Gestire le certificazioni legacy

Introduzione

Le certificazioni confermano le competenze di uno studente in un'area specifica e aiutano le organizzazioni a mantenere la conformità formativa nel tempo.

Utilizzando le certificazioni legacy (precedentemente app Certificazioni e riqualificazione), è possibile creare e gestire le certificazioni, configurare le impostazioni di scadenza e rinnovo, assegnare le certificazioni a corsi, piani formativi o attività di formazione esterna e assegnare manualmente le certificazioni agli utenti.

Questo articolo descrive come gli amministratori di piattaforma possono creare e gestire le certificazioni legacy. 

Consultare l'articolo della guida per studenti Certificati e certificazioni per maggiori informazioni su studenti e certificazioni. 

Attivare l'app

Attivare l'app Certificazioni e riqualificazione come descritto nell'articolo della knowledge base dedicato alla gestione di applicazioni e funzionalità. L'app si trova nella scheda Caratteristiche aggiuntive di Docebo.

Accedere alle certificazioni

Accedere a Contenuto e consegna > Certificazioni e riqualificazione per creare e gestire le certificazioni legacy.

La pagina mostra le certificazioni esistenti con il relativo codice, nome, descrizione, data di scadenza e i corsi e/o piani formativi assegnati. È inoltre possibile visualizzare gli utenti a cui è stata assegnata la certificazione.

Premere l'icona carta e penna per modificare il nome, il codice, la descrizione e la data di scadenza.

Premere l'icona x per eliminare la certificazione. L'eliminazione di una certificazione rimuove in modo permanente le sue associazioni con utenti, corsi e piani formativi ed elimina tutti i dati di tracciamento. Per questo motivo, si consiglia di non eliminare le certificazioni.

Creare una certificazione

• Premere Nuova certificazione.
• Inserire il nome della certificazione (obbligatorio)
• Impostare una data di scadenza: inserire un numero e selezionare l'unità (giorni, settimane, mesi o anni). Inserire 0 se la certificazione non deve scadere. 
• Facoltativamente, attivare l'opzione di rinnovo. Maggiori dettagli nel capitolo successivo. 

Scadenza della certificazione e opzioni di rinnovo

Consentire il rinnovo della certificazione

Gli studenti possono rinnovare una certificazione quando sono soddisfatte entrambe le seguenti condizioni: 

• La certificazione è configurata per consentire il rinnovo. 
• I corsi/piani formativi associati hanno lo stato Completato.

Gli studenti possono rinnovare una certificazione sia che sia già scaduta sia che sia ancora valida. Se rinnovano la certificazione prima della scadenza, il record di certificazione precedente viene archiviato. 

I record di certificazione archiviati restano disponibili nei Utenti - Certificazioni e Certificazioni - Utenti (nuovi e legacy) report personalizzati

Gli studenti possono rinnovare la stessa certificazione più volte.

Rinnovare seguendo nuovamente la stessa formazione

Durante la creazione o la modifica di una certificazione, attivare l'opzione Permetti agli utenti di seguire nuovamente lo stesso corso o piano formativo per rinnovare la certificazione per consentire agli studenti di rinnovare una certificazione completando nuovamente lo stesso corso o piano formativo.

Quando gli studenti rinnovano una certificazione in questo modo:

• La loro iscrizione precedente viene archiviata.
• Vengono reiscritti al corso o al piano formativo.
• I loro progressi di apprendimento vengono azzerati in modo che possano completare nuovamente il corso/piano formativo.
• Viene attivata la notifica Utente iscritto a un corso.

Per i corsi ILT, gli studenti vengono inoltre disiscritti dalla sessione corrente prima di essere reiscritti.

Limitazioni del rinnovo

Tenere presenti le seguenti limitazioni:

• Se l'opzione Permetti agli utenti di seguire nuovamente lo stesso corso o piano formativo per rinnovare la certificazione è disattivata, gli studenti possono rinnovare la certificazione solo completando i corsi o i piani formativi associati che non hanno ancora completato.
• Se non sono disponibili corsi/piani formativi idonei, il pulsante Rinnova ora non viene visualizzato nella sezione Certificazioni legacy della pagina Le mie attività.
• I corsi e i piani formativi con lo stato In manutenzione non possono essere utilizzati per il rinnovo della certificazione.
• Gli studenti non possono rinnovare le certificazioni se il periodo di validità del corso o del piano formativo associato è scaduto.

Nota: il periodo di validità di un piano formativo ha la precedenza sul periodo di validità dei relativi corsi.

Assegnare corsi e piani formativi a una certificazione

Dalla pagina Certificazioni legacy

Premere Assegna nella riga di una certificazione, quindi Assegna elementi. Selezionare corsi e/o piani formativi e premere Conferma. È possibile effettuare selezioni multiple. 

Se una certificazione è assegnata a più corsi e/o piani formativi, gli studenti ottengono la certificazione al completamento di uno qualsiasi di questi corsi/piani formativi.

Dalla pagina Corsi (per i corsi)

• Aprire un corso e andare alla scheda Proprietà. 
• Aprire il menu a tendina Configurazione avanzata
• Accedere alla sezione Certificazioni legacy
• Premere il pulsante Aggiungi e selezionare una certificazione dal pannello di destra per associarla al corso. È possibile aggiungere una sola certificazione. È possibile modificare o rimuovere la certificazione dopo averla aggiunta. 

Nota: quando un corso è assegnato a una nuova certificazione (creata dalla pagina Piani formativi e certificazioni), non è possibile aggiungervi una certificazione legacy e viceversa. 

Dalla pagina Piani formativi e certificazioni (per i piani formativi)

Nota importante: la pagina Piani formativi e certificazioni ora elenca piani formativi e nuove certificazioni. Assicurarsi di aprire un piano formativo e non una certificazione per aggiungere una certificazione legacy. 

• Accedere alla pagina Piani formativi e certificazioni e aprire un piano formativo
• Andare alla scheda Certificazioni legacy
• Premere il pulsante Aggiungi e selezionare una certificazione dal pannello di destra per associarla al corso. È possibile modificare o rimuovere la certificazione dopo averla aggiunta. È possibile aggiungere una sola certificazione a un piano formativo, ma è possibile associare il piano formativo a corsi con altre certificazioni. 

Quando si assegna una certificazione a un corso o a un piano formativo, la certificazione non viene assegnata retroattivamente agli studenti già iscritti al corso/piano formativo.  

Gli utenti non possono rinnovare una certificazione se il periodo di validità del corso è terminato. 

Lo stesso vale per i piani formativi. Il periodo di validità dei piani formativi si applica anche ai corsi assegnati e ha la precedenza sul periodo di validità impostato per tali corsi. 

Assegnare attività di formazione esterna alle certificazioni

1. Dal menu Configurazione , accedere a Gestione della formazione esterna (sezione Amministratore della formazione)
2. Premere Registra nuova attività formativa.
3. Inserire i dettagli e selezionare una certificazione legacy.
4. Premere Conferma.

Nota: la Data di completamento specificata per l'attività di formazione esterna diventa la data di emissione della certificazione.

Ulteriori informazioni sulla creazione e gestione delle attività di formazione esterna.

Visualizzare gli utenti assegnati

Premere Assegnata a. Verificare dettagli come la data di emissione della certificazione, la scadenza e il rinnovo. 

Per rimuovere la certificazione per un utente: 

• Selezionare uno o più utenti
• Aprire il menu a tendina Scegli un'azione
• Selezionare Rimuovi assegnazione

Assegnare le certificazioni agli utenti

Le certificazioni possono essere assegnate:

• Automaticamente, quando gli studenti completano un corso, un piano formativo o un'attività di formazione esterna associati
• Manualmente da un Superadmin
• Importando i record di certificazione da un file CSV

Per assegnare manualmente una certificazione a un utente:

• Aprire la pagina Utenti assegnati di una certificazione
• Premere Utenti assegnati
• Selezionare singoli utenti, gruppi o rami. È possibile effettuare selezioni multiple. 
• Impostare la data di emissione
• Impostare la data di scadenza. Selezionare Sempre valido se la certificazione non deve scadere. 
• Impostare il tipo di associazione: assegnazione manuale, completamento del corso/piano formativo o attività di formazione esterna. 

Se sono state abilitate le certificazioni esterne per Docebo Connect for Credly o Docebo Connect for Accredible (Configurazione avanzata > Opzioni avanzate > Connetti), la sezione Tipo di associazione mostra l'opzione Certificazione esterna. Selezionare questa opzione, selezionare il fornitore della certificazione e aggiungere il link della certificazione esterna. Ripetere per aggiungere un'altra certificazione esterna. 

Note: 

• Le date delle certificazioni vengono memorizzate a mezzanotte UTC per la data selezionata e visualizzate in base al fuso orario dell'amministratore. In alcuni fusi orari, questo può far sì che la data visualizzata differisca da quella selezionata. Ad esempio, se si assegna manualmente una certificazione alle 8:00 del 4 settembre 2025 in un fuso orario UTC-09:00, la data di emissione della certificazione verrà registrata come 3 settembre 2025.
• La procedura di assegnazione viene eseguita come attività di background se il numero di utenti assegnati supera i 100.

Assegnare le certificazioni agli utenti via CSV

Premere Importa record certificazione via CSV nella parte superiore della pagina Certificazioni legacy e premere Carica file.

Preparare un file CSV utilizzando i seguenti campi.

Si consiglia di non modificare le opzioni Scegli il separatore e Charset del file, a meno che non sia necessario configurarle in base al proprio file CSV. 

Utilizzare l'opzione Considera le certificazioni duplicate come rinnovi di certificazione per controllare la gestione dei record di certificazione duplicati.

• Quando è disattivata, le righe duplicate generano un errore.
• Quando è attivata, viene importata solo l'ultima riga duplicata. La certificazione esistente viene archiviata e viene emessa una nuova certificazione.  Se è stata configurata la notifica La certificazione è stata emessa , verrà attivata per la certificazione rinnovata.

L'importazione viene eseguita come attività di background, indipendentemente dalla quantità di dati da importare. 

I nuovi utenti assegnati vengono visualizzati nella pagina Utenti assegnati.

Note sulle date 

Tenere presente quanto segue durante l'importazione dei record di certificazione:

• La funzionalità di importazione via CSV memorizza sempre data e ora in formato UTC e le converte in base al fuso orario dell'utente al momento della visualizzazione.
• L'assegnazione delle certificazioni via CSV richiede che il formato della data sia il seguente: YYYY-MM-DD (con trattini [–] anziché barre [//]). Microsoft Excel riformatta spesso i dati in MM/DD/YY, quindi è consigliabile ricontrollare prima di caricare il file in piattaforma.
• La Data di emissione della certificazione è impostata alle 00:00:00 della data indicata nel file CSV, in base al fuso orario dell'utente che carica il file. Se, ad esempio, si carica il file CSV con una Data di emissione impostata al 18 novembre 2021 e il fuso orario è UTC-04:00, la data di emissione della certificazione sarà impostata alle 20:00:00 UTC del 17 novembre 2021.

Modificare i record di certificazione

• Aprire il menu a tendina alla fine della riga di un utente.
• Selezionare Modifica.
• Modificare la data di emissione, la data di scadenza e il tipo di associazione (assegnazione manuale, completamento del corso, completamento del piano formativo o completamento dell'attività di formazione esterna).

È possibile scegliere di non avere una data di scadenza selezionando Sempre valido.

Notifiche

Creare notifiche utilizzando i seguenti eventi:

• La certificazione è stata emessa
• Certificazione scaduta

Nota: includere lo shortcode [renew_link] nella notifica Certificazione scaduta per consentire agli studenti di rinnovare la certificazione.

Ulteriori informazioni sulle notifiche. 

Suggerimenti

Record di certificazione

• L'eliminazione di una certificazione la rimuove dalla cronologia dello studente.
• La rimozione dell'associazione della certificazione da un corso la rimuove anche dalla cronologia dello studente.
• Le certificazioni non possono essere associate a utenti disattivati.

Rinnovo

• La ri-certificazione di un corso azzera i progressi di tutti i materiali didattici associati. Se tali materiali didattici si trovano nella pagina Materiali didattici, i loro progressi verranno azzerati in tutti i corsi a cui sono associati. 
• Lo stato di completamento del corso non viene azzerato.

Reportistica

• Quando gli utenti rinnovano una certificazione dopo la sua scadenza, i record di certificazione precedenti restano disponibili nel report Utenti - Certificazioni. 
• Quando gli utenti rinnovano una certificazione prima della scadenza, la loro data di completamento precedente viene visualizzata come archiviata nei report Utenti - Certificazioni e Certificazioni - Utenti.

Associazioni

È possibile associare una sola certificazione a un corso, piano formativo o attività di formazione esterna. Un piano formativo può contenere corsi con una certificazione diversa associata a ciascuno.