Presentación
El archivado de cursos ofrece un enfoque estructurado para eliminar los cursos obsoletos o inactivos de las páginas orientadas al alumno, al tiempo que se conservan todos los datos asociados al curso (incluidas las transacciones de comercio electrónico), las inscripciones y los registros de finalización.
Mantener la biblioteca de cursos limpia y sin contenidos obsoletos reduce la confusión, mejora la precisión de las búsquedas y favorece un ciclo de vida de la formación disciplinado y bien gestionado.
Solo los Superadministradores pueden archivar cursos. Esta funcionalidad no está disponible para los Usuarios avanzados.
Archivado de un curso
Para archivar un curso, acceda a la página Cursos desde Contenido y entrega (icono de carpeta) y localice el curso en la lista. Haga clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila del curso y seleccione Archivar. Se abrirá la ventana emergente Archivar curso.
Comprobación de las dependencias
No puede archivar cursos con dependencias. Un curso tiene dependencias si está incluido en un plan de aprendizaje o está vinculado a un grupo automático.
En la ventana emergente, haga clic en Comprobar dependencias para verificar si el curso está incluido en algún plan de aprendizaje o grupo automático.
En el panel derecho, haga clic en el nombre de un plan de aprendizaje o grupo para abrirlo. Si es necesario, elimine el curso antes de archivarlo.
Nota: Cuando se archiva un curso, se elimina automáticamente de todas las configuraciones actuales a las que estaba asignado anteriormente, como las reglas de inscripción, los grupos, los catálogos y las equivalencias de cursos. El curso archivado ya no se puede asignar a nuevas configuraciones.
Gestión de los materiales de formación
En la ventana emergente, la opción Subir el material de formación a la página Material de formación está seleccionada de forma predeterminada. Esto sube automáticamente el material de formación del curso archivado a una carpeta dedicada en la biblioteca de materiales de formación.
El material de formación que ya está en la biblioteca no se vuelve a subir, para evitar duplicados. Si desactiva esta opción, el material de formación se eliminará de forma permanente y dejará de ser accesible.
Haga clic en Archivar ahora para confirmar.
Para archivar varios cursos a la vez, seleccione las casillas de verificación al principio de cada fila de un curso en la página de cursos. A continuación, haga clic en Elegir una acción en la esquina inferior derecha, seleccione Archivar y siga los mismos pasos descritos para archivar un solo curso.
Tanto el archivado de un solo curso como el masivo se ejecutan como tareas en segundo plano.
Una vez archivado un curso:
- El curso no puede restaurarse como curso activo.
- Todas las inscripciones activas se archivan en su estado actual.
- Los alumnos ya no podrán acceder al curso. No obstante, aún podrán ver los datos de sus progresos y certificados en la página Mis actividades.
- El curso aparecerá en la pestaña Archivado de la página Cursos.
- Para los cursos de formación guiada por un instructor (ILT), todas las sesiones y eventos pasados, presentes y futuros se cancelarán al archivarse el curso.
- En el caso de los cursos de pago, se conservan las transacciones asociadas a las compras del curso.
- El archivado permanente de un curso elimina todos los registros de las certificaciones asociadas a este.
Notas sobre el material de formación
- Puede archivar hasta 20 cursos a la vez.
- Algunos tipos de materiales de formación, como las listas de comprobación de observación, no pueden subirse a la página Materiales de formación y no se incluirán en la carpeta creada.
- El material de formación se sube a la página Materiales de formación utilizando una estructura plana. No se mantendrá ninguna organización de carpetas existente dentro del curso. Todos los materiales de formación pertinentes se trasladarán a una carpeta individual creada durante el proceso de archivado del curso.
Usuarios avanzados
Cuando se archiva un curso, se elimina automáticamente de los recursos asignados a un Usuario avanzado. Por tanto, este Usuario avanzado ya no podrá ver, seguir o gestionar el curso archivado, independientemente de sus permisos asignados.
Gestión de los cursos archivados
Todos los cursos archivados aparecen en la pestaña Archivado de la página Cursos. Utilice el área de búsqueda para localizar cursos específicos.
Haga clic en Inscripciones en el área del curso para ver un resumen de las inscripciones tal y como estaban congeladas en el momento del archivado. Haga clic en Materiales de formación para revisar la lista de materiales incluidos en el curso en el momento en que se archivó.
Haga clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila del curso para llevar a cabo las siguientes acciones:
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Ver detalles: Muestra una instantánea de los datos básicos y la configuración del curso:
- Detalles: Muestra la información básica del curso. Los instructores solo aparecen en los cursos de e-learning.
- Campos adicionales del curso: Muestra los nombres y valores de los campos adicionales del curso configurados. Esta pestaña no se muestra si no se han configurado campos adicionales del curso.
- Sesiones: Solo se muestra para los cursos de formación guiada por un instructor (ILT). Muestra los detalles de las sesiones y eventos.
- Comprobar el uso: Enumera los catálogos, los canales y las plantillas de certificados asociados al curso en el momento de archivarlo.
- Eliminar: Elimina de forma permanente el curso de acuerdo con el comportamiento de eliminación estándar de la plataforma para los cursos de e-learning e ILT. Todos los datos del curso se pierden permanentemente, y el curso ya no es visible ni accesible en ninguna parte de la plataforma.