Presentación

Para quienes utilizan Microsoft Teams con fines de colaboración y formación web, Docebo puede integrarse con esta herramienta, de forma que sus usuarios puedan acceder a sesiones de formación y colaboración en vivo directamente en cursos de seminarios web en sus plataformas.

Para configurar correctamente esta integración, debe tener una cuenta activa de Microsoft Teams (no una cuenta de prueba) y haber aceptado los términos y condiciones de su contrato.

Más información sobre las sesiones ILT (formación guiada por un instructor) y VILT (formación virtual guiada por un instructor) en dispositivos móviles.

Notas importantes sobre VILT para Microsoft Teams:

• La integración solo está disponible para el SaaS Microsoft Teams y no admite instalaciones en la sede.
• El organizador de un evento solo puede ser una cuenta emparejada con la integración de VILT para Microsoft Teams.
• Dentro de la aplicación de Microsoft Teams se pueden utilizar aulas para sesiones de subgrupos. No son compatibles con la integración cuando se utilizan en Webview.
• Los derechos de moderador son asignados por el instructor que inicia la reunión.
• Los instructores de eventos en vivo deberán unirse a dicho evento desde la aplicación de Microsoft Teams para escritorio.
• Para poder utilizar las API de Microsoft Teams a través de la plataforma de Docebo, debe contar con una licencia de Office365 (que debe ser al menos Office365 Basic) para el usuario de Microsoft Entra que utilizará para el emparejado con la plataforma de Docebo. Más información en el sitio web de Microsoft (se abre en una nueva pestaña).
• Si un Superadministrador realiza un cambio en una reunión, se generará una nueva URL para esta. Si ese cambio se realiza con la reunión ya en curso, todos los participantes que se unan a la reunión después de expedirse la nueva URL serán redirigidos a otra reunión aparte. Se debe prestar atención a no realizar cambios en reuniones en curso.
• Si necesita que se configuren múltiples cuentas en Docebo con el mismo ID de inquilino de Microsoft Entra, tendrá que crear un nuevo registro de aplicación en Entra con un nuevo ID de aplicación y clave del cliente. No puede utilizar múltiples claves de clientes creadas para un registro de aplicación en distintas cuentas de Docebo; cada cuenta requerirá su propio registro de aplicación.

Activación de la aplicación VILT para Microsoft Teams en Docebo

Active la aplicación VILT para Microsoft Teams como se describe en el artículo Gestión de aplicaciones y características de la Base de conocimientos. La aplicación aparece en la pestaña Videoconferencia.

Creación y configuración de la aplicación Docebo en Microsoft Teams

Para configurar Docebo en Microsoft Teams, inicie sesión en el Centro de administración Microsoft Entra (se abre en una nueva pestaña) y, en la pestaña Aplicaciones, haga clic en Registros de aplicaciones.

A continuación, en la ventana Registros de aplicaciones, pulse Nuevo registro para comenzar con el proceso de registro de la aplicación.

En la siguiente ventana, defina un nombre para su aplicación.

Pase ahora a su plataforma de Docebo para crear su cuenta Microsoft Teams. Inicie sesión como Superadministrador y acceda al Menú de administrador desplazando el ratón sobre el icono de engranaje. Busque la sección VILT para Microsoft Teams y seleccione el subelemento Gestionar.

En la página de gestión de VILT para Microsoft Teams, haga clic en Nueva cuenta en la esquina superior derecha de la página.

Ahora, copie la URL de la cuenta de redireccionamiento Microsoft Teams OAuth que se muestra en la parte superior del panel derecho en su portapapeles y vuelva a la pestaña Registro de aplicaciones de Microsoft Entra de su navegador.

En la ventana Registrar una aplicación, vaya a la sección Tipos de cuenta compatibles y asegúrese de que esté marcado el botón Solo cuentas en este directorio organizativo. A continuación, pase a la sección URI de redirección (opcional).

En el menú desplegable Seleccionar una plataforma, seleccione Web. Después, en el cuadro de texto, pegue la URI anteriormente copiada en su plataforma Docebo Learn. A continuación, pulse Registrar para completar el registro de su aplicación.

A tener en cuenta: La URI de redireccionamiento se define en función del dominio en el que el usuario inicia sesión. Cuando utilice un dominio personalizado configurado en la Gestión de dominios, asegúrese de estar utilizando la URL de dominio personalizado y no la URL https://[platform name].docebosaas.com/.

A continuación se le devolverá a la página del Centro de administración de Microsoft Entra. En el menú a la izquierda, bajo Aplicaciones, pulse Registros de aplicaciones para ver su registro de una aplicación recién creado. Haga clic en el nombre de su aplicación para continuar al siguiente paso.

El ID de aplicación (cliente) y el ID de directorio (inquilino) que se muestran en el área Información esencial de la página son necesarios para crear la cuenta de Microsoft Teams en Docebo. Pulse ahora Certificados y secretos en el menú Administrar para generar el Secreto del cliente.

Si no está ya en ella, pulse la pestaña Secretos de los clientes para continuar. A continuación, pulse el botón Nuevo secreto de cliente.

En la ventana deslizante resultante, proporcione una descripción a su clave de cliente e indique la fecha de expiración. La fecha de expiración puede establecerse seleccionando una duración predeterminada, o bien puede establecer una duración personalizada utilizando fechas de inicio y fin. Tenga en cuenta que la fecha de expiración del secreto del cliente no puede configurarse para que dure más de dos años a partir de la fecha de inicio. Después, pulse el botón Agregar para agregar su secreto del cliente.

Se le devolverá a la ventana Certificados y secretos, donde ahora podrá ver enumerado su secreto del cliente junto con el valor e ID de secreto. A continuación, copie y pegue el valor y el ID de secreto en un lugar seguro (por ejemplo, un editor de texto), ya que no podrá recuperarlos de nuevo al salir de esta página.

A continuación, pulse Permisos de API en el menú Administrar y haga clic en Agregar un permiso.

En la ventana deslizante resultante, pulse Microsoft Graph.

En la página siguiente, seleccione la opción Permisos delegados.

En la lista de permisos, deberán concederse los siguientes permisos:

En la sección Permisos de OpenID, seleccione:

• openid
• offline_access

En la sección OnlineMeetings, seleccione:

• OnlineMeetings.ReadWrite

En la sección User permissions, si no está ya seleccionada de forma predeterminada, seleccione:

• User.read

A tener en cuenta: Si está activada la opción Mostrar calendario del instructor de la reunión en los ajustes de la cuenta de VILT para Microsoft Teams, seleccione en la sección Calendars:

• Calendars.ReadWrite

Si esta opción no está activada o no es necesaria, no se debe establecer el permiso en Microsoft Entra.

Esta opción está disponible solo para el tipo de sesión Reunión; permite crear el evento en el calendario de Microsoft teams del titular de la cuenta autorizado en Docebo.

A continuación, pulse Agregar permisos para completar la configuración. Pase ahora a Docebo para completar y activar la integración.

Configuración de Microsoft Teams en Docebo

Vuelva a su plataforma de Docebo donde iniciara previamente la creación de la cuenta Microsoft Teams. En el panel derecho, escriba el nombre y descripción de su cuenta y, a continuación, pegue el Identificador de cliente, el ID del usufructuario y la Clave del cliente generados para la aplicación que haya creado en Microsoft Azure. Seleccione el tipo de sesión Reunión o Evento dependiendo del tipo de eventos que vaya a gestionar con la cuenta que está creando. Tenga en cuenta que creando varias aplicaciones en Microsoft Teams puede crear y gestionar varias cuentas de Docebo con la misma cuenta de Microsoft Teams.

Defina el número máximo de sesiones permitidas por curso (hasta 999), el de sesiones que puede gestionar esta cuenta y el de salas simultáneas. Recuerde que el número de salas simultáneas es el que acordara en su licencia de Microsoft Teams.

Pulse Crear cuando haya terminado. Se le redirigirá a Microsoft Teams para el emparejamiento de aplicaciones. Una vez emparejada la cuenta, puede crear sesiones de seminarios web para cursos ILT.

Gestión de su cuenta de Microsoft Teams en Docebo

Puede volver a ejecutar en cualquier momento el emparejamiento entre la cuenta Microsoft Teams que haya creado en Docebo con su cuenta Microsoft Teams. Para ello, inicie sesión en Docebo como el usuario que configuró la cuenta a emparejar, acceda a la página de ajustes de VILT para Microsoft Teams desde el Menú de administrador, busque su cuenta en la lista de cuentas configuradas, haga clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila de la cuenta y seleccione Vincular. Esta operación puede tardar unos segundos en completarse.

Puede editar en cualquier momento los detalles de su cuenta haciendo clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila de la cuenta y seleccionando Editar. Puede eliminar su cuenta seleccionando Eliminar en el mismo menú de puntos suspensivos.

Al editar el Identificador de cliente, el ID de usufructuario y la Clave del cliente de su cuenta, tiene que volver a sincronizarla con Microsoft Teams. Para ello, seleccione la opción Vincular tras guardar los cambios.

Instructores

Para que un usuario sea instructor en VILT para Microsoft Teams, primero deberá emparejar su cuenta de Docebo con Microsoft Teams utilizando el Menú de administrador de Docebo. Esto requiere que el usuario tenga la sesión iniciada y acceso de Superadministrador, al menos temporal, a la plataforma, ya que esta tarea no puede ser realizada por los usuarios normales.

La cuenta deberá estar emparejada con una cuenta individual de Azure para que un usuario de Docebo se una a un seminario web como instructor en Microsoft Teams. El instructor de la sesión será definido por la cuenta de Microsoft teams basada en Azure y la cuenta de Microsoft Teams creada en Docebo se utilizará para lanzar la sesión. Esto no se aplica a los usuarios que deseen unirse a un seminario web como alumnos.

Los instructores que estén lanzando un nuevo seminario web tendrán que preocuparse de tener la sesión iniciada en la instancia de Teams emparejada con la aplicación VILT para Microsoft Teams. Si no están utilizando la cuenta correcta o no tienen la sesión iniciada, no podrán unirse al seminario web como instructores, sino que se unirán como participantes.

A tener en cuenta: Si usted es un instructor y no puede iniciar una sesión de seminario web, consulte a un Superadministrador para asegurarse de contar con los permisos necesarios.

Nueva vinculación de VILT para Microsoft Teams con Azure

El 23 de febrero de 2022 se publicó una mejora para la integración de VILT para Microsoft Teams. Con esta actualización puede añadir instructores a cursos ILT (formación guiada por un instructor) de seminarios web sin necesidad de otorgarles privilegios de administrador en Microsoft Azure, minimizando así los riesgos potenciales para su infraestructura.
Para implementar esta mejora, debe volver a vincular su integración de VILT para Microsoft Teams con Azure como se describe en los siguientes pasos.

Preparación

En su navegador web, abra Microsoft Azure e inicie sesión en su panel de administrador con sus credenciales de administrador de Microsoft; después, abra otra pestaña o ventana, sin cerrar la de Azure, inicie sesión en su plataforma de Docebo como Superadministrador, acceda al Menú de administrador desde el icono de engranaje de la esquina superior derecha de la página y haga clic en Gestionar en el área VILT para Microsoft Teams.

A efectos de simplificar y para el resto de estas instrucciones, nos referiremos a la pestaña o ventana de Microsoft Azure como "pestaña del navegador de Azure" y a la pestaña o ventana de VILT para Microsoft Teams como "pestaña del navegador de Docebo".

Proceso de vinculación

En la pestaña del navegador Azure, haga clic en la pestaña Información general y copie el ID de aplicación (cliente) en el portapapeles.

Haga clic ahora en la pestaña Permisos de API. Haga clic en el botón de puntos suspensivos de la fila Microsoft Graph y seleccione Quitar todos los consentimientos de Administrador. A continuación, haga clic en el botón Sí, quitar en la ventana emergente de confirmación.

Mientras se encuentra en la pestaña del navegador Azure, haga clic en la pestaña Certificados y secretos y en Nuevo secreto del cliente. En la ventana deslizante resultante, proporcione una descripción reconocible y cambie el plazo de vencimiento en el menú desplegable a 24 meses; después, pulse Agregar. En la ventana resultante, verá su nuevo código de secreto del cliente justo al lado de la descripción que acaba de proporcionar. Copie el código en el portapapeles.

A continuación, cambie a la pestaña del navegador Docebo y haga clic en el menú de puntos suspensivos junto a la cuenta que desee volver a vincular, y haga clic en Editar. Pegue el nuevo código de secreto del cliente en el campo Clave del cliente y pulse Confirmar.

Después, se vinculará automáticamente con el servidor de Microsoft y, tras una correcta vinculación, se le presentará una confirmación de que la cuenta se ha editado correctamente.

Para cualquier pregunta que pueda tener, abra un ticket en el Servicio de atención al cliente de Docebo a través del Centro de ayuda.