Introduzione

Docebo for Microsoft Teams consente di integrare le funzionalità della piattaforma Docebo all'interno di Microsoft Teams, fornendo accesso a corsi e materiali didattici, nonché la possibilità di condividere tali materiali all'interno di Teams e di creare dashboard di formazione personalizzate per diversi pubblici e casi d'uso.

Migliori pratiche: si consiglia di richiedere all'amministratore IT della propria organizzazione di aggiungere l'app Docebo e l'estensione di messaggistica alla politica predefinita, affinché tutti gli utenti possano visualizzare automaticamente il pin dell'app Docebo nella loro barra delle app. Questo garantirà che tutti gli utenti possano visualizzare l'app per impostazione predefinita, evitando la necessità di fissare individualmente l'app e l'estensione di messaggistica, assicurando un'adozione e un utilizzo senza attriti dell'app.

Prima di iniziare

Per garantire il corretto funzionamento di questa app, è necessario assicurarsi che i seguenti campi contengano valori identici per ciascun utente:

• Nome utente Docebo
• Nome principale utente (UPN) in Microsoft EntraID (Azure AD)
• Campo Nome utente in Microsoft Office 365

Ad esempio, se il proprio indirizzo email è apprenant@exemple.com, si dovrebbe utilizzare tale indirizzo email per il Nome principale utente (UPN) in EntraID (Azure AD), il campo Nome utente in Microsoft 365 e il campo Nome utente in Docebo.

Attenzione! Senza questo passaggio, gli utenti non saranno autenticati e non potranno accedere all'app.

Attivare Docebo for Microsoft Teams

Docebo for Microsoft Teams è un prodotto a pagamento. Per attivarlo, contattare Docebo tramite il Centro assistenza, o rivolgersi all'account manager (se questa opzione è inclusa nel proprio piano).

Glossario

Tenant

Un tenant è un gruppo di utenti, un'organizzazione o una parte di un'organizzazione che condivide un accesso comune con privilegi specifici e separati all'istanza software di Microsoft Teams.

Dashboard

Una dashboard è un luogo centralizzato dove è possibile tenere traccia dei corsi assegnati o condivisi con te.

Associazione

L'associazione si riferisce all'azione di collegare un tenant a una piattaforma formativa Docebo.

Dissociazione

La dissociazione si riferisce all'azione di scollegare un tenant da una piattaforma formativa Docebo.

Estensione di messaggistica

Le estensioni di messaggistica consentono agli utenti di interagire con Docebo Learn tramite pulsanti nel client di Microsoft Teams. Gli utenti possono cercare o avviare azioni in Docebo Learn dall'area di composizione del messaggio, dalla casella di comando o direttamente da un messaggio. I risultati di tale interazione vengono restituiti sotto forma di una card formattata in modo ricco.

App personale

L'app Docebo all'interno di Microsoft Teams che contiene le card specifiche dell'applicazione, ad esempio, le card Dashboard e Chat.

Bot

Un sistema che consente di inviare comandi tramite chat e di farli eseguire dall'applicazione.

Cos'è Docebo for Microsoft Teams

Docebo for Microsoft Teams consente di integrare Docebo Learn all'interno dell'applicazione Microsoft Teams, estendendo l'esperienza di apprendimento oltre la piattaforma Docebo Learn. Questo consente agli studenti di seguire la loro formazione direttamente tramite Microsoft Teams, con una dashboard di formazione personalizzata che accelera i processi formativi direttamente nel flusso di lavoro, e semplifica la ricerca e la condivisione di contenuti didattici nelle chat e nei canali, senza lasciare l'applicazione.

Funzionalità

Con l'integrazione di Docebo, si ottiene accesso alle seguenti funzionalità in Microsoft Teams:

Dashboard di formazione personalizzate

Le dashboard consentono di creare layout personalizzati di piani formativi o corsi, e di impostare la visibilità per filiali e gruppi di utenti. È fornita una dashboard predefinita che sarà visibile a tutti i tenant nel caso in cui non abbiano accesso ad altre dashboard, e dovrebbe essere utilizzata come dashboard alternativa (con la priorità più bassa) per tutti i tenant. Per ulteriori informazioni, consultare l'articolo sulla creazione di dashboard in Docebo for Microsoft Teams.

Condivisione di corsi

Docebo for Microsoft Teams consente di trovare, condividere e riprodurre corsi nelle chat e nei canali con altri utenti utilizzando le capacità di ricerca globale della piattaforma Docebo Learn. Per ulteriori informazioni, consultare l'articolo sulla condivisione di corsi in Docebo for Microsoft Teams.

Reportistica dettagliata sull'uso

Utilizzando la funzionalità Nuovi report della piattaforma, è possibile ottenere informazioni dettagliate sull'uso degli utenti e sul consumo dei corsi direttamente all'interno di Microsoft Teams. Per ulteriori informazioni, consultare l'articolo Statistiche e report sull'uso per Docebo for Microsoft Teams.

Vantaggi dell'uso di Microsoft Teams

Docebo for Microsoft Teams consente di integrare Docebo Learn all'interno dell'applicazione Microsoft Teams, portando l'esperienza di apprendimento oltre la piattaforma Docebo Learn. Permette agli studenti di seguire la formazione direttamente tramite Microsoft Teams, con una dashboard personalizzata che accelera i processi formativi direttamente nel flusso di lavoro, e semplifica la ricerca e la condivisione di contenuti didattici nelle chat e nei canali, senza lasciare l'applicazione. Questa integrazione offre il vantaggio di un aumento del completamento e dell'impegno nei materiali di formazione o corsi e piani formativi ; un'esperienza di apprendimento migliorata per i dipendenti o i clienti ; e aiuta le organizzazioni a creare esperienze sociali e virali, integrando senza soluzione di continuità l'esperienza di formazione nel flusso di lavoro.

Associazione di Docebo for Microsoft Teams

Prima di utilizzare Docebo in Microsoft Teams, è necessario associare la piattaforma Docebo a un tenant di Microsoft Teams.

L'associazione opera in modalità 1:1. Ad esempio, un dominio Docebo può essere associato a un tenant Microsoft.

Se non si sta sfruttando il modulo Extended enterprise, sarà possibile associare solo un tenant.

Se si sfrutta il modulo extended enterprise, sarà possibile associare ciascuno dei propri domini e sottodomini a tenant Microsoft separati. Questo è l'approccio consigliato se si stanno utilizzando più tenant Microsoft all'interno della propria organizzazione.

Attenzione! Il processo di associazione non funziona utilizzando sottocartelle extended enterprise in quanto non sono considerate come un dominio unico da associare.

In sintesi, ci sono due opzioni disponibili per associare Docebo a Microsoft Teams:

L'app Extended enterprise è inattiva

È necessario un solo tenant Microsoft da associare a Docebo.

L'app Extended enterprise è attiva

Utilizzare questa opzione se si dispone di più domini attivati in nell'app Extended enterprise; sarà possibile associare più tenant a Microsoft Teams, con ciascun dominio autorizzato a un solo tenant, e ciascun tenant con una dashboard separata.

L'app Extended enterprise è inattiva

Iniziamo creando il tenant all'interno della piattaforma cliccando sull'icona ingranaggio. Quindi, sotto Docebo for Microsoft Teams cliccare Gestione. Se è la prima volta che si crea un tenant, premere il pulsante Crea tenant, altrimenti selezionare il pulsante più nell'angolo in alto a destra e scegliere l'opzione Nuovo tenant / nuova associazione.

Compilare il codice e dare un nome al tenant. Quindi, selezionare Crea per continuare. Si verrà quindi presentato un codice segreto da utilizzare all'interno di Microsoft Teams per completare il processo di associazione. Selezionare Copia negli appunti per continuare. Successivamente, passare a Microsoft Teams e aggiungere l'app Docebo. Aprire Docebo all'interno di Microsoft Teams e premere il pulsante Inizia per avviare il processo di associazione.

Verranno presentati due campi da compilare, il nome della piattaforma che è nomelms.docebosaas.com (o il proprio dominio personalizzato) e il Client secret code che si ha precedentemente copiato negli appunti. Incollare il codice in questo campo e selezionare il pulsante Inizia l'associazione.

Alla fine del processo, verrà presentato un pulsante Inizia la formazione, e si potrà procedere con il passaggio successivo, che consiste nel creare una dashboard da popolare con materiali didattici.

L'app Extended enterprise è attiva

Associazione di un tenant

Iniziamo creando il tenant all'interno della piattaforma premendo l'icona del Menu amministrazione. Quindi, sotto Docebo for Microsoft Teams selezionare Gestione. Se è la prima volta che si crea un tenant, cliccare il pulsante Crea tenant, altrimenti selezionare il pulsante più nell'angolo in alto a destra e scegliere l'opzione Nuovo tenant/nuova associazione.

Verrà visualizzata una finestra scorrevole in cui si potrà configurare la nuova procedura di associazione di un tenant. Il campo Codice opzionale consente di assegnare un codice all'associazione di un tenant. Successivamente, nel campo obbligatorio Nome, assegnare un nome alla nuova associazione di tenant. Nella sezione Dominio assegnato, si può scegliere da un elenco di domini non assegnati.

Attenzione!: se si ha precedentemente creato un’associazione a un tenant utilizzando un dominio diverso, quel dominio non apparirà nell'elenco in quanto non sarà disponibile per l'associazione. Allo stesso modo, se non si hanno ulteriori domini disponibili, la finestra scorrevole non mostrerà opzioni di configurazione. L'utente verrà informato che tutti i domini configurati nell'app Extended enterprise sono già stati assegnati.

Cliccare Crea per completare il processo di creazione del tenant. Successivamente, verrà visualizzato il Client secret code per l'associazione con Microsoft Teams. Copiare il codice negli appunti e chiudere la finestra. L'utente verrà quindi spostato alla schermata Proprietà per tuo nuovo tenant.

Nella parte superiore della schermata di associazione, verrà visualizzato un avviso di richiesta di associazione. Cliccare Apri l'app Microsoft Teams per accedere a Microsoft Teams e completare il processo di associazione utilizzando il codice copiato negli appunti.

Dissociare un tenant

Attenzione! se si dissocia un tenant, gli utenti appartenenti a questo tenant non potranno più accedere all'app. Le dashboard rimarranno assegnate.

Per eseguire il processo di dissociazione, individuare il tenant nell'elenco e cliccare sul suo nome. Nella schermata risultante, nella scheda Proprietà, accedere alla sezione Dissociazione ed eliminazione. Selezionare Dissocia tenant. Nella finestra modale risultante, cliccare Dissocia per confermare l'azione.

Rimuovere un tenant

Attenzione!: se si rimuove un tenant ancora associato, gli utenti appartenenti a questo tenant non potranno più accedere all'app. Le dashboard non verranno eliminate e rimarranno disponibili per l'assegnazione.

Per effettuare un processo di rimozione, individuare il tenant nell'elenco e cliccare sul nome. Nella schermata risultante, nella scheda Proprietà, accedere alla sezione Dissociazione e eliminazione. Selezionare Elimina tenant e, nella finestra modale risultante, premere Elimina per confermare l'eliminazione.

Una volta rimosso e dissociato il tenant, il dominio precedentemente assegnato diventa disponibile per essere associato con un nuovo tenant.

Gestire le condizioni d'uso di Docebo for Microsoft Teams

Come per qualsiasi piattaforma Docebo, è possibile impostare la visibilità e le regole di accettazione per l'informativa sulla privacy e i termini e le condizioni che regolano l'uso dell'applicazione Docebo for Microsoft Teams. Per farlo, è necessario accedere al menu di Configurazione avanzata nella piattaforma Docebo, poiché l'app Docebo for Microsoft Teams eredita la configurazione della piattaforma.

Se si disabilita l'accettazione dell'informativa sulla privacy o dei Termini e condizioni nella piattaforma Docebo Learn, gli utenti non potranno visualizzarli al primo accesso a Docebo for Microsoft Teams, e il sistema forzerà silenziosamente l'accettazione per tutti gli utenti.

Localizzazione e supporto linguistico

Docebo for Microsoft Teams supporta l'uso dello Strumento di localizzazione, che consente di abilitare nuove lingue, gestire traduzioni e molto altro. Per ulteriori informazioni, consultare l'articolo Gestire lingue e traduzioni. Le traduzioni per Docebo for Microsoft Teams si trovano nel modulo Microsoft_Teams.

Tutte le lingue supportate dalla piattaforma Docebo Learn sono anche supportate all'interno di Docebo for Microsoft Teams. Per un elenco delle lingue supportate, si invita a consultare l'articolo sull'argomento.

Gerarchia di lingua predefinita

Docebo per Microsoft Teams cercherà prima di visualizzare la lingua dell'utente in Microsoft Teams. Nel caso in cui non sia disponibile, la lingua successiva utilizzata sarà quella della piattaforma Docebo Learn. Se anche questa non è disponibile, verrà utilizzato l'inglese come lingua alternativa.

Attenzione! Il testo per tutte le traduzioni in tutte le aree delle dashboard di Docebo per Microsoft Teams può essere personalizzato utilizzando lo strumento di localizzazione eccetto per le risposte del Bot che, pur essendo tradotte in tutte le lingue, rimangono fisse al loro testo preimpostato.

Inoltre, il testo Info, gestito separatamente dalla piattaforma formativa, sarà tradotto in 5 lingue: inglese, italiano, francese, tedesco e spagnolo. Se si utilizzano altre lingue in Microsoft Teams o nell'LMS, verrà impostato su inglese.