Introduction
Les codes d’inscription simplifient et automatisent le processus d’inscription des apprenants en permettant aux Superadmins de générer un ensemble de codes à partager avec les utilisateurs. Ces derniers peuvent ainsi s’auto-inscrire rapidement aux cours en saisissant le code dans le champ prévu à cet effet au sein du Widget codes d’inscription.
Exigences et limitations
Pour utiliser les codes d’inscription, vous devez activer l’application Codes d’abonnement comme décrit dans l’article Gestion des apps et fonctionnalités de la base de connaissances. L’application est répertoriée dans l’onglet Fonctionnalités supplémentaires de Docebo.
Les codes d’inscription ne peuvent être utilisés que pour inscrire des apprenants à des cours ; ils ne prennent pas en charge l’inscription à des plans de formation.
Le comportement d’un code d’inscription dépend de l’endroit où il est généré :
- Menu Codes d’inscription : chaque code ne peut être utilisé qu’une seule fois par un seul utilisateur.
- Propriétés du cours : les codes sont réutilisables et peuvent être utilisés plusieurs fois par différents utilisateurs.
L’utilisation des codes d’inscription au niveau du cours n’est pas enregistrée dans le journal d’utilisation des codes d’inscription. Les administrateurs ne peuvent pas voir combien de fois un code a été utilisé ni quels apprenants l’ont utilisé.
Créer un ensemble de codes d’inscription
Une fois l’application activée, accédez au Menu de navigation, repérez la Configuration (icône clé à molette), puis accédez à l’élément Administration de la formation et appuyez sur le sous-élément Codes d’inscription.
Sur la page Ensembles de codes d’inscription, cliquez sur le bouton Nouvel ensemble dans la barre d’action pour générer un nouvel ensemble de codes d’inscription.
Dans la fenêtre contextuelle, saisissez le nom de l’ensemble (obligatoire) et la période de validité (facultatif). La période de validité limite l’utilisation du code à la période spécifiée.
Astuce : lorsqu’un code d’inscription expire, cela n’affecte pas le statut d’inscription des apprenants qui ont déjà utilisé le code pour s’inscrire à un cours. Toutefois, vous pouvez définir l’expiration de leur inscription à l’aide du champ Actif jusqu’à dans l’onglet Inscriptions du cours sur la page Cours, ou via les options temporelles du cours.
Une fois terminé, cliquez sur Confirmer.
Le nouvel ensemble est maintenant listé dans la moitié inférieure de la page Ensembles de codes d’inscription. Repérez votre nouvel ensemble dans la liste, puis sélectionnez l’élément dans la colonne Codes pour créer ou importer les codes.
Vous accéderez à la page Ajouter des codes d’inscription pour l’ensemble sélectionné. Cliquez sur Ajouter des codes dans la barre d’action en haut de la page. Dans la fenêtre contextuelle, utilisez le champ Générer aléatoirement (nombre) codes d’inscription pour spécifier le nombre de codes à générer.
Si vous possédez votre propre liste de codes, collez-les dans la zone de texte ci-dessous, avec chaque code sur une ligne distincte. Appuyez sur Confirmer pour créer l’ensemble.
À noter : les codes d’inscription doivent être uniques.
La liste de tous les codes créés s’affiche dans la moitié inférieure de la page Ajouter des codes d’inscription pour cet ensemble. Pour supprimer un code, cliquez sur l’icône X dans la ligne correspondante. Une fois qu’un code est annulé, les utilisateurs ne pourront plus l’utiliser pour s’inscrire aux cours attribués à l’ensemble.
Assigner des cours aux ensembles de codes d’inscription
Une fois que vous avez créé un ensemble et ses codes, l’étape suivante consiste à affecter des cours à l’ensemble afin que les utilisateurs puissent utiliser les codes pour s’inscrire. Pour ce faire, localisez l’ensemble dans la liste des ensembles de codes d’inscription sur la page Ensembles de codes d’inscription, puis cliquez sur l’icône Cours dans la ligne correspondante.
Vous accéderez à la page Assigner des cours pour l’ensemble. Dans la barre d’action en haut de la page, cliquez sur le bouton Assigner des cours et sélectionnez autant de cours que nécessaire. Appuyez sur Confirmer pour terminer le processus. Les cours associés seront listés dans la moitié inférieure de la page.
Pour retirer un cours de l’ensemble, cliquez sur l’icône X à côté du cours.
Activer des ensembles de codes d’inscription
Une fois que vous avez créé un ensemble de codes d’inscription, retournez à la page Ensembles de codes d’inscription pour activer l’ensemble, rendant ainsi les codes disponibles pour que les apprenants puissent s’inscrire aux cours attribués à l’ensemble.
Repérez l’ensemble dans la liste, puis appuyez sur la coche dans la ligne de l’ensemble, ce qui fait passer l’icône du gris au vert.
Lorsque l’icône est grise, l’ensemble de codes est inactif et les apprenants ne peuvent pas utiliser les codes d’inscription pour s’inscrire aux cours.
Utiliser des codes d’inscription (pour les apprenants)
Vous pouvez transmettre les codes d’inscription à vos apprenants par e-mail, brochure, carte promotionnelle ou par tout autre moyen. Veuillez noter qu’il n’existe aucun moyen officiel de les envoyer directement via la plateforme.
De plus, assurez-vous que le Widget codes d’inscription est ajouté à une page widget visible pour les apprenants qui doivent utiliser le code. Si le widget n’est pas à leur disposition, ils n’auront aucun endroit où saisir le code.
Créer des codes d’inscription depuis la page Cours
Pour créer un code d’inscription pour un cours directement depuis la page Cours, accédez au Menu de navigation. Dans Contenu et diffusion (icône de dossier), cliquez sur Cours. Sur la page principale Cours, trouvez le cours dans la liste des cours.
Cliquez sur le titre du cours pour accéder à la zone du cours et, depuis l’onglet Propriétés, passez à l’onglet Options d’inscription > section Code d’inscription.
Appuyez sur le bouton situé à côté du champ de texte pour générer automatiquement un code d’inscription, ou saisissez manuellement votre propre code. Si vous saisissez un code manuellement, veuillez noter que les codes d’inscription doivent être uniques. La plateforme ne vous permettra pas d’utiliser un code déjà attribué à un autre cours.
Une fois terminé, appuyez sur Enregistrer les modifications.
À noter : les codes d’inscription générés à partir du menu Codes d’inscription ont une validité illimitée. En revanche, les codes générés au niveau du cours ne fonctionneront pas si les options suivantes sont sélectionnées dans l’onglet Options du catalogue des propriétés du cours :
- La Politique d’inscription au cours est définie sur Seuls les administrateurs peuvent inscrire les apprenants, ou
- L’Auto-inscription au cours est définie sur Les auto-inscriptions ne sont pas disponibles.
Journaux des codes d’inscription
Pour consulter la liste complète des utilisateurs qui ont utilisé des codes d’inscription pour s’inscrire à des cours, ainsi que les dates d’utilisation des codes, appuyez sur le bouton Afficher les journaux depuis la page Ensembles de codes d’inscription.