaya a la página Aplicaciones, seleccione Docebo e introduzca la URL de su plataforma Docebo, asegurándose de que la URL no tenga una barra diagonal final (/). Una URL de ejemplo tendría el siguiente aspecto:
https://myplatform.docebosaas.comA continuación, pegue la Clave secreta generada automáticamente por su plataforma. Una vez completada la instalación, el valor de la Clave secreta estará siempre accesible en la pestaña Configuración de la sección Salesforce en Complementos e integraciones (icono de puzzle) del Menú de navegación. Desplácese a la pestaña Docebo y pulse Activar para completar el proceso de instalación.
Ahora habrá iniciado sesión en la aplicación Docebo en Salesforce, con el usuario Administrador de Salesforce, que también es un Superadministrador de Docebo. Ya puede empezar a configurar la sincronización entre Salesforce y Docebo.
Para ello, acceda a su Menú de navegación, busque Complementos e integraciones (icono de puzzle) y seleccione el elemento Salesforce. Cuando finalice la instalación del paquete Salesforce, esta página de configuración mostrará cinco pestañas, cada una de ellas para la gestión de diferentes aspectos de la integración. Ahora puede comenzar a sincronizar usuarios, cursos e inscripciones.
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Configuración de la visibilidad de las pestañas
Si planea utilizar Docebo integrado en Salesforce, deberá configurar la visibilidad de las pestañas para los usuarios. Para más información, consulte Uso de Docebo integrado en Salesforce.
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Cambio de la URL de la organización de Salesforce
Si bien puede cambiar la URL de su organización Salesforce en cualquier momento, tenga en cuenta que, para ello, necesitará restablecer su configuración siguiendo las instrucciones del capítulo Restablecimiento de la configuración de Salesforce y volver a instalar Salesforce en Docebo.
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Restablecimiento de la configuración de Salesforce
Restablecer la configuración de Salesforce significa eliminar la integración entre Docebo y Salesforce, así como todos los datos sincronizados en Docebo, incluidos los campos adicionales SFDC_ID y SFDC_type. Después podrá efectuar la integración con un entorno Salesforce diferente o reiniciar la integración actual desde cero.
Para restablecer la configuración de Salesforce, acceda a su Menú de navegación, busque Complementos e integraciones (icono de puzzle) y seleccione el elemento Salesforce.
Vaya a la pestaña Configuración y haga clic en Restablecer en el área Restablecer. Confirme que desea continuar en la ventana emergente haciendo clic de nuevo en el botón Restablecer.
A tener en cuenta: Si está utilizando Salesforce Communities, deberá desactivar todas las páginas de las comunidades que utilicen componentes de Docebo antes de continuar con el proceso de desinstalación del paquete de Docebo en Salesforce.
A continuación, vaya a la plataforma Salesforce y haga clic en el icono de configuración en la esquina superior derecha. Dentro del cuadro de búsqueda Búsqueda rápida deberá introducir "Paquetes instalados" y hacer clic en el enlace que se le proporcione.
En la página Paquetes instalados, haga clic en Docebo y luego en Desinstalar. A continuación, en la parte inferior de la página, active el botón de opción titulado No guardar una copia de los datos de este paquete tras la desinstalación y marque la casilla de verificación titulada Sí, deseo desinstalar este paquete y eliminar permanentemente todos los componentes asociados.
Consejo: En esta fase puede producirse un error debido a las dependencias del paquete. Si es el caso, la página de error mostrará una lista de dependencias. Haga clic en el primer elemento de la lista. A continuación, en el menú resultante, haga clic en Desactivar.
Una vez desactivado, vuelva a la página Paquetes instalados y repita el proceso de desinstalación.
Pasados unos minutos, cuando se complete el proceso de desinstalación, el paquete de Docebo desaparecerá de la sección Paquetes instalados. Al actualizar la página, aparecerá en la sección Paquetes desinstalados.
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Requisitos mínimos de seguridad del usuario
Una vez finalizada la instalación del paquete de Salesforce, se puede restringir el perfil de usuario de Salesforce de los usuarios que realizan la instalación. Conéctese a Salesforce, vaya a la sección Administración del menú lateral izquierdo, seleccione Usuarios y Perfil. A continuación, identifique el perfil y pulse Editar. Configure ahora el perfil de acuerdo con esta lista de los requisitos mínimos de usuario necesarios para los usuarios que gestionan la integración entre Docebo y Salesforce, como se describe a continuación:
- Los perfiles de usuario de Salesforce deben tener asignada la aplicación de Docebo y cualquier componente del paquete de Docebo.
- En la sección Aplicación conectada, debe estar seleccionado Docebo.
- En la sección Permiso administrativo, marque los siguientes permisos: Servicios REST de Apex, API habilitada y Ver todos los usuarios.
- En la sección Permisos de objetos estándar, establezca el acceso Lectura a los objetos Cuenta y Contactos. Como opción, es posible establecer Lectura y Ver todo. Si establece Lectura, el perfil de usuario sólo verá un subconjunto de registros debido a las reglas de uso compartido configuradas en la organización Salesforce. Si establece Lectura y Ver todo, el perfil de usuario tendrá acceso de lectura a cualquier registro de objeto independientemente de las reglas de uso compartido configuradas en la organización Salesforce.
- En la sección Permisos de objetos personalizados, establezca el acceso Modificar todos en todos los objetos personalizados del modelo de datos SFDC v3.