Introduzione
Docebo permette di creare e personalizzare l’informativa sulla privacy che gli utenti dovranno accettare al momento della registrazione o della connessione in piattaforma. Gli utenti dell'app Extended Enterprise possono creare e assegnare informative diverse a domini diversi.
Inoltre, è possibile gestire le versioni dell’informativa sulla privacy, in modo che sia possibile creare una nuova versione della stessa informativa nel caso in cui sia necessario modificare o aggiornare dei termini. La piattaforma traccia tutte le versioni dell'informativa sulla privacy, e se gli utenti acconsentono, rifiutano o non hanno risposto ad ognuna delle versioni disponibili. In qualità di Superadmin, è inoltre possibile creare e visualizzare dei report relativi all’Informativa (funzionalità che sarà rilasciata a breve).
Termini e Condizioni vs Informativa sulla Privacy
L’informativa sulla privacy e i Termini e le Condizioni vengono configurati dai Superadmin e, se attivati, devono essere accettati da tutti gli studenti. Sebbene il processo di configurazione sia pressoché identico, l’informativa sulla privacy e i Termini e le Condizioni sono da considerarsi due funzionalità distinte aventi due scopi differenti che però possono operare insieme per garantire che gli studenti ricevano tutte le informazioni legali e relative alle condizioni di utilizzo prima di utilizzare la piattaforma.
L'informativa sulla privacy deve contenere il linguaggio legale inerente ai dati registrati (come il materiale visualizzato nella piattaforma o il numero di volte che un utente sostiene un test) e la loro gestione.
I Termini e le Condizioni definiscono le regole e le direttive che gli studenti devono rispettare per utilizzare la piattaforma (ad es. non caricare contributi informali relativi a determinati argomenti). I Termini e le Condizioni si concentrano principalmente sulla formazione informale e sull’e-commerce, in modo che gli studenti conoscano le regole da seguire quando pongono domande agli esperti, caricano contributi, aggiungono commenti ai contributi e acquistano corsi o piani formativi in piattaforma.
Quando gli studenti accedono o si autoregistrano alla piattaforma per la prima volta e quando accedono per la prima volta dopo l’aggiornamento dell’informativa sulla privacy o dei Termini e Condizioni, verrà chiesto loro di accettare la versione più recente dell’informativa sulla privacy o dei Termini e Condizioni (o di entrambi, a seconda degli aggiornamenti).
Per chi ha già accettato una vecchia versione dei due contenuti, i link ai testi sono mostrati nel modulo di login e di registrazione, o subito dopo l'accesso alla piattaforma. Gli studenti troveranno anche un link a Termini e Condizioni nel proprio carrello e nella pagina Contribuisci in piattaforma.
Domande e Risposte
Chi può creare e gestire le Informative sulla Privacy?
Tutti i Superadmin della piattaforma possono visualizzare, modificare e gestire le Informative sulla Privacy. I Power User e gli altri utenti non hanno il permesso di modificare o gestire i permessi relativi alle Informative sulla Privacy.
Chi deve accettare l’informativa sulla privacy?
Se l’opzione L'Informativa sulla privacy DEVE essere accettata è selezionata nella scheda Utenti nell’area Configurazione della piattaforma, TUTTI gli utenti dovranno accettare l’informativa sulla privacy alla connessione alla piattaforma, se ancora non l’hanno fatto. Inoltre, tutti i nuovi utenti creati con l’auto-registrazione, la registrazione rapida, attraverso il SSO o lo user provisioning, o dall’Amministratore (manualmente, attraverso file CSV o in altro modo) devono accettare l’informativa sulla privacy al completamento della registrazione, o al primo login in piattaforma.
Cosa succede se un utente non fornisce il consenso all’Informativa sulla Privacy?
Se un utente non fornisce il consenso all’informativa sulla privacy, non potrà accedere alla piattaforma. Se l’utente dà inizialmente il consenso all’informativa sulla privacy e poi lo revoca (nell’area di gestione del profilo della piattaforma), alla conferma della revoca sarà immediatamente disconnesso dalla piattaforma e non potrà accedervi finché non accetterà nuovamente l’informativa.
Chi può vedere le informative sulla privacy?
Tutti i Superadmin possono vedere le informative sulla privacy, in tutte le versioni disponibili, se connessi alla piattaforma come Superadmin. Tutti gli utenti potranno visualizzare l’informativa sulla privacy dal momento della sua pubblicazione, quando sono invitati a dare il consenso nella pagina di login della piattaforma, o dalla sezione corrispondente nell’area del profilo dopo la connessione alla piattaforma.
Gli utenti dell'app Extended Enterprise che hanno configurato più sotto-domini per l’accesso da parte degli utenti, possono assegnare delle informative sulla privacy specifiche ad ogni dominio, in modo che gli utenti di un dominio assegnato all’informativa sulla privacy A vedranno solo l’informativa sulla privacy A, e gli utenti di un dominio assegnato all’informativa sulla privacy B vedranno solo l’informativa sulla privacy B. In alternativa, se il Superadmin non ha assegnato un’informativa specifica ai client, i client vedranno l’informativa di default della piattaforma. Ulteriori informazioni riguardo le informative sulla privacy dei sotto-domini.
È possibile tracciare chi accetta e chi nega il consenso all’Informativa sulla Privacy?
Sì, grazie ad un report dedicato all’informativa sulla privacy, la dashboard informativa sulla privacy. Questo report permette di visualizzare lo stato del consenso di ogni utente in ogni ramo della piattaforma, le percentuali di chi ha accettato o negato il consenso o non ha ancora risposto all’informativa sulla privacy, le tempistiche di risposta, e altri dettagli relativi all’interazione fra gli utenti e l’informativa sulla privacy. Questo report permette di visualizzare tutti i rami, a livello globale, o i singoli rami, nel caso in cui siano state assegnate delle informative sulla privacy specifiche a sottodomini specifici che appartengono al ramo.
È possibile avere più versioni o aggiornare l'informativa sulla privacy?
Dopo aver creato un’informativa sulla privacy, è possibile aggiornarne i termini in qualsiasi momento, generando automaticamente una nuova versione dell’informativa. Tutte le versioni possono essere tracciare e visualizzate. Al momento della creazione e della pubblicazione di una nuova versione, tutti gli utenti dovranno esprimere nuovamente il consenso al primo login in piattaforma.
Le versioni sono gestite a livello globale. Se si aggiorna l’informativa in una qualsiasi delle lingue utilizzate in piattaforma, sarà creata una nuova versione anche in tutte le altre lingue. Gli utenti dovranno esprimere nuovamente il consenso all’informativa, indipendentemente dalla lingua utilizzata nella piattaforma. Quindi, se si gestisce un’informativa pubblicata in più lingue, è necessario aggiornare tutti i campi in TUTTE le lingue prima di salvare e pubblicare la nuova versione.
È possibile creare delle informative sulla privacy per ogni dominio creato con l'app Extended Enterprise?
Quando l'app Extended Enterprise è attiva in piattaforma, è possibile creare più informative sulla privacy e assegnarle ad uno o più client, in modo che gli utenti nei rami assegnati ai sotto-domini possano accettare l’informativa specifica.
È possibile creare più criteri di consenso per la mia Informativa sulla Privacy?
Sì, è possibile definire più messaggi di consenso per l’informativa sulla privacy, chiamati sotto-informative. Questi messaggi aggiuntivi possono opzionalmente essere definiti come obbligatori. Le sotto-informative obbligatorie devono essere accettate, come avviene per il messaggio di consenso primario, affinché gli utenti possano accedere alla piattaforma. Ogni informativa sulla privacy può avere al massimo tre sotto-informative oltre al messaggio di consenso primario.
Docebo fornisce un’informativa sulla privacy di default?
Attualmente, Docebo non fornisce un testo di default per l’informativa sulla privacy, per le sotto-informative e per i messaggi per il consenso. Esiste un testo di base, senza contenuti relativi all’informativa, che deve essere modificato da un Superadmin.
Cosa succede se si attiva o disattiva l'app Extended Enterprise dopo aver configurato l’informativa sulla privacy?
Se sono state create più informative sulla privacy e sono state assegnate a più client mentre l'app Extended Enterprise è attiva in piattaforma, e successivamente si disattiva l'app, l’informativa sulla privacy di default diventerà l’unica informativa sulla privacy del dominio. I contenuti e le versioni dell’informativa di default non saranno eliminati.
Tutti gli utenti nei rami assegnati ai sotto-domini saranno assegnati al dominio singolo, e dovranno accettare l’informativa sulla privacy assegnata (l’informativa di default) al primo login. I tracciamenti precedenti per utente sono mantenuti, in modo che sia possibile visualizzare i dati di consenso relativi al periodo di attività dell'app Extended Enterprise nella dashboard informativa sulla privacy.
Cosa succede se si spostano gli utenti in rami che sono assegnati a sotto-domini con informative sulla privacy specifiche?
Se è necessario spostare degli utenti da un ramo all’altro, e i rami sono assegnati a diversi client dell'Extended Enterprise, gli utenti dovranno accettare l’informativa sulla privacy del nuovo sotto-dominio di appartenenza al primo login. Non potranno accedere alla piattaforma finché non daranno il consenso, che è necessario anche nel caso in cui i sotto-domini utilizzino la stessa informativa sulla privacy.
Cosa succede se sono configurati degli utenti in rami assegnati a più sotto-domini?
Se gli utenti sono assegnati a più sotto-domini, dovranno accettare l’informativa sulla privacy di ogni sotto-dominio prima di accedere. Questa operazione è necessaria anche se l’informativa sulla privacy è la stessa per tutti i sotto-domini. In qualità di Superadmin, si dovrà accettare ogni informativa sulla privacy assegnata ad ogni client Extended Enterprise, inclusa l’informativa di default, prima di accedere ad un qualsiasi sotto-dominio.
Come essere conformi alle norme europee sulla privacy GDPR utilizzando l'informativa sulla privacy in piattaforma?
Essere trasparenti e fornire informazioni accessibili agli utenti riguardo come saranno utilizzati i loro dati personali è un elemento chiave del Data Protection Act 1998 (DPA) e dell'EU General Data Protection Regulation (GDPR). Il modo più semplice per fornire queste informazioni è un’informativa sulla privacy. La gestione delle informative sulla privacy di Docebo permette a chi controlla i dati:
- Di includere tutte le informazioni richieste dal GDPR nell’informativa della privacy e di applicarne le relative regole. È possibile definire e gestire facilmente le informative sulla privacy per la gestione dei dati personali e delle relative pratiche in modo veloce, trasparente e comprensibile. Inoltre, l’informativa deve essere facilmente accessibile, dovrebbe essere scritta in modo semplice e lineare, e essere tradotta nella lingua dell’utente.
- Di fornire un modo semplice per definire e gestire le informative e le procedure per ottenere un consenso valido in conformità con il GDPR.
È possibile creare informative sulla privacy diverse per utenti in Paesi diversi?
L’unico modo per creare delle informative sulla privacy individuali per gli utenti di diversi Paesi è creare un organigramma per dividere gli utenti in rami in base ai Paesi, assegnare i rami a client Extended Enterprise specifici, quindi creare un’Informativa sulla privacy per ogni client, assegnando l’informativa al client corrispondente.
Cosa succede alle API se l’Informativa sulla Privacy non è stata accettata?
La gestione dell’Iinformativa sulla privacy impatta solo l’interfaccia della piattaforma. Nessuna API sarà bloccata se l’utente non accetta l’Informativa sulla Privacy.
È possibile vedere l’informativa sulla privacy dalla alla pagina di login della piattaforma dall'app Go.Learn di Docebo?
Le informative sulla privacy possono essere visualizzate e accettate da tutti gli studenti dalla pagina di login dell'app Go.Learn. Attenzione: gli studenti che non accettano i Termini e le Condizioni non potranno accedere alla piattaforma tramite l'app.