Introduction

Les Checklists d’Observation sont un outil simple d’utilisation intégré dans votre plateforme learning. Cet outil vous permet d’observer et documenter la manière dont les apprenants et les membres de votre équipe réalisent leurs tâches avec un format de checklist rapide à configurer. En tant que Superadmin, vous pouvez facilement créer des checklists d’observation dans de multiples formats (ex. choix unique, choix multiple, menu déroulant et d’autres formes de réponse) afin que les utilisateurs les complètent pour eux-mêmes et pour d’autres utilisateurs de la plateforme ou encore pour que les managers les complètent pour les membres de leur équipe. 

De plus, vous pouvez également ajouter en tant que contenu pédagogique dans tout type de cours, les checklists déjà créées sur la page de gestion Checklists d’Observation. Cet article explique comment importer une checklist dans un cours en tant que contenu pédagogique. Veuillez noter que la même checklist peut être à la fois (et simultanément) programmée en utilisant la page de gestion des Checklists d’Observation (en savoir plus ici) et également être ajoutée en tant que contenu pédagogique dans un cours depuis la Gestion des Cours comme expliqué dans les paragraphes suivants. 

Cas d'Utilisation 

La fonctionnalité de Checklists d’Observation vous donne plusieurs possibilités telles que : 

• Contrôler et s’assurer que les utilisateurs travaillent en conformité avec les exigences ou les processus.
• Vérifier rapidement comment les utilisateurs effectuent des tâches spécifiques 
• Contrôler la progression de l’utilisateur par rapport à certaines tâches sur ou hors de la plateforme. 
• S’assurer que les apprenants suivent ce qu’ils ont appris au-delà de l’apprentissage formel. 

Inclure des checklists d’observation dans vos cours, vous permet de mieux contrôler la progression des apprenants à travers la complétion des checklists par un observateur qui peut aussi être une autre personne que l’apprenant inscrit au cours, et de le relier à la complétion d’un cours. 

Importer  des Checklists d’Observation en tant que Contenu Pédagogique

Afin d’ajouter une checklist d’observation en tant que contenu pédagogique dans un cours, connectez-vous à la plateforme en tant que Superadmin et accédez au Menu Admin depuis l’icône engrenage dans le coin supérieur droit de la plateforme. Dans la section E-Learning, sélectionnez Gestion des Cours. Recherchez le cours pour lequel vous souhaitez importer une checklist d’observation en tant que contenu pédagogique et cliquez sur la description puis passez à l’onglet Contenu Pédagogique. Cliquez sur le bouton Ajouter Contenu Pédagogique, puis sélectionnez Checklists d’Observation dans le menu déroulant.

Veuillez noter : Vous pouvez importer les checklists que vous avez déjà créées en tant que Superadmin ou celles créées par un Power User en utilisant la page de gestion des Checklists d’Observation, mais vous ne pouvez pas créer de nouvelles checklists depuis la page de Gestion des Cours. Si vous souhaitez créer ou gérer votre checklist, accédez à la page Checklists d’Observation depuis le Menu Admin.

 Le panneau de droite Importer Checklists s’ouvre. Sélectionnez une des checklists disponibles (les checklists déjà créées sur la page de gestion des checklist), puis cliquez sur Suivant et déterminez qui sera l'observateur de la checklist (la personne qui complètera la checklist), l’approbation de la checklist et les options de complétion. 

Veuillez noter : En configurant la checklist que vous importez en tant que contenu pédagogique, vous retrouverez les sections d’observateur et d'approbation qui sont les mêmes sections que vous trouvez dans la deuxième étape  de configuration lorsque vous programmez votre checklist sur le page de gestion des Checklists d’Observation - Observation et Approbation. Pour plus d’information sur la configuration de ces deux sections, référez-vous à la deuxième étape Définir l’Observateur et L’Approbation de la Checklist de l’article Créer et Gérer des Checklists d’Observation. Veuillez noter également que lors de l’importation d’une checklist, vous n’avez pas besoin de configurer une nouvelle fois les utilisateurs qui sont contrôlés (première étape de configuration sur la page de gestion des Checklists d’Observation) car tous les apprenants inscrits au cours sont ajoutés à la checklist importée en tant que contenu pédagogique.

Une fois que vous avez configuré l’observateur de la checklist et décidé si la checklist doit être approuvé par une autre personne, déterminez les options de complétion, c’est-à-dire les critères de complétion de la checklist contenue dans le cours. Si vous choisissez l’option A la conclusion, le contenu pédagogique de la checklist est marqué comme complété quand le statut est Complété (l’observateur a terminé de répondre aux éléments de la checklist et a appuyé sur le bouton Envoyer Checklist). Veuillez noter que si la checklist requiert une étape d’approbation, elle ne sera considérée comme Complétée qu’après cette étape d’approbation. Si vous choisissez l’option A l’Envoi, le contenu pédagogique de la checklist est marqué comme complété une fois que la checklist est envoyée à l’observateur pour être rempli. Sélectionnez cette option pour permettre aux apprenants de continuer le cours, surtout dans le cas où l’observateur est une autre personne car l’apprenant n’aura pas à attendre que l’observateur remplisse la checklist pour continuer le cours. Une fois que vous avez configuré les options de complétion, cliquez sur Importer. 

Vous pouvez maintenant modifier le titre de la checklist en entrant un nouveau titre dans le champ correspondant. En effet, le titre du contenu pédagogique de la checklist peut être différent du titre de la checklist elle-même. En-dessous du titre, vous pouvez ajouter une description du contenu pédagogique de la checklist. Passez ensuite à l’onglet Informations Supplémentaires pour ajouter une courte description, des balises et une vignette. Ajouter des balises à votre contenu pédagogique améliore sa capacité de recherche dans la recherche globale de la plateforme. Certaines balises peuvent être générées automatiquement par l’Intelligence Artificielle de la plateforme en se basant sur le contenu (veuillez noter que cela fonctionne uniquement pour le contenu en anglais, espagnol, français, allemand, italien et portugais). Vous pouvez modifier ou supprimer les balises à tout moment avec une limite de 15 balises par contenu pédagogique (en savoir plus sur les types de contenu balisables). Veuillez noter que, pour des raisons de sécurité, l’intelligence artificielle de la plateforme n’a pas accès au contenu privé (le contenu nécessitant une authentification) et peut donc uniquement générer des balises automatiques pour le contenu public. Quand vous téléchargez du contenu privé, nous vous suggérons d’ajouter les balises manuellement. Définissez ensuite une vignette. Vous pouvez choisir depuis une sélection de vignette pré-chargées ou télécharger votre propre image.  

Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer les Modifications pour créer le contenu pédagogique qui apparaît maintenant dans la liste des contenus pédagogiques de l’onglet Contenu Pédagogique du cours. Vous pouvez voir le contenu du point de vue de l’apprenant en cliquant sur Vue Apprenant dans le coin supérieur droit de la page Contenu Pédagogique. La Vue Apprenant vous permet de voir comment les apprenants voient le contenu pédagogique ajouté. 

Attribution des Apprenants au Contenu Pédagogique de Checklist

Le contenu pédagogique de checklist est attribué à la personne qui doit la compléter (l’observateur) uniquement quand l’utilisateur inscrit au cours est en mesure d’ouvrir ce contenu pédagogique du cours, pas avant. L’apprenant voit cette date en tant que date de création sur l’aperçu de la checklist dans le lecteur de cours. L’attribution a lieu exactement lorsque l’apprenant est en mesure d’accéder à la checklist (pour un cours ayant des pré-requis, après avoir complété les pré-requis du contenu pédagogique). Cette logique a été mise en place pour éviter que les managers ne reçoivent (et ne soient submergés) par un grand nombre de checklists qui ne sont pourtant pas prêtes à être complétées.  

A noter : Les apprenants peuvent vous signaler qu’une fois qu’ils accèdent au contenu pédagogique de checklist dans le cours, un message s’affiche dans le lecteur indiquant que le contenu pédagogique ne peut pas être créé et que la checklist n’est pas disponible. Cela se produit car la checklist implique un utilisateur (qui peut également être un manager) chargé de l’observation ou de l’approbation et qui entre temps (après que vous avez configuré le contenu pédagogique de checklist) a été supprimé de la plateforme. En tant que Superadmin, vous pouvez résoudre ce problème en modifiant les paramètres de la checklist depuis la page du cours comme expliqué dans le paragraphe suivant de cet article, en remplaçant l’utilisateur qui n’existe plus dans la plateforme avec un utilisateur existant. Soyez également attentif aux utilisateurs désactivés car si un utilisateur désactivé est chargé de l’observation ou de l’approbation, la checklist sera quand même attribuée.

Gérer les Paramètres d’un Contenu Pédagogique de Checklist

Une fois le contenu pédagogique ajouté au cours, vous pouvez gérer les paramètres additionnels. Cliquez sur l’icône menu au bout de la ligne du contenu pédagogique et sélectionnez Paramètres. 

Dans la fenêtre pop-up, choisissez de rendre le contenu pédagogique visible ou caché, puis choisissez la période de publication et si le contenu pédagogique est un marqueur de fin. Plus d’informations sur ces paramètres. 

A noter : si vous cachez le contenu pédagogique de checklist ou définissez une période de publication qui n’inclut pas de date actuelle ou future, et si la checklist n’a encore été attribuée à aucun utilisateur, alors elle ne sera pas attribuée à des utilisateurs (observateurs) pour complétion et en conséquent ne comptera pas pour la complétion du cours. Cependant, si la checklist a déjà été attribuée à un ou plusieurs utilisateurs (l’observateur a déjà reçu une notification l’informant qu’il/elle doit compléter la checklist), alors même si le Superadmin cache la checklist ou définit une période de publication n’incluant pas de date actuelle ou future, l’utilisateur devra compléter la checklist et celle-ci comptera pour la complétion du cours. 

Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer les Modifications. Si vous souhaitez modifier le titre, la description, les balises ou la vignette du contenu pédagogique, cliquez sur l’icône menu au bout de la ligne du contenu pédagogique et sélectionnez Modifier. Si vous souhaitez modifier les paramètres (observateur, approbation et options de complétion) de la checklist que vous avez importée dans le cours en tant que contenu pédagogique, cliquez sur l’icône menu au bout de la ligne du contenu pédagogique et sélectionnez Réglages Checklist. Veuillez noter que les checklists déjà attribuées à des utilisateurs ne seront pas impactées par les changements.

Limitations des Power Users dans la Gestion des Checklists

Les Power Users ayant l’autorisation peuvent créer et gérer leurs propres checklists ainsi que les checklists attribuées aux utilisateurs qu’ils gèrent mais ils ne peuvent pas gérer et modifier les checklists impliquant des utilisateurs qu’ils ne gèrent pas. Par exemple, si une checklist d’observation implique un utilisateur (en tant qu’observateur de la checklist ou en tant qu’utilisateur chargé d’approuver la checklist) que le Power User n’a pas l’autorisation de gérer, alors le Power User ne peut pas gérer les options et paramètres de la checklist. De la même manière, si un Power User gère un cours où une checklist a été ajoutée en tant que contenu pédagogique mais que la checklist est attribuée à un utilisateur qui n’est pas géré par le Power User, alors celui-ci ne peut pas dupliquer le checklist en dupliquant le cours.