Docebo VILT per Zoom v3: guida alla gestione degli eventi e alla reportistica

Introduzione

Per chi utilizza Zoom Meeting e Zoom Webinar per formazioni online, la piattaforma Docebo può integrarsi con Zoom, consentendo agli utenti di accedere a sessioni di formazione virtuale con istruttore (VILT) in diretta sulla loro piattaforma Docebo.

Per configurare correttamente questa integrazione, è necessario avere un account Zoom attivo e accettare i termini e condizioni del contratto. Si noti inoltre che la propria licenza Zoom deve includere la possibilità di gestire meeting e webinar. Docebo condivide con Zoom i nomi, cognomi e email degli utenti della piattaforma durante le sessioni webinar.

Questo articolo funge da guida per la configurazione degli eventi e l'accesso ai dati di presenza per l'integrazione Docebo VILT per Zoom V3.

Attivare Zoom in Docebo

Attivare l'app Zoom come descritto nell'articolo della knowledge base dedicato alla gestione delle applicazioni e funzionalità. L'app si trova nella scheda verticale Videoconferenza.

Rimuovere l'applicazione

Accedere al proprio account Zoom e navigare nel Zoom App Marketplace. Quindi, cliccare su Manage (Gestisci) seguito da Added apps (App aggiunte) o cercare l'app Docebo. Quindi, cliccare sull'app Docebo e poi su Remove (Rimuovi).

Accedere alla piattaforma Docebo, e si vedrà che l'account selezionato è stato disassociato correttamente.

Nota bene: la rimozione dell'app non rimuoverà tutti i dati associati. Alcuni dati, come il nome, il cognome, l'indirizzo email e il tempo trascorso dall'utente nei webinar Zoom, vengono conservati dalla piattaforma Docebo per scopi di reportistica. Questi dati saranno conservati finché l'account utente esiste in Docebo o finché l'utente è iscritto al corso in cui è stato ospitato il webinar.

Prerequisiti

Per poter utilizzare questa guida, il Superadmin deve aver configurato l'integrazione come indicato nella Guida per l'integrazioni di Docebo VILT per Zoom v3.

Creare un evento utilizzando l'integrazione Zoom versione 3

Dopo aver associato il proprio account e assegnato almeno un host Zoom, si ha la possibilità di creare eventi di sessione ILT.

Nel menu Gestione corsi, selezionare il corso e aprire la sessione a cui si desidera aggiungere l'evento Zoom. Quindi, premere il pulsante nell'angolo in alto a destra dello schermo e selezionare Nuovo evento.

Nel pannello scorrevole, inserire un nome, selezionare una data e una descrizione per l'evento, quindi passare alla sezione Ora dell'evento. Qui, si impostano l'ora di inizio e di fine dell'evento e, facoltativamente, i campi ora inizio pausa e ora fine pausa, nonché il fuso orario. Il campo durata è di sola lettura e viene calcolato automaticamente in base ai dettagli inseriti.

Passare quindi alla sezione Tipo di evento. Nella sezione Sede e strumento per videoconferenza, attivare la casella Strumento per videoconferenza e nel menu a discesa , selezionare Zoom Meeting (o Zoom Webinar). Successivamente, sarà possibile scegliere l'account Zoom abbinato che si desidera utilizzare per questo evento, quindi l'host Zoom, il modello di impostazioni e gli host Zoom alternativi.

Cercate l'host Zoom e gli host alternativi iniziando a digitare i loro nomi e selezionando una delle opzioni disponibili tra i risultati della ricerca. È possibile selezionare un host e fino a 200 host alternativi. L'host non può essere selezionato anche come host alternativo. Si noti che gli host devono essere definiti come tali in Zoom.

Quando si configurano host alternativi per un evento, questi riceveranno un'email con l'URL della riunione o del webinar che li autorizzerà ad aprire l'evento per conto dell'host principale, accedendo a Zoom con le sue credenziali, ed ereditando gli stessi permessi.

Nella sezione Opzioni di frequenza, scegliere le opzioni che si desidera attivare per contrassegnare la partecipazione all'evento. Quindi, scegliere in quale momento si desidera che il pulsante Partecipa venga visualizzato dagli studenti.

Attenzione: per poter tenere traccia della partecipazione alle riunioni, almeno una delle opzioni di partecipazione (Contrassegna l'evento come completato quando l'utente si collega al webinar o Contrassegna come completato se l'utente accede alla registrazione) deve essere attivata prima della riunione o dell'evento avviato.

Quindi, nella sezione Registrazione, selezionare le varie opzioni per la registrazione e l'autenticazione, selezionare uno strumento di collaborazione e il passcode della riunione o del webinar, rispettando i criteri obbligatori dell'informativa sui passcode impostata in Zoom (anche il pulsante Genera automaticamente il codice di accesso è impostato per generare passcode secondo questi criteri).

Se necessario, digitare i nomi degli istruttori. Una volta che sono effettuate le proprie scelte, è possibile premere il pulsante Conferma per creare l'evento.

Note sulla creazione di un evento utilizzando l'integrazione con Zoom versione 3:

• A differenza di altre offerte VILT, con Zoom versione 3 è possibile impostare la sessione come partecipata se lo studente è presente per una percentuale predefinita della durata effettiva. Se uno studente deve disconnettersi e riconnettersi alla sessione, il tempo trascorso nella sessione è accumulato per ottenere il totale.
• Dal 30 maggio 2020, Zoom richiede che tutte le sessioni ILT, nuove o già programmate, siano protette da un codice di accesso. È necessario impostare tale codice per ogni nuova sessione di webinar Zoom e aggiornare tutte le sessioni di webinar Zoom già programmate aggiungendo un codice di accesso nel campo dedicato nell'area di gestione delle Date delle sessioni. Il codice di accesso è necessario solo per la configurazione della sessione e non deve essere inserito dai partecipanti al momento della connessione. Non attivare alcuna opzione nella sezione Requisiti del codice di accesso in Zoom (Menu amministrazione → Gestione account → scheda Impostazioni account).
• Zoom v3 non supporta le riunioni Zoom ricorrenti.
• L'impostazione Use Personal Meeting ID (PMI) when scheduling a meeting (Usa ID riunione personale quando si pianifica una riunione) deve essere disattivata per evitare che si verifichino errori quando un partecipante tenta di unirsi a un evento.
• L'host della riunione deve essere configurato come istruttore dell'evento nella sessione ILT. Se è impostato come studente, non verrà riconosciuto da Zoom.

Tracciare la frequenza nelle riunioni

Il tracciamento della frequenza si basa sulla durata effettiva della riunione Zoom, non sul tempo programmato nella piattaforma Docebo. Immaginiamo che una riunione sia programmata per durare 1 ora in Docebo con una presenza minima impostata all'80%, ma che la riunione Zoom termini dopo 10 minuti. In questo caso, chiunque sia stato presente alla riunione per 8 minuti o più sarà contrassegnato come presente nei report, anche se viene scritto nel report di Docebo che ha partecipato solo a 8 minuti di un evento di 1 ora. Il timer dell'evento viene avviato quando l'istruttore accede all'evento.

Consiglio: il timer inizia nel momento in cui l'istruttore si unisce all'evento, il che può avere un impatto sulla percentuale dell'evento a cui lo studente ha partecipato. Ad esempio, se l'evento dura un'ora e l'istruttore si collega con un'ora di anticipo, può accadere che uno studente non venga segnato come partecipante a più del 50% dell'evento, pur avendo partecipato per tutto il tempo previsto. È necessario tenere presente questo aspetto per l'impostazione delle percentuali di partecipazione.

Prerequisiti per il tracciamento della frequenza

Per poter tracciare le presenze, devono essere soddisfatte le seguenti condizioni:

• L'evento deve avere più di un partecipante insieme all'ospite
• Gli utenti devono essere associati (utilizzando l'indirizzo email, il nome e il cognome) all'account Zoom abbinato a Docebo
• L'opzione Contrassegna l'evento come completato se l'utente trascorre almeno la % indicata del tempo totale del webinar nello strumento webinar deve essere attivata

Utilizzare report personalizzati

Il tracciamento della frequenza viene visualizzato sotto Tempo sessione nel report VILT. Per ulteriori informazioni sui report, consultare l'articolo Creare e gestire i nuovi report personalizzati. Affinché la frequenza venga monitorata, è necessario essere connessi a Zoom quando si partecipa a una sessione.

Utilizzare la gestione dei corsi

Statistiche sessioni

È possibile trovare informazioni sul tracciamento della frequenza anche nel menu Gestione corsi, aprendo il corso per il quale si desidera visualizzare le informazioni, e selezionando la scheda Statistiche sessioni. Verrà visualizzato l'elenco dei partecipanti, la sessione a cui hanno partecipato, la durata della partecipazione, lo stato della valutazione e il punteggio, se applicabile. Per ulteriori informazioni sulla scheda Statistiche sessioni, consultare il capitolo Statistiche di sessione nell'articolo Creare e gestire corsi ILT e VILT.

Report

Una visualizzazione più dettagliata è accessibile selezionando la scheda Report del corso nella sezione Gestione corsi. È possibile visualizzare informazioni dettagliate sulle date di accesso, sulle date di iscrizione e di completamento (se applicabile), sulla percentuale di avanzamento, sul tempo trascorso nel materiale didattico, sul tempo trascorso nella sessione, nonché sullo stato e sul punteggio della sessione. Per ulteriori informazioni sulla scheda Report, consultare il capitolo Report nell'articolo Creare e gestire corsi ILT e VILT.

Utilizzare la scheda Presenza

Accedendo all'evento stesso in nella pagina Gestione corsi, è possibile trovare un riepilogo dei partecipanti per quel particolare evento, con le relative informazioni di contatto, nonché lo stato di presenza e il tempo trascorso a partecipare all'evento. Per ulteriori informazioni sulla gestione degli eventi, consultare l'articolo Creare e gestione sessioni ILT e VILT.