Presentación

El archivado de cursos ofrece un enfoque estructurado para eliminar los cursos obsoletos o inactivos de las páginas orientadas al alumno, al tiempo que se conservan todos los datos asociados al curso (incluidas las transacciones de comercio electrónico), las inscripciones y los registros de finalización.

Mantener la biblioteca de cursos limpia y sin contenidos obsoletos reduce la confusión, mejora la precisión de las búsquedas y favorece un ciclo de vida de la formación disciplinado y bien gestionado.

Requisitos y limitaciones

• Solo los Superadministradores pueden archivar cursos. Esta funcionalidad no está disponible para los Usuarios avanzados.
• No puede archivar cursos que formen parte de planes de aprendizaje o estén incluidos en grupos automáticos.

Archivado de un curso

Para archivar un curso, acceda al área Gestión de cursos desde el Menú de administrador y localice el curso en la lista. Haga clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila del curso y seleccione Archivar.

Dado que los cursos que forman parte de planes de aprendizaje o grupos automáticos no pueden archivarse con el fin de preservar la integridad de los planes de aprendizaje y los grupos automáticos, en la ventana emergente Archivar curso que se abrirá, haga clic en Comprobar dependencias para verificar si el curso está incluido en alguno de estos.

Se abrirá el panel Dependencias del curso, con una lista de todos los planes de aprendizaje y grupos asociados. Haga clic en el nombre de un plan de aprendizaje o un grupo para acceder directamente a él y, si es necesario, eliminar el curso del mismo antes de continuar con el proceso de archivado.

De forma predeterminada, los materiales de formación del curso que está archivando se cargan en la biblioteca de materiales de formación, y está seleccionada la casilla "Subir el material de formación a la página Material de formación". Si los materiales de formación ya están almacenados en la biblioteca, no se duplicarán. Si desactiva esta opción, se eliminarán permanentemente y ya no podrá accederse a ellos.

Haga clic en Archivar ahora para confirmar.

Para archivar varios cursos a la vez, seleccione las casillas de verificación al principio de cada fila de curso en la página Gestión de cursos. A continuación, haga clic en Elegir una acción en la esquina inferior derecha, seleccione Archivar y siga los mismos pasos descritos para archivar un solo curso. Puede archivar hasta 20 cursos a la vez.

Tanto el archivado de un solo curso como el masivo se ejecutan como tareas en segundo plano.

Una vez archivado un curso:

• El curso no puede restaurarse como curso activo.
• Todas las inscripciones activas se archivan en su estado actual.
• Los materiales de formación que no se hayan cargado en la biblioteca de materiales de formación se eliminarán de forma permanente.
• Los alumnos ya no podrán acceder al curso. No obstante, aún podrán ver los datos de sus progresos y certificados en la página Mis actividades.
• El curso aparecerá en la pestaña Archivado de la página Gestión de cursos.
• Para los cursos de formación guiada por un instructor (ILT), todas las sesiones y eventos pasados, presentes y futuros se cancelarán al archivarse el curso.
• En el caso de los cursos de pago, se conservan las transacciones asociadas a las compras del curso.
• El archivado permanente de un curso elimina todos los registros de las certificaciones asociadas a este.

Gestión de los cursos archivados

Todos los cursos archivados aparecen en la pestaña Archivado de la página Gestión de cursos. Utilice el área de búsqueda para localizar cursos específicos.

Haga clic en Inscripciones en el área del curso para ver un resumen de las inscripciones tal y como estaban congeladas en el momento del archivado. Haga clic en Materiales de formación para revisar la lista de materiales incluidos en el curso en el momento en que se archivó.

Haga clic en el menú de puntos suspensivos al final de la fila del curso para llevar a cabo las siguientes acciones:

• Ver detalles: Muestra una instantánea de los datos básicos y la configuración del curso:
  • Detalles: Muestra la información básica del curso. Los instructores solo aparecen en los cursos de e-learning.
  • Campos adicionales del curso: Muestra los nombres y valores de los campos adicionales del curso configurados. Esta pestaña no se muestra si no se han configurado campos adicionales del curso.
  • Sesiones: Solo se muestra para los cursos de formación guiada por un instructor (ILT). Muestra los detalles de las sesiones y eventos.
• Comprobar el uso: Enumera los catálogos, los canales y las plantillas de certificados asociados al curso en el momento de archivarlo.
• Eliminar: Elimina de forma permanente el curso de acuerdo con el comportamiento de eliminación estándar de la plataforma para los cursos de e-learning e ILT. Todos los datos del curso se pierden permanentemente, y el curso ya no es visible ni accesible en ninguna parte de la plataforma.