Avertissement : cet article décrit en détail le processus de synchronisation et comment utiliser l’intégration. Veuillez noter cependant que cette dernière couvre un grand nombre de scénarios dont nous ne saurions dresser une liste exhaustive. Si cette documentation ne fournit pas suffisamment d’informations pour votre cas d'usage spécifique, veuillez nous contacter via le Centre d’assistance.
Introduction
Cet article vous aidera à configurer la synchronisation des données d’inscription entre Docebo et Salesforce, afin que les deux systèmes soient alignés et synchronisés. La source principale des données d’inscription est Docebo. Ces données sont toujours synchronisées de Docebo vers Salesforce, et non dans l’autre sens. Plus d’informations sur le modèle de données Salesforce V3.
En raison de leur nature, les données d’inscription sont liées aux utilisateurs et aux données des cours. Par conséquent, lors de la première synchronisation, il n’est pas possible de synchroniser les inscriptions si les utilisateurs et les données des cours n’ont pas été synchronisés. Pour cette raison, la section figurant sur la droite de l’espace Synchroniser les inscriptions est activée uniquement après que la synchronisation des utilisateurs et des cours a été correctement configurée et exécutée avec succès.
Pour configurer le processus de synchronisation, après avoir installé le package Salesforce, accédez au Menu admin via l’icône en forme d’engrenage, repérez la section Salesforce et cliquez sur Gérer.
Passez maintenant à l’onglet Synchronisation. La section Synchronisation des inscriptions de cet onglet est utilisée pour configurer la synchronisation de ces données.
Configurer la synchronisation des inscriptions de Docebo vers Salesforce
La section Synchronisation des inscriptions de l’onglet Synchronisation sert à configurer la synchronisation des données d’inscription de Docebo vers Salesforce. Activez le bouton bascule Inscription et cliquez sur Configurer. Dans le panneau de droite, sélectionnez si vous souhaitez configurer :
- Synchronisation manuelle
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Lorsque cette option est sélectionnée, les données d’inscription sont synchronisées manuellement, ce qui signifie que vous devrez lancer la synchronisation lorsque nécessaire en sélectionnant l’option Resynchronisation en cliquant sur les points de suspension dans la section Synchronisation des inscriptions de cet onglet.
Astuce : en choisissant cette option, rappelez-vous que si la synchronisation n’est pas lancée par un utilisateur, les données ne sont pas synchronisées automatiquement par le système.
- Réplique synchronisée en temps réel
Lorsque cette option est sélectionnée, les données d’inscription sont synchronisées en continu par le système, de manière incrémentale, toutes les 15 minutes. Si vous devez resynchroniser toutes les données d’inscription, ou les données mises à jour sur une période spécifique, sélectionnez l’option Resynchronisation en cliquant sur les points de suspension dans la section Synchronisation des inscriptions de cet onglet, et choisissez la période.
Sélectionnez le mode de synchronisation qui vous convient le mieux, puis appuyez sur Confirmer pour revenir à la page de synchronisation Salesforce. Enfin, cliquez sur Démarrer.
Lancer la synchronisation
Depuis l’onglet Synchronisation de la page de configuration Salesforce, appuyez sur Démarrer dans l’espace Synchronisation des inscriptions pour lancer le processus. Un panneau s’ouvrira pour vous permettre de sélectionner la période des données d’inscription à synchroniser. Sélectionnez une période et appuyez sur le bouton Confirmer pour démarrer la synchronisation.
La synchronisation des inscriptions est gérée par sept tâches en arrière-plan :
- Synchronisation des données d’inscription avec Salesforce
- Synchronisation des désinscriptions des sessions ILT
- Synchronisation des désinscriptions des cours
- Synchronisation des désinscriptions des plans de formation
- Synchronisation des inscriptions aux sessions ILT
- Synchronisation des inscriptions aux cours
- Synchronisation des inscriptions aux plans de formation
Vous pouvez arrêter la synchronisation à tout moment pendant son exécution. Cliquez sur les points de suspension dans la boîte Synchroniser les inscriptions et sélectionnez Arrêter la synchronisation. Pour la relancer, cliquez de nouveau sur les points de suspension et sélectionnez Resynchronisation. La synchronisation recommencera depuis le début, elle ne reprendra pas là où elle s’est arrêtée.
Une fois la synchronisation terminée, le statut de synchronisation sera affiché dans la section sur la droite de l’espace Synchronisation des inscriptions.
Si le processus de synchronisation échoue ou se termine avec des erreurs, cliquez sur le bouton Afficher les journaux pour accéder à la section Journaux des événements de la page de configuration Salesforce, qui s’ouvrira à l’événement ayant généré l’erreur ou l’échec de synchronisation. Plus d’informations sur les journaux de synchronisation.
Après la première synchronisation, la date et l’heure de la dernière synchronisation, ainsi que le nombre d’inscriptions importées, seront affichés sur le côté droit de l’espace Synchronisation des inscriptions.
Toujours après la première synchronisation, le bouton Démarrer ne sera plus disponible, mais vous pouvez relancer la synchronisation à tout moment en cliquant sur le bouton des points de suspension sous le nombre d’inscriptions importées, puis en sélectionnant Resynchronisation.
Grâce à l’intégration entre Docebo et Salesforce, vous pouvez suivre l’activité de formation de vos apprenants directement depuis l’espace des rapports Salesforce.
Remarques sur les désinscriptions :
- Lorsque la synchronisation des inscriptions est lancée, les désinscriptions sont également synchronisées. N’oubliez pas que les désinscriptions sont synchronisées après la première synchronisation des inscriptions. Cela signifie que si un utilisateur s’est désinscrit (ou a été désinscrit) d’un cours ou d’un plan de formation avant que vous ne lanciez pour la première fois la synchronisation des inscriptions, cette désinscription ne sera pas prise en compte, comme si l’utilisateur n’avait jamais été inscrit au cours (ou au plan de formation).
- Lorsque vous désinscrivez un utilisateur, son statut ne change pas dans Salesforce. À la place, le champ
unenrollmentDateest rempli avec la date de désinscription. Vous pouvez utiliser ce champ pour suivre les désinscriptions dans Salesforce.