Iscrivere gli utenti ai corsi e alle sessioni ILT

Introduzione

I corsi di formazione con istruttore (ILT) sono corsi che gli studenti seguono “in diretta” in un orario specificato: in una sede fisica o online utilizzando uno strumento webinar. Quando erogati tramite webinar, sono anche chiamati corsi di formazione virtuale con istruttore (VILT). Per maggiori dettagli sui corsi ILT, vedere l’articolo Creare e gestire corsi ILT e VILT.

Questo articolo tratta specificamente come gli amministratori possono iscrivere gli studenti ai corsi e alle sessioni ILT.
→ Per informazioni sulle iscrizioni ai corsi e-learning, vedere invece l’articolo su Iscrivere utenti a corsi e-learning.

Corso ILT e sessione ILT

I corsi ILT possono essere offerti in una o più edizioni, chiamate “sessioni”. Una volta che un utente è iscritto a un corso ILT, deve anche essere iscritto alla specifica sessione a cui parteciperà:
- se necessario, è possibile iscrivere inizialmente un utente solo a livello di corso ILT e poi iscriverlo a una delle sessioni disponibili in un secondo momento.
- è anche possibile iscrivere direttamente un utente a una specifica sessione ILT; in tal caso sarà automaticamente iscritto anche al corso ILT.

Suggerimento: le iscrizioni a livello di corso sono visualizzate in Gestione corsi > [nome corso ILT] > scheda Iscrizioni. Le iscrizioni a livello di sessione sono visualizzate sotto la scheda Gestione corsi > [nome corso ILT] > [nome sessione] > Iscrizioni e valutazioni.

Sessioni e eventi ILT

Le sessioni ILT a loro volta consistono in uno o più eventi. Quando un utente è iscritto a una sessione ILT, viene automaticamente iscritto a tutti gli eventi che compongono quella sessione.

Chi può iscrivere gli studenti

Gli studenti possono essere iscritti ai corsi e alle sessioni ILT da un Superadmin o da un Power User con le autorizzazioni necessarie per corsi, iscrizioni e sessioni ILT. Se un corso è configurato per consentirlo, gli studenti possono anche auto-iscriversi. Per maggiori informazioni vedere l’articolo Gestire l'auto iscrizione e le liste d'attesa.

Istruttori

Gli istruttori ILT sono assegnati a livello di sessione, nella scheda Proprietà della pagina della sessione ILT.
- L’istruttore della sessione viene automaticamente impostato come istruttore di tutti gli eventi della sessione.
- È anche possibile assegnare istruttori a livello del singolo evento, nella scheda Proprietà della pagina dell’evento ILT.

Questo significa che, a differenza di quanto accade nei corsi e-learning, gli istruttori ILT non devono essere iscritti al corso.

Gli istruttori assegnati a un corso ILT potranno quindi eseguire alcune azioni di gestione del corso. Per dettagli, vedere l’articolo Guida utente: Istruttori.

Iscrivere utenti ai corsi ILT

Dall’area Gestione corsi, è possibile iscrivere uno o più utenti a uno specifico corso ILT. Si può anche iscrivere utenti a più corsi ILT contemporaneamente. Quando si effettua l’iscrizione ILT, è possibile scegliere se iscrivere anche gli utenti a una specifica sessione o solo al corso ILT.

Selezionare Menu amministrazione > E-learning > Gestione corsi per aprire la pagina che mostra l’elenco dei corsi. Per vedere solo i corsi ILT, cliccare sull’icona Filtri e sotto Tipo di corso selezionare la casella ILT (formazione con istruttore). Poi:

per iscrivere utenti a un singolo corso ILT: cliccare sul <titolo del corso> per aprire la pagina di configurazione del corso. Poi in alto a destra cliccare sul pulsante Gestione iscrizioni e selezionare Iscrivi utenti.
per iscrivere utenti a più corsi ILT: selezionare le caselle accanto a ciascuno dei corsi ILT. Poi in basso a destra cliccare sul pulsante Scegli azione e selezionare Iscrivi utenti.

Ora, nel pannello a destra che si apre, procedere attraverso i passaggi (Utenti, Sessioni, Informazioni aggiuntive, Notifiche) per iscrivere gli utenti al corso o ai corsi selezionati. Dopo ogni passaggio, cliccare su Avanti per procedere al successivo.

Passaggio Utenti

In questo passaggio, selezionare quali utenti iscrivere al corso o ai corsi ILT precedentemente selezionati. Sono disponibili tre schede, dove poter selezionare singoli utenti, rami, gruppi o una combinazione di essi:

Utenti: qui è possibile selezionare singoli utenti da iscrivere, cliccando sulle caselle accanto ai loro nomi.
Rami: qui è possibile selezionare uno o più rami, i cui utenti saranno iscritti. Se un ramo selezionato ha sottorami, è possibile cliccare una volta per includere solo i membri diretti del ramo (icona casella piena con trattino) o cliccare di nuovo per includere anche i membri dei rami discendenti (icona casella piena con segno di spunta).
→ Notare che non è possibile selezionare il ramo principale.

Gruppi: qui è possibile selezionare uno o più gruppi, i cui membri saranno iscritti.

Nota bene: per iscrivere tutti gli utenti della piattaforma a un corso, cliccare su Seleziona tutto nella scheda Utenti del pannello Iscrivi utenti. Per iscriverli a più corsi, ripetere questo processo per ogni corso singolarmente, poiché iscrivere in massa tutti gli utenti a più corsi contemporaneamente può causare problemi di prestazioni.

Passaggio Sessioni

In questo passaggio è possibile impostare se iscrivere gli utenti al corso o a una delle sessioni disponibili. Se si ha selezionato più corsi ILT, questa scelta sarà proposta per ciascun corso ILT:

Se si sta iscrivendo più utenti, la scelta che si fa per ogni corso ILT si applicherà a tutti gli utenti che si sta iscrivendo.

Voglio iscrivere gli utenti al corso: con questa opzione, gli utenti sono iscritti al corso ILT, ma non direttamente a una sessione ILT. Quando questi studenti accedono alla pagina del corso possono cliccare su Scegli sessione per iscriversi a una delle sessioni disponibili. Si può anche iscrivere gli studenti alle sessioni dalla gestione corsi.
Voglio iscrivere gli utenti a una sessione: con questa opzione, è possibile selezionare una delle sessioni disponibili dall’elenco. L’utente sarà iscritto sia al corso sia alla sessione selezionata.
→ Da quest’area è possibile iscrivere gli utenti a una sessione per corso. Per iscrivere utenti a più sessioni dello stesso corso ILT, vedere il capitolo Iscrivere gli utenti a più sessioni di un corso ILT.

Passaggio Informazioni aggiuntive

Nella scheda Informazioni aggiuntive, è possibile configurare le seguenti opzioni:

Livello

Selezionare il livello che gli utenti avranno nel corso: Studente o Tutor. Ricordare che il livello selezionato viene impostato sull’iscrizione al corso e si applicherà a tutte le sessioni del corso in cui l’utente sarà iscritto.

Una volta impostato il livello di iscrizione di un utente in un corso o sessione ILT o VILT, non è possibile modificarlo. Se necessario, eliminare l’iscrizione e creane una nuova con un livello diverso. Consultare la tabella di confronto dei livelli di iscrizione per i dettagli di ogni permesso per ciascun livello utente.

Nota bene: solo gli utenti iscritti al corso come studenti appariranno nell’elenco utenti nel Rapporto riepilogativo del corso.

Priorità

Se l’opzione Mostra la sezione Attributi di iscrizione è abilitata nel menu impostazioni avanzate della piattaforma, la scheda Informazioni aggiuntive mostra anche la sezione Attributi di iscrizione, che consente di configurare la priorità di iscrizione per chiarire l’importanza del corso o per gli studenti, indicando se è obbligatorio, richiesto, consigliato o facoltativo. La priorità di iscrizione al corso è visualizzata sulla scheda del corso nella pagina I miei corsi e piani formativi dell’utente per cui è impostata.

Nota bene:

se il corso fa parte di un piano formativo con una priorità di iscrizione impostata per uno studente, l’iscrizione dello studente al corso non erediterà tale priorità.

Se il corso appartiene a un piano formativo, è impostato come obbligatorio o facoltativo per il completamento del piano. Questa informazione è mostrata nei dettagli del corso all’interno dell’elenco corsi nella pagina del piano formativo. Se l’iscrizione dell’utente al corso all’interno del piano ha una priorità, il valore è mostrato sulla scheda del corso nella pagina I miei corsi e piani formativi, ma non nei dettagli del corso nella pagina del piano formativo.

Periodo di validità dell’iscrizione

Se necessario, imposta un periodo di validità dell’iscrizione per gli utenti che si sta iscrivendo. Se impostato un periodo di validità (usando i selettori Inizio validità e Fine validità), gli utenti potranno accedere al corso solo durante il periodo selezionato. Al termine del periodo di validità, vedranno ancora la scheda del corso nella pagina I miei corsi e piani formativi, ma non potranno più accedervi.

Campi aggiuntivi di iscrizione

Se il corso è associato a dei campi aggiuntivi di iscrizione, questi sono elencati nell’ultima sezione del pannello a destra da compilare. Se il corso è associato a campi aggiuntivi obbligatori, non è possibile completare l’iscrizione finché non sono compilati.

Passaggio Notifiche

Se questo passaggio è visibile, è possibile impostare una o più notifiche da inviare al momento dell’iscrizione. Per maggiori informazioni vedere l’articolo Iscrivere utenti a corsi e-learning > Passaggio Notifiche.

Confermare le iscrizioni

Quando è tutto finito premere Conferma per completare il processo di iscrizione.

Viene avviato un processo in background per elaborare le iscrizioni se il numero massimo di iscrizioni supera 20. Ricordare che una iscrizione è la combinazione di un singolo utente e un singolo corso, quindi selezionare 3 corsi e 2 utenti genera 6 iscrizioni.

Iscrivere direttamente gli utenti a una sessione ILT

Si possono anche iscrivere uno o più utenti direttamente a una sessione ILT, dalla pagina della sessione. Facendo ciò, gli utenti saranno automaticamente iscritti anche al corso ILT che contiene la sessione.
→ Questo metodo consente solo di iscrivere gli utenti a una singola sessione di un corso ILT. Per iscrivere utenti a più corsi ILT, iniziare dalla pagina del corso come descritto nel capitolo Iscrivere utenti ai corsi ILT. Per iscrivere utenti a più sessioni dello stesso corso ILT, vedere il capitolo Iscrivere gli utenti a più sessioni di un corso ILT

Per fare ciò:

Selezionare Menu amministrazione > Gestione corsi > [nome corso ILT] per aprire la pagina del corso ILT.
Poi selezionare Scheda Sessioni > [nome sessione] per aprire la pagina della sessione pertinente.
Dalla pagina della sessione, cliccare sull’icona + (Nuovo/Assegna) in alto a destra e selezionare Iscrivi utenti.
Nel pannello a destra procedere attraverso i passaggi di iscrizione (utenti, sessioni, informazioni aggiuntive) come indicato nel capitolo Iscrivere utenti ai corsi ILT.
- L’unica differenza è che qui, il passaggio Sessioni sarà impostato di default su “Voglio iscrivere gli utenti a questa sessione”.
- Si può comunque scegliere un’altra opzione per selezionare una sessione diversa o per iscrivere solo al corso ILT, senza scegliere una sessione.

Nota bene: iscrivendo gli studenti a una sessione, saranno automaticamente iscritti a tutti gli eventi inclusi nella sessione. Non è possibile iscrivere gli studenti a un evento senza iscriverli alla sua sessione.

Iscrivere gli utenti a più sessioni di un corso ILT

Se bisogna iscrivere gli studenti a più di una sessione di un corso ILT, si può farlo solo dalla scheda Iscrizioni della pagina del corso. Questo significa che gli utenti in questione – anche se non ancora iscritti a nessuna sessione – devono già essere iscritti al corso ILT stesso.

Per iniziare:

Selezionare Menu amministrazione > Gestione corsi > [pagina corso ILT].
Selezionare la scheda Iscrizioni e verificare se gli utenti da iscrivere sono già iscritti al corso.
- Se non lo sono, in alto a destra cliccare sul pulsante Gestione iscrizioni e selezionare Iscrivi utenti.
- Poi iscrivere gli utenti desiderati come descritto in Iscrivere utenti ai corsi ILT. (Nella scheda Sessioni si può usare l’opzione predefinita Voglio iscrivere gli utenti al corso)

Successivamente, sempre nella scheda Iscrizioni della pagina del corso ILT:

Dall’elenco, selezionare le caselle accanto all’utente o agli utenti da iscrivere.
In basso a destra cliccare sul pulsante Scegli azione e selezionare Iscrivi alle sessioni.
Nel pannello a destra, ora selezionare una o più delle sessioni disponibili per questo corso ILT.
Poi cliccare su Iscrivi per iscrivere direttamente gli utenti alle sessioni selezionate, o cliccare su Aggiungi alla lista d’attesa per inserirli nella lista d’attesa della sessione.

Nota bene: anche scegliendo Iscrivi, gli utenti saranno comunque inseriti in lista d’attesa per le sessioni complete.

Si può verificare il risultato da Gestione corsi > [pagina corso ILT] > [pagina sessione ILT] > Iscrizioni e valutazioni. Qui, la colonna Stato iscrizione mostra se ogni utente è iscritto o in lista d’attesa. Si possono spostare gli utenti dalla lista d’attesa agli iscritti usando il menu a tendina > Modifica stato.

Note sull’iscrizione degli utenti a più sessioni

Solo i Superadmin e i Power User possono iscrivere utenti a più sessioni dello stesso corso. Gli studenti possono auto-iscriversi solo a una singola sessione di un corso.
Quando uno studente è iscritto a più sessioni dello stesso corso, il completamento di qualsiasi sessione aggiornerà lo stato di iscrizione dello studente a Completato.

Altri modi per iscrivere gli utenti ai corsi ILT

Si possono iscrivere in massa gli utenti ai corsi ILT utilizzando file CSV. Per informazioni vedere l’articolo Iscrivere utenti a corsi e sessioni usando file CSV.

Si possono anche iscrivere utenti ai corsi ILT partendo dalla pagina Gestione utenti. Il processo è lo stesso descritto nell’articolo Iscrivere utenti a corsi e-learning > Iscrizione utenti da gestione utenti.
→ Notare però che con questo metodo non si vede la scheda Sessioni, e quindi non si può selezionare una sessione ILT.

Gestione delle iscrizioni

Una volta iscritti gli utenti a un corso, si possono gestire le loro iscrizioni come descritto nell’articolo dedicato.

Migliori pratiche

Gli utenti possono essere iscritti ai corsi in qualsiasi momento dopo la loro creazione, ma assicurarsi di aver configurato completamente il corso e aggiunto tutto il materiale didattico prima di procedere con le iscrizioni.
Nei corsi ILT e VILT, gli istruttori sono assegnati a eventi o sessioni senza essere iscritti a essi.

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