Einführung

Die Archivierung von Lernplan-Einschreibungen hilft Ihnen, genaue Lernplanaufzeichnungen zu führen, sodass die Daten korrekt und aktuell bleiben und es einfacher wird, den aktuellen Fortschritt zu verfolgen.

Die Archivierung bewahrt auch historische Aufzeichnungen für Compliance, Prüfungen und Leistungsanalysen, ohne die aktive Einschreibungsliste zu überladen.

Beim Archivieren von Einschreibungen haben Sie die Möglichkeit, Benutzer im selben Lernplan erneut einzuschreiben und so ihren Zugriff wiederherzustellen. Dies ist ideal für periodische Schulungen, um sicherzustellen, dass Benutzer mit sich entwickelnden Inhalten auf dem neuesten Stand bleiben, und um mehrere Abschlüsse zu verfolgen. Sie können wählen, ob Benutzer alle Schulungsunterlagenm oder nur die neuen Inhalte absolvieren, die seit ihrem letzten Abschluss hinzugefügt wurden.

Dieser Artikel beschreibt, wie Einschreibungen archiviert werden und liefert Informationen zu den archivierten Daten von Lernplänen. Wenn Sie an der Archivierung von Kurseinschreibungen interessiert sind, verweisen Sie stattdessen auf den Artikel Archivierung von Kurseinschreibungen.

Anforderungen und Einschränkungen

• Power-User können Lernplan-Einschreibungen weder archivieren noch archivierte Lernplan-Einschreibungen löschen.
• Wenn die Profile von zwei oder mehr Benutzern zusammengeführt werden, sind die archivierten Einschreibungen nicht Teil der zusammengeführten Daten.
• Nur Manager der ersten Ebene können archivierte Einschreibungsdaten einsehen, während sie für Manager der zweiten Ebene und höher verborgen bleiben.
• Lernplan-Einschreibungen für deaktivierte Benutzer können nicht archiviert werden.

Archivierung einer Lernplan-Einschreibung

Um die Einschreibung eines Benutzers in einem Lernplan zu archivieren, rufen Sie das Admin-Menü > Lernpläne auf, klicken Sie auf den Titel des Lernplans und wechseln Sie zum Einschreibungen-Tab.

Klicken Sie auf das Ellipsen-Menü am Ende der Zeile des Benutzers, dessen Einschreibung Sie archivieren möchten, und wählen Sie Einschreibung archivieren.

Wählen Sie im sich öffnenden Popup aus, ob Sie die aktive Einschreibung archivieren und den Benutzer im selben Lernplan erneut einschreiben oder den Benutzer nach der Archivierung abmelden möchten. Wenn Sie sich entscheiden, den Benutzer abzumelden, haben Lernende nach der Archivierung ihrer Einschreibung keinen Zugriff mehr auf den Lernplan, können aber jederzeit manuell wieder eingeschrieben werden.

Unabhängig davon, ob der Benutzer nach der Archivierung der Einschreibung erneut eingeschrieben oder abgemeldet wird, bleibt die Nachverfolgung der vom Benutzer absolvierten Schulungsunterlagen erhalten. Wenn Sie die Nachverfolgung zurücksetzen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Die Nachverfolgung der Schulungsunterlagen in den im Lernplan enthaltenen Kursen zurücksetzen im Einschreibung archivieren-Popup. Wenn diese Option deaktiviert ist und der Benutzer erneut im Lernplan eingeschrieben wird, muss er nur die Schulungsunterlagen absolvieren, die er vor der Archivierung seiner Einschreibung nicht abgeschlossen hat. Diese Option ist nützlich, wenn Sie möchten, dass Lernende nur die kürzlich zu den Kursen des Lernplans hinzugefügten Schulungsunterlagen absolvieren.

Warnung. Wenn Sie die Option Archivieren und abmelden auswählen und einer der Kurse, die den Lernplan bilden, auch zu anderen Plänen gehört, wird die Plattform die Einschreibungen nicht archivieren oder die Benutzer von diesen Kursen und Plänen abmelden.

Klicken Sie auf Einschreibung archivieren, um Ihre Aktion abzuschließen.

Archivierung mehrerer Lernplan-Einschreibungen

Sie können mehrere Lernplan-Einschreibungen archivieren, indem Sie die im Kapitel Archivierung einer Lernplan-Einschreibung dieses Artikels beschriebenen Funktionen für mehrere Einschreibungen nutzen.

Wählen Sie im Einschreibungen-Tab des Lernplans die Kontrollkästchen am Anfang der Zeilen der Benutzer aus, deren Einschreibungen Sie archivieren möchten, klicken Sie dann unten rechts in der Tabelle auf die Schaltfläche Aktion auswählen und wählen Sie Einschreibungen archivieren.

Ab zwei Einschreibungen erfolgt die Archivierung im Hintergrund als Hintergrundauftrag.

Bitte beachten Sie. Aus Leistungsgründen ist die Option Einschreibungen archivieren deaktiviert, wenn Sie alle Einschreibungen über die Option Alle auswählen markieren. Sie können jedoch weiterhin alle Einschreibungen archivieren, indem Sie diese manuell auswählen, entweder indem Sie jede Einschreibung einzeln markieren oder sie seitenweise über das Kontrollkästchen vor der ersten Spalte im Tabellenkopf der Einschreibungen auswählen. Sie können bis zu 15.000 Einschreibungen manuell archivieren; für größere Mengen verwenden Sie bitte die APIs.

Ergebnis der Archivierung von Lernplan-Einschreibungen

• Wenn Sie eine Lernplan-Einschreibung archivieren, werden auch die Einschreibungen für alle Kurse im Plan archiviert. Lesen Sie das Kapitel Ergebnis der Archivierung von Einschreibungen im Knowledge-Base-Artikel Archivierung von Kurseinschreibungen, um mehr darüber zu erfahren, was passiert, wenn Kurseinschreibungen archiviert werden.
• Die Archivierung von Lernplan-Einschreibungen archiviert nicht den Lernplan selbst, seine Kurse oder deren Schulungsmaterialien.
• Die Archivierung der Lernplan-Einschreibung löst die Benachrichtigungen aus, die Sie für Kurse, Lernpläne und Einschreibungen konfiguriert haben. Erwägen Sie, diese bei der Archivierung großer Mengen von Einschreibungen vorübergehend zu deaktivieren.

Zusätzlich:

• Archivierte Einschreibungen können nicht wiederhergestellt werden, da die Datenstruktur archivierter Einschreibungen von der aktiver Einschreibungen abweicht. Bitte lesen Sie sorgfältig das Kapitel Archivierte Daten dieses Artikels, um zu prüfen, welche Werte tatsächlich archiviert werden.
• Die Daten zu archivierten Einschreibungen sind zum Zeitpunkt der Archivierung eingefroren. Wenn Sie beispielsweise den Titel des Lernplans nach der Archivierung der Einschreibung ändern, bleibt der Titel des Lernplans, der zur archivierten Einschreibung gehört, der zum Zeitpunkt der Archivierung festgelegte. Aus diesem Grund sollten Sie während eines längeren Archivierungsvorgangs keine Änderungen an den Lernplandaten vornehmen, da diese die Daten der archivierten Einschreibungen beeinflussen würden.

Anzeigen archivierter Lernplan-Einschreibungen

Die im Lernplan-Tab Einschreibungen angezeigten Einschreibungen sind aktive Einschreibungen. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Aktive Einschreibungen oben links in der Einschreibungsliste und wählen Sie Archivierte Einschreibungen, um die archivierten Lernplan-Einschreibungen anzuzeigen.

Klicken Sie auf Filter, um die Suche mithilfe der verfügbaren Filter, wie Archivierungszeitraum, die Person, die die Einschreibung archiviert hat, oder den Benutzerstatus, zu verfeinern.

Klicken Sie auf das Ellipsen-Menü am Ende der Zeile einer archivierten Einschreibung und wählen Sie die Option Details für weitere Informationen zur archivierten Einschreibung.

Wenn zum Zeitpunkt der Archivierung ein Zertifikat vorhanden war, wird es gespeichert und steht zum Download bereit.

Archivierte Daten

Die folgenden Daten werden für jede Lernplan-Einschreibung archiviert. Die mit * gekennzeichneten Daten werden gespeichert, aber nicht über die API zurückgegeben.

Archivierungsdaten

• Datum und Uhrzeit der Archivierung der Einschreibung im UTC-Format
• Der Benutzer, der die Lernplan-Einschreibung archiviert hat

Benutzerdaten

• Eingeschriebener Benutzer
• Bevorzugte Benutzersprache
• Benutzer-ID
• Benutzername
• E-Mail
• Vorname
• Nachname
• Zeitstempel der letzten Anmeldung *
• Benutzerablaufdatum *
• Ob der Benutzer gesperrt wurde *
• Benutzerebene *

Lernplandaten

• ID
• Titel
• Code
• Eindeutige ID
• Status (mögliche Werte: 0=Eingeschrieben, 1=In Bearbeitung, 2=Abgeschlossen)
• Sprache im ISO 639-1 Format *
• Erstellungsdatum *
• Veröffentlichungsdatum *
• Letzte Aktualisierung (der Zeitpunkt der letzten Änderung des Lernplans) *
• Gültigkeitstage *
• Startdatum *
• Enddatum *
• Kursliste (durch Kommas getrennt)
• Credits (CEUs)
• Zertifikatsvorlagen-ID *
• Link zum vom Benutzer erworbenen Zertifikat
• Datum der Zertifizierung

Daten der Lernplan-Einschreibung

• Einschreibungsdatum
• Der Benutzer, der den Lernenden im Lernplan eingeschrieben hat
• Letzte Aktualisierung der Einschreibung *
• Beginn der Gültigkeit der Einschreibung
• Ende der Gültigkeit der Einschreibung
• Status der Einschreibung
• Abschlussdatum der Einschreibung