Introduzione
L'archiviazione delle iscrizioni ai piani formativi consente di mantenere registri precisi e aggiornati dei piani formativi, garantendo l'accuratezza dei dati e facilitando il monitoraggio dei progressi in corso.
Tale processo preserva inoltre i dati storici per finalità di conformità, audit e analisi delle prestazioni, evitando di sovraccaricare l'elenco delle iscrizioni attive.
Durante l'archiviazione delle iscrizioni, è possibile reiscrivere gli utenti nello stesso piano formativo, ripristinando così il loro accesso. Questa funzionalità risulta particolarmente utile per la formazione periodica, assicurando che gli utenti rimangano aggiornati con i contenuti in evoluzione e consentendo di monitorare più completamenti. Si può decidere se gli utenti debbano completare l'intero materiale formativo o soltanto i nuovi contenuti aggiunti dalla loro ultima iscrizione completata.
Il presente articolo illustra la procedura per archiviare le iscrizioni e fornisce dettagli sui dati archiviati relativi ai piani formativi. Per informazioni specifiche sull'archiviazione delle iscrizioni ai corsi, si rimanda all'articolo Archiviare le iscrizioni ai corsi.
Requisiti e limitazioni
- I Power User non sono autorizzati ad archiviare le iscrizioni ai piani formativi né a eliminare iscrizioni archiviate.
- Nel caso di fusione di due o più profili utente, le iscrizioni archiviate non vengono incluse nei dati uniti.
- Solo i manager di primo livello hanno accesso ai dati delle iscrizioni archiviate, mentre tali informazioni rimangono nascoste ai manager di livello superiore.
- Le iscrizioni ai piani formativi relative ad utenti disattivati non possono essere archiviate.
Procedura per archiviare un'iscrizione a un piano formativo
Per archiviare l'iscrizione di un utente a un piano formativo, accedere al menu amministrazione > Piani formativi, selezionare il titolo del piano desiderato e accedere alla scheda Iscrizioni.
Cliccare sul menu ellissi presente alla fine della riga corrispondente all'utente di cui si intende archiviare l'iscrizione e selezionare Archivia iscrizione.
Nella finestra pop-up che si apre, scegliere se archiviare l'iscrizione attiva e reiscrivere l'utente nello stesso piano di apprendimento oppure eliminare l'iscrizione dopo l'archiviazione. Nel caso di cancellazione, gli utenti perderanno l'accesso al piano di apprendimento una volta completata l'archiviazione, ma sarà possibile reiscriverli manualmente in qualsiasi momento.
Indipendentemente dalla scelta di reiscrivere o cancellare l'utente dal piano dopo l'archiviazione, il tracciamento del materiale formativo seguito dall'utente viene mantenuto. Qualora si desideri azzerare tale tracciamento, è possibile selezionare la casella Ripristinare il tracciamento dei materiali formativi nei corsi inclusi nel piano formativo nella finestra pop-up Archivia iscrizione. Se questa opzione non viene selezionata e l'utente viene reiscritto, sarà necessario completare solo il materiale formativo non ancora completato prima dell'archiviazione. Tale funzione è utile per consentire agli utenti di completare esclusivamente il materiale recentemente aggiunto ai corsi del piano formativo.
Avvertenza. Nel caso di selezione dell'opzione Archivia e annulla iscrizione, se alcuni corsi inclusi nel piano formativo sono presenti anche in altri piani, la piattaforma non procederà né con l'archiviazione delle iscrizioni né con la cancellazione degli utenti da tali corsi e piani.
Per completare l'operazione, cliccare su Archivia iscrizione.
Archiviare più iscrizioni ai piani formativi
È possibile archiviare più iscrizioni contemporaneamente utilizzando le stesse funzionalità descritte nella sezione Procedura per archiviare un'iscrizione a un piano formativo di questo articolo.
Dalla scheda Iscrizioni del piano formativo, selezionare le caselle all'inizio delle righe degli utenti di cui si desidera archiviare le iscrizioni, quindi cliccare sul pulsante Scegli azione nell'angolo in basso a destra della tabella e selezionare Archivia iscrizioni.
A partire da due iscrizioni, l'archiviazione viene eseguita in background, come un processo in background.
Nota bene. Per motivi di prestazioni, l'opzione Archivia iscrizioni è disabilitata quando si selezionano tutte le iscrizioni tramite l'opzione Seleziona tutto. Tuttavia, è comunque possibile archiviare tutte le iscrizioni selezionandole manualmente, controllandole individualmente o selezionandole pagina per pagina tramite la casella presente nell'intestazione della tabella iscrizioni. È possibile archiviare manualmente fino a 15.000 iscrizioni; per volumi superiori, si consiglia di utilizzare le API.
Esiti dell'archiviazione delle iscrizioni ai piani formativi
- L'archiviazione di un'iscrizione a un piano formativo comporta anche l'archiviazione delle iscrizioni a tutti i corsi inclusi nel piano. Si rimanda al capitolo Esiti dell'archiviazione delle iscrizioni dell'articolo della knowledge base Archiviare le iscrizioni ai corsi per approfondimenti riguardo all'archiviazione delle iscrizioni ai corsi.
- L'archiviazione delle iscrizioni ai piani formativi non comporta l'archiviazione del piano stesso, dei suoi corsi o dei materiali formativi associati.
- L'archiviazione dell'iscrizione al piano formativo attiva le notifiche configurate per corsi, piani formativi e iscrizioni. Si consiglia di disabilitarle temporaneamente nel caso di archiviazione di un elevato numero di iscrizioni.
Inoltre:
- Le iscrizioni archiviate non sono recuperabili, in quanto la struttura dati delle iscrizioni archiviate differisce da quella delle iscrizioni attive. Si invita a consultare attentamente il capitolo Dati archiviati di questo articolo per verificare quali valori vengono effettivamente conservati.
- I dati relativi all'iscrizione archiviata sono congelati al momento dell'archiviazione. Ad esempio, se si modifica il titolo del piano formativo dopo aver archiviato l'iscrizione, il titolo associato all'iscrizione archiviata rimarrà quello vigente al momento dell'archiviazione. Pertanto, si raccomanda di evitare modifiche ai dati del piano durante il processo di archiviazione, soprattutto se questo richiede tempi prolungati, poiché tali modifiche influirebbero sui dati archiviati.
Visualizzare le iscrizioni ai piani formativi archiviate
Nella scheda Iscrizioni del piano formativo vengono visualizzate esclusivamente le iscrizioni attive. Per visualizzare le iscrizioni archiviate, selezionare dal menu a tendina Iscrizioni attive nell'angolo in alto a sinistra dell'elenco l'opzione Iscrizioni archiviate.
Utilizzare il pulsante Filtri per affinare la ricerca mediante i criteri disponibili, quali il periodo di archiviazione, l'utente che ha effettuato l'archiviazione o lo stato dell'utente.
Cliccare sul menu ellissi alla fine della riga di qualsiasi iscrizione archiviata e selezionare l'opzione Dettagli per visualizzare maggiori informazioni sull'iscrizione archiviata.
Se al momento dell'archiviazione era presente un certificato, questo verrà conservato e sarà disponibile per il download.
Dati archiviati
Per ciascuna iscrizione a un piano formativo vengono archiviati i seguenti dati. I dati contrassegnati con * sono salvati ma non restituiti tramite API.
Dati di archiviazione
- Data e ora di archiviazione dell'iscrizione in formato UTC
- Utente che ha effettuato l'archiviazione dell'iscrizione al piano formativo
Dati utente
- Utente iscritto
- Lingua preferita dell'utente
- ID utente
- Nome utente
- Indirizzo email
- Nome
- Cognome
- Timestamp dell'ultimo accesso *
- Data di scadenza dell'utente *
- Eventuale stato di sospensione dell'utente *
- Livello utente *
Dati del piano formativo
- ID
- Titolo
- Codice
- ID univoco
- Stato (Valori possibili: 0=Iscritto, 1=In corso, 2=Completato)
- Lingua in formato ISO 639-1 *
- Data di creazione *
- Data di pubblicazione *
- Ultimo aggiornamento (data dell'ultima modifica al piano) *
- Giorni di validità *
- Data di inizio *
- Data di fine *
- Elenco corsi (separati da virgole)
- Crediti (CEU)
- ID modello certificato *
- Link al certificato ottenuto dall'utente
- Data di assegnazione della certificazione
Dati dell'iscrizione al piano formativo
- Data di iscrizione
- Utente che ha iscritto lo studente al piano
- Ultimo aggiornamento dell'iscrizione *
- Data di inizio validità dell'iscrizione
- Data di fine validità dell'iscrizione
- Stato dell'iscrizione
- Data di completamento dell'iscrizione