VILT para Microsoft Teams

Presentación

Para las organizaciones que utilizan Microsoft Teams, Docebo puede integrarse con esta herramienta, que permite a los usuarios acceder a formación online impartida a través de Teams directamente desde los cursos ILT de su plataforma.

Al configurar la integración de VILT para Microsoft Teams en la plataforma, podrá añadir aquí una o más cuentas de Microsoft Teams.

A continuación, cuando configure un evento ILT, en Herramienta de videoconferencia podrá seleccionar Reunión de VILT para Microsoft Teams como herramienta, y en Cuenta podrá establecer una de sus cuentas de Teams configuradas.

Para obtener información contextual, consulte los artículos sobre los cursos ILT y las sesiones y eventos ILT.

Este artículo proporciona información sobre cómo configurar la integración VILT para Microsoft Teams y emparejar cuentas de instructores para que puedan asumir el papel de organizadores de las reuniones.

Requisitos previos

Para configurar correctamente esta integración, debe tener una cuenta activa de Microsoft Teams (no una cuenta de prueba) y haber aceptado los términos y condiciones de su contrato.

• Para poder utilizar las API de Microsoft Teams a través de la plataforma de Docebo, debe contar con una licencia de Microsoft 365 (que debe ser al menos Microsoft 365 Basic) para el usuario de Microsoft Entra que utilizará para el emparejado con la plataforma de Docebo. Más información en el sitio web de Microsoft (se abre en una nueva pestaña).
• Si necesita que se configuren múltiples cuentas en Docebo con el mismo ID de inquilino de Microsoft Entra, tendrá que crear un nuevo registro de aplicación en Entra con un nuevo ID de aplicación y clave del cliente. No puede utilizar múltiples claves de clientes creadas para un registro de aplicación en distintas cuentas de Docebo; cada cuenta requerirá su propio registro de aplicación.
• La integración solo está disponible para el SaaS Microsoft Teams y no admite instalaciones en la sede.

Acerca de los organizadores, co-organizadores y moderadores de las reuniones

El organizador de la reunión de Teams es la cuenta que planifica la reunión. A su vez, el organizador puede asignar otros roles (co-organizadores y moderadores).
→ Para más información, consulte el artículo de Microsoft sobre los roles en las reuniones de Teams (se abre en una nueva pestaña).

La cuenta del organizador de la reunión de Teams debe:

• Estar emparejada con la integración VILT para Microsoft Teams.
• Estar asignada a la sesión como instructor.

Aulas para sesiones de subgrupos

Solo los organizadores pueden crear y gestionar aulas para sesiones de subgrupos. Asimismo, para hacerlo, los organizadores deberán utilizar la aplicación de escritorio de Teams (y no la aplicación web). 

• Por el contrario, los participantes pueden unirse a las aulas para sesiones de subgrupos desde cualquier plataforma (de escritorio, web o móvil).

Instructores

La práctica recomendada es emparejar una cuenta de MS Teams para cada instructor que necesite tener el rol de organizador en un seminario web.

Como organizador, el instructor podrá iniciar la reunión, gestionar las aulas para sesiones de subgrupos, establecer quién puede moderar y, en general, asumir el control del seminario web. 

Problemas conocidos

• Si un Superadministrador realiza un cambio en una reunión, se generará una nueva URL para esta. Si ese cambio se realiza con la reunión ya en curso, todos los participantes que se unan a la reunión después de expedirse la nueva URL serán redirigidos a otra reunión aparte. Se debe prestar atención a no realizar cambios en reuniones en curso.
• La cuenta utilizada para emparejar la integración deberá conectarse periódicamente para que el token no caduque. Para más información, lea el artículo de Microsoft Actualización de tokens en la Plataforma de identidad de Microsoft (se abre en una nueva pestaña). Docebo no tiene control alguno sobre la duración (y los posibles cambios en la duración) de este token. Si el token caduca, se le pedirá que lo actualice para seguir usando esta integración.
• Es posible que los instructores aparezcan como correctamente emparejados en Docebo, pero sigan presentando errores de sincronización debido a la caducidad tácita del token de acceso.
  El token debe actualizarse periódicamente mediante nuevas autenticaciones para que la integración siga siendo válida. Si caduca, el instructor deberá volver a emparejar la integración o bien el administrador deberá actualizar la clave del cliente.

Activación de la aplicación VILT para Microsoft Teams en Docebo

Active la aplicación VILT para Microsoft Teams como se describe en el artículo Gestión de aplicaciones y características de la Base de conocimientos. La aplicación aparece en la pestaña Videoconferencia.

Configuración de una aplicación en Microsoft Entra ID para su cuenta de Teams

La integración de VILT para Microsoft Teams de su plataforma le permite añadir una o varias cuentas de Teams. Deberá registrarse y configurar una aplicación aparte para cada cuenta de Teams que desee utilizar en la plataforma. 

Este capítulo aborda los pasos que deberá llevar a cabo para configurar una aplicación para una cuenta de Teams en Entra ID: Registrar una aplicación en Microsoft Entra ID, Obtener el ID del cliente, el ID del inquilino y el secreto del cliente de su aplicación en Entra ID, Establecer los permisos para su aplicación en Entra ID.

Registrar una aplicación en Microsoft Entra ID

Para empezar, inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft Entra (se abre en una nueva pestaña) y, en el menú de la izquierda, seleccione Entra ID > Registros de aplicaciones. 

A continuación, en la ventana Registros de aplicaciones, pulse Nuevo registro para comenzar con el proceso de registro de la aplicación.

En la ventana Registrar una aplicación, defina un nombre para su aplicación.

A continuación, en Tipos de cuentas compatibles, seleccione la opción Solo cuentas en este directorio organizativo.

Finalmente, vaya a la sección URI de redirección (opcional):

• En el menú desplegable Seleccionar una plataforma, seleccione Web. 
• En el cuadro de texto adyacente, introduzca la URI. Compóngala añadiendo /learn/msteams a la URL completa de su plataforma. Por ejemplo: 
  https://[platform_name].docebosaas.com/learn/msteams 
  https://[platform custom domain]/learn/msteams

A tener en cuenta: La URI de redirección se define en función del dominio en el que el usuario inicie sesión. Cuando utilice un dominio personalizado configurado en la Gestión de dominios, asegúrese de estar utilizando la URL del dominio personalizado y no la URL https://[platform name].docebosaas.com/.

Consejo: Puede copiar la URI de redirección desde su plataforma de la siguiente manera:  

1. Seleccione Menú de navegación > Complementos e integraciones (icono de puzzle) > VILT para Microsoft Teams.
2. Esto abrirá la página principal de VILT para Microsoft Teams. En la esquina superior derecha, haga clic en + (Nueva cuenta). 
3. En el panel que se abrirá, copie el valor bajo URL de redireccionamiento de Microsoft Teams Oauth (se utiliza el mismo valor para todas las cuentas de Teams configuradas en la plataforma).

Finalmente, en la parte inferior de la página de registro de aplicaciones de Entra ID, haga clic en Registrar para terminar de registrar su nueva aplicación. 

Obtener el ID del cliente, el ID del inquilino y el secreto del cliente de su aplicación en Entra ID

Una vez registrada su aplicación, se le devolverá a la página del Centro de administración de Microsoft Entra. En el menú a la izquierda, bajo Aplicaciones, pulse Registros de aplicaciones para ver el registro de su aplicación recién creado. Haga clic en el nombre de su aplicación para continuar al siguiente paso.

El ID de aplicación (cliente) y el ID de directorio (inquilino) que se muestran en el área Información esencial de la página son necesarios para crear la cuenta de Microsoft Teams en Docebo. Pulse ahora Certificados y secretos en el menú Administrar para generar el Secreto del cliente.

Si no está ya en ella, pulse la pestaña Secretos de los clientes para continuar. A continuación, pulse el botón Nuevo secreto de cliente.

En la ventana deslizante resultante, proporcione una descripción a su clave de cliente e indique la fecha de expiración. La fecha de expiración puede establecerse seleccionando una duración predeterminada, o bien puede establecer una duración personalizada utilizando fechas de inicio y fin. Tenga en cuenta que la fecha de expiración del secreto del cliente no puede configurarse para que dure más de dos años a partir de la fecha de inicio. Después, pulse el botón Agregar para agregar su secreto del cliente.

Se le devolverá a la ventana Certificados y secretos, donde ahora podrá ver enumerado su secreto del cliente junto con el valor e ID de secreto. A continuación, copie y pegue el valor y el ID de secreto en un lugar seguro (por ejemplo, un editor de texto), ya que no podrá recuperarlos de nuevo al salir de esta página.

Consejo: Cuando vaya a configurar esta cuenta de Teams en la plataforma, necesitará introducir el ID de la aplicación (Cliente), el ID del directorio (Inquilino) y el Valor del secreto del cliente copiados desde la aplicación Entra ID correspondiente. 

Establecer los permisos para su aplicación en Entra ID

A continuación, aún en la página de configuración de su aplicación en Entra ID, pulse Permisos de API en el menú Administrar y haga clic en Agregar un permiso.

En la ventana deslizante resultante, pulse Microsoft Graph.

En la página siguiente, seleccione la opción Permisos delegados.

En la lista de permisos, deberán concederse los siguientes permisos. Se requieren los cinco permisos para que el emparejamiento surta efecto:

En la sección Permisos de OpenID, seleccione:

• openid
• offline_access

En la sección OnlineMeetings, seleccione:

• OnlineMeetings.ReadWrite

En la sección User permissions, si no están ya seleccionados de forma predeterminada, seleccione:

• User.read

• Calendars.ReadWrite

Una vez que haya seleccionado todos los permisos, pulse Agregar permisos para completar la configuración.

A tener en cuenta: Asegúrese de que, en la columna Estado, todos los permisos estén marcados como Concedidos. Puede hacerlo haciendo clic en Conceder consentimiento de administración en la parte superior de la lista.

Ahora está completa la configuración de la aplicación en Entra ID. Puede proceder a configurar la cuenta de Teams en la plataforma.

Configuración de una cuenta de VILT para Microsoft Teams en la plataforma

En su plataforma Docebo, navegue a Menú de navegación > Complementos e integraciones (icono de puzzle) > VILT para Microsoft Teams para abrir la página de configuración principal de VILT para Microsoft Teams. Aquí verá enumeradas las cuentas de Teams que ya haya configurado en la plataforma para esta integración.

Tenga en cuenta que puede crear y gestionar múltiples cuentas en la plataforma con la misma cuenta de Microsoft Teams creando múltiples aplicaciones en Microsoft Entra ID.

Consejo: Recuerde que, antes de poder configurar una cuenta aquí, deberá haber ya configurado una aplicación para dicha cuenta en Microsoft Entra ID. 

Para añadir una nueva cuenta, en la esquina superior derecha, haga clic en el botón + (Nueva cuenta) y, en el panel que se abrirá, rellene los campos de la siguiente manera:

• Nombre de la cuenta y Descripción: Estos identificarán esta cuenta de Teams en la plataforma, así como cuando la seleccione para configurar un evento ILT.
• ID de cliente, ID de usufructuario y Clave del cliente: Introduzca el ID de la aplicación (Cliente), ID del directorio (Inquilino) y Valor Clave del cliente copiados de la aplicación Entra ID. Consulte el capítulo Obtener el ID del cliente, el ID del inquilino y el secreto del cliente de su aplicación en Entra ID.

A continuación, en Opciones, defina el número máximo de sesiones permitidas por curso (hasta 999), el número máximo de sesiones que puede gestionar esta cuenta y el número máximo de salas simultáneas. Tenga en cuenta que el número de salas simultáneas es el acordado en su licencia de Microsoft Teams.
Si selecciona la opción Mostrar calendario de reuniones del instructor, también deberá habilitar el permiso Calendars.ReadWrite en la aplicación Entra ID. Consulte el capítulo Establecer los permisos para su aplicación en Entra ID.

Pulse Crear cuando haya terminado. Se le redirigirá a Microsoft Teams para el emparejamiento de la aplicación. Una vez emparejada la cuenta, podrá seleccionarla cuando configure un evento ILT con la herramienta de videoconferencia establecida como Reuniones de VILT para Microsoft Teams, como se indica en el capítulo Presentación. 

Gestión de su cuenta de Microsoft Teams en Docebo

Puede volver a ejecutar en cualquier momento el emparejamiento entre la cuenta Microsoft Teams que haya creado en Docebo con su cuenta Microsoft Teams. Para ello, inicie sesión en Docebo como el usuario que configuró la cuenta a emparejar, acceda a la página VILT para Microsoft Teams desde Complementos e integraciones (icono de puzzle) en el Menú de navegación, busque su cuenta en la lista de cuentas configuradas, haga clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila de la cuenta y seleccione Vincular. Esta operación puede tardar unos segundos en completarse.

Puede editar en cualquier momento los detalles de su cuenta haciendo clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila de la cuenta y seleccionando Editar. Puede eliminar su cuenta seleccionando Eliminar en el mismo menú de puntos suspensivos.

Al editar el Identificador de cliente, el ID de usufructuario y la Clave del cliente de su cuenta, tiene que volver a sincronizarla con Microsoft Teams. Para ello, seleccione la opción Vincular tras guardar los cambios.

Instructores

Para que un usuario sea instructor en VILT para Microsoft Teams, primero deberá emparejar su cuenta de Docebo con Microsoft Teams utilizando el Menú de navegación de Docebo. Esto requiere que el usuario tenga la sesión iniciada y acceso de Superadministrador, al menos temporal, a la plataforma, ya que esta tarea no puede ser realizada por los usuarios normales. La cuenta del instructor no necesita tener derechos de administrador de Entra ID para llevar a cabo esta acción.

La cuenta deberá estar emparejada con una cuenta individual de Microsoft Entra ID para que un usuario de Docebo se una a un seminario web como instructor en Microsoft Teams. El instructor de la sesión será definido por la cuenta de Microsoft Teams basada en Entra ID y la cuenta de Microsoft Teams creada en Docebo se utilizará para lanzar la sesión. Esto no se aplica a los usuarios que deseen unirse a un seminario web como alumnos.

Los instructores que estén lanzando un nuevo seminario web tendrán que preocuparse de tener la sesión iniciada en la instancia de Teams emparejada con la aplicación VILT para Microsoft Teams. Si no están utilizando la cuenta correcta o no tienen la sesión iniciada, no podrán unirse al seminario web como instructores, sino que se unirán como participantes.

A tener en cuenta: Si usted es un instructor y no puede iniciar una sesión de seminario web, consulte a un Superadministrador para asegurarse de contar con los permisos necesarios.

Nueva vinculación de VILT para Microsoft Teams con Entra ID

En determinadas circunstancias, puede ser necesario volver a vincular su integración VILT para Microsoft Teams con Microsoft Entra ID.

Tabla para tomar decisiones – Cuándo y cómo volver a vincular la integración Microsoft Teams

* El 23 de febrero de 2022 se mejoró la integración VILT para Microsoft Teams. Ahora es posible añadir instructores a los cursos de seminarios web ILT (formación guiada por un instructor) sin necesidad de otorgarles privilegios de administrador en Entra ID, reduciendo el riesgo para las infraestructuras. Para implementar esta mejora, deberá volver a vincular su integración.

Preparación

En su navegador web, abra el portal Microsoft Entra ID e inicie sesión con sus credenciales de administrador de Microsoft; después, abra otra pestaña o ventana sin cerrar la de Entra e inicie sesión en su plataforma de Docebo como Superadministrador. Acceda al Menú de navegación y haga clic en el elemento VILT para Microsoft Teams desde Complementos e integraciones (icono de puzzle).

A efectos de simplificar y para el resto de estas instrucciones, nos referiremos a la pestaña o ventana de Microsoft Entra ID como "pestaña del navegador de Entra" y a la pestaña o ventana de VILT para Microsoft Teams como "pestaña del navegador de Docebo".

Proceso de vinculación

A tener en cuenta: Para acceder a la interfaz de vinculación en el Menú de navegación, los usuarios deberán tener permisos de Superadministrador en Docebo. Esto es necesario para acceder a los ajustes de la integración de Microsoft Teams y completar el flujo de vinculación.

En la pestaña del navegador de Entra, vaya a la sección Información general y copie el ID de aplicación (cliente) en el portapapeles.

Navegue ahora hasta la sección Permisos de API. Localice la fila Microsoft Graph, haga clic en el botón de puntos suspensivos (...) y seleccione Quitar todos los consentimientos de Administrador. A continuación, haga clic en el botón Sí, quitar en la ventana emergente.

Nota: Normalmente no es necesario quitar los consentimientos de administrador al volver a emparejar instructores configurados después del 23 de febrero de 2022. La revocación de los consentimientos de administrador solo es necesaria cuando han cambiado considerablemente los permisos de aplicaciones en Entra ID o si debe garantizarse una mayor gama de alcances.

Para la mayoría de escenarios de nueva vinculación, basta con actualizar la clave secreta del cliente y volver a emparejar al instructor.

Mientras se encuentra en la pestaña del navegador Entra, vaya a Certificados y secretos y haga clic en Nuevo secreto del cliente. En el panel deslizante resultante, proporcione una descripción reconocible y cambie el plazo de vencimiento a 24 meses en el menú desplegable; después, pulse Agregar. Su nuevo secreto del cliente aparecerá junto a la descripción. Copie el valor inmediatamente, ya que no podrá volver a verse.

Cambie a la pestaña del navegador Docebo, haga clic en el menú de puntos suspensivos (...) junto a la cuenta que desee volver a vincular y seleccione Editar. Pegue el nuevo código de secreto del cliente en el campo Clave del cliente y pulse Confirmar.

Después, el sistema intentará volver a vincularse con Microsoft Entra ID. Tras una correcta vinculación, aparecerá un mensaje confirmación de que la cuenta se ha actualizado correctamente.

Para cualquier pregunta que pueda tener, abra un ticket en el Servicio de atención al cliente de Docebo a través del Centro de ayuda.