Introduction
Le suivi de la performance des tâches peut s’avérer complexe aussi bien pour les apprenants que pour les managers. Les Checklists d’observation sont un outil simple, intégré et rapide à configurer qui vous permet d’observer et de documenter la façon dont les apprenants et les membres de l’équipe accomplissent leurs tâches. Il offre une vue d’ensemble des progrès des utilisateurs sur une période définie, que ce soit au sein ou en dehors de la plateforme. Cela permet également de contrôler le respect des exigences liées au poste de travail. Les checklists peuvent être remplies par les utilisateurs pour eux-mêmes ou pour d’autres, ou par les managers pour les membres de leur équipe.
Les checklists peuvent être déclenchées par des événements spécifiques (comme l’achèvement d’un cours) ou programmées manuellement. Vous pouvez également ajouter des checklists d’observation en tant que contenu pédagogique à tout type de cours en important des checklists existantes depuis la page de gestion des Checklists d’observation. La même checklist peut être utilisée des deux manières en même temps.
Vous pouvez inclure différents types de réponses dans vos checklists d’observation, tels que le choix unique, le choix multiple, le menu déroulant et d’autres.
Les checklists d’observation sont flexibles et s’adaptent à divers cas d’utilisation. Par conséquent, vous pouvez tirer parti de l’Outil de localisation de Docebo pour personnaliser les étiquettes utilisées dans vos checklists afin de mieux répondre aux besoins de votre organisation. Pour plus d’informations, consultez la section Langue de la checklist d’observation dans l’outil de localisation dans cet article.
Cas d’usage
Les Checklists d’observation vous ouvrent plusieurs opportunités telles que :
- Contrôler et s’assurer que les utilisateurs travaillent en conformité avec les exigences ou les processus.
- Vérifier rapidement comment les utilisateurs effectuent des tâches spécifiques
- Contrôler la progression de l’utilisateur par rapport à certaines tâches sur ou hors de la plateforme.
- S’assurer que les apprenants suivent ce qu’ils ont appris au-delà de l’apprentissage formel.
Exemple : intégration des nouvelles recrues
Si votre entreprise inscrit les nouvelles recrues à un plan de formation qui leur apprend à utiliser, entretenir et réparer les produits de l’entreprise, il est important de vérifier qu’elles peuvent appliquer ces connaissances dans la pratique.
Pour ce faire, les managers et les employés remplissent des checklists d’observation, qui sont suivies sur la plateforme. Lorsqu’un manager remplit une checklist d’intégration pour une nouvelle recrue, la plateforme l’enregistre à des fins de conformité et confirme que l’employé a atteint le niveau de compétence requis.
Pour configurer cette checklist :
- Créez une nouvelle checklist ou modifiez-en une existante, comme détaillé dans les chapitres suivants
- Configurez la checklist comme détaillé dans l’article Gérer les checklists
- Cliquez sur Programmer checklist dans le coin supérieur droit
- Lors de la première étape, sélectionnez Utilisateur assigné à un groupe et choisissez le groupe Nouvelles recrues
- Lors de la deuxième étape, définissez les Observateurs sur Manager Direct
- Lors de la troisième étape, rendez la checklist disponible à l’achèvement du cours et saisissez le nom du dernier cours du plan de formation en tant que déclencheur
Lorsque le dernier cours est terminé, la checklist devient disponible pour le manager. Une notification pour l’événement Nouvelles checklists d’observation à compléter en tant que manager est déclenchée et envoyée au manager, l’informant que la nouvelle recrue est prête à être évaluée.
Les Superadmins peuvent consulter toutes les checklists complétées depuis le Tableau de bord des checklists d’observation.
Créer une checklist d’observation
Pour créer une checklist d’observation, suivez ces étapes :
- Depuis le Menu de navigation, repérez la section Contenu et diffusion (icône de dossier)
- Sélectionnez Checklists d’observation
- Cliquez sur le bouton plus Nouvelle checklist
- Renseignez les détails requis
- Configurez les Options de la checklist
- Autoriser les notes pour chaque question : les observateurs peuvent rédiger un commentaire libre à côté de chaque réponse.
- Autoriser les pièces jointes pour chaque question : les observateurs peuvent joindre une photo, un fichier ou une vidéo pour étayer chaque réponse.
- Autoriser l’étape de l’acceptation finale : les observateurs doivent accepter ou rejeter les réponses avant de pouvoir fermer la checklist.
- Activer les commentaires sur les réponses pour les utilisateurs observés : marquer la bonne option pour les questions à choix unique et multiple. Les utilisateurs observés peuvent voir si leur réponse était correcte.
- Partager la checklist avec les utilisateurs observés : les utilisateurs observés peuvent consulter la checklist en lecture seule dans le menu Mes checklists.
Cliquez sur Créer et modifier. La checklist est créée et s’affiche dans le tableau de la page principale des Checklists d’observation. Pour modifier, dupliquer ou supprimer une checklist, cliquez sur le menu points de suspension situé sur le côté droit de la checklist, puis sélectionnez l’option correspondante.
Modifier une checklist
Configurez et programmez la checklist comme détaillé dans l’article Gérer les checklists d’observation.
Dupliquer des checklists
Lorsque vous choisissez de Dupliquer une checklist, une nouvelle checklist est créée avec les mêmes éléments, groupes d’éléments et configurations que l’originale. La checklist dupliquée ne comprend pas de programmations, par conséquent la colonne Programmations sur la page des Checklists d’observation est vide.
Modifiez et programmez la checklist dupliquée en fonction de vos besoins (vous pouvez également dupliquer une checklist dupliquée).
Supprimer une checklist
Lorsque vous supprimez une checklist, celle-ci disparaît du tableau des checklists et vous ne pourrez pas la récupérer.
Remarques concernant les Power Users
- Les Power Users disposant des droits Gérer les checklists peuvent créer, configurer, et programmer des checklists pour les utilisateurs, les groupes et les branches qui leur sont assignés en tant que ressources. Ils peuvent y accéder sur la page Checklists d’observation dans le menu Contenu et diffusion . Pour plus d’informations, consultez la section correspondante de l’article sur les droits des Power Users.
- Vous pouvez assigner des checklists aux Power Users en tant que ressources, soit toutes les checklists, soit une sélection personnalisée. Les checklists assignées s’affichent à côté de celles qu’ils ont créées.
Langue des checklists d’observation dans l’outil de localisation
Profitez de l’outil de localisation de Docebo pour personnaliser les libellés utilisés dans vos checklists, afin de mieux répondre aux besoins de votre organisation.
Par exemple, votre checklist est initialement composée d’éléments” mais vous pouvez changez cela pour qu’elle soit composée de “questions”. Vous avez donc la possibilité de personnaliser ces libellés en toute simplicité grâce aux paramètres de localisation.
Le tableau ci-dessous dresse une liste des clés qui peuvent être modifiées :