VILT pour Microsoft Teams

Introduction

Pour les organisations utilisant Microsoft Teams, Docebo peut s’intégrer à cet outil, ce qui permet aux utilisateurs d’accéder à leur formation en ligne dispensée via Teams directement depuis les cours ILT de leur plateforme.

Lorsque vous configurez l’intégration VILT pour Microsoft Teams sur la plateforme, vous pouvez ajouter un ou plusieurs comptes Microsoft Teams.

Ensuite, lorsque de la configuration d’un événement ILT, sous Outil de visioconférence, vous pourrez sélectionner Réunion VILT pour Microsoft Teams meeting comme outil, puis définir l’un de vos comptes Teams configurés sous Compte.
 

Pour en savoir plus, consultez les articles sur les cours ILT et sur les sessions et événements ILT.

Cet article explique comment configurer l’intégration VILT pour Microsoft Teams et associer les comptes des formateurs afin qu’ils puissent jouer le rôle d’organisateur de réunion.

Prérequis

Vous devez disposer d’un compte Microsoft Teams actif (pas d’une version d’évaluation) et respecter les conditions générales d’utilisation stipulées dans votre contrat pour pouvoir configurer avec succès cette intégration.

• Pour utiliser l’API Microsoft Teams via la plateforme Docebo, vous devez disposer d’une licence Microsoft 365 (au moins un abonnement Microsoft 365 Basic) pour l’utilisateur Microsoft Entra que vous comptez utiliser pour l’association avec la plateforme Docebo. Pour en savoir plus, visitez le site Web de Microsoft (s’ouvre dans un nouvel onglet).
• Si vous avez besoin de plusieurs comptes configurés dans Docebo avec le même locataire Microsoft Entra ID, vous devrez créer une nouvelle Inscription d’application dans Entra avec un nouvel ID d’application et un nouveau secret client. Vous ne pouvez pas utiliser plusieurs secrets client créés pour une seule Inscription d’application sur des comptes Docebo distincts. Chaque compte doit avoir sa propre Inscription d’application.
• L’intégration est uniquement disponible pour Microsoft Teams SaaS, et les déploiements sur site ne sont pas pris en charge.

À propos des organisateurs, des co-organisateurs et des présentateurs de la réunion

L’organisateur de la réunion Teams correspond au compte en charge de la planification. Il a la possibilité d’attribuer d’autres rôles (co-organisateurs et présentateurs).
→ Pour en savoir plus, consultez l’article de Microsoft sur les rôles dans les réunions Teams (s’ouvre dans un nouvel onglet).

Le compte de l'organisateur de la réunion Teams doit :

• Être associé à l’intégration VILT pour Microsoft Teams.
• Être affecté à la session en tant que formateur

Salles de répartition

Seuls les organisateurs peuvent créer et gérer des salles de répartition. En outre, pour ce faire, les organisateurs doivent utiliser l’application Teams de bureau (et non l’application web).

• Les participants peuvent rejoindre les salles de réunion à partir de n’importe quelle plateforme (bureau, web ou mobile).

Formateurs

La meilleure pratique consiste à associer un compte MS Teams à chaque formateur qui doit avoir le rôle d’organisateur dans le cadre d’un webinaire.

En tant qu’organisateur, le formateur sera en mesure de démarrer la réunion, de gérer les salles de réunion en petits groupes, de déterminer qui peut faire une présentation et, d’une manière générale, de contrôler le webinaire.

Problèmes connus

• Si un Superadmin apporte une modification à une réunion, celle-ci héritera d’une nouvelle URL. Si la modification est apportée alors que la réunion est déjà en cours, tous les participants y prenant part après l’émission de la nouvelle URL se retrouveront dans une réunion distincte. Il convient de veiller à ne pas apporter de modifications à des réunions en cours.
• Le compte utilisé pour effectuer l’intégration doit se connecter régulièrement afin d’éviter l’expiration du jeton. Pour plus d’informations, consultez l’article Actualiser les jetons dans la plateforme d’identités Microsoft (s’ouvre dans un nouvel onglet) sur le site de l’éditeur. Docebo n’a aucun contrôle sur la durée (et les éventuels changements de durée) de ce jeton. Si celui-ci expire, vous devrez donc l’actualiser afin de continuer à utiliser cette intégration.
• Les formateurs peuvent apparaître comme associés avec succès dans Docebo, mais rencontrer des erreurs de synchronisation suite à l’expiration silencieuse de leur jeton d’accès.
  Le jeton doit être périodiquement actualisé à l’issue d’un processus de réauthentification afin que l’intégration reste valide. S’il a expiré, le formateur doit réassocier l’intégration ou l’administrateur doit mettre à jour le secret client.

Activer l’application VILT pour Microsoft Teams dans Docebo

Activez l’application VILT pour Microsoft Teams tel que décrit dans l’article Applications et fonctionnalités de la base de connaissances. L’application est répertoriée sur l’onglet Visioconférence.

Configurer une application dans Microsoft Entra ID pour votre compte Teams

L’intégration VILT pour Microsoft Teams dans votre plateforme vous permet d’ajouter un ou plusieurs comptes Teams. Vous devez enregistrer et configurer une application distincte pour chaque compte Teams que vous souhaitez utiliser dans la plateforme.

Ce chapitre décrit les étapes à suivre pour configurer une application dans Entra ID pour un compte Teams : Inscrire une application dans Microsoft Entra ID, Obtenir l’ID client, l’ID de locataire et le secret client de votre application dans Entra ID., et Définir les autorisations de votre application dans Entra ID.

Inscrire une application dans Microsoft Entra ID

Pour commencer, connectez-vous au centre d’administration de Microsoft Entra (s’ouvre dans un nouvel onglet) et, dans le menu latéral sur la gauche, sélectionnez Entra ID > App registrations (Inscriptions d’applications).

Puis, sur la fenêtre Inscriptions d’applications, choisissez Nouvelle inscription (New registration) pour lancer le processus.

Dans la fenêtre Inscrire une application (Register an application), indiquez le nom de cette dernière.

Ensuite, sous Types de comptes pris en charge (Supported account types), sélectionnez l’option Comptes dans cet annuaire d’organisation uniquement (Accounts in this organizational directory only).

Enfin, passez à la section URI de redirection (facultatif) (Redirect URI (optional)) :

• Dans le menu déroulant Sélectionner une platforme (Select a platform), sélectionnez Web.
• Dans le champ de texte à proximié, saisissez l’URI formé en ajoutant /learn/msteams à l’URL complète de votre plateforme. Par exemple :
  https://[nom_plateforme].docebosaas.com/learn/msteams
  https://[domaine personnalisé platforme]/learn/msteams

À noter : l’URI de redirection est définie en fonction du domaine auquel se connecte l’utilisateur. Si vous utilisez un domaine personnalisé configuré sur la page de gestion des domaines, assurez-vous d’utiliser l’URL du domaine personnalisé, et non l’URL https://[nom plateforme].docebosaas.com/.

Astuce : vous pouvez copier l’URI de redirection de votre plateforme comme suit :

1. Sélectionnez Menu de navigation > Modules et intégrations (puzzle) > VILT pour Microsoft Teams
2. Sur la page principale de VILT for Microsoft Teams, dans le coin supérieur droit, cliquez sur + (nouveau compte).
3. Dans le panneau qui s’ouvre, copiez la valeur figurant sous URL de redirection Microsoft Teams OAuth. (la même valeur est utilisée pour tous les comptes Teams configurés sur la plateforme)

Enfin, au bas de la page d’inscription d’applications Entra ID, cliquez sur S’inscrire (Register) pour terminer le processus.

Obtenir l’ID client, l’ID de locataire et le secret client de votre application dans Entra ID

Une fois votre application inscrite, vous vous retrouverez à nouveau sur la page du centre d’administration Microsoft Entra (Microsoft Entra admin center). Dans le menu de gauche, sous Applications, sélectionnez Inscriptions des applications pour voir l’inscription que vous venez de créer. Cliquez sur le nom de votre application pour passer à l’étape suivante.

L’ID d’application (client) (Application ID) et l’ID de l’annuaire (locataire) (Directory ID) affichés dans l’espace Bases (Essentials) sont nécessaires pour créer le compte Microsoft Teams dans Docebo. Ensuite, sélectionnez Certificats & secrets dans le menu Gérer (Manage) pour générer le secret client.

Accédez à l’onglet Secrets client pour continuer, puis sélectionnez Nouveau secret client (New client secret).

Dans la fenêtre coulissante qui apparaît, saisissez une description et une date d’expiration pour votre secret client. Cette dernière peut être fixée en choisissant une durée prédéfinie ou à l’aide de dates de début et de fin. Veuillez noter que la date d’expiration du secret client ne peut être fixée plus de deux ans après celle de début. Ensuite, sélectionnez Ajouter (Add) pour ajouter votre secret client.

Vous vous retrouverez à nouveau sur la fenêtre Certificats & secrets où votre secret client devrait être répertorié, avec sa valeur et son identifiant. Copiez et collez la valeur et l’ID du secret dans un endroit sûr (un éditeur de texte, par exemple), car vous ne pourrez plus les récupérer une fois que vous aurez quitté cette page.

Astuce : lorsque vous vous rendez sur la page de configuration du compte Teams sur la plateforme, vous devrez saisir les valeurs des champs ID d’application (client), ID de l’annuaire (locataire), et Secret client copiés depuis l’application Entra ID correspondante.

Configurer les autorisations de votre application dans Entra ID

Ensuite, toujours sur la page de configuration de votre application sur Entra ID, sélectionnez API autorisées (API permissions) dans le menu Gérer, et sélectionnez Ajouter une autorisation (Add a permission).

Dans la fenêtre coulissante qui apparaît, sélectionnez Microsoft Graph.

Sur la page suivante, sélectionnez l’option Autorisations déléguées (Delegated permissions).

Les cinq autorisations suivantes doivent être accordées dans la liste pour une association réussie :

Dans la section Autorisations OpenId (OpenID permissions), sélectionnez :

• openid
• offline_access

Dans la section OnlineMeetings, sélectionnez :

• OnlineMeetings.ReadWrite

Dans la section User permissions section, si ces options n’ont pas été sélectionnées par défaut, sélectionnez :

• User.read
• Calendars.ReadWrite

Une fois toutes les autorisations nécessaires sélectionnées, cliquez sur Ajouter des autorisations (Add permissions) pour terminer la configuration.

Remarque : assurez-vous que dans la colonne Statut, toutes les autorisations sont marquées comme suit : Accordé. Vous pouvez le faire en cliquant sur Accorder un consentement d’administrateur (Grant admin consent) en haut de la liste.

La configuration de l’application dans Entra ID est maintenant terminée. Vous pouvez passer à la configuration du compte Teams dans la plateforme.

Configurer un compte VILT pour Microsoft Teams sur la plateforme

Sur votre plateforme Docebo, accédez au Menu de navigation > Modules et intégrations (puzzle) > VILT pour Microsoft Teams pour ouvrir la page de configuration principale. Vous y trouverez la liste des comptes Teams que vous avez déjà configurés sur la plateforme pour cette intégration.

Veuillez noter que vous pouvez créer et gérer plusieurs comptes sur la plateforme avec le même compte Microsoft Teams en créant plusieurs applications dans Microsoft Entra ID.

Astuce : gardez en tête qu’avant de pouvoir configurer un compte ici, vous devez déjà avoir une application configurée pour ce compte dans Microsoft Entra ID.

Pour ajouter un nouveau compte, cliquez sur le bouton + (Nouveau compte) dans le coin supérieur droit et, dans le panneau qui s’ouvre, remplissez les champs comme suit :

• Nom du compte et Description : ces éléments permettront d’identifier ce compte Teams sur la plateforme, et lorsque vous le sélectionnerez pour configurer un événement ILT.
• ID client, ID locataire et Secret client : saisissez l’ID de l’application (client), l’ID du répertoire (locataire) et le secret client copiés depuis l’application Entra ID. Consultez le chapitre Obtenir l’ID client, l’ID locataire et le secret client de votre application dans Entra ID.

Puis, sous Options, définissez le nombre maximal de sessions autorisées par cours (jusqu’à 999), le nombre maximal de sessions que ce compte peut gérer et le nombre maximal de salles simultanées. Veuillez noter que le nombre de salles simultanées est celui convenu dans votre licence Microsoft Teams.
Si vous sélectionnez l’option Afficher le calendrier des Réunions du formateur, vous devez également activer le droit Calendars.ReadWrite dans l’application Entra ID. Consultez le chapitre Définir les droits de votre application dans Entra ID.

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Créer. Vous serez redirigé vers Microsoft Teams pour associer l’application. Une fois le compte associé, vous pourrez le sélectionner lors de la configuration d’un événement ILT avec l’outil de visioconférence défini pour les réunions vILT for Microsoft Teams, comme illustré dans le chapitre Introduction.

Gérer votre compte Microsoft Teams dans Docebo

Vous pouvez à tout moment réexécuter l’association entre le compte Microsoft Teams que vous avez créé dans Docebo et votre compte Microsoft Teams. Pour ce faire, connectez-vous à Docebo avec les identifiants utilisés pour configurer le compte à associer, accédez à la page des paramètres de VILT pour Microsoft Teams à l’aide de l’élément Modules et intégrations du Menu de navigation. Ensuite, recherchez votre compte dans la liste des comptes configurés, cliquez sur les points de suspension à la fin de la ligne du compte, et sélectionnez Associer. Cette opération peut prendre quelques secondes.

Vous pouvez à tout moment modifier les détails de votre compte en cliquant sur les points de suspension situés à la fin de la ligne du compte, et en sélectionnant Modifier. Vous pouvez également supprimer votre compte en sélectionnant Supprimer depuis ce même menu.

Lorsque vous modifiez les champs ID et le Secret client de votre compte, vous devez le resynchroniser avec Microsoft Teams. Pour ce faire, sélectionnez l’option Associer après avoir enregistré vos modifications.

Formateurs

Pour être formateur dans VILT pour Microsoft Teams, l’utilisateur doit d’abord associer son compte Docebo à Microsoft Teams à l’aide du Menu de navigation dans Docebo. Il doit être connecté et, au moins temporairement, disposer d’un accès Superadmin à la plateforme, car cette tâche ne peut pas être effectuée en tant qu’utilisateur normal. Le compte de formateur ne nécessite pas de droits d’administrateur Entra ID pour effectuer cette action.

Pour qu’un utilisateur Docebo puisse rejoindre un webinaire en tant que formateur dans Microsoft Teams, le compte doit être associé à un compte individuel dans Microsoft Entra ID. Le formateur de la session sera défini par le compte Microsoft Teams basé sur Entra ID, tandis que le compte Microsoft Teams créé dans Docebo sera utilisé pour lancer la session. Cela ne s’applique pas aux utilisateurs souhaitant rejoindre un webinaire en tant qu’apprenant.

Les formateurs lançant un nouveau webinaire doivent veiller à être connectés à l’instance de Teams associée à l’application VILT pour Microsoft Teams. S’ils n’utilisent pas le bon compte ou ne sont pas connectés, ils ne pourront pas rejoindre le webinaire en tant que formateur, mais en tant que participant.

À noter : si vous êtes un formateur et ne parvenez pas à lancer une session de webinaire, veuillez vérifier que vous disposez des droits nécessaires auprès d’un Superadmin.

Réassocier VILT pour Microsoft Teams avec Entra ID

Dans certaines circonstances, il se peut que vous deviez réassocier votre intégration de VILT pour Microsoft Teams avec Microsoft Entra ID.

Tableau de décision – Quand et comment réassocier l’intégration avec Microsoft Teams

* L’intégration VILT pour Microsoft Teams a fait l’objet d’une mise à jour le 23 février 2022. Grâce à cette amélioration, vous pouvez ajouter des formateurs aux cours ILT (formation dirigée par un formateur) en webinaire sans avoir à leur accorder des privilèges d’administrateur dans Microsoft Entra, ce qui minimise les risques potentiels pour votre infrastructure. Pour en bénéficier, vous devrez reconfigurer votre intégration.

Préparation

Dans votre navigateur, ouvrez le portail Microsoft Entra ID et connectez-vous à l’aide de vos identifiants d’administrateur Microsoft. Ensuite, ouvrez un autre onglet ou une autre fenêtre sans fermer l’onglet ou la fenêtre Entra, puis connectez-vous à votre plateforme Docebo en tant que Superadmin et accédez au Menu de navigation grâce à l’icône en forme d’engrenage dans le coin supérieur droit de la page. Enfin, cliquez sur VILT pour Microsoft Teams dans la section Modules et intégrations (puzzle).

Par souci de simplification, nous appellerons l’onglet ou la fenêtre Microsoft Entra ID « onglet Entra », et l’onglet ou la fenêtre VILT pour Microsoft Teams « onglet Docebo » pour la suite de ces instructions.

Processus d'association

À noter : afin d’accéder à l’interface d’association du Menu de navigation, les utilisateurs doivent disposer de droits en tant que Superadmin dans Docebo. Il s’agit d’un critère essentiel pour accéder aux paramètres d’intégration de Microsoft Teams et terminer le flux d’association.

Dans l’onglet Entra du navigateur, cliquez sur la section Overview, et copier l’Application (client) ID dans le presse-papiers.

Ensuite, accédez à la section API autorisées. Repérez la ligne Microsoft Graph, cliquez sur les points de suspension (⋯) et sélectionnez Révoquer tous les consentements administrateur (Revoke all admin consents). Confirmez l’opération en cliquant sur Oui, supprimer (Yes, remove) dans la fenêtre contextuelle.

Remarque : la révocation du consentement de l’administrateur n’est généralement pas nécessaire lors de l’association de formateurs configurés après le 23 février 2022. La révocation du consentement de l’administrateur n’est nécessaire que lorsque les autorisation de l’application dans Entra ID ont changé de façon significative, ou qu’un ensemble plus large de champs d’application doit être accordé.

Dans la plupart des cas, il suffit de mettre à jour le secret client et d’associer à nouveau le formateur.

Toujours dans l’onglet Entra du navigateur, rendez-vous sur Certificats & secrets et cliquez sur Nouveau secret client. Dans le panneau coulissant, saisissez une description reconnaissable et réglez la période d’expiration sur 24 mois dans le menu déroulant. Cliquez ensuite sur Ajouter. Votre nouveau secret client apparaîtra à côté de la description. Copiez immédiatement cette valeur, car elle ne sera plus visible.

Ensuite, passez à l’onglet Docebo et cliquez sur les points de suspension (⋯) sur la ligne du compte que vous souhaitez associer à nouveau, puis sélectionnez Modifier. Collez le nouveau secret client dans le champ du même nom, et sélectionnez Confirmer.

Le système tentera alors d'effectuer une nouvelle association avec Microsoft Entra ID. Si le processus aboutit, un message de confirmation s’affichera pour indiquer que le compte a été mis à jour avec succès.

Pour toute question, veuillez ouvrir un ticket auprès du support client de Docebo via le Centre d’assistance.