Disclaimer: Questo articolo descrive in dettaglio il processo di sincronizzazione e di utilizzo dell’integrazione. Però, poiché l’integrazione copre un vasto numero di casi d’uso e non è possibile elencarli tutti in questo articolo. Se questa documentazione non fornisce abbastanza informazioni su di un caso specifico, invitiamo a contattarci attraverso il Centro assistenza.

Introduzione

Questo articolo è una guida alla configurazione della sincronizzazione dei dati delle iscrizioni fra Docebo e Salesforce, in modo che entrambi i sistemi siano allineati e sincronizzati. Il master dei dati per i dati delle iscrizioni è Docebo. I dati sono sempre sincronizzati da Docebo a Salesforce, e non da Salesforce a Docebo. Ulteriori informazioni riguardo il Data Model.

Per loro natura, i dati delle iscrizioni sono legati ai dati utente e ai dati relativi ai corsi; non è possibile lanciare la prima sincronizzazione delle iscrizioni se non sono stati prima sincronizzati i dati relativi agli utenti e ai corsi. Per questo motivo, la sezione destra dell'area Sincronizza Iscrizioni è abilitata solo dopo che la sincronizzazione dei dati di utenti e corsi è stata configurata ed eseguita correttamente.

Per configurare il processo di sincronizzazione, dopo aver installato il pacchetto di Salesforce, accedere al Menu di navigazione > Componenti aggiuntivi e integrazioni (icona a puzzle) > Salesforce.

Nella scheda Synchronization, la sezione Sincronizza Iscrizioni è utilizzata per configurare questo tipo di dati.

Configurare la Sincronizzazione delle Iscrizioni da Docebo a Salesforce

La sezione Sincronizza Iscrizioni della scheda Synchronization è utilizzata per configurare la sincronizzazione dei dati delle iscrizioni da Docebo a Salesforce. Attivare l'opzione Iscrizioni e cliccare Configura. Dal pannello di destra, selezionare se configurare:

Replica manuale

Quando questa opzione è selezionata, i dati delle iscrizioni vengono sincronizzati manualmente, il che significa che si deve eseguire la sincronizzazione quando necessario selezionando l'opzione Risincronizza dal menu a ellissi della sezione Sincronizza Iscrizioni di questa scheda.

Consiglio: quando si sceglie questa opzione, ricordare che se la sincronizzazione non viene eseguita da un utente, i dati non vengono sincronizzati dal sistema.

Replica sincronizzata in tempo reale

Selezionando questa opzione, i dati delle iscrizioni sono costantemente sincronizzati dal sistema, in modo incrementale, ogni 15 minuti. Nel caso in cui sia necessario risincronizzare tutti i dati, o i dati di un periodo, selezionare Risincronizza dal menu ellipsis della sezione Sincronizza Iscrizioni e selezionare un periodo per la sincronizzazione.

Selezionare la modalità di sincronizzazione e premere Conferma per tornare alla pagina di sincronizzazione di Salesforce. Premere Inizia.

Lanciare la Sincronizzazione

Dalla scheda Sincronizzazione della pagina di configurazione di Salesforce, premere Inizia nell'area Sincronizza Iscrizioni per lanciare il processo di sincronizzazione. Un pannello permetterà di selezionare il periodo di interesse per la sincronizzazione. Selezionare il periodo e premere Conferma per lanciare la sincronizzazione.

La sincronizzazione delle iscrizioni è gestita da sette processi in background:

• Iscrizioni Salesforce Sync Data
• Sync Disiscrizioni Sessioni ILT
• Sync Disiscrizioni Corsi
• Sync Disiscrizioni Piani formativi
• Sync Iscrizioni Sessioni ILT
• Sync Iscrizioni Corsi
• Sync Iscrizioni Piani formativi

È possibile interrompere la sincronizzazione in qualsiasi momento, durante la sua esecuzione, cliccando il pulsante ellipsis nell’area Sincronizza Iscrizioni e selezionando Interrompi Sincronizzazione. Per rilanciare la sincronizzazione, cliccare nuovamente il menu ellipsis e selezionare Risincronizza. La sincronizzazione ricomincerà dall’inizio, non da dove è stata interrotta.

Al termine della sincronizzazione, lo stato della sincronizzazione sarà visualizzato nell'area destra dell'area Sincronizza Iscrizioni.

Nel caso in cui il processo di sincronizzazione fallisca o termini con errori, cliccare il pulsante Visualizza Log per accedere alla sezione Log della pagina di configurazione di Salesforce che si aprirà sull'evento che ha generato l'errore di sincronizzazione o la mancata sincronizzazione. Ulteriori informazioni sui log di sincronizzazione.

Dopo la prima sincronizzazione, nell'area Sincronizza Iscrizioni saranno mostrati il timestamp dell'ultima sincronizzazione e il numero di iscrizioni importate.

Dopo la prima sincronizzazione, il pulsante Inizia non sarà più visualizzato ma sarà possibile lanciare nuovamente la sincronizzazione in qualsiasi momento, cliccando il pulsante ellipsis sotto il numero di iscrizioni e selezionare Risincronizza.

Grazie all'integrazione fra Docebo e Salesforce, è possibile monitorare le attività formative degli studenti direttamente dall'area dei report di Salesforce.

Note sulla cancellazione delle iscrizioni:

• Durante la sincronizzazione delle iscrizioni, anche le cancellazioni vengono sincronizzate. Si ricorda che le cancellazioni vengono elaborate solo dopo che la prima sincronizzazione delle iscrizioni è stata completata. Pertanto, se un utente si è cancellato (o è stato cancellato) da un corso o da un piano formativo prima dell'esecuzione della prima sincronizzazione, tale cancellazione non verrà registrata, come se l'utente non fosse mai stato iscritto al corso o al piano formativo.
• Quando si procede alla cancellazione dell'iscrizione di un utente, lo stato dell'utente in Salesforce non viene modificato. Invece, il campo unenrollmentDate viene aggiornato con la data della cancellazione. Questo campo può essere utilizzato per monitorare le cancellazioni all'interno di Salesforce.
• Nel caso in cui una sincronizzazione delle iscrizioni fallisca a causa di errori relativi a campi obbligatori mancanti (ad esempio docebo_v3__Course__c o docebo_v3__DoceboUser__c), ciò indica generalmente che l'utente è stato cancellato prima dell'esecuzione della sincronizzazione iniziale per quel record. Per risolvere eventuali problemi di iscrizioni mancanti, si consiglia di identificare la data di iscrizione dell'utente e del corso interessato in Docebo e di effettuare una risincronizzazione manuale che copra il periodo pertinente, includendo così il record mancante.