Presentación

Para quienes utilizan Microsoft Teams con fines de colaboración y formación web, Docebo puede integrarse con esta herramienta, de forma que sus usuarios puedan acceder a sesiones de formación y colaboración en vivo directamente en cursos de seminarios web en sus plataformas. Este artículo proporciona información sobre cómo configurar la integración VILT para Microsoft Teams y emparejar cuentas de instructores para que puedan tener el rol de organizadores de reuniones.

Requisitos previos

Para configurar correctamente esta integración, debe tener una cuenta activa de Microsoft Teams (no una cuenta de prueba) y haber aceptado los términos y condiciones de su contrato.

• Para poder utilizar las API de Microsoft Teams a través de la plataforma de Docebo, debe contar con una licencia de Microsoft 365 (que debe ser al menos Microsoft 365 Basic) para el usuario de Microsoft Entra que utilizará para el emparejado con la plataforma de Docebo. Más información en el sitio web de Microsoft (se abre en una nueva pestaña).
• Si necesita que se configuren múltiples cuentas en Docebo con el mismo ID de inquilino de Microsoft Entra, tendrá que crear un nuevo registro de aplicación en Entra con un nuevo ID de aplicación y clave del cliente. No puede utilizar múltiples claves de clientes creadas para un registro de aplicación en distintas cuentas de Docebo; cada cuenta requerirá su propio registro de aplicación.
• La integración solo está disponible para el SaaS Microsoft Teams y no admite instalaciones en la sede.

Acerca de los organizadores, co-organizadores y moderadores de las reuniones

El organizador de la reunión de Teams es la cuenta que planifica la reunión. A su vez, el organizador puede asignar otros roles (co-organizadores y moderadores).
→ Para más información, consulte el artículo de Microsoft sobre los roles en las reuniones de Teams (se abre en una nueva pestaña).

La cuenta del organizador de la reunión de Teams debe:

• Estar emparejada con la integración VILT para Microsoft Teams.
• Estar asignada a la sesión como instructor.

Aulas para sesiones de subgrupos

Solo los organizadores pueden crear y gestionar aulas para sesiones de subgrupos. Asimismo, para hacerlo, los organizadores deberán utilizar la aplicación de escritorio de Teams (y no la aplicación web). 

• Por el contrario, los participantes pueden unirse a las aulas para sesiones de subgrupos desde cualquier plataforma (de escritorio, web o móvil).

Instructores 

La práctica recomendada es emparejar una cuenta de MS Teams para cada instructor que necesite tener el rol de organizador en un seminario web.

Como organizador, el instructor podrá iniciar la reunión, gestionar las aulas para sesiones de subgrupos, establecer quién puede moderar y, en general, asumir el control del seminario web. 

Problemas conocidos

• Si un Superadministrador realiza un cambio en una reunión, se generará una nueva URL para esta. Si ese cambio se realiza con la reunión ya en curso, todos los participantes que se unan a la reunión después de expedirse la nueva URL serán redirigidos a otra reunión aparte. Se debe prestar atención a no realizar cambios en reuniones en curso.
• La cuenta utilizada para emparejar la integración deberá conectarse periódicamente para que el token no caduque. Para más información, lea el artículo de Microsoft Actualización de tokens en la Plataforma de identidad de Microsoft (se abre en una nueva pestaña). Docebo no tiene control alguno sobre la duración (y los posibles cambios en la duración) de este token. Si el token caduca, se le pedirá que lo actualice para seguir usando esta integración.
• Es posible que los instructores aparezcan como correctamente emparejados en Docebo, pero sigan presentando errores de sincronización debido a la caducidad tácita del token de acceso.
  El token debe actualizarse periódicamente mediante nuevas autenticaciones para que la integración siga siendo válida. Si caduca, el instructor deberá volver a emparejar la integración o bien el administrador deberá actualizar la clave del cliente.

Activación de la aplicación VILT para Microsoft Teams en Docebo

Active la aplicación VILT para Microsoft Teams como se describe en el artículo Gestión de aplicaciones y características de la Base de conocimientos. La aplicación aparece en la pestaña Videoconferencia.

Creación y configuración de la aplicación Docebo en Microsoft Teams

Para configurar Docebo en Microsoft Teams, inicie sesión en el Centro de administración Microsoft Entra (se abre en una nueva pestaña) y, en la pestaña Aplicaciones, haga clic en Registros de aplicaciones.

A continuación, en la ventana Registros de aplicaciones, pulse Nuevo registro para comenzar con el proceso de registro de la aplicación.

En la siguiente ventana, defina un nombre para su aplicación.

Pase ahora a su plataforma de Docebo para crear su cuenta Microsoft Teams. Inicie sesión como Superadministrador y acceda al Menú de administrador desplazando el ratón sobre el icono de engranaje. Busque la sección VILT para Microsoft Teams y seleccione el subelemento Gestionar.

En la página de gestión de VILT para Microsoft Teams, haga clic en Nueva cuenta en la esquina superior derecha de la página.

Ahora, copie la URL de la cuenta de redireccionamiento de Microsoft Teams OAuth que se muestra en la parte superior del panel derecho en su portapapeles y vuelva a la pestaña Registros de aplicaciones - Centro de administración de Microsoft Entra de su navegador.

En la ventana Registrar una aplicación, vaya a la sección Tipos de cuenta compatibles y asegúrese de que esté marcado el botón Solo cuentas en este directorio organizativo. A continuación, pase a la sección URI de redirección (opcional).

En el menú desplegable Seleccionar una plataforma, seleccione Web. Después, en el cuadro de texto, pegue la URI anteriormente copiada en su plataforma Docebo Learn. A continuación, pulse Registrar para completar el registro de su aplicación.

A tener en cuenta: La URI de redireccionamiento se define en función del dominio en el que el usuario inicia sesión. Cuando utilice un dominio personalizado configurado en la Gestión de dominios, asegúrese de estar utilizando la URL de dominio personalizado y no la URL https://[platform name].docebosaas.com/.

A continuación se le devolverá a la página del Centro de administración de Microsoft Entra. En el menú a la izquierda, bajo Aplicaciones, pulse Registros de aplicaciones para ver su registro de una aplicación recién creado. Haga clic en el nombre de su aplicación para continuar al siguiente paso.

El ID de aplicación (cliente) y el ID de directorio (inquilino) que se muestran en el área Información esencial de la página son necesarios para crear la cuenta de Microsoft Teams en Docebo. Pulse ahora Certificados y secretos en el menú Administrar para generar el Secreto del cliente.

Si no está ya en ella, pulse la pestaña Secretos de los clientes para continuar. A continuación, pulse el botón Nuevo secreto de cliente.

En la ventana deslizante resultante, proporcione una descripción a su clave de cliente e indique la fecha de expiración. La fecha de expiración puede establecerse seleccionando una duración predeterminada, o bien puede establecer una duración personalizada utilizando fechas de inicio y fin. Tenga en cuenta que la fecha de expiración del secreto del cliente no puede configurarse para que dure más de dos años a partir de la fecha de inicio. Después, pulse el botón Agregar para agregar su secreto del cliente.

Se le devolverá a la ventana Certificados y secretos, donde ahora podrá ver enumerado su secreto del cliente junto con el valor e ID de secreto. A continuación, copie y pegue el valor y el ID de secreto en un lugar seguro (por ejemplo, un editor de texto), ya que no podrá recuperarlos de nuevo al salir de esta página.

A continuación, pulse Permisos de API en el menú Administrar y haga clic en Agregar un permiso.

En la ventana deslizante resultante, pulse Microsoft Graph.

En la página siguiente, seleccione la opción Permisos delegados.

En la lista de permisos, deberán concederse los siguientes permisos:

En la sección Permisos de OpenID, seleccione:

• openid
• offline_access

En la sección OnlineMeetings, seleccione:

• OnlineMeetings.ReadWrite

En la sección User permissions, si no está ya seleccionada de forma predeterminada, seleccione:

• User.read

A tener en cuenta: Si está activada la opción Mostrar calendario del instructor de la reunión en los ajustes de la cuenta de VILT para Microsoft Teams, seleccione en la sección Calendars:

• Calendars.ReadWrite

Si esta opción no está activada o no es necesaria, no se debe establecer el permiso en Microsoft Entra.

Esta opción está disponible solo para el tipo de sesión Reunión; permite crear el evento en el calendario de Microsoft teams del titular de la cuenta autorizado en Docebo.

A continuación, pulse Agregar permisos para completar la configuración. Pase ahora a Docebo para completar y activar la integración.

Configuración de Microsoft Teams en Docebo

Vuelva a su plataforma de Docebo donde iniciara previamente la creación de la cuenta Microsoft Teams. En el panel derecho, escriba el nombre y descripción de su cuenta y, a continuación, pegue el Identificador de cliente, el ID del usufructuario y la Clave del cliente (denominada Valor secreto en Microsoft Entra) generados para la aplicación que haya creado en Microsoft Entra (Azure). Seleccione el tipo de sesión Reunión o Evento dependiendo del tipo de eventos que vaya a gestionar con la cuenta que está creando. Tenga en cuenta que creando varias aplicaciones en Microsoft Teams puede crear y gestionar varias cuentas de Docebo con la misma cuenta de Microsoft Teams.

Defina el número máximo de sesiones permitidas por curso (hasta 999), el de sesiones que puede gestionar esta cuenta y el de salas simultáneas. Recuerde que el número de salas simultáneas es el que acordara en su licencia de Microsoft Teams.

Pulse Crear cuando haya terminado. Se le redirigirá a Microsoft Teams para el emparejamiento de aplicaciones. Una vez emparejada la cuenta, puede crear sesiones de seminarios web para cursos ILT.

Gestión de su cuenta de Microsoft Teams en Docebo

Puede volver a ejecutar en cualquier momento el emparejamiento entre la cuenta Microsoft Teams que haya creado en Docebo con su cuenta Microsoft Teams. Para ello, inicie sesión en Docebo como el usuario que configuró la cuenta a emparejar, acceda a la página de ajustes de VILT para Microsoft Teams desde el Menú de administrador, busque su cuenta en la lista de cuentas configuradas, haga clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila de la cuenta y seleccione Vincular. Esta operación puede tardar unos segundos en completarse.

Puede editar en cualquier momento los detalles de su cuenta haciendo clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila de la cuenta y seleccionando Editar. Puede eliminar su cuenta seleccionando Eliminar en el mismo menú de puntos suspensivos.

Al editar el Identificador de cliente, el ID de usufructuario y la Clave del cliente de su cuenta, tiene que volver a sincronizarla con Microsoft Teams. Para ello, seleccione la opción Vincular tras guardar los cambios.

Instructores

Para que un usuario sea instructor en VILT para Microsoft Teams, primero deberá emparejar su cuenta de Docebo con Microsoft Teams utilizando el Menú de administrador de Docebo. Esto requiere que el usuario tenga la sesión iniciada y acceso de Superadministrador, al menos temporal, a la plataforma, ya que esta tarea no puede ser realizada por los usuarios normales. La cuenta del instructor no necesita tener derechos de administrador de Entra ID para llevar a cabo esta acción.

La cuenta deberá estar emparejada con una cuenta individual de Microsoft Entra ID para que un usuario de Docebo se una a un seminario web como instructor en Microsoft Teams. El instructor de la sesión será definido por la cuenta de Microsoft Teams basada en Entra ID y la cuenta de Microsoft Teams creada en Docebo se utilizará para lanzar la sesión. Esto no se aplica a los usuarios que deseen unirse a un seminario web como alumnos.

Los instructores que estén lanzando un nuevo seminario web tendrán que preocuparse de tener la sesión iniciada en la instancia de Teams emparejada con la aplicación VILT para Microsoft Teams. Si no están utilizando la cuenta correcta o no tienen la sesión iniciada, no podrán unirse al seminario web como instructores, sino que se unirán como participantes.

A tener en cuenta: Si usted es un instructor y no puede iniciar una sesión de seminario web, consulte a un Superadministrador para asegurarse de contar con los permisos necesarios.

Nueva vinculación de VILT para Microsoft Teams con Entra ID

En determinadas circunstancias, puede ser necesario volver a vincular su integración VILT para Microsoft Teams con Microsoft Entra ID.

Tabla para tomar decisiones – Cuándo y cómo volver a vincular la integración Microsoft Teams

* El 23 de febrero de 2022 se mejoró la integración VILT para Microsoft Teams. Ahora es posible añadir instructores a los cursos de seminarios web ILT (formación guiada por un instructor) sin necesidad de otorgarles privilegios de administrador en Entra ID, reduciendo el riesgo para las infraestructuras. Para implementar esta mejora, deberá volver a vincular su integración.

Preparación

En su navegador web, abra el portal Microsoft Entra ID e inicie sesión con sus credenciales de administrador de Microsoft; después, abra otra pestaña o ventana sin cerrar la de Entra e inicie sesión en su plataforma de Docebo como Superadministrador. Acceda al Menú de administrador desde el icono de engranaje de la esquina superior derecha de la página y haga clic en Gestionar en la sección VILT para Microsoft Teams.

A efectos de simplificar y para el resto de estas instrucciones, nos referiremos a la pestaña o ventana de Microsoft Entra ID como "pestaña del navegador de Entra" y a la pestaña o ventana de VILT para Microsoft Teams como "pestaña del navegador de Docebo".

Proceso de vinculación

A tener en cuenta: Para acceder a la interfaz de vinculación en el Menú de administrador, los usuarios deberán tener permisos de Superadministrador en Docebo. Esto es necesario para acceder a los ajustes de la integración de Microsoft Teams y completar el flujo de vinculación.

En la pestaña del navegador de Entra, vaya a la sección Información general y copie el ID de aplicación (cliente) en el portapapeles.

Navegue ahora hasta la sección Permisos de API. Localice la fila Microsoft Graph, haga clic en el botón de puntos suspensivos (...) y seleccione Quitar todos los consentimientos de Administrador. A continuación, haga clic en el botón Sí, quitar en la ventana emergente.

Nota: Normalmente no es necesario quitar los consentimientos de administrador al volver a emparejar instructores configurados después del 23 de febrero de 2022. La revocación de los consentimientos de administrador solo es necesaria cuando han cambiado considerablemente los permisos de aplicaciones en Entra ID o si debe garantizarse una mayor gama de alcances.

Para la mayoría de escenarios de nueva vinculación, basta con actualizar la clave secreta del cliente y volver a emparejar al instructor.

Mientras se encuentra en la pestaña del navegador Entra, vaya a Certificados y secretos y haga clic en Nuevo secreto del cliente. En el panel deslizante resultante, proporcione una descripción reconocible y cambie el plazo de vencimiento a 24 meses en el menú desplegable; después, pulse Agregar. Su nuevo secreto del cliente aparecerá junto a la descripción. Copie el valor inmediatamente, ya que no podrá volver a verse.

Cambie a la pestaña del navegador Docebo, haga clic en el menú de puntos suspensivos (...) junto a la cuenta que desee volver a vincular y seleccione Editar. Pegue el nuevo código de secreto del cliente en el campo Clave del cliente y pulse Confirmar.

Después, el sistema intentará volver a vincularse con Microsoft Entra ID. Tras una correcta vinculación, aparecerá un mensaje confirmación de que la cuenta se ha actualizado correctamente.

Para cualquier pregunta que pueda tener, abra un ticket en el Servicio de atención al cliente de Docebo a través del Centro de ayuda.

Eliminación de los eventos en directo de Microsoft Teams

A partir del 27 de abril de 2026, la integración VILT para Microsoft Teams solo admitirá las Reuniones de Microsoft Teams, mientras que dejará de admitirse la opción Eventos en directo.

Qué sucederá cuando se eliminen los Eventos en directo

Una vez que el cambio entre en vigor, al configurar un evento ILT con Herramienta de videoconferencia:  

- La opción VILT for Microsoft Teams live event dejará de estar disponible 
- Puede seguir utilizando la opción VILT for Microsoft Teams meeting

Los eventos preexistentes configurados con la Herramienta de videoconferencia = VILT for Microsoft Teams live event dejarán de funcionar. Al editar estos eventos, verá que los anteriores ajustes de la herramienta de videoconferencia estarán borrados y deberá seleccionar una herramienta de videoconferencia diferente de entre las disponibles para guardar.

Además, en la página de configuración de VILT para Microsoft Teams, cualquier cuenta que se configurara en la plataforma con el Tipo de sesión = Evento ya no podrá utilizarse. Tampoco podrá editarlas.

Qué puede hacer para prepararse

Para evitar interrupciones, antes de la fecha de la eliminación de los Eventos en directo, deberá comprobar y, si es necesario, reconfigurar lo siguiente:

• En VILT para Microsoft Teams, todas las cuentas existentes del tipo "Evento" deberán volver a crearse como cuentas del tipo "Reunión". Para ello, edite la cuenta y, en Tipo de sesión, cambie la opción de Evento a Reunión.

  

• En la Gestión de cursos, cualquier evento ILT configurado como Herramienta de videoconferencia = VILT for Microsoft Teams live event (y la cuenta antigua del tipo evento) deberá volver a configurarse para que utilice VILT for Microsoft Teams meeting, así como la cuenta actualizada correspondiente (reconfigurada de evento→reunión).