Einführung
Das Festlegen einer Gültigkeitsdauer für Kurse und das Sperren des Zugangs nach Ablauf dieser Frist ermöglicht es Ihnen, den Kurs so lange verfügbar zu halten, wie er relevant ist, und motiviert die Lernenden, ihn rechtzeitig abzuschließen.
Dieser Artikel erklärt, wie eine zeitliche Gültigkeitsdauer für E-Learning- und Schulung mit Trainer (ILT)-Kursen festgelegt, wann Lernende auf einen Kurs zugreifen können, wie lange ihre Einschreibung dauert und was passiert, wenn der Zugang abläuft.
Sie erfahren, wie weiche Friste konfiguriert und den Zugang pro Benutzer angepasst werden können. Diese Regeln helfen Ihnen, den Zugang zu kostenpflichtigen Kursen zu steuern, rechtzeitigen Abschluss zu fördern und Compliance- oder gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
Die Konfiguration variiert je nach Kurstyp und Benutzeraktivität, was im Artikel ausführlich erläutert wird.
Aufrufen des Bereichs für die Konfiguration der zeitlichen Gültigkeit
Um die Gültigkeitsdauer für einen Kurs festzulegen, greifen Sie auf das Navigationsmenü > Inhalt und Lieferung (Ordner-Symbol) > Kurse zu.
Bitte beachten! Wenn der Kurs Teil eines oder mehrerer Lernpläne ist, können die in der Registerkarte Zeitoptionen des Kurses konfigurierten Einstellungen durch die in der Registerkarte Zeitoptionen der zugehörigen Lernpläne definierten Einstellungen beeinflusst oder überschrieben werden.
Suchen Sie auf der Hauptseite Kurse den Kurs auf der Liste und klicken Sie auf seine Beschreibung, um den Bearbeitungsmodus aufzurufen. Klicken Sie auf die Registerkarte Eigenschaften und wechseln Sie zur vertikalen Registerkarte Zeitoptionen.
Konfigurieren der Zeitoptionen für E-Learning-Kurse
Auf der Registerkarte Zeitoptionen von E-Learning-Kursen können Sie die folgenden Optionen konfigurieren:
Gültigkeitsdauer des Kurses
Verwenden Sie die in diesem Abschnitt verfügbaren Optionen, um ein Datum festzulegen, ab wann oder bis wann die Lernenden auf den Kurs und seine Schulungsunterlagen zugreifen können, und legen Sie die Gültigkeitsdauer ihrer Einschreibungen fest. Optional können Sie einen Zeitraum festlegen, in dem Benutzer auf den Kurs zugreifen können. Wenn Sie diese Optionen konfigurieren, gelten sie für alle im Kurs eingeschriebenen Lernenden. Sie können dann personalisierte Gültigkeitsdauer für jede Lernendenebene konfigurieren, indem Sie einzelne Einschreibungen bearbeiten.
- Startdatum. Legen Sie das erste verfügbare Datum fest, ab dem Lernende auf den Kurs und seine Schulungsunterlagen zugreifen können. Der Kurs hat keine Frist und wird im Kalender-Widget und auf der Seite Mein Kalender nicht angezeigt. Das Startdatum wird in UTC angegeben. Das bedeutet, dass der Kurs am ausgewählten Datum um 00:00:00 UTC zugänglich ist. Wenn Ihre Zeitzone beispielsweise UTC +04:00 ist, ist der Kurs am ausgewählten Datum um 04:00:00 zugänglich.
- Enddatum. Legen Sie das letzte verfügbare Datum fest, an dem die Lernenden auf den Kurs zugreifen und ihn absolvieren können. Nach diesem Datum sind der Kurs und seine Schulungsunterlagen nicht mehr zugänglich. Das Enddatum wird in UTC angegeben, was bedeutet, dass der Kurs um 23:59:59 UTC des ausgewählten Datums gesperrt wird. Wenn zum Beispiel Ihre Zeitzone UTC +04:00 ist, wird der Kurs am folgenden Tag um 03:59:59 gesperrt.
- Dauer. Wählen Sie diese Option und legen Sie mit den Optionen Startdatum und Enddatum den Zeitraum fest, in dem die Lernenden auf den Kurs zugreifen können.
Gültigkeitsdauer der Einschreibung
Legen Sie die Anzahl der Tage fest, an denen Lernende innerhalb des Verfügbarkeitszeitraums des Kurses auf den Kurs zugreifen können. Dieser Zeitraum kann entweder an dem Tag beginnen, an dem sie sich erstmals in den Kurs einschreiben (einschließlich der Tage, die sie auf der Kurs-Warteliste verbringen), oder an dem Tag, an dem sie erstmals auf den Kurs zugreifen.
Wenn Sie diese Einstellungen ändern, nachdem sich einige Lernende bereits eingeschrieben oder auf den Kurs zugegriffen haben, gilt die neue Berechnung standardmäßig nicht für sie. Ihre Aktualisierung wirkt sich nur auf die Benutzer aus, die sich nach Ihrer Änderung einschreiben oder auf den Kurs zugreifen. Dennoch können Sie die Anwendung der neuen Einstellungen auf alle Benutzer erzwingen, indem Sie die Option Einstellungen auf alle Benutzer anwenden, einschließlich der bereits eingeschriebenen aktivieren.
Wenn diese Option aktiviert ist, sehen Benutzer im Abschnitt Einschreibung des Kurses die Anzahl der verbleibenden Tage, an denen sie auf den Kurs zugreifen können.
Weiche Frist
Wenn eine weiche Frist aktiviert ist, können Lernende auf den Kurs und seine Schulungsunterlagen auch nach Ablauf des Gültigkeitszeitraums zugreifen.
Die weiche Frist wird anhand des Enddatums berechnet, das im Abschnitt Gültigkeitsdauer dieser Registerkarte festgelegt ist (entweder eigenständig oder in der Option Dauer). Wenn die weiche Frist aktiviert ist, wird das Ablaufdatum der Einschreibung nicht berechnet.
Die Konfiguration dieser Option auf Kursebene überschreibt den im Abschnitt Weiche Frist der Registerkarte E-Learning in den erweiterten Einstellungen der Plattform ausgewählten Wert.
Bitte beachten: Wenn ein Kurs Teil eines Lernplans ist, kann die Einschreibungsoption für diesen Kurs als Überfällig oder Abgelaufen markiert sein, obwohl die Kurskarte mit Abgeschlossen gekennzeichnet ist, da sich die beiden Angaben auf unterschiedliche Sachverhalte beziehen. Die Kennzeichnungen Überfällig oder Abgelaufen bedeuten nicht, dass der Lernende den Kurs erneut absolvieren muss.
- Abgeschlossen bezieht sich auf den Abschlussstatus des Lernenden: Der Lernende hat den Kurs erfolgreich abgeschlossen.
- Überfällig/Abgelaufen bezieht sich auf die Gültigkeitsdauer der Einschreibung: Die Gültigkeitsdauer der Einschreibung für den Kurs ist abgelaufen.
Konfigurieren von Zeitoptionen für ILT-Kurse
Bei ILT- (und VILT-)Kursen können Sie auf der Registerkarte Zeitoptionen nur eine Option konfigurieren: die Gültigkeitsdauer der Einschreibung.
Mit dieser Option können Sie festlegen, wie viele Tage Lernende nach dem Ende ihrer letzten eingeschriebenen Sitzung weiterhin auf den ILT-Kursbereich zugreifen können.
Lassen Sie diese Option deaktiviert, wenn Sie keine Zugriffseinschränkung festlegen möchten.
So konfigurieren Sie diese Option:
- Navigieren Sie zum Navigationsmenü > Inhalt und Lieferung (Ordner-Symbol) > Kurse > [Kursnamen] > Registerkarte Eigenschaften > Zeitoptionen.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gültigkeitstage für diesen Kurs aktivieren.
- Geben Sie dann die Anzahl der für die Lernenden verfügbaren Tage ein und klicken Sie auf Änderungen speichern.
Wie lange kann der Lernende auf den ILT-Kurs zugreifen?
Wenn Sie eine Gültigkeitsdauer der Einschreibung wie folgt konfigurieren (Anzahl X der für die Lernenden verfügbaren Tage), kann der Lernende innerhalb des folgenden Zeitraums auf den ILT-Kurs zugreifen:
- Von: Ab dem Zeitpunkt, an dem er in den Kurs eingeschrieben ist
- Bis: Bis X Tage nach dem Ende seiner zuletzt eingeschriebenen Sitzung
Nach Ablauf der konfigurierten Anzahl von Tagen nach der letzten Sitzung sieht der Lernende die ILT-Kurskarte gesperrt und mit Einschreibung abgelaufen markiert.
Wenn sich die Sitzungsdaten ändern oder der Benutzer sich in eine andere Sitzung einschreibt, wird der Zugriff des Lernenden neu berechnet, um sicherzustellen, dass er bis zu X Tage nach dem Ende der letzten eingeschriebenen Sitzung gültig bleibt.
Anzeigen der Gültigkeitsdaten für ILT-Einschreibungen
Wenn Sie die Einschreibungsdetails eines einzelnen Lernenden auf der Registerkarte Einschreibungen eines ILT-Kurses überprüfen, werden die Gültigkeitsdaten der Einschreibung dort nicht angezeigt, außer in den folgenden Fällen:
- Der Lernende greift auf eine Schulungsunterlage zu: In diesem Fall wird das Gültigkeitsbeginn mit dem Datum des Zugriffs auf die Schulungsunterlage ausgefüllt und das Gültigkeitsende mit dem Datum X Tage nach der letzten eingeschriebenen Sitzung.
- Die Gültigkeitsdaten werden manuell für den Lernenden gesetzt. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel Auswirkung von Gültigkeitsdaten auf Lernendenebene in ILT-Kursen
In jedem Fall, auch wenn die Gültigkeitsdaten im Bedienfeld Einschreibung bearbeiten nicht angezeigt werden, erfolgt der Zugriff auf den Kurs gemäß der Konfiguration in den Zeitoptionen für den ILT-Kurs. Der Benutzer behält den Zugriff für die angegebene Anzahl von Tagen nach seiner letzten eingeschriebenen Sitzung.
Aktualisierung der angezeigten Gültigkeitsdaten
Wenn sich ein Sitzungsdatum ändert, der Lernende sich in eine andere Sitzung einschreibt oder die Zeitoptionen für den Kurs geändert werden, wird der Zugriff der eingeschriebenen Benutzer auf den Kurs neu berechnet, um stets Folgendes widerzuspiegeln: Ende der letzten eingeschriebenen Sitzung + Anzahl der für die Lernenden verfügbaren Tage.
Die im Bedienfeld Einschreibung bearbeiten dargestellten Gültigkeitsdaten werden jedoch erst dann aktualisiert, wenn der Lernende erneut auf eine Schulungsunterlage zugreift.
Auswirkung von Gültigkeitsdaten auf Lernendenebene in ILT-Kursen
Im Bedienfeld Einschreibung bearbeiten können Sie auch manuell ein Gültigkeitsbeginn- und ein Gültigkeitsende-Datum für einen bestimmten Lernenden eingeben. Wenn Sie auch auf ILT-Kursebene eine Gültigkeitsdauer der Einschreibung festgelegt haben, wirken sich diese Gültigkeitsdaten auf Lernendenebene nicht auf den tatsächlichen Zugriff des Benutzers auf den Kurs aus, können aber dazu verwendet werden, Informationen auf der Kurskarte anzuzeigen.
Das Gültigkeitsenddatum des Lernenden kann verwendet werden, um auf der Kurskarte einen Abgelaufen- oder Überfällig-Status anzuzeigen:
- Vor diesem Datum wird die Kurskarte mit Ablauf:
{Gültigkeitsende des Lernenden}gekennzeichnet. - Wenn dieses Datum erreicht ist und der Lernende aufgrund der Zeitoptionen weiterhin Zugriff auf den Kurs hat, wird der Kurs als Überfällig gekennzeichnet (in Bezug auf das Gültigkeitsende des Lernenden). Der Lernende kann jedoch weiterhin bis zur konfigurierten Anzahl von Tagen nach dem Ende der letzten eingeschriebenen Sitzung darauf zugreifen.
- Sobald der Lernende den Zugriff auf den Kurs verliert (aufgrund der Zeitoptionen des Kurses und nicht aufgrund der Daten des Lernenden), wird die Karte gesperrt und mit Abgelaufen gekennzeichnet.
Denken Sie daran, dass unabhängig von den Gültigkeitsdaten auf Lernendenebene der tatsächliche Zugriff des Lernenden weiterhin durch die Zeitoptionen für den ILT-Kurs bestimmt wird. Im Einzelnen:
- Das Gültigkeitsbeginn-Datum des Lernenden hat keine Auswirkung: Benutzer können ab dem Zeitpunkt, an dem sie eingeschrieben werden, auf den ILT-Kurs zugreifen. Durch das Festlegen eines späteren Datums für einen Lernenden wird der Zugriff nicht eingeschränkt.
- Wenn Sie ein Gültigkeitsende-Datum für einen Lernenden festlegen, das später liegt als der konfigurierte Kurszugriffszeitraum (Datum der letzten eingeschriebenen Sitzung + Anzahl der Tage, an denen der Lernende Zugriff hat), wird der Zugriff auf den Kurs dadurch nicht verlängert. Der Lernende verliert den Zugriff weiterhin auf Grundlage seiner letzten eingeschriebenen Sitzung und der Zeitoptionen des Kurses (der Kurs wird gesperrt und mit Abgelaufen gekennzeichnet).
Manuelles Festlegen von Gültigkeitsdaten der Einschreibung für einzelne Lernende
Wenn Sie Einschreibungen in einem Kurs erstellen oder bearbeiten, haben Sie die Möglichkeit, für diese bestimmten Benutzer eine Gültigkeitsdauer der Einschreibung (definiert durch ein Start- und Enddatum) festzulegen. Damit können Sie steuern, wann der Zugriff auf den Kurs für die Benutzer beginnt und bis wann sie ihn haben.
Bitte beachten: Sowohl für ILT- als auch für E-Learning-Kurse ist es auch möglich, eine Gültigkeitsdauer der Einschreibung auf Kursebene festzulegen, in der Registerkarte Zeitoptionen. Wenn Sie die Gültigkeitsdauer der Einschreibung sowohl auf Kurs- als auch auf Lernendenebene festgelegt haben, interagieren die beiden Einstellungen wie folgt:
- E-Learning-Kurse: Die auf Lernendenebene festgelegte Gültigkeitsdauer der Einschreibung überschreibt die auf Kursebene festgelegte Gültigkeitsdauer. Die von Ihnen für den Lernenden festgelegte Gültigkeitsdauer bestimmt seinen Zugriff auf den Kurs.
- ILT-Kurse: Der Zugriff der Lernenden auf den Kurs ist stets nur von der für den Kurs festgelegten Gültigkeitsdauer der Einschreibung abhängig. Die für den Lernenden festgelegte Gültigkeitsdauer wirkt sich nur auf die auf den Karten angezeigten Informationen aus.
Dieses Kapitel beschreibt das Verhalten der auf Lernendenebene festgelegten Gültigkeitsdauer der Einschreibung und gilt für E-Learning-Kurse sowie für ILT-Kurse, die keine Zeitoptionen auf Kursebene gesetzt haben.
So setzen Sie manuell die Gültigkeitsdauer der Einschreibung eines Lernenden:
- Navigieren Sie zum Navigationsmenü > Inhalt und Lieferung (Ordner-Symbol) > Kurse > [Kursnamen] > Registerkarte Einschreibungen
- Wählen Sie im Ellipsenmenü in der Zeile des Benutzers Einschreibung bearbeiten aus.
- Wählen Sie im sich öffnenden rechten Bedienfeld das Kontrollkästchen Gültigkeitsdauer der Einschreibung aktivieren und geben Sie im Bereich Zeitraum die Gültigkeitsbeginn- und Gültigkeitsende-Daten ein. Sie können auch eines der beiden weglassen.
- Klicken Sie auf Bestätigen.
Auswirkung der Gültigkeitsdaten auf Lernendenebene
Ist die Einschreibung noch nicht gültig, wird die Kurskarte gesperrt und gibt an, ab wann der Kurs zugänglich ist. Sobald die Einschreibung gültig ist, zeigt die Kurskarte das Ablaufdatum an, falls eines gesetzt wurde.
Diese Verhaltensweisen gelten für E-Learning-Kurse und für ILT-Kurse ohne Zeitoptionen auf Kursebene.
Gültigkeitsstartdatum in der Zukunft:
Die Kurskarte ist gesperrt und mit Aktiv seit: {Gültigkeitsstartdatum} beschriftet.
Gültigkeitsendedatum in der Zukunft:
Der Kurs ist zugänglich und die Karte zeigt Ablaufdatum: {Gültigkeitsende}
Gültigkeitsendedatum in der Vergangenheit:
Der Kurs ist gesperrt und die Karte ist mit Abgelaufen markiert.
Tipps und Tricks
- Wenn der Kurs zum Verkauf angeboten wird, kann das Festlegen eines Gültigkeitszeitraums Möglichkeiten für wiederkehrende Einnahmen schaffen. Lernende, die über den ursprünglichen Gültigkeitszeitraum hinaus auf den Kurs zugreifen möchten, müssen ihren Zugriff verlängern oder aktualisierte Versionen des Kurses erwerben.
- In einigen Fällen kann es gesetzliche oder Compliance-Anforderungen geben, den Zugriff auf bestimmte Inhalte zeitlich zu begrenzen.
- Wann immer Sie eine Gültigkeitsdauer für einen Kurs festlegen, stellen Sie sicher, dass Sie diese Richtlinie den Lernenden klar kommunizieren. Diese Transparenz hilft, Erwartungen zu steuern und stellt sicher, dass Lernende die Bedingungen ihres Zugriffs auf die Kursinhalte verstehen.
- Wenn die Gültigkeitsdauer abgelaufen ist, können Benutzer nicht mehr auf den Kurs zugreifen. Ist der Kurs im Verkauf, können Lernende den Kurs nicht erneut kaufen, solange die aktuelle Einschreibung besteht.