Connecteurs de connaissances – Docebo Help & Support

Introduction

Les connecteurs de connaissances permettent à Docebo Knowledge d’obtenir le contenu sur lequel il s’appuie. Un connecteur relie Docebo à un système que votre organisation utilise déjà pour stocker des connaissances, tel que Confluence, Google Drive ou SharePoint. Le contenu de ce système peut alors être ajouté à des sélections de connaissances et mis à la disposition de vos utilisateurs.

Vous devez configurer au moins un connecteur avant de pouvoir créer une sélection de connaissances, car ces sélections sont entièrement créées à partir du contenu importé par les connecteurs. Cette opération peut être effectuée par dans Superadmins dans la section Connecteurs de connaissances du menu Modules et intégrations, et seulement après que la fonctionnalité ait été activée depuis l’Aire de lancement.

Pourquoi des connecteurs au lieu d’impoter des fichiers

Docebo Knowledge est conçu sur un modèle de connexion à des systèmes sources plutôt que sur le téléversement de fichiers individuels. Il s’agit d’un choix délibéré, et c’est ce qui rend cette fonctionnalité facile à entretenir :

Le contenu reste à jour automatiquement. Étant donné qu’un connecteur lit directement depuis le système source, toute modification qui y est apportée, une page modifiée dans Confluence, un fichier mis à jour dans SharePoint, se reflète dans Docebo sans que personne n’ait besoin de téléverser à nouveau ou de remplacer quoi que ce soit manuellement.
Pas besoin de créer une structure de droits distincte. Les fichiers téléversés auraient besoin de leurs propres règles de visibilité gérées dans Docebo. Avec un connecteur, les droits sont hérités du système source. Il n’y a donc rien de plus à configurer ou à maintenir aligné au fil du temps.

En bref, une fois qu’un connecteur est configuré, la mise à jour des connaissances et la gestion des accès pertinents sont prises en charge pour vous.

Comment fonctionne la synchronisation : métadonnées d’abord, contenu à la demande

Connecter un système ne signifie pas que tout son contenu est immédiatement importé dans Docebo. La synchronisation s’effectue en deux étapes :

Au niveau du connecteur, Docebo synchronise uniquement les métadonnées : des éléments tels que l’arborescence des dossiers et des espaces, les noms de fichiers et de pages, et la structure. C’est ce qui rend le contenu navigable et sélectionnable, mais rien n’est encore extrait ou indexé.
Au niveau de la sélection, lorsqu’un Superadmin ajoute effectivement un élément de contenu à une sélection de connaissances, c’est à ce moment-là que son contenu est extrait et indexé.

Cette approche en deux étapes est intentionnelle et apporte deux avantages concrets :

Des réponses plus fiables. Au lieu de déverser l’intégralité d’un système dans Docebo, seul le contenu qu’un Superadmin a délibérément sélectionné dans une sélection devient consultable et utilisable par la recherche, l’Assistant IA, et les agents. Cette étape de sélection est ce qui permet de conserver des réponses pertinentes et fiables.
Des coûts réduits. Puisque le volume de données indexées est ce qui est facturé, et que seul le contenu explicitement ajouté à une sélection est indexé, vous ne payez que pour ce que votre organisation choisit réellement d’utiliser. Le fait de connecter un système et de le parcourir ne crée jamais de coût d’indexation en soi.

Configurer un connecteur

Configurer un connecteur est une tâche technique qui nécessitera généralement l’aide de votre département informatique. En pratique, cela signifie le plus souvent qu’une personne disposant d’un accès administratif au système source (par exemple, un Admin Google Workspace, un Admin Microsoft Entra ID ou un Admin d’organisation Atlassian) doit enregistrer une application pour Docebo, lui accorder un ensemble défini de droits en lecture seule, et partager les identifiants qui en résultent afin qu’un Superadmin puisse terminer la connexion dans Docebo.

Voici quelques éléments facilitant la planification et la définition du périmètre en toute confiance :

La configuration d’un connecteur ne coûte rien. Il n’y a pas de frais de licence ou de frais d’installation pour connecter un système ; le seul coût lié à Docebo Knowledge est le volume de données indexées décrit ci-dessus.
Vous contrôlez le champ d’application, dès la configuration. Dans le cadre de la connexion d’un système, vous choisissez quelle partie de celui-ci mettre à la disposition de Docebo, par exemple, des espaces Confluence spécifiques, des sites SharePoint spécifiques ou des Google Drives partagés spécifiques. Tout ce qui se trouve en dehors de ce champ d’application n’est jamais synchronisé, pas même au niveau des métadonnées. Cela permet de garder très simplement les zones sensibles, confidentielles, ou riches en informations personnelles d’un système entièrement en dehors de Docebo, sans avoir besoin de créer au préalable une solution de contournement au sein du système source lui-même.
Les données synchronisées et extraites sont clairement définies pour chaque connecteur. Chaque connecteur fonctionne avec un type de contenu spécifique (par exemple, des fichiers par rapport à des pages) et, au sein de celui-ci, uniquement certains contenus ou types de fichiers. Il n'y a donc rien à deviner ou à découvrir après coup : tout est clairement documenté dans la première étape du guide de configuration de chaque connecteur.

Configurer votre premier connecteur

Chaque système source possède son propre guide de configuration dédié indiquant les étapes exactes à suivre, rédigé pour être remis directement à la personne qui vous accompagnera du côté du service informatique :

Remarque sur les droits

Une fois qu’un connecteur est configuré, Docebo applique toujours les droits de son système source : un utilisateur ne peut trouver et utiliser que les connaissances auxquelles il a déjà accès dans ce système. Pour que cela fonctionne correctement, l’adresse e-mail d’un utilisateur dans Docebo doit correspondre à son adresse e-mail dans le système source, et cet e-mail doit être vérifié sur son profil utilisateur Docebo. Il est utile de vérifier ce facteur au plus tôt, car celui-ci détermine si un utilisateur donné verra ou non des résultats issus des connaissances disponibles une fois les sélections publiées.