Synchroniser des cours de Docebo vers Salesforce

Attention : cet article décrit en détail le processus de synchronisation et comment utiliser l'intégration. Veuillez noter, cependant, que cette intégration prend en charge un grand nombre de scénarios et qu'il n'est pas possible de tous les énumérer ici. Si cette documentation ne fournit pas suffisamment d'informations pour votre cas d’usage spécifique, veuillez nous contacter via le Centre d’assistance.

Introduction

Cet article vous aidera à configurer la synchronisation des données des cours, sessions et plans de formation entre Docebo et Salesforce, afin que les deux systèmes soient alignés et synchronisés.

La source principale des données pour les cours, sessions et plans de formation est Docebo. Ces données sont toujours synchronisées de Docebo vers Salesforce, et non dans l'autre sens.

À noter :

• Le processus de synchronisation n'inclut pas le contenu pédagogique
• Toute création ou suppression de cours, session ou plan de formation n'est pas synchronisée si l'option de Synchronisation des cours est désactivée.

Pour configurer le processus de synchronisation, après avoir installé le paquet Salesforce, rendez-vous dans le Menu admin via l'icône de l'engrenage, repérez la section Salesforce et cliquez sur Gérer.

Sur l'onglet Synchronisation, la section Synchroniser cours, sessions et plans de formation sert à configurer la synchronisation de ces données.

À noter : à la première tentative, il ne sera pas possible de synchroniser les cours, sessions et plans de formation si la synchronisation des utilisateurs n'a pas été correctement configurée et exécutée avec succès au préalable.

Configurer la synchronisation des cours de Docebo vers Salesforce

La section Synchroniser cours, sessions et plans de formation de l'onglet Synchronisation est utilisée pour configurer la synchronisation des cours, sessions et plans de formation de Docebo vers Salesforce.

Activez l'option Cours et cliquez sur Configurer. Dans le panneau de droite, sélectionnez si vous souhaitez configurer :

Tous les cours

Sélectionnez cette option pour synchroniser les données de tous les cours disponibles sur la plateforme.

Catégories de cours

Sélectionnez cette option pour limiter la synchronisation aux catégories de cours sélectionnées. Choisissez une ou plusieurs catégories dans la liste en sélectionnant les dossiers à côté du nom de la catégorie, ou utilisez le champ de recherche pour trouver une catégorie spécifique.

À noter : lorsque cette option est sélectionnée, seuls les cours seront importés, pas les plans de formation.

Catalogues de cours

Sélectionnez cette option pour limiter la synchronisation aux catalogues sélectionnés. Sélectionnez un ou plusieurs catalogues dans la liste ou utilisez le champ de recherche pour trouver un catalogue spécifique. Si cette option est sélectionnée, le processus de synchronisation inclura tous les cours et tous les plans de formation du catalogue.

À noter : si un plan de formation inclut des cours qui ne sont pas dans le catalogue, ils seront également importés afin que le taux d'achèvement d'un plan de formation soit calculé sur la base de tous les cours qui lui sont assignés.

À noter : la longueur maximale du nom du plan de formation dans le champ système Salesforce (LearningPlan → champ Name) est de 80 caractères. Lorsque cette limite est dépassée, les noms des plans de formation sont tronqués par le processus de synchronisation. Cependant, le nom complet du plan de formation est stocké dans le champ docebo_v3__Name__c de l'objet personnalisé LearningPlan.

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Confirmer pour revenir à l'onglet Synchronisation et lancer la synchronisation.

Lancer la synchronisation

La synchronisation des cours s'exécute par défaut en temps réel, sur la base d'événements. Les événements sont liés à la création, la mise à jour ou la suppression d'un cours, d'une session ou d'un plan de formation. Cela signifie que lorsqu'un apprenant atteint un objectif dans un cours (par exemple, il termine une session ou passe un test), les données du cours sont synchronisées.

À noter : Docebo ne suit pas la dernière heure de synchronisation, sauf si la synchronisation est effectuée manuellement.

Cette synchronisation est donc incrémentale. Vous pouvez lancer manuellement une synchronisation complète à tout moment depuis l'onglet Synchronisation de la page de configuration Salesforce, dans la section Synchroniser cours, sessions et plans de formation. Une procédure d’arrière-plan sera lancée pour chaque entité que vous importez (une pour les cours, une pour les plans de formation, une pour les sessions).

Vous pouvez arrêter la synchronisation à tout moment pendant son exécution. Cliquez sur les points de suspension dans la boîte Synchroniser cours, sessions et plans de formation et sélectionnez Arrêter la synchronisation. Pour relancer le processus, cliquez de nouveau sur les points de suspension et sélectionnez Resynchronisation. La synchronisation redémarrera depuis le début, au lieu de reprendre là où elle s’était arrêté.

Une fois la synchronisation terminée, le statut de synchronisation sera affiché dans la section droite de la zone Synchroniser cours, sessions et plans de formation. Si le processus de synchronisation échoue ou se termine avec des erreurs, cliquez sur le bouton Afficher les journaux pour accéder à la section Journaux de la page de configuration Salesforce qui s'ouvrira sur l'événement ayant généré l'erreur ou l'échec de synchronisation. Plus d'informations sur les journaux de synchronisation.

Veuillez noter que la section de droite de la zone Synchroniser cours, sessions et plans de formation n'est activée qu'une fois que la synchronisation des utilisateurs a été correctement configurée et exécutée.

Après la première synchronisation, la date et l'heure de la dernière synchronisation, ainsi que le nombre de cours importés, seront affichés sur la partie droite de la section Synchroniser cours, sessions et plans de formation.