Connettori di conoscenze – Docebo Help & Support

Introduzione

I connettori di conoscenze sono il mezzo attraverso cui Docebo Knowledge ottiene i propri contenuti. Un connettore collega Docebo a un sistema che l'organizzazione utilizza già per l'archiviazione di informazioni, come Confluence, Google Drive o SharePoint, in modo che i contenuti provenienti da quel sistema possano essere aggiunti alle raccolte di conoscenze e resi disponibili per gli utenti.

È necessario configurare almeno un connettore prima di poter creare una raccolta di conoscenze, poiché le raccolte vengono create interamente dai contenuti estratti tramite i connettori. Questa operazione può essere effettuata dai Superadmin in Connettori di conoscenze nel menu Componenti aggiuntivi e integrazioni, dopo l'attivazione della caratteristica tramite i Controlli delle funzionalità.

Utilizzare i connettori invece di caricare dei file

Docebo Knowledge si basa su una connessione ai sistemi sorgente anziché sul caricamento di singoli file. Questa è una scelta deliberata, ed è ciò che rende la caratteristica a bassa manutenzione:

I contenuti rimangono aggiornati automaticamente. Poiché un connettore legge direttamente dal sistema sorgente, qualsiasi modifica apportata lì, una pagina modificata in Confluence, un file aggiornato in SharePoint, si riflette in Docebo senza che nessuno debba ricaricare o sostituire nulla manualmente.
Non è necessario creare una struttura di permessi separata. I file caricati richiederebbero le proprie regole di visibilità gestite all'interno di Docebo. Con un connettore, i permessi vengono invece ereditati dal sistema sorgente, quindi non c'è nient'altro da configurare o mantenere allineato nel tempo.

In breve, una volta configurato un connettore, il mantenimento dell'accuratezza delle conoscenze e degli accessi corretti viene gestito automaticamente.

Come funziona la sincronizzazione: prima i metadata, contenuti su richiesta

Il fatto che un sistema sia connesso non significa che tutto il suo contenuto venga estratto in Docebo immediatamente. La sincronizzazione avviene in due fasi:

A livello del connettore, Docebo sincronizza solo i metadata: elementi come la gerarchia di cartelle e spazi, i nomi di file e pagine e la struttura. Questo è ciò che rende i contenuti navigabili e selezionabili, ma nulla viene ancora estratto o indicizzato.
A livello della raccolta, quando un Superadmin aggiunge effettivamente un contenuto a una raccolta di conoscenze. In quel momento, il relativo contenuto viene estratto e indicizzato.

Questo approccio in due passaggi è intenzionale e offre due vantaggi concreti:

Risposte più affidabili. Invece di riversare un intero sistema in Docebo, solo i contenuti deliberatamente selezionati dal Superadmin in una raccolta diventano ricercabili e utilizzabili dalla ricerca, dall'assistente IA e dagli agenti. Quel passaggio di selezione consente di mantenere le risposte rilevanti e affidabili.
Costo inferiore. Poiché il volume di dati indicizzati è ciò che viene prezzato, e solo i contenuti che sono stati esplicitamente aggiunti a una raccolta vengono indicizzati, si paga solo per ciò che l'organizzazione sceglie effettivamente di utilizzare. La connessione di un sistema e la sua navigazione non generano mai, di per sé, alcun costo di indicizzazione.

Configurare un connettore

La configurazione di un connettore è un'operazione tecnica e in genere richiede il supporto del dipartimento IT. Nella pratica, ciò significa solitamente che qualcuno con accessi amministrativi al sistema sorgente (ad esempio, un admin di Google Workspace, un admin di Microsoft Entra ID o un admin dell'organizzazione Atlassian) deve registrare un'applicazione per Docebo, conferire ad essa una serie definita di permessi di sola lettura e condividere le credenziali risultanti in modo che un Superadmin possa completare la connessione in Docebo.

Alcuni elementi che rendono più semplici la pianificazione e la definizione dello scopo con sicurezza:

Configurare un connettore non costa nulla. Non sono previsti costi di licenza o di configurazione per la connessione di un sistema; l'unico costo legato a Docebo Knowledge è il volume dei dati indicizzati descritto sopra.
Si controlla lo scopo, fin dalla configurazione. Come parte della connessione di un sistema, è possibile scegliere quale parte di esso rendere disponibile a Docebo, ad esempio, spazi specifici di Confluence, siti specifici di SharePoint o Google Drive condivisi specifici. Tutto ciò che esula da questo scopo non viene mai sincronizzato, nemmeno a livello di metadata. Questo rende semplice mantenere le aree sensibili, riservate o ricche di dati personali di un sistema completamente fuori da Docebo, senza dover prima creare alcuna soluzione alternativa all'interno del sistema sorgente stesso.
Ciò che viene sincronizzato ed estratto è chiaramente definito per ogni connettore. Ogni connettore lavora con un tipo specifico di contenuto (ad esempio, file rispetto a pagine) e, al suo interno, solo determinati tipi di contenuto o file. Non si tratta di qualcosa da indovinare o scoprire a posteriori: è chiaramente documentato nel primo passaggio della guida alla configurazione per ogni connettore.

Configurare il primo connettore

Ogni sistema sorgente ha la propria guida alla configurazione dedicata con i passaggi esatti da seguire, scritta per essere consegnata direttamente a chi fornisce supporto sul lato IT:

Nota sui permessi

Una volta configurato un connettore, Docebo fa sempre rispettare i permessi del relativo sistema sorgente: un utente può trovare e utilizzare solo le conoscenze a cui ha già accesso. Affinché ciò funzioni in modo corretto, l'indirizzo email di un utente in Docebo deve corrispondere al proprio indirizzo email nel sistema sorgente, e tale email deve essere verificata sul proprio profilo utente di Docebo. È importante verificarlo in anticipo, poiché determina se un determinato utente vedrà o meno eventuali risultati delle conoscenze una volta che le raccolte vengono pubblicate.